verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de archiefketen explicieter te
communiceren en meer te sturen op een uniforme wijze van archiveren, opvragen, terugplaatsen en vernietigen van
archiefmateriaal.
In opdracht van Shared Service Organisatie Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (SSO CFD) heeft de Auditdienst Rijk (ADR) een onderzoek uitgevoerd naar de fysieke archiefstromen binnen de Belastingdienst. Het object van onderzoek betrof het archiveringsproces2 van fysieke dossiers vanaf het aanleveren door de
archiefvormers vanuit de primaire processen aan SSO CFD t/m de vernietiging bij/door Doc-Direkt.
Een aanzienlijk deel van onze bevindingen houdt verband met het niet duidelijk zijn van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van betrokkenen in combinatie met een niet volledig sluitende registratie van de fysieke archiefstroom.
Op hoofdlijnen zijn de bevindingen als volgt:
Het vergroten van het archiveringsbewustzijn bij archiefvormers vormt een cruciaal onderdeel bij de beheersing van het fysieke archiveringsproces Uit ons onderzoek komt naar voren dat archiefvormers niet altijd voldoende op de hoogte zijn van de afspraken die gelden met betrekking tot archivering. Dit uit zich in veel voorkomende fouten met betrekking tot zowel de aanlevering als opvraging van archiefmateriaal door archiefvormers.
Factoren die aan het beperkte archiveringsbewustzijn bijdragen zijn o.a. de beperkte aandacht voor archivering binnen het primaire proces (zoals in
werkinstructies of introductiecursussen) en het heersende idee dat stukken toch nooit meer zullen worden opgevraagd. Hierdoor verslapt de aandacht voor archivering.
Daarnaast biedt SSO CFD de mogelijkheid tot maatwerk waardoor de archiefvormer, de bewegingsruimte heeft archiefmateriaal op verschillende manieren aan te
leveren. Dit komt het streven van SSO CFD om zoveel mogelijk een uniforme werkwijze voor archivering te hanteren niet ten goede.
Aanleveren in reeksen vereist goede registratie door archiefvormers
Archiefvormers kunnen zowel per dossier als per reeks archiefmateriaal aanleveren.
Cruciaal voor het traceren is dat de archiefvormer intern nauwkeurig registreert welke archiefstukken in die reeks zitten. In de praktijk blijkt de interne registratie bij archiefvormers doorgaans niet afdoende. Dit bemoeilijkt een snelle opvraging. In het uiterste geval kan archiefmateriaal helemaal niet meer teruggevonden worden.
Overwogen kan worden om de aanlevering in reeksen niet of beperkt toe te staan.
Indien dit nog wel wenselijk wordt geacht, is het zaak dat er op wordt toegezien dat de aanlevering van archiefmateriaal gebeurt onder unieke kenmerken in combinatie met een deugdelijke interne registratie bij de archiefvormer (in aanvulling op datumreeksen).
2 (Zie voetnoot 1. Voor de FIOD betrof het onderzoeksobject het ‘bewaringsproces’).
Onduidelijkheden t.a.v. taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bemoeilijken een goede beheersing van de fysieke archiefstroom door archiefbeheerders
Uit ons onderzoek is gebleken dat bij medewerkers Documentaire
Informatievoorziening (DIV) en medewerkers Centrale Archief Verwerkingspunt (CAV) onduidelijkheid heerst over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Oorzaken die genoemd worden zijn 1) de vele wijzigingen in de
archiveringswerkwijzen die in de loop der tijd hebben plaatsgevonden, 2) de maatwerkafspraken die door Advies & Regie (A&R) met archiefvormers worden gemaakt die afwijken van de generiek geformuleerde werkwijze en die in enkele gevallen onbedoeld niet of beperkt zijn gecommuniceerd en 3) in enkele gevallen werden in het verleden maatwerkafspraken gemaakt buiten A&R om.
Voor zowel de DIV als CAV-werkzaamheden zijn werkinstructies opgesteld.
Echter, in praktijk blijken de DIV-teams niet altijd conform de werkinstructies te handelen. Dit leidt tot piekbelasting of herstelwerkzaamheden verderop in de keten door CAV.
Registratie van de fysieke archiefstromen door archiefbeheerders is niet sluitend
Op enkele punten in de keten nemen wij hiaten waar in de registratie van de fysieke archiefstroom:
• Op de DIV-teams kunnen tussentijds stukken uit een reeks in een doos worden opgevraagd. Hier wordt niet altijd melding van gedaan of een afdoende registratie van bijgehouden. Zo kan een opgevraagd stuk nog bij een behandelaar liggen terwijl de doos aan het CAV verzonden wordt. Op deze manier ontstaan er incomplete archiefdozen die naderhand weer gecomplementeerd dienen te worden;
• Door het CAV wordt niet gecontroleerd of opvragingen retour komen en in welke hoedanigheid (met of zonder toevoegingen aan het dossier,
wijzigingen in de bewaartermijn of volledigheid). Daardoor ontstaat een risico dat minder goed zicht wordt verkregen op de volledigheid van
opgevraagd archiefmateriaal dat retour komt en de eventuele wijzigingen in de bewaartermijnen.
Beperkt zicht op de voortgangsbewaking en op de kwaliteit van het door de Belastingdienst overgedragen materiaal aan Doc-Direkt
De Belastingdienst stelt zelf de plaatsingslijsten3 op en levert daarmee voorbewerkt archief aan bij Doc-Direkt. Dit in tegenstelling tot de andere klanten van Doc-Direkt.
Voor deze klanten stelt Doc-Direkt zelf de plaatsingslijsten op. Er wordt door Doc- Direkt geen nadere inhoudelijke controle uitgevoerd op het door de Belastingdienst aangeleverde materiaal.
Tot nu toe rapporteert Doc-Direkt maandelijks slechts één KPI aan SSO CFD. Het betreft de KPI ‘doorlooptijd van opvragingen Belastingdienst’ bij Doc-Direkt.
Uitbreiding van de rapportage met KPI’s is aan te bevelen te meer daar er voor enkele KPI’s zoals ‘inhuizing van archief’ en ‘Vernietigingsproces’ reeds normen geformuleerd zijn.
Werkinstructies Doc-Direkt behoeven aanvulling, audits op naleving van dienstverleningsafspraken (DVA) met de Belastingdienst wenselijk Doc-Direkt werkt met generieke werkinstructies; er zijn geen afzonderlijke werkinstructies voor archiefstromen die afwijken van de generieke archiefstroom zoals bij de FIOD het geval is. Een gevolg hiervan is dat Doc-Direkt mogelijk minder alert is op afwijkingen binnen de archiveringswijze van de Belastingdienst.
3 Plaatsingslijsten betreffen de registratie van metadata op basis waarvan documentatie bij Doc-Direkt wordt geplaatst, dan wel kan worden opgevraagd
Voor de processen waar wel een werkinstructie is voor opgesteld geldt dat deze instructies nog niet structureel worden geëvalueerd.
SSO CFD heeft in de DVA met Doc-Direkt opgenomen dat zij audits kan laten uitvoeren bij Doc-Direkt op de naleving van deze DVA. Tot op heden is dit nog niet gebeurd. Daarnaast voert SSO CFD geen reviews uit op de werkinstructies van Doc- Direkt.