Was je in de eerste helft van 2007 op de hoogte van het bestaan van de feedbacktool? ○ Ja
○ Nee
Heeft jouw adviseur HR je geïnformeerd over het bestaan van de feedbacktool? (managers) ○ Ja
○ Nee
Op welke manier heeft jouw adviseur HR je daarover geïnformeerd? (meerdere antwoorden mogelijk) (managers)
○ Managementteam overleg ○ Bilateraal overleg
○ Persoonlijk
○ Speciaal georganiseerde workshop ○ Geen van bovenstaande manieren
Was de informatie van de adviseur HR over de feedbacktool onderdeel van "Presteren en ontwikkelen"? (managers)
○ Ja ○ Nee ○ Weet niet
Via welke van de volgende communicatiekanalen heb je informatie over de feedbacktool ontvangen? (meerdere antwoorden mogelijk)
○ Agora
○ Mobiliteit Inzicht krant (nu Ik & KPN) ○ KPN Nu (nu KPN 1)
○ HR Nieuws voor managers (managers) ○ Managers (medewerker)
○ Adviseur HR (medewerker) ○ Geen van bovenstaande kanalen
Over welke van de volgende aspecten is er gecommuniceerd? (meerdere antwoorden mogelijk) ○ Uitleg over de feedbacktool
○ Doel van de feedbacktool ○ Gebruik van de feedback
○ Belang van anonimiteit en vertrouwelijkheid ○ Relatie tussen andere initiatieven in de organisatie ○ Eerste ervaringen en successen met het instrument ○ Voordelen van het instrument voor jezelf
○ Geen van bovenstaande aspecten
Heb je in de eerste helft van 2007 de feedbacktool ingezet om feedback over jezelf te vragen? ○ Ja
○ Nee
Heb je jouw medewerkers geïnformeerd over het bestaan van de feedbacktool? (managers) ○ Ja
○ Nee
Op welke manier heb je jouw medewerkers ondersteund bij het gebruik van de feedbacktool? (meerdere antwoorden mogelijk) (managers)
○ Afspraken maken om de feedbacktool te gaan gebruiken ○ Medewerkers op weg helpen met de feedbacktool
○ Begeleiden van medewerkers bij het gebruik van de feedbacktool ○ Geven van opvolging aan de uitkomsten van de feedbacktool ○ Geen van bovenstaande manieren
○ Ik heb medewerkers niet ondersteund bij het gebruik van de feedbacktool
Ik heb voldoende kansen gehad om vragen te stellen over de feedbacktool. ○ Geheel mee eens
○ Gedeeltelijk mee eens
○ Noch mee eens, noch mee oneens ○ Gedeeltelijk mee oneens
Ik was positief over de feedbacktool in 2007. ○ Geheel mee eens
○ Gedeeltelijk mee eens
○ Noch mee eens, noch mee oneens ○ Gedeeltelijk mee oneens
○ Geheel mee oneens
Ik zag het nut van de feedbacktool in voor mezelf. ○ Geheel mee eens
○ Gedeeltelijk mee eens
○ Noch mee eens, noch mee oneens ○ Gedeeltelijk mee oneens
○ Geheel mee oneens
Ik was bereid om tijd en energie te investeren in het gebruik van de feedbacktool. ○ Geheel mee eens
○ Gedeeltelijk mee eens
○ Noch mee eens, noch mee oneens ○ Gedeeltelijk mee oneens
○ Geheel mee oneens
De feedbacktool is iets van de gehele organisatie en zie ik niet als iets dat specifiek van de HR-afdeling is.
○ Geheel mee eens ○ Gedeeltelijk mee eens
○ Noch mee eens, noch mee oneens ○ Gedeeltelijk mee oneens
○ Geheel mee oneens
Ik was op de hoogte van het bestaan van de feedbacktraining. ○ Ja
Voorafgaand aan de implementatie van de feedbacktool, dus voor 2007, had ik al behoefte aan feedback.
○ Geheel mee eens ○ Gedeeltelijk mee eens
○ Noch mee eens, noch mee oneens ○ Gedeeltelijk mee oneens
○ Geheel mee oneens
Voorafgaand aan de implementatie van de feedbacktool, dus voor 2007, werd er al veelvuldig gebruik gemaakt van feedback.
○ Geheel mee eens ○ Gedeeltelijk mee eens
○ Noch mee eens, noch mee oneens ○ Gedeeltelijk mee oneens
○ Geheel mee oneens
Was je bekend met de competentietoets (de voorloper van de feedbacktool)? ○ Ja
○ Nee
Heb je gebruik gemaakt van de competentietoets? ○ Ja
○ Nee
Ik was tevreden met de competentietoets. ○ Geheel mee eens
○ Gedeeltelijk mee eens
○ Noch mee eens, noch mee oneens ○ Gedeeltelijk mee oneens
○ Geheel mee oneens
Er heerst een cultuur van vertrouwen op de afdeling waar ik werkzaam ben. ○ Geheel mee eens
○ Gedeeltelijk mee eens
○ Noch mee eens, noch mee oneens ○ Gedeeltelijk mee oneens
○ Geheel mee oneens
BIJLAGE IV: COMMUNICATIEONDERWERPEN
Link met strategie van KPN Link met andere HR-activiteiten Projectteam De link tussen de feedbacktool en de strategie
van KPN is voornamelijk naar voren gekomen vanuit de nieuwe kernkwaliteiten. Die 6 nieuwe kernkwaliteiten zijn belangrijk voor het succes van KPN in de toekomst. Met behulp van de feedbacktool krijgen managers en medewerkers zicht op hoe zij scoren op de nieuwe kernkwaliteiten.
De nieuwe prestatie en ontwikkelcyclus, de nieuwe kernkwaliteiten, de ontwikkelgids en de feedbacktool werden tegelijkertijd
geïntroduceerd. In de ontwikkelgids wordt een toelichting gegeven op de nieuwe
kernkwaliteiten. Het was hierbij van belang dat de samenhang naar voren zou komen.
Adviseurs HR De boodschap die is overgebracht luidt als volgt: “De feedbacktool is gemaakt voor manager en medewerker om met elkaar in gesprek te zijn over ontwikkeling van houding en gedrag. De kernkwaliteiten en de
kernwaarden zijn hiervoor de belangrijkste leidraad.”.
Alle adviseurs HR geven aan de feedbacktool te hebben geïmplementeerd als onderdeel van "Presteren en ontwikkelen".
Managers en
medewerkers - 76.6 procent van de managers gaf aan dat de informatie die zij kregen van de adviseur HR onderdeel was van "Presteren en
ontwikkelen". 4.5 procent gaf aan dat dit niet het geval was en de overige 19.1 procent wist het niet.
Schriftelijke
communicatie “De feedbacktool is gemaakt voor manager en medewerker om met elkaar in gesprek te zijn over ontwikkeling van houding en gedrag. De kernkwaliteiten … zijn hiervoor de
belangrijkste leidraad.”
"De feedbacktool kan in elke fase van het beoordelingsproces gebruikt worden; Als input voor het maken van de ontwikkelafspraken in het planningsgesprek; Als input voor het bespreken van de ontwikkeling tijdens het voortgangsgesprek en als input voor de gerealiseerde ontwikkeling tijdens het beoordelingsgesprek."
Relatie feedbacktool en ontwikkeling/
beoordeling Werking feedbacktool
Projectteam De feedbacktool is wel in samenhang met de prestatie en ontwikkelcyclus geïmplementeerd, maar is zeker niet bedoeld als
beoordelingsinstrument. Er is
gecommuniceerd dat de feedbacktool in elke fase van de cyclus kan worden ingezet en kan dienen als input voor het maken van de planafspraken voor het planningsgesprek, bespreken van de ontwikkeling tijdens het voortgangsgesprek en bespreken van de gerealiseerde ontwikkeling tijdens het beoordelingsgesprek. Hierbij is duidelijk gemaakt dat de feedbacktool geen formele status heeft en niet in het personeelsdossier terecht komt. De verkregen informatie kan wel benut worden in de componenten van de prestatie en ontwikkelcyclus.
Er is volgens het projectteam
gecommuniceerd waar het instrument te vinden is, maar verder is aan het instrument zelf niet veel aandacht besteed. In een e-learning module en op intranet werd wel aandacht besteed aan de werking van de feedbacktool. In de e-learning module werd de manager of medewerker door alle schermen van de feedbacktool geleid.
Adviseurs HR Drie adviseurs HR vertelden dat de
feedbacktool in enkele gevallen werd gebruikt op het moment dat managers het ingewikkeld vonden om echt een goede uitspraak te doen over het functioneren van medewerkers. Het ging er hierbij vooral om als het ware meer onderbouwing te krijgen in het oordeel van de manager dat de medewerker niet goed functioneerde. Medewerkers waren lang niet altijd op de hoogte van het gebruik van het instrument om die reden.
Een adviseur HR heeft een demonstratie gegeven van de feedbacktool in het
werkoverleg van een van de managers. Hierbij is het nut van de feedbacktool voor zowel manager als medewerker gedemonstreerd. Managers en medewerkers zijn ook
uitgedaagd om gebruik te maken van het instrument. De overige adviseurs hebben geen aandacht besteed aan de werking van de feedbacktool.
Managers en
medewerkers - Volgens 56.1 procent van de managers en 44.6 procent van de medewerkers is er gecommuniceerd over het gebruik van de feedbacktool.
Schriftelijke
communicatie “De uitkomst is dan ook niet bedoeld als ‘oordeel’ en komt niet in je personeelsdossier terecht. Het is puur een middel om inzicht te krijgen in je eigen gedrag en hoe anderen dat ervaren. En dat inzicht kun je vervolgens gebruiken in de gesprekken met je manager.” “De resultaten worden gebruikt tijdens het gesprek tussen jou en je manager en worden dus niet rechtstreeks vertaald in een
beoordeling.”
"Om te starten moet je eerst weten wat het competentieprofiel van een functie is. Hiervoor kan de manager met behulp van de set adviesprofielen op Agora het profiel dat vereist is voor de functie afleiden. Je kunt in de feedbacktool het competentieniveau van 1 of van meerdere kernkwaliteiten invoeren waarover je feedback wilt vragen. Vervolgens kun je invoeren aan wie je feedback wilt vragen. Daarvoor kun je naast de rollen van manager en medewerker maximaal twee andere namen invoeren. Dit kunnen naaste collega’s zijn, interne klanten of interne leveranciers."
Eerste ervaringen en
successen Samenstelling projectteam Anonimiteit en vertrouwelijkheid Projectteam Er is door het projectteam zo nu
en dan gecommuniceerd over het aantal personen dat gebruik heeft gemaakt van de feedbacktool. De nadruk lag op het gebruik en niet zozeer op ervaringen met het instrument. Er is ook
gecommuniceerd over het feit dat er een nieuwe versie van de feedbacktool zal komen waarin enkele functionele wijzigingen en uitbreidingen zouden worden doorgevoerd.
Er is niet gecommuniceerd over de samenstelling van het
projectteam.
Er is nagenoeg geen aandacht besteed aan vertrouwelijkheid in de communicatie. Er is uitgelegd dat de manager een
feedbackronde voor een
medewerker op kan starten, maar dat de manager dit nooit buiten de medewerker om kan doen. Er is wel duidelijk gecommuniceerd dat de feedbacktool niet anoniem is.
Adviseurs HR - - Alle adviseur HR gaven aan dat
managers en medewerkers niet goed weten wat er met de uitkomsten van de feedbacktool wordt gedaan, waardoor er toch weinig blijk van vertrouwen in het instrument is.
Managers en
medewerkers 3.0 procent van de managers en 4.1 procent van de medewerkers gaf aan dat er gecommuniceerd was over de eerste ervaringen en successen met het instrument.
- 16.7 procent van de managers en
11.9 procent van de medewerkers gaf aan dat hierover was
gecommuniceerd.
Schriftelijke
communicatie "De afgelopen tijd zijn enkele tientallen KPN’ers aan de gang gegaan met de feedbacktool. Op dit moment draait de eerste versie van de feedbacktool. Er is bewust voor gekozen om deze versie zeer eenvoudig en toegankelijk te houden, om het gebruik binnen KPN zoveel mogelijk te stimuleren. Afhankelijk van de ervaringen die dit jaar met de feedbacktool worden opgedaan zullen per 2008 enkele functionele wijzigingen en uitbreidingen kunnen worden doorgevoerd."
- "Je kunt een feedbackronde zelf opstarten of via je manager laten lopen. Maar je manager kan dit nooit buiten jou om doen, want je wordt zelf ook altijd om feedback gevraagd."