Er heerst onduidelijkheid over de taken, bevoegdheden en

4.1.1 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden blijken niet altijd duidelijk SSO CFD heeft met betrekking tot het archiefbeheer een kaderstellende en

toezichthoudende rol. Voor de uitvoering van dit toezicht wordt sinds enige tijd het kwaliteitszorgsysteem i-Control ingezet. Middels de periodieke i-Control monitor wordt door SSO CFD in kaart gebracht hoe archiveringswerkzaamheden in het primaire proces zijn ingericht en waar nog op verbeterd moet worden. N.a.v. i- Control is o.a. gebleken dat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de archiefketen onduidelijk zijn. De DIV-team bundelen de door archiefvormers aangedragen fysieke documenten en zorgen voor verzending aan CAV te Apeldoorn.

CAV verzorgt vervolgens de registratie, verpakking en overdracht aan Doc-Direkt, Tevens is CAV het centrale aanspreekpunt voor opvragingen. Uit de interviews is gebleken dat bij de archiefvormers, de DIV-medewerkers en de CAV-medewerkers inderdaad onduidelijkheid heerst over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Mogelijke oorzaken zijn 1) de vele wijzigingen in de archiveringswerkwijzen die in de loop der tijd hebben plaatsgevonden bij archiefvormers; 2) de individuele afspraken die met archiefvormers worden gemaakt welke afwijken van de generiek

geformuleerde werkwijze en welke beperkt worden gecommuniceerd (zie ook bevinding 4.1.4.).

4.1.2 Procedurele controles door de DIV-teams worden beperkt uitgevoerd en niet alle DIV-medewerkers zijn op de hoogte van gemaakte afspraken

Conform de werkinstructies dienen de DIV-teams controles uit te voeren op het archiefmateriaal dat wordt aangeleverd door archiefvormers. Zo moet er

gecontroleerd worden of er een aanbiedingsformulier aanwezig is. Daarnaast dienen DIV-medewerkers te controleren of het archiefmateriaal vrij is van materialen, zoals plastic hoezen en paperclips. Volgens de werkinstructies dienen de DIV-teams archiefmateriaal terug te sturen naar de archiefvormer wanneer niet is voldaan aan de regels voor aanlevering. Uit de interviews is gebleken dat de DIV-teams deze controles niet altijd uitvoeren en het aangeleverde materiaal ‘gewoon’ doorzetten naar het CAV. Daar waar ze wel worden uitgevoerd, nemen DIV-medewerkers contact op met archiefvormers om de fouten te bespreken. In sommige gevallen herstellen de DIV-medewerkers de fouten zelf.

De DIV-medewerkers zijn niet op de hoogte van eventuele afwijkende afspraken die zijn gemaakt met archiefvormers. Uit de interviews komt naar voren dat dit voor verwarring zorgt, omdat de DIV-medewerkers nu niet zeker weten of de

eerdergenoemde controles altijd uitgevoerd moeten worden.

Het is de bedoeling dat ingescand (post)archief niet langer dan één maand op een DIV-team blijft. In de praktijk komt het voor dat een DIV over een langere periode

archief ‘opspaart’ en in één keer doorzet aan de CAV. Dit leidt tot een piekbelasting bij CAV.

Een ander probleem dat hiermee gepaard gaat is dat er tussentijds stukken uit een reeks in een doos kunnen worden opgevraagd. (Soms worden deze retour gezonden naar de burger omdat ze originele stukken als bijlagen hebben meegezonden en deze retour willen ontvangen). Uit de interviews is naar voren gekomen dat hier niet altijd melding of een afdoende registratie van wordt bijgehouden. Terwijl het

opgevraagde stuk nog bij een behandelaar ligt wordt de doos al aan CAV verzonden.

Op deze manier ontstaan er incomplete archiefdozen die naderhand weer gecomplementeerd dienen te worden.

Handelingsperspectief

 Een goede controlefunctie uitgevoerd door de DIV’s helpt piekbelasting te voorkomen bij de CAV. Maak duidelijk wat de controleverantwoordelijkheden zijn van de DIV-teams. Communiceer deze en betrek DIV-medewerkers bij eventuele afwijkende afspraken met specifieke archiefvormers. Stuur vervolgens op het beleid van terugsturen bij fouten in de aanlevering, zodat er een leereffect ontstaat bij archiefvormers.

 Houd een registratie bij van alle ingaande en uitgaande stukken tussen archiefvormer en DIV alsmede DIV en CAV. Alvorens tot verzending aan CAV over te gaan. Aan de hand van deze registratie kan worden vastgesteld of een stuk zich nog ergens bij een archiefvormer bevindt (zie ook de processchema’s bij punten 2 en 3 in de bijlage).

 Formuleer een terugzendtermijn voor opgevraagde (post)stukken, zodat deze gerappelleerd kunnen worden (zie ook de processchema’s bij punten 2 en 3 in de bijlage).

 Overweeg om DIV kopieën van opgevraagde stukken te sturen in plaats van originelen.

4.1.3 De reikwijdte van de controles in het aanleveringsproces CAV zijn onduidelijk Uit de interviews is gebleken dat het CAV merkt dat de DIV-teams niet altijd de voorgeschreven procedurele controles uitvoeren. Een veel voorkomende fout is het ongesorteerd aanleveren van archief. Wanneer bij CAV archiefmateriaal binnenkomt die niet volgens de procedure is aangeleverd, wordt er doorgaans contact

opgenomen met de archiefvormer of Advies & Regie (onderdeel van SSO CFD). Voor archiefmateriaal waarvan niet meteen duidelijk is wat er mee moet gebeuren, wordt dit bij CAV bewaard om te bespreken met de adviseurs van A&R. Dit heeft als mogelijk gevolg dat wanneer er gedurende die bewaarperiode een stuk wordt opgevraagd deze moeilijk is terug te vinden.

Het is voor medewerkers bij CAV onduidelijk wat het beleid rondom terugsturen is:

op papier staat dat foutieve aanleveringen teruggestuurd moeten worden naar een archiefvormer, terwijl in de praktijk juist wordt gepoogd de archiefvormer tevreden te stellen door de foutieve aanlevering zelf te herstellen of te accepteren. Uit de interviews bleek dat de algemene attitude is dat de archiefvormer uiteindelijk bepaalt hoe iets aangeleverd moet worden.

Uit meerdere interviews is gebleken dat het voor CAV-medewerkers onduidelijk is waar hun controlewerkzaamheden beginnen en eindigen. Op basis van

deskundigheid en ervaring onderscheppen CAV-medewerkers soms inhoudelijke fouten in de aanlevering (zoals een foutief berekend vernietigingsjaar), maar dit gebeurt niet structureel. In de praktijk is daar ook niet altijd tijd voor, omdat de CAV-medewerkers naast CAV-werkzaamheden ook deels DIV-werkzaamheden uitvoeren (zoals post sorteren en scannen).

Daarnaast bestaat er onduidelijkheid over de mediadragers van de FIOD: conform de werkinstructie mogen deze niet worden gearchiveerd. Bij binnenkomst dienen de mediadragers geretourneerd te worden aan de FIOD. In de praktijk blijken niet alle archiefmedewerkers, alsmede de FIOD, hiervan op de hoogte te zijn; mediadragers worden nog weleens tussen de fysieke dossiers aangeleverd om vervolgens

gearchiveerd te worden.

Handelingsperspectief

 Communiceer richting de CAV- en DIV-medewerkers welke controles zij moeten uitvoeren. Maak duidelijke afspraken wanneer iets wel en wanneer iets niet teruggestuurd moet worden. Van belang daarbij is dat eventuele afwijkende afspraken die gemaakt zijn tussen A&R en archiefvormers ook duidelijk gecommuniceerd worden richting CAV- en DIV-medewerkers.

 Breng in kaart hoeveel tijd CAV-medewerkers kwijt zijn aan CAV- respectievelijk DIV-werkzaamheden. Aan de hand daarvan kunnen vaste tijden of blokken worden afgesproken waarbinnen de DIV respectievelijk CAV-werkzaamheden worden verricht om te voorkomen dat de CAV- werkzaamheden in de verdrukking komen door DIV-werkzaamheden.

 Attendeer archiefvormers op de regels en het belang van een correcte aanlevering w.o. sorteren op vernietigingsjaar.

 Communiceer zowel richting medewerkers SSO CFD als de FIOD duidelijk dat mediadragers van de FIOD niet mogen worden gearchiveerd. Daarnaast dient dan ook duidelijk te zijn, waar en op welke wijze deze ‘dragers’ wel dienen te worden bewaard (met in achtneming van de verwerkingstermijnen van de Wpg).

4.1.4 Afwijkende afspraken op uitvoerend niveau vertroebelen het zicht op het archiveringsproces

Zoals eerder beschreven leidt de klantgerichte en faciliterende houding van SSO CFD er soms toe dat er afwijkende afspraken worden gemaakt met archiefvormers.

Doorgaans worden de afspraken gemaakt vanuit het team Advies & Regie. Uit meerdere interviews is gebleken dat deze afwijkende afspraken beperkt

gecommuniceerd worden naar DIV- en CAV-medewerkers. Dit zorgt voor verwarring over de te volgen werkwijze. Het is van belang dat men zicht heeft op de gemaakte afspraken en een wildgroei aan onderling gemaakte afspraken voorkomt. De ontwikkelingen met betrekking tot het archief van E&S vormen hier een illustratief voorbeeld van.

Ten behoeve van de archivering door E&S worden sinds 2012 door Centrale Invoer (Ci) documenten gedigitaliseerd. Afgesproken was dat Ci het archiefmateriaal ging digitaliseren, waarna de gegevens opgeslagen zouden worden op een netwerkschijf (‘de Q-schijf’). Omdat de Q-schijf vol bleek, werd gezocht naar een andere storage die tot op heden niet gevonden of niet in gebruik is genomen (zoals Ysilon). Het niet beschikbaar hebben van een deugdelijke archiefapplicatie heeft ertoe geleid dat tussen E&S en een individuele medewerker bij SSO CFD reeds in 2012 de afspraak is gemaakt om het archiefmateriaal op een externe harde schijf te zetten.

Afgezien van het feit dat het werken met een externe harde schijf onhandig is (behandelaars kunnen de schijf niet tegelijkertijd raadplegen), gaat het gepaard met meerdere risico’s met betrekking tot het bewaren van het archiefmateriaal. De afspraak tussen SSO CFD en E&S is op uitvoerend niveau gemaakt en niet in de lijn afgestemd. Door in de lijn op directeursniveau de afspraken te beleggen kunnen risico’s beter Belastingdienst breed worden afgewogen.

Handelingsperspectief

 Zorg dat individuele medewerkers niet zonder escalatie een afspraak kunnen maken met archiefvormers. Beslis waar deze beschikkende functie wel dient te liggen en stuur daar ook op.

4.2 Er zijn tekortkomingen in de procedurele inrichting