de Belastingdienst zijn wenselijk
Onderstaande bevindingen hebben betrekking op onderzoeksvraag 4: welke zwaktes en bijbehorende oorzaken zijn te onderkennen in de beheersing bij het proces van vernietiging door Doc-Direkt?
6.1 Werkinstructies behoeven update en aanvulling voor vernietiging van afwijkende archiefstromen
6.1.1 Generieke werkinstructies worden niet structureel geëvalueerd
De werkinstructies van Doc-Direkt zijn oorspronkelijk gebaseerd op de oude werkinstructies van de DIV-teams. Bij de meeste processen wordt het vier-ogen principe toegepast. Enkele jaren geleden is door het DT van Doc-Direkt besloten dat voor alle processen een werkinstructie moet worden opgesteld. Sinds circa twee jaar heeft de afdeling Finance en Control (F&C) een medewerker die zich specifiek bezighoudt met procesbeschrijvingen. De werkinstructies zijn vastgelegd op de G:- schijf. Wanneer het om grote veranderingen gaat in werkprocessen en instructies vraagt F&C hier aandacht voor. Instructies/procedures worden nog niet structureel geëvalueerd.
Eén werkinstructie is afgestemd tussen Doc-Direkt en de Belastingdienst, te weten de instructie over het overdrachtsproces van de fysieke dossiers.
6.1.2 Geen audits op naleving van de DVA
Hoewel SSO CFD in de DVA met Doc-Direkt heeft opgenomen dat zij audits kan laten uitvoeren bij Doc-Direkt, is dit nog niet gebeurd. Daarnaast voert SSO CFD geen reviews uit op de werkinstructies van Doc-Direkt.
Handelingsperspectief
Buit de goede relatie tussen Belastingdienst en Doc-Direkt uit door gezamenlijk reviews uit te voeren op werkinstructies. Leer van elkaar en verklein zo de kans op miscommunicatie (zie ook bevinding 5.1.1).
Overweeg daarnaast om (in gezamenlijkheid) periodieke audits uit te voeren gericht op naleving van de DVA.
6.1.3 Geen aparte werkinstructies voor vernietiging van afwijkende archiefstromen Doc-Direkt werkt met generieke werkinstructies; er zijn geen afzonderlijke werkinstructies voor archiefstromen die afwijken van de generieke archiefstroom zoals bij de FIOD het geval is. Een gevolg hiervan is dat Doc-Direkt minder alert is op afwijkingen binnen de archiveringswijze van de Belastingdienst. Het
vernietigingsincident aangaande archiefmateriaal van de FIOD illustreert welke risico’s hiermee gepaard gaan:
Voor het archiefmateriaal van de FIOD van vóór 2015 geldt dat er meerdere dossiers in één doos kunnen zitten. Vanaf 2015 is er afgesproken dat er maar één dossier in een archiefdoos mag zitten9. Echter, er is een fout gemaakt in het opstellen van de Excelsheet en het verticaal zoeken, met als gevolg dat bij het vernietigen is uitgegaan van doosnummers in plaats van dossiernummers. Ondanks controle van de Excelsheet is de fout door betrokken partijen niet opgemerkt.
Daardoor is niet duidelijk geworden dat er ook dozen van vóór 2015 tussen zaten die meerdere dossiers konden bevatten.
9 Het voorkomen van meerdere dossiers in één doos is daarmee geleidelijk aan aflopend.
Handelingsperspectief
Stel voor archiefstromen die afwijken van de generieke stoom een aparte werkinstructie op opdat de afwijkingen/ bijzonderheden niet over het hoofd worden gezien. Middels de reeds eerdergenoemde gezamenlijk te houden review van werkinstructies, kunnen de werkinstructies up to date worden gemaakt aan eventuele gewijzigde omstandigheden. In de werkinstructie kan ook aandacht besteed worden aan het correct op stellen en gebruik van de Excelformule om dozen en doosnummers aan elkaar te matchen.
Handelingsperspectief vernietigingsprocedure FIOD
Voor de reguliere Belastingdienstdossiers geldt dat Doc-Direkt zicht heeft op de bewaartermijnen en bijbehorende vernietigingsjaren. Cruciaal is een juiste aanlevering en metadatering door de Belastingdienst. Bij een correcte aanlevering zitten dossiers met hetzelfde vernietigingsjaar in één doos. De kans op onterechte vernietiging door Doc-Direkt is daarmee klein.
Anders is het bij FIOD-dossiers. Het bepalen van het vernietigingsjaar is gekoppeld aan het onherroepelijk worden van een vonnis. Pas als het vonnis onherroepelijk is kan de FIOD het vernietigingsjaar bepalen. Op dit moment is het zo dat de FIOD jaarlijks doorgeeft welke dossiers in een bepaald jaar dienen te worden vernietigd. In theorie zou de FIOD zodra een vonnis onherroepelijk is geworden dit al per kwartaal via SSO CFD kunnen
doorgeven aan Doc-Direkt. Doc-Direkt weet dan van de reeds overgedragen dossiers in welk jaar het vernietigd moet worden. Vervolgens kan dan eenzelfde procedure worden gevolgd als bij de vernietiging van reguliere belastingdienstdossiers, waarbij Doc-Direkt zelf een vernietigingslijst opstelt en vervolgens ter controle voorlegt bij de Belastingdienst. Dit biedt voor de FIOD de mogelijkheid om een dubbelcheck uit te voeren op de juistheid van de door Doc-Direkt aangegeven dossiers. De FIOD kan de gegevens uit haar eigen registratiesysteem matchen aan de door Doc-Direkt aangedragen lijst.
Een andere mogelijkheid is om deze extra controle te laten verlopen via A&R. In figuur 1 is het voorstel schematisch weergegeven. Na de
vernietiging dient ook een signaal aan de organisatie gegeven worden dat vernietiging is uitgevoerd.
Figuur 1. Voorstel inrichting vernietigingsproces FIOD
*) MF = MAIS-Flexis.
**) A&R = Team Advies & Regie (SSO CFD).
Los van de gekozen optie kan Doc-Direkt (al dan niet in gezamenlijkheid met de Belastingdienst) een statistisch onderbouwde steekproef uitvoeren ter controle op de te vernietigen dossiernummers alvorens de fysieke dossiers daadwerkelijk worden vernietigd. De steekproef wordt dan getrokken uit een lijst van de totaal te vernietigen dossiers (de populatie).
Voor deze geselecteerde dossiers wordt nagegaan of de inhoud correspondeert met de informatie op de vernietigingslijst. Let wel, een dergelijke steekproef geeft geen volledige zekerheid, maar geeft wel enig inzicht in de betrouwbaarheid van de opgestelde vernietigingslijst.
Het matchen van de dossiers aan de doosnummers blijft daarbij een punt van aandacht. Echter, als de FIOD á tempo de status van haar dossiers doorgeeft (b.v. per maand) betreft het kleinere aantallen. Dit biedt de mogelijkheid om fysiek controles uit te voeren zodat er kan worden
nagegaan of in de doos ook daadwerkelijk het betreffende dossier zit, maar ook of de doos niet meerdere dossiers bevat. Uiteraard dient ook een extra check te worden uitgevoerd op de aanleverdatum van het dossier. Immers geldt dat voor 2015 er meerdere dossiers in één doos kunnen zijn geplaatst.
Door á tempo aanlevering van de status door de FIOD aan Doc-Direkt en de mogelijkheid die dit biedt op tussentijdse controles door Doc-Direkt, wordt de kans op het per abuis vernietigen van dossiers die toevallig in dezelfde doos zaten kleiner.
•Geef a tempo status van onherroepelijkheid van dossiers door aan Doc-Direkt (eventueel via A&R).
FIOD
Doc- Direkt
•Registreer a tempo in MF* de status van onherroepelijkheid van dossiers;
•Stelt periodiek voorstel van vernietiging op o.v.v. dossiernummer- en doosnummers;
•Communiceren voor akkoord aan A&R.
•Ontvangst voorstel van vernietiging;
•Controleert het voorstel van vernietiging met de doorgegeven gegevens van de FIOD;
A&R** •Communiceren voor akkoord aan FIOD.
•Ontvangst gecontroleerd voorstel van vernietiging;
•Eventueel: controleert het voorstel met interne gegevens;
FIOD •Vernietigingsopdracht wordt verstrekt aan A&R (eventueel rechtstreeks aan Doc-Direkt).
A&R
•Ontvangst vernietigingsopdracht;
•Communiceert vernietigingsopdracht aan Doc-Direkt.
Doc- Direkt
•Ontvangst vernietigingsopdracht;
•Eventueel: steekproef op de te vernietigen dossier- en doosnummers;
•Voert vernietigingsprocedure uit zoals het reguliere proces en koppelt afronding terug aan FIOD.
•Ontvangst terugkoppeling van vernietiging.
FIOD