praktische redenen is het meestal ondoenlijk om alle potentiële gebruikers bij het project te betrekken. Beleidsmakers en belanghebbenden die bekend zijn met de scenariostudie, hoeven er nog geen kennis van te nemen. Zij zullen immers pas de moeite nemen zich in de scenario’s te verdiepen als deze relevant lijken voor hun beleidspraktijk en bovendien relevanter dan andere bronnen van inzicht over de toekomst, zoals hun eigen inzichten of andere scenario’s die zijn verschenen. Verdiepen zij zich in de studie, dan hoeven zij de scenario’s nog niet te accepteren. Inzichten over de toekomst zijn immers per definitie minder goed onderbouwd dan kennis over het verleden en heden, en daardoor gemakkelijker te bekritiseren. En als zij zich ten slotte in de scenario’s verdiepen, dan is het niet vanzelfsprekend dat zij deze ook op de bedoelde manieren gebruiken. Sommige beleidsmakers en belanghebbenden zijn namelijk eerder gericht op het verminderen van onzekerheid dan op het hanteren ervan (vergelijk WRR 2010).
Bij de verspreiding van de resultaten spelen de communicatievormen een belangrijke rol (Dammers 2000). Verschillende doelgroepen hebben verschillende
communicatiebehoeften (zie paragraaf 2.2.1) waarop moet worden ingespeeld. Tabel 5.1 geeft een overzicht van de communicatievormen die kunnen worden gebruikt, met hun belangrijkste voor- en nadelen.
Een meervoudige rapportage is een gebruikelijke manier om de resultaten van een scenariostudie te verspreiden. Zo’n rapportage kent de volgende onderdelen: • een hoofdrapport met de highlights van de scenario’s en de belangrijkste
boodschappen bedoeld voor beleidsmedewerkers en managers op middenniveau; • een of meer achtergrondrapporten met de meer systematisch uitgewerkte versies
van de scenario’s en de methodologische verantwoording gericht op de experts; • een beeldende en toegankelijk geschreven flyer met een samenvatting voor politici en
hogere managers en voor het bredere publiek (vergelijk Becker et al. 1982; Shell 2008). Zo is van de Natuurverkenning 2010-2040 (PBL 2012a) een hoofdrapport met een
samenvatting gepubliceerd, evenals een achtergrondrapport en een groot aantal deelonderzoeken.
Een meervoudige rapportage heeft als voordeel dat het goede mogelijkheden biedt om de communicatie over de complexiteit en de onzekerheid van een vraagstuk af te stemmen op de diverse doelgroepen. Vooral de achtergrondrapporten bieden de mogelijkheid om dieper in te gaan op de complexiteit en de onzekerheid, evenals op de boodschappen voor beleidsmakers en belanghebbenden die hieruit kunnen worden afgeleid. Zij bieden daarnaast de mogelijkheid tot een gedegen methodologische verantwoording. In het hoofdrapport en de flyer zal meer een beroep moeten worden gedaan op grafische vormen van presentatie. Verder maakt meervoudige rapportage het mogelijk de resultaten breed te verspreiden. Een nadeel is dat de kosten bij grote oplagen hoog kunnen oplopen. Daarnaast bestaat het risico dat de communicatievorm – een lijvig rapport – niet goed aansluit bij de huidige communicatiebehoeften van de doelgroepen.
vijf
vijf
De resultaten van een scenariostudie hoeven niet (alleen) via rapporten te worden gecommuniceerd; zij kunnen ook via databestanden worden verspreid. Dit komt vooral voor bij scenariostudies die hoofdzakelijk op onderzoekers zijn gericht, waaronder onderzoekers die bij overheden of andere organisaties werken. Deze onderzoekers gebruiken de databestanden dan om zelf modelberekeningen uit te voeren. Een voorbeeld is Climate change 2007 (IPCC 2007), een studie die naast een set rapporten ook enkele databestanden heeft opgeleverd over de mondiale klimaatverandering; databestanden die onderzoekers van bijvoorbeeld de EU of afzonderlijke landen heben gebruikt om de klimaatverandering in Europa of Nederland te verkennen. De rapporten geven dan uitleg en betekenis aan de data in de bestanden. Voor ons land heeft het KNMI dit gedaan in de scenariostudie Klimaat in de 21e eeuw (2006). Een voordeel van
databestanden is dat zij diepgaande analyses toelaten van de complexiteit en de onzekerheid, waarbij de gebruikers zelf aanvullende berekeningen kunnen uitvoeren. Een nadeel is dat databestanden de onzekerheid vaak minder in beeld brengen dan de resultaten van andere methoden. Daarnaast zijn databestanden, vanwege de modellen en de expertise die zij veronderstellen, ongeschikt voor andere doelgroepen dan onderzoekers.
Wordt een scenariostudie op een website gepubliceerd, dan zijn de resultaten gemakkelijk toegankelijk voor een breed publiek. Op deze manier kunnen naast de gebruikelijke doelgroepen ook individuele burgers worden bereikt; deze kunnen de resultaten immers zelf downloaden. Dit betekent wel dat bekendheid moet worden gegeven aan de studie en haar vindplaats. De scenariostudies die het PBL publiceert, zijn allemaal op de website terug te vinden. Dit biedt ook de mogelijkheid om in te spelen op de informatiebehoeften van verschillende doelgroepen. De informatie kan immers gelaagd en op verschillende manieren (beelden, teksten, cijfers) worden gepresenteerd, waarbij de gebruikers zelf grotendeels kunnen bepalen op welke niveaus van uitwerking en detaillering zij de complexiteit en onzekerheid willen verkennen. Daarnaast is een methodologische verantwoording goed mogelijk. Voorts zijn de kosten relatief laag. Een nadeel is dat gebruikers die de resultaten liever op papier raadplegen of die minder vertrouwd zijn met nieuwe media, de resultaten zelf moeten printen en genoegen moeten nemen met een kwaliteit die minder is dan die van gedrukte exemplaren. Tijdens de scenariostudie en na de afronding ervan kunnen de projectleiders en de andere teamleden de (voorlopige) resultaten presenteren bij de belangrijkste organisaties die tot de doelgroepen behoren. Dit kunnen ministeries zijn, maar ook provincies, directoraten-generaal van de Europese Unie, maatschappelijke organisaties en bedrijven. Presentaties zijn laagdrempelig, omdat de teamleden naar de gebruikers toekomen. Daarnaast bieden zij de mogelijkheid om de communicatie over de complexiteit en de onzekerheid af te stemmen op de specifieke gebruikers en hun wensen (Shell 2008). Verder bieden zij de mogelijkheid om direct met de doelgroepen in discussie te gaan over het omgaan met complexiteit en onzekerheid. Hiertegenover staat dat presentaties veel tijdsinvestering van het scenarioteam kunnen vergen, vooral als de groepen gebruikers groot en divers zijn.