Proces

In dit hoofdstuk leest u over de gekozen projectopzet in relatie tot de bereiken doelen.

Daarnaast een korte terugblik op de in 2018 uitgevoerde inventarisatie, voorafgaand aan de verkenning. Het hoofdstuk sluit met informatie over participatie en communicatie.

Projectorganisatie

De projectorganisatie bestaat uit de stuurgroep, projectgroep en werkgroepen.

Stuurgroep

De stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de gemeente (college, managementteam, projectleider, coördinator Bestwijzer) en een vertegenwoordiging vanuit de Regiegroep Bestwijzer.

De stuurgroep besluit gezamenlijk op voorstellen vanuit de projectgroep. De vertegenwoordigers vanuit de Regiegroep zijn bevoegd om (mede) te besluiten voor zover dit niet de bedrijfsbelangen van de individuele organisaties van Bestwijzer betreft.

Projectgroep

De projectgroep is samengesteld vanuit de gemeente en is verantwoordelijk voor de projectaansturing en het voorbereiden van de besluitvorming.

Werkgroepen

De werkgroepen bestonden uit medewerkers van de organisaties Bestwijzer en de gemeente.

Vanuit de gemeente waren dit medewerkers afkomstig uit verschillende disciplines (onder andere sociaal domein, ruimtelijk domein en domein dienstverlening). Zowel vanuit beleid als uitvoering.

De werkgroepen waren gericht op het verzamelen van inhoudelijke input. Voor een totaaloverzicht van de samenstelling zie bijlage 3.

Inventarisatie

Zoals in hoofdstuk 4 beschreven werd in 2018 een inventarisatie uitgevoerd. Hierin onderzochten we het draagvlak onder de huidige organisaties Bestwijzer voor een verkenning naar gezamenlijke huisvesting in het gemeentehuis (en zo ja, onder welke condities). Deze inventarisaties deden we door kwalitatieve interviews met alle afzonderlijke organisaties. Aansluitend volgde een plenaire, afsluitende bijeenkomst in november 2018.

De uitkomst van dit onderzoek was positief. Onder de organisaties Bestwijzer bestond draagvlak voor de verkenning, mits het concept Bestwijzer in al zijn facetten behouden zou blijven.

Ook de ASD is in deze inventarisatie meegenomen. Voor hen verzorgden we een presentatie

naar inhoud

over de aanleiding, achtergrond en het proces van de verkenning. Op basis hiervan konden zij aandachtspunten meegeven. Ook de ASD stond positief tegenover het uitvoeren van de

verkenning, met inachtneming van de randvoorwaarden zoals hiervoor gesteld. De uitkomst van de inventarisatie is eind 2018 gepresenteerd aan de gemeenteraad. Dit heeft geleid tot een GO van de stuurgroep om met de verkenning te starten.

Plan van aanpak

Om de verkenning uit te voeren is gekozen voor de inzet van interactieve werksessies. Deze aanpak moest bijdragen aan beantwoording van de vijf projectdoelen zoals benoemd in hoofdstuk 4.

Tijdens de werksessies is input opgehaald voor vier thema’s: dienstverlening, mentale omgeving, virtuele omgeving en fysieke omgeving. In de werksessies werd per thema aandacht besteed aan de volgende aspecten:

Dienstverlening: visie, klantroute, identiteit, één gezamenlijke voordeur, samenwerking Mentale omgeving: huisvestingsvorm, identiteit/cultuur, uitstraling, samenwerkingsvorm,

flexibiliteit, veiligheid en privacy, multifunctionaliteit en toegankelijkheid

Virtuele omgeving: bereikbaarheid (website, social media, e-mail en telefonie), (digitale) inclusie, plaats- en tijdongebonden werken, collectief dossier klanten, privacy, informatiebeveiliging Fysieke omgeving: route, ruimtepositionering, flexibiliteit & diversiteit, zonering, veiligheid,

privacy, kleur en materiaal, voorzieningen & faciliteiten en werkplekconcept

Naast de interactieve werksessies verzamelden we meer informatie. Dit deden we door inzet van het Inwonerspanel, een tweetal excursies (gemeente Waalre en Sint-Michielsgestel) en input uit bestaande documenten, zoals de Dienstverleningsvisie. Daaruit kwamen meerdere algemene conclusies en aanbevelingen naar voren. Aanvullend op de vele interactieve werksessies is vervolgens het ruimtelijk onderdeel uitgewerkt. Zie het schema voor een schematische weergave van het plan van aanpak.

Afbeelding 1: Processchema

Dienstverlening Mentale omgeving Virtuele omgeving Fysieke omgeving

Samenvatting Conclusies en aanbevelingen

Sessies

Samenvatting Conclusies en aanbevelingen

Inwonerspanel

Samenvatting Conclusies en aanbevelingen

Rapportage ‘Verkenning één fysieke toegang

Ruimtelijk

naar inhoud

Participatie

Participatie is een belangrijke pijler in het gelopen proces. Het project verkenning één fysieke toegang is een gezamenlijk traject van de huidige organisaties van Bestwijzer en de gemeente.

Deze gezamenlijkheid is vertaald in de samenstelling van de projectorganisatie, de stuurgroep en de verschillende werkgroepen. Tijdens het project organiseerden we ook een excursie naar de gemeente Sint-Michielsgestel (accommodatie de Meander). Hieraan namen raadsleden, collegeleden en deelnemers uit de werkgroepen deel.

Om in deze fase participatie van inwoners mogelijk te maken zetten we het Inwonerspanel in (zie ook hoofdstuk 6). Daarnaast is de informatie van de dienstverleningsvisie gebruikt. Bij de totstandkoming daarvan is intensief input opgehaald bij inwoners, organisaties en ondernemers.

Vanuit haar formele rol als adviesorgaan voor het college op het terrein van de Jeugdwet, Wmo en Participatiewet, vroegen we de Adviesraad Sociaal Domein advies te geven op het college-/

raadsvoorstel.

Potentiële, nieuwe publieke dienstverleners zijn nog niet betrokken. Hen betrekken we in de verdere uitwerking van een gezamenlijke fysieke toegang, mocht daartoe worden besloten. Een chronologisch overzicht van activiteiten leest u in bijlage 3.

Communicatie

Gedurende de gehele looptijd van het project is ingezet op gezamenlijke communicatie vanuit Bestwijzer en gemeente. We investeerden intensief in het informeren van zoveel mogelijk

belanghebbenden, zowel intern als extern. Inwoners zijn regelmatig geïnformeerd via de websites van de gemeente en Bestwijzer en via de gemeentepagina in Groeiend Best. Medewerkers die niet deelnamen aan de werksessies informeerden we periodiek via bijeenkomsten, publicaties op Intranet (gemeente en Bestwijzer) of op andere wijze. Gedurende het proces was er structureel overleg met de Regiegroep van Bestwijzer en het managementteam van de gemeente. De gemeenteraad informeerden we tijdens twee raadsessies. De ASD is op een drietal momenten bijgepraat over de voortgang van de verkenning.

Noot: bij eerder gebruik van de visual in communicatie-uitingen was het gemeentehuis nog de zoeklocatie.

Wij staan samen voor u klaar.

Welkom!

We willen gaan trouwen.

Waar moeten we dat regelen?

Mijn paspoort moet verlengd worden.

Waar kan ik dat laten doen?

Ik heb een idee, aan wie kan ik dat voorleggen?

Bij welke zorginstelling moet ik zijn?

Heb ik een milieu-vergunning nodig voor mijn bedrijf?

Hoe kom ik in contact met mensen van mijn leeftijd?

Waar moeten we zijn voor een huurwoning?

Waar moet ik zijn met vragen over opvoeding?

naar inhoud