Uitgevoerde activiteiten
Producten
Het aantal vergunningen en meldingen in 2020 komt nagenoeg overeen met de raming in het VTHup 2020. Het behandelen van deze vergunningen en meldingen kostte echter meer tijd dan van te voren geraamd. Er heeft daarom na het tweede kwartaal een bijstelling (verhoging) van het geraamde aantal uren plaatsgevonden. Dat aanvragen nu meer tijd kosten zou deels kunnen worden verklaard doordat de werkzaamheden vanwege het thuiswerken minder efficiënt kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast is er ook gekeken naar het werkproces. Er is inmiddels een proef gestart met een pre-scanteam die de aanvragen eerder (globaal) toetst en daardoor eerder de benodigde adviesaanvragen uitzet. Hiermee zou tijdwinst kunnen worden behaald. Deze proef loopt ook in 2021 nog door en zal daarna worden geëvalueerd.
Door de coronamaatregelen konden de welstandsvergaderingen een gedeelte van het jaar niet plaatsvinden in het gemeentehuis. In plaats daarvan vonden de vergaderingen (digitaal) plaats op het kantoor van Hûs en Hiem in Leeuwarden. Ambtelijke ondersteuning vanuit team Vergunningen nam digitaal deel aan deze vergaderingen. Ook aanvragers en andere belangstellenden konden digitaal aanwezig zijn bij de overleggen.
Ook het afwijkingenoverleg Ruimtelijke Ordening heeft bijna het gehele jaar digitaal plaatsgevonden.
Medewerkers van team Vergunningen namen digitaal deel aan het overleg.
Deze overleggen kostten minder tijd dan in het VTHup was geraamd.
Aantal Uur Aantal uur Aantal uur
Producten Totaal 14785 Uur 16265 uur 16113 uur
Vergunningen en meldingen, in Q2 bijgesteld 2245 st. 10025 uur 2245 st. 11487 uur 2278 st. 12390 uur Welstand- en afwijkingenoverleg Ruimtelijke Ordening, in Q2 bijgesteld 650 uur 500 uur 290 uur
Klantcontact 4000 uur 4000 uur 3353 uur
Project brandpreventie: Risicokaart brandpreventie 30 uur 30 uur 28 uur
Project brandpreventie: vooradvisering (brandpreventief) 80 Uur
Project brandpreventie : brandveilige gevels 3 st. 118 uur 3 st. 118 uur
Project: Afsluitdijk 80 uur 80 uur 18 uur
Project: GR Hûs en Hiem,project in Q1 toegevoegd 50 uur 34 uur
Juridische procedure producten Totaal 3266 uur 3266 uur 3132 uur
Procedures (bezw/beroep/vovo) 71 st. 2625 uur 71 st. 2616 uur 76 st. 3112 uur
Project: Omgevingswet 650 uur 650 uur 20 uur
Toezicht op producten Totaal 8762 uur 8762 uur 6952 uur
Toezicht vergunningen en meldingen 1770 st. 3840 uur 1770 st. 3840 uur 1286 st. 4208 uur
Toezicht voor BAG/WOZ 1700 st. 170 uur 1700 st. 170 uur
Toezicht recreatieve bewoning locaties 25 st. 125 uur 25 st. 125 uur 28 uur
Toezicht overtredingen 3590 uur 3590 uur 2429 uur
Toezicht op brandveilig gebruik (Extern, Veiligheidsregio Fryslân) 234 st. - uur 234 st. - uur 181 st. - uur Brandweerbrieven versturen, passend oplossen 234 st. 120 uur 234 st. 117 uur 99 st. 121 uur Project: brandpreventie woongebouwen met inpandige gangen 30 st. 150 uur 30 st. 150 uur 8 st. 40 uur Project: Hindeloopen - problematiek tweede woning, toezichtscontroles 500 uur 500 uur 19 uur
Project: Hoarding/vervuilde woningen 3 st. 120 uur 3 st. 120 uur 4 st. 60 uur
Project: Casustafel ondermijning 150 150 uur 47 uur
Handhaving Totaal 6617 uur 6617 uur
Handhavingsverzoeken door inwoner/bedrijf 70 st. 1890 uur 70 st. 1890 uur 56 st. nb uur
Handhavingsconstateringen 50 st. 1350 uur 50 st. 1350 uur 85 st. nb uur
Project: Hindeloopen - problematiek tweede woning, juridische procedures 1867 uur 1867 uur nb uur
Project: Hoarding 3 st. 120 uur 3 st. 120 uur 4 st. nb uur
Procedures wabo (bezw/beroep/vovo) 39 st. 1390 uur 39 st. 1390 uur 32 st. nb uur
Werkvoorraad zaken 2019 (incl. wabo/milieu/apv bz wetten) 232 st. 3672 uur 232 st. 3672 uur 150 st. nb uur
Klachtmeldingen inwoners en bedrijven Totaal 180 uur 180 uur
Mor/Mol 120 st. 180 uur 120 st. 180 uur 77 st. 180 uur
Mor/Mol centraal afgehandeld door administratie 120 st. nb uur
incl. bij toezicht verg en meld
Resultaat 2020
Ook aan klantcontact is het afgelopen jaar minder tijd besteed dan geraamd. Dit komt niet doordat er minder klantcontact is, maar doordat er een proef is gestart waarbij medewerkers van het KCC (Klantcontact Centrum) een gedeelte van de klantvragen beantwoorden. Hierdoor hoeft slechts één medewerker van team Vergunningen (in plaats van zoals eerder gebruikelijk twee medewerkers) te worden ingezet voor de dagelijkse telefoondienst. Deze proef loopt ook in 2021 nog door en zal na afloop worden geëvalueerd.
Ambitie/actiepunten Sloopmeldingen
De FUMO is vanaf 2020 verantwoordelijk voor de toetsing en toezicht op alle bedrijfsmatige asbestsaneringen. Na een periode van veelvuldig overleg is de inhoudelijke beoordeling van de sloopmeldingen (asbest gerelateerde zaken), in oktober 2020, overgedragen aan de FUMO. De FUMO beoordeelt de asbestgerelateerde sloopmeldingen op inhoud en voert een risicoanalyse uit om te kunnen beoordelen of er controle moet worden uitgevoerd tijdens de werkzaamheden. De mandatering aan de FUMO voor de gehele afhandeling moet in 2021 nog plaatsvinden. De processen en de
informatieoverdracht zijn ingericht en toekomstbestendig (rekening houdend met mogelijke mandatering).
Project Afsluitdijk
Voor de werkzaamheden aan de Afsluitdijk zijn diverse vergunningen benodigd.Voor een gedeelte is de gemeente daarvoor het bevoegde gezag en voor een gedeelte is het Rijk het bevoegde gezag. Team Vergunningen ziet er op toe dat de aanvragen die bij de gemeente worden ingediend, tijdig worden behandeld. Daarnaast was er ook een begeleidende en coördinerende rol voorzien, zodat over en weer informatie zou worden uitgewisseld. De begeleidende en coördineerde rol is in 2020 opnieuw ingevuld door de Opgavemanager IJsselmeer kust waar de Afsluitdijk ook onder valt. De Opgavemanager IJsselmeerkust zorgt voor afstemming tussen de bevoegde gezagen en de aannemerscombinatie. De gemeente Súdwest-Fryslân heeft in 2020 een aantal omgevingsvergunningen behandeld voor tijdelijke objecten of constructies. En er is een aantal keer een controle uitgevoerd in het kader van een aantal grondstromen. Er is een begin gemaakt met de Vismigratierivier in 2020 waarvoor de gemeente het bevoegd gezag is voor het vergunningendeel. De eerste vergunningen zijn reeds aangevraagd. In 2021 zal hier vervolg aan worden gegeven.
Veiligheidsregio Fryslân (VRF)
De VRF voert het toezicht op brandveilig gebruik uit. Voor 2020 stonden 234 controles gepland (195 controles + 20 % hercontroles). Door de coronamaatregelen konden echter niet alle controles worden uitgevoerd. Uiteindelijk zijn er 106 controles uitgevoerd. In 66 % van de gevallen zijn daarbij geen overtredingen geconstateerd. Ook heeft de VRF 75 hercontroles uitgevoerd. Daarbij zijn in 63 % van de gevallen geen overtredingen geconstateerd.
De volledige verantwoording van de door de VRF uitgevoerde werkzaamheden vindt plaats via de beleidscyclus van het Integraal Veiligheidsplan en het daarbij behorende jaarverslag.
Brandpreventie
Doordat de VRF minder controles heeft uitgevoerd hoefden er naar aanleiding daarvan minder brieven te worden verstuurd dan verwacht. Het opstellen en versturen van deze brieven kostte echter meer tijd dan begroot, zodat per saldo het aantal bestede uren wel overeenkomt met de raming uit het VTHup.
Het cluster brandpreventie heeft het afgelopen jaar ingezet op diverse projecten, waaronder de risicokaart brandpreventie en onderzoeken naar de brandveiligheid van inpandige gangen bij
woongebouwen en de brandveiligheid van gevels. De aanleiding voor het laatstgenoemde project is de brand in de Grenfell toren in 2017 in Londen. Het ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft gemeenten gevraagd om onderzoek te doen naar de brandveiligheid van gevels hoger dan 13 meter. Uit een inventarisatie is gebleken dat in Súdwest-Fryslân bij drie gevels onduidelijk was of deze brand(on)veilig zijn. Hierover is contact gezocht met de eigenaren en is door alle partijen uitgebreid onderzoek gedaan naar de brandklassen van materialen. De voorlopige conclusie is, dat de gevels brandveilig zijn.
Juridische procedure producten
In het VTHup 2020 is aangegeven dat verwacht wordt dat er 42 bezwaarschriften worden ingediend. Er zijn in totaal 67 bezwaarschriften ingediend. Verder zijn minder beroepschriften ingediend dan
verwacht. We hadden 26 beroepschriften verwacht en in 2020 zijn er in totaal 14 nieuwe beroepschriften ingediend.
De aantallen bezwaar- en beroepschriften die zijn opgenomen in het VTHup en het Jaarverslag zijn alleen de nieuw ingekomen zaken. De bestaande werkvoorraad is hoger omdat ook gewerkt wordt aan zaken uit eerdere jaren. Dit is ook te verklaren, omdat de termijn voor het afdoen van
bestuursrechtelijke geschillen ongeveer vier jaar bedraagt (0,5 jaar voor bezwaar, 1,5 jaar voor beroep en 2 jaar voor hoger beroep). Daarnaast tellen meerdere bezwaarschriften tegen één besluit als één bezwaarschrift (en soms bij een ingewikkeld bezwaar als twee bezwaarschriften)
Project: Omgevingswet
Omdat de invoering van de Omgevingswet een jaar is uitgesteld heeft het juridisch cluster
Vergunningen aan de (voorbereiding op de) Omgevingswet minder uren besteed dan verwacht. Er is wel tijd geïnvesteerd in het volgen van diverse cursussen, maar die uren zijn niet in het VTHup en
Jaarverslag opgenomen.
In 2021 zal door het cluster meer tijd worden besteed aan de (voorbereiding op de) Omgevingswet. Er zullen meer vragen komen vanuit onder andere de vergunningverleners en vanuit het cluster zal worden deelgenomen in diverse projectgroepen. Daarnaast wordt een handreiking voor de vergunningverleners opgesteld over de bruidsschat.
Toezicht
De bouwsector en inwoners maakten ook in 2020 nog volop plannen. Het aantal vergunningaanvragen kwam overeen met de verwachting. De bouwsector ging nagenoeg op alle fronten, met uitzondering van de huursector wat betreft beheer en onderhoud, door met bouwen. Het jaar 2020 was echter ook voor bouwtoezicht een bewogen jaar waarbij er aanpassingen nodig waren in de werkzaamheden die konden worden uitgevoerd en de wijze waarop werkzaamheden konden worden uitgevoerd. Er is daarbij zeer terughoudend omgegaan met het uitvoeren van controles ter plaatse in een pand of woning. Waar mogelijk zijn controles uitgesteld of is binnen de RIVM-richtlijnen en door middel van het gebruik van beschermingsmiddelen voor toezichthouder en burger gezocht naar oplossingen.
Het aantal vergunningen en meldingen waar toezicht op is gehouden, is kleiner dan geraamd. Dit komt omdat er vanwege de werkdruk keuzes moesten worden gemaakt in de vergunningen die werden gecontroleerd. Daarbij is ingezet op plannen/bouwwerken met hoge risico’s en hoge prioriteiten. Bij lage prioriteiten is gekozen voor een administratieve afhandeling. Deze keuzes zijn ook doorgevoerd in het reeds vastgestelde VTHup 2021. Daarbij wordt meer aandacht besteed aan vergunningen voor onderwerpen die in het VTH-beleid een hoge of middelhoge prioriteit hebben gekregen. Aan
vergunningen voor plannen of bouwwerken met een lage prioriteit wordt minder of geen tijd besteed.
Daarbij wordt volstaan met een administratieve afhandeling/gereedmelding.
In 2020 is er wel extra tijd en aandacht besteed aan toezicht op de tijdelijke objecten. Door de coronamaatregelen zijn momenteel veel panden niet in gebruik. Panden worden daarom nu onderhouden of deels verbouwd. Dit heeft als gevolg dat er meer steigers, containers en andere objecten voor bouwwerkzaamheden in de openbare ruimte worden geplaatst. Met als logisch gevolg meer steigers en containers in de openbare ruimte.
Diverse projecten die voor 2020 op de planning stonden en waarvoor het bezoek aan panden en woningen noodzakelijk is, zijn noodgedwongen op een lager pitje gezet. Dit geldt onder andere voor het project ‘hoarding/vervuilde woningen’. De ontvangen casussen zijn beoordeeld op basis van de beschikbare informatie. Daarbij is de afweging gemaakt of het noodzakelijk was om op dat moment een controle in de woning uit te voeren. Waar mogelijk zijn deze uitgesteld en zullen deze alsnog worden uitgevoerd zodra de maatregelen dat toelaten.
Handhaving
De coronamaatregelen hebben ook bij het juridisch cluster handhaving invloed gehad op de werkzaamheden. Doordat sommige toezichtscontroles vanwege de corona-aatregelen niet worden uitgevoerd, was er op sommige vakgebieden of projecten ook minder inzet van het juridisch cluster benodigd.
De coronamaatregelen zorgden echter ook voor nieuwe werkzaamheden op basis van in eerste instantie de Noodverordeningen en later, de tijdelijke wet maatregelen covid-19. Deze werkzaamheden
bestonden uit adviesaanvragen en zaken waarin moest worden gehandhaafd op basis van de genoemde wetgeving. Daarbij is tijd geïnvesteerd in de steeds wisselende regelgeving, het handelingskader en de wijze van uitvoering.
De urenregistratie van het juridisch cluster handhaving was in het begin van 2020 niet up-to-date.
Hierdoor zijn de gegevens over heel 2020 niet compleet en zouden deze een vertekend beeld opleveren. Er is daarom voor gekozen om in dit jaarverslag bij handhaving geen uren op te nemen, maar slechts de aantallen te vermelden.
Het aantal handhavingsconstateringen is toegenomen en meer dan in het VTHup was begroot. Dit heeft geleid tot een aanpassing van het werkproces, waarbij een gedeelte van de werkzaamheden worden uitgevoerd door de toezichthouders.
Er zijn in 2020 in totaal 56 verzoeken tot handhaving ingediend. Daarvan zijn er in 2020 35 afgehandeld en 21 zijn er meegenomen naar 2021. Er gingen 22 verzoeken over bouwzaken, 13 verzoeken over bestemmingsplannen/ruimtelijke ordening, 16 verzoeken over milieuzaken en 5 verzoeken over APV/Bijzondere wetten. In dit Jaarverslag zijn echter alle verzoeken opgenomen in dit hoofdstuk over Bouw/RO.
Bij de behandeling van verzoeken wordt sinds het afgelopen jaar meer ingezet op direct (telefonisch) contact met de indiener. Doel hiervan is de verzoeker in de gelegenheid te stellen zijn verhaal te doen, te achterhalen wat het verzoek inhoud, of passend kan worden opgelost of dat een ander proces gekozen moet worden. Dit heeft geleid tot minder verzoeken dan in het VTHup was begroot.
Ambitie/actiepunten Juridische handhaving
Met de werkvoorraad juridische handhaving, meegenomen uit 2019, is een inhaalslag gemaakt
waardoor de werkvoorraad nu onder controle is. De ingezette veranderingsprocessen en monitoring van de werkvoorraad hebben tot het gewenste resultaat geleid. Voor 2021 is het van groot belang dat dit structureel ingebed wordt binnen het VTH-proces.
Hindeloopen – gebruik van woningen als tweede woning en/of recreatiewoning
In 2020 zijn de ingezette handhavingstrajecten voortgezet waarbij de aandacht lag bij de vraag of de geconstateerde overtredingen legaliseerbaar zijn of niet. Hiertoe is in september 2020 een voorstel voorgelegd aan de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft besloten het college de ruimte te bieden om in gesprek te gaan met de inwoners van Hindeloopen om te komen tot een toetsingskader voor het recreatief gebruik van woningen in Hindeloopen waarvan de uitkomst als mogelijk nieuwe
planologische ontwikkeling aan de gemeenteraad ter besluitvorming wordt voorgelegd. Dit
participatieproces loopt voorspoedig waarbij in goede samenwerking met de inwoners van Hindeloopen gesproken wordt over het toekomstige toetsingskader.
Doordat in 2020 is gefocust op de vraag of de geconstateerde overtredingen legaliseerbaar zijn, was het uitvoeren van nieuwe toezichtscontroles niet nodig. De voor toezicht geraamde uren zijn daarom niet ingezet.
Klachtmeldingen
Zoals in paragraaf 4.4 is beschreven is de werkwijze voor klachtmeldingen gedurende het jaar gewijzigd. Meldingen worden waar mogelijk behandeld door het administratief cluster. Dit waren in 2020 120 meldingen. De toezichthouders hebben hierdoor minder meldingen behandeld dan verwacht.
Het behandelen van deze meldingen kostte echter wel meer tijd dan verwacht.