aspecten die aan een beleidsvraagstuk en het beleid kunnen worden onderscheiden, de grote diversiteit van de ontwikkelingen die erop van invloed zijn en de verschillende methoden die tijdens het project kunnen worden toegepast. Het gaat hierbij om diversiteit naar disciplinaire achtergrond, leeftijd, werkervaring, persoonlijke kwaliteiten (ondernemer, ondersteuner, denker, doener) en dergelijke (Bos & Harting 1998). Daarnaast is het belangrijk dat de teamleden in staat zijn om heen te kijken over de grenzen van hun eigen disciplines en de methoden waarmee zij vertrouwd zijn, en om deze ter discussie te stellen.
2.5.3 Projectplan maken
De voorbereiding van een scenarioproject wordt gewoonlijk afgerond met het maken van een projectplan. Een goed uitgewerkt en afgestemd projectplan is cruciaal voor het welslagen van het project (Shell 2008). Het geeft het project een duidelijke koers, het helpt het team om doelgericht te werk te gaan, het maakt het project beter beheersbaar in termen van activiteiten, middelen en doorlooptijd, het helpt het team om voorbereid te zijn op veranderende omstandigheden of tegenslagen, het is noodzakelijk voor het verkrijgen van het mandaat voor het project en het is een middel om buiten en binnen het planbureau over de scenariostudie te communiceren.
Het PBL Handboek Onderzoek/Projecten bevat een checklist van onderdelen die een projectplan dient te bevatten. Naast de zaken die in dit hoofdstuk al aan de orde zijn gekomen, zoals het thema, de probleemstelling, de methoden en de
teamsamenstelling, worden ook onderdelen als de planning, de personele en financiële middelen en de communicatie besproken. Voor een scenarioproject zijn vooral de risicoanalyse, de kwaliteitszorg en de communicatie belangrijk.
Risicoanalyse
Het verkennen van de toekomst brengt per definitie veel onzekerheid met zich mee (zie paragraaf 2.2). Daarnaast gaat het bij scenarioprojecten, vanwege hun omvang, hun complexiteit en hun eclectische karakter, vaak om grote en risicovolle projecten. Een risicoanalyse helpt om de onzekerheid hanteerbaar te maken. Dit gebeurt door de belangrijkste risico’s te identificeren, de mogelijke gevolgen voor het project in beeld te brengen en maatregelen te treffen om de kansen te benutten en de nadelige gevolgen te beperken, bijvoorbeeld door extra ‘doorzaagsessies’ te organiseren en ‘go/no-go- momenten’ in het project in te bouwen. Bos & Harting (1998) beschrijven hoe een risicoanalyse kan worden uitgevoerd.
Kwaliteitszorg
Bijzondere aandacht vergen de kwaliteiten van de scenariostudie. Beleidsmakers en belanghebbenden worden vaak overspoeld met studies, visies, adviezen, nota’s en dergelijke die uitspraken over de toekomst doen. Zij zullen een scenariostudie dan ook alleen gebruiken als zij deze de moeite waard vinden om er inzichten aan te ontlenen, er in een discussie naar te verwijzen of om er steun mee te mobiliseren. Met het oog hierop zijn de volgende kwaliteiten van belang (Dammers 2010a):
twee
twee
• Consistentie. Hierbij gaat het om de logische samenhang binnen een scenario. Een
scenario dat logische tegenspraken bevat, is niet geloofwaardig. Wel kan een scenario ontwikkelingen met tegengestelde effecten op het vraagstuk verkennen en
maatschappelijke tegenstellingen meenemen. Dit komt de geloofwaardigheid juist ten goede.
• Contrast. Dit heeft betrekking op de mate waarin de scenario’s verschillende richtingen
verkennen van toekomstige maatschappelijke, fysieke en beleidsontwikkelingen. Het contrast is belangrijk voor het verkennen van de onzekerheid. Bij sterk exploratieve scenario’s is deze kwaliteit belangrijker dan bij beperkt exploratieve of dominante scenario’s.
• Vergelijkbaarheid. In dit geval gaat het om de mate waarin de scenario’s over het zelfde
vraagstuk gaan en hetzelfde beleid en dezelfde drijvende krachten verkennen, zij het dat ze wel verschillende richtingen verkennen. Vergelijkbaarheid is belangrijk om boodschappen uit de scenario’s te kunnen afleiden.
• Uitwerking. Deze kwaliteit heeft betrekking op de specificiteit van de uitspraken over
de toekomst. Voor de bruikbaarheid van de scenario’s is het belangrijk is dat de specificiteit van de uitspraken aansluit bij de behoeften van de doelgroepen. Hierbij dient bedacht te worden dat scenario’s minder specifiek zijn dan een prognose of een plan.
• Bij de werfkracht gaat het om de mate waarin de scenario’s aansluiten bij het denken en handelen van de doelgroepen. Belangrijk is om hierbij een balans te vinden tussen verbeeldingskracht en realisme. Het eerste is belangrijk om de gebruikers te kunnen inspireren, het tweede om te voorkomen dat zij de scenario’s niet plausibel vinden en vervolgens naast zich neerleggen.
Naast de genoemde kwaliteiten zijn uiteraard ook de kwaliteit van de onderbouwing van belang en de wijze waarop wordt omgegaan met onzekerheden. De PBL Leidraad voor
omgaan met onzekerheden (http://leidraad.pbl.nl) biedt assistentie bij het in kaart brengen
en communiceren van onzekerheden bij scenarioprojecten. Hierbij wordt onder andere aandacht besteed aan het in kaart brengen en beoordelen van relevante onzekerheden, de mate waarin beschikbare kennis en methoden toereikend zijn, de keuzes van indicatoren en de rapportage van onzekerheidsinformatie.
Communicatie
Naast de kwaliteit van de projectresultaten is de kwaliteit van het projectproces belangrijk. Communicatie speelt hierbij een belangrijke rol. Binnen een scenarioproject komt communicatie op allerlei manieren om de hoek kijken. Zij kan dan ook kan een kritische succesfactor van het project zijn. In handboeken voor projectmatig werken wordt om die reden veel aandacht aan de communicatie besteed (onder andere Bos & Harting 1998). Voor scenarioprojecten vergen vier vormen van communicatie bijzondere aandacht: binnen het projectteam, met de opdrachtgever, met de bredere organisatie en met de doelgroepen.
Teambijeenkomsten vormen het projectinterne communicatieplatform bij uitstek. Het verloop van deze bijeenkomsten is meestal bepalend voor de voortgang ervan. Voor