Na het zomerreces ging de Hogeschoolraad (HR) in nieuwe samenstelling voortvarend en met veel enthousiasme van start. Zeggenschap en medezeggenschap hebben bij de start van het nieuwe medezeggenschapsjaar in september 2019 naar elkaar uitgesproken vanuit inhoudelijke ambities en prioriteiten open met elkaar in gesprek te willen gaan. Er is een start gemaakt met de planning en uitvoering van (interne) heidagen waar informeel met elkaar wordt gesproken over de samenwerking en de ambities. Voorbeelden van de nieuwe samenwerking zijn een vroegtijdige betrokkenheid van de medezeggenschap bij de planvorming, een gewijzigde vergadercyclus, een meer open structuur tijdens de vergaderingen, een vergadersetting die deze open setting ondersteunt (geen tafels, open kring, gemixte opstelling).
Begroting 2019
De behandeling van de begroting 2019 kon niet in 2018 worden afgerond. In december 2018 ging het begrotingsoverleg tussen de HR en het college vooral over de afwijkingen ten opzichte van de kaderbrief 2019, de studenttevredenheid als uitgangspunt van de begroting, de verhouding OP-OBP, de besteding van de studievoorschotmiddelen, de managementopdrachten, het deeltijdbeleid en de ambities van het College van Bestuur.
De besluitvorming over de begroting werd naar aanleiding van de discussie over deze onderwerpen doorgeschoven naar een extra overlegvergadering in januari 2019 die echter niet leidde tot consensus. In de tweede termijn van bespreking in februari bleef het grote twistpunt de besteding van de studievoorschotmiddelen en een extra besteding van 1,9 miljoen voor onderzoek. Uiteindelijk adviseerde de HR negatief over de begroting 2019, hetgeen automatisch leidde tot een formeel geschil.
Bij dit geschil heeft de Raad van Toezicht bemiddeld. Deze concludeerde dat er geen meningsverschil was over de begroting en de inzet van budgetten op zich en evenmin over het beleid rond de besteding van gelden voor wat betreft
(navolgbaarheid van de) sturing door het College van Bestuur. Hierna heeft de Raad van Toezicht de bemiddeling afgerond en de begroting 2019 zonder voorwaarden goedgekeurd. Tevens heeft de RvT diverse procesmatige overwegingen aan het CvB en de HR meegegeven. Op grond hiervan heeft de HR in april 2019 uiteindelijk alsnog positief geadviseerd over de begroting 2019.
Kaderbrief 2020, De Haagse Kwaliteitsafspraken en studievoorschotmiddelen
De jaarlijks door het college opgestelde kaderbrief legt de basis voor de begroting en de jaarplannen van de faculteiten en diensten voor 2020. Onderdeel van de kaderbrief waren de plannen voor de besteding van de
studievoorschotmiddelen. De studievoorschotmiddelen maken deel uit van het plan ‘De Haagse Kwaliteitsafspraken’. In dit plan geeft het College aan hoe deze studievoorschotmiddelen (voorheen de K&W-middelen, die zijn voortgekomen uit het vervallen van de basisbeurs per september 2015) op De Haagse Hogeschool zullen worden ingezet in de jaren 2020-2024 ter verbetering van de onderwijskwaliteit.
Voor het zomerreces sprak de Hogeschoolraad over langs welke thema’s de faculteiten de studievoorschotmiddelen zullen inzetten. De HR kon zich weliswaar vinden in de thema’s, maar stelde de finale bespreking en eventuele instemming over dit onderwerp uit tot ná de ontvangst van de definitieve versie van dit plan. De definitieve versie moest een
duidelijkere verantwoording geven van de inzet van die middelen. De Hogeschoolraad voelt zich daarbij gesteund door een brief van de NVAO (Nederlands-Vlaamse Accreditatie Organisatie) waaruit de noodzaak van gedetailleerde besteding en verantwoording blijkt. De HR was van mening dat de kwaliteitsafspraken en de kaderbrief sterk aan elkaar gerelateerd waren en dus een zorgvuldige, samenhangende bespreking verlangden. De vervolgbesprekingen met de HR vonden plaats in september en oktober. De raad stemde – na een inhoudelijk debat over verduidelijking van de focuspunten, de bestuurlijke keuzes en de planning – in met het begrotingsdeel van de kaderbrief, maar nog niet met het beleidsdeel (de bestuursagenda).
Na twee overlegronden stemde de HR in met de kaderbrief, onder de toezegging van het College dat in volgende begrotingsronden de medezeggenschap veel eerder bij de planvorming wordt betrokken, dat een inhoudelijke gesprek tussen zeggenschap en medezeggenschap over bestuursagenda en kaderbrief in de eerste maanden van het begrotingsjaar wordt gepland en dat het begrotingsproces plaats heeft langs een onderling overeengekomen jaarkalender. In die jaarkalender zullen onderwijs-, onderzoeks- en begrotingsproces met elkaar in onderlinge samenhang worden gepresenteerd. Ook zal voldoende reflectietijd worden ingebouwd voor de inbreng van professionals op de werkvloer en de medezeggenschap.
Om het verdere begrotingsproces niet te frustreren, besloot de Hogeschoolraad uiteindelijk om in te stemmen met het beleidsgedeelte. Maar mét nadrukkelijke toezeggingen van het College van Bestuur dat in 2020 de begrotingscyclus voor 2021 in nauw overleg met de HR zal worden gepland én dat er voldoende ruimte zal zijn voor tijdige afstemming en bespreking van zowel de kaderbrief 2021 als de begrotingsbehandelingen die daaruit voortvloeien. In het eerste kwartaal van 2020 wordt een heidag belegd waarin het college en de raad hierover gezamenlijke afspraken zullen maken.
Begroting 2020
Begin december 2019 is een extra overlegvergadering belegd tussen Hogeschoolraad en College van Bestuur om met name de begroting 2020 nog voor het nieuwe kalenderjaar ten minste twee keer te kunnen bespreken. Als opmaat voor die begrotingsbehandeling zijn diverse informele bijeenkomsten georganiseerd tussen betrokkenen van de dienst Bedrijfsvoering en Control en HR-leden.
In de formele overlegvergaderingen in december stelde de Hogeschoolraad onder meer kritische vragen over de diensten waarbij budgetoverschrijding plaatsvindt, over het terugbrengen van de managementopdrachten en de mate waarin De Haagse financieel gezien ‘in control’ is. Na ruime bespreking van alle vragen besloot de Hogeschoolraad eind december 2019 – onder voorwaarden – een positief advies te geven over de begroting 2020.
Met het College van Bestuur is de afspraak gemaakt dat een extern bureau een diagnose uitvoert naar de performance en het gewenste financieringsniveau van de IT-organisatie. De onderzoeksopdracht zal met de HR worden gedeeld, waarbij de uitkomsten als input dienen voor de kaderbrief 2021.
Instellingstoets Kwaliteitszorg
Op grond van het ‘Beoordelingskader accreditatiestelsel hoger onderwijs Nederland van de NVAO’ heeft de Hogeschoolraad in oktober een schriftelijk advies uitgebracht over de zelfevaluatie die het College van Bestuur had opgesteld over de kwaliteitszorg binnen de hogeschool. Ter voorbereiding op dat HR-advies is met het college vooral gesproken over de mate van reflectie, over de onderbouwing in hoeverre onderzoek het onderwijs versterkt en over de accentverlegging in de PDCA-cyclus van ‘plan’ en ‘do’ naar ‘check’ en ‘act’. Daarnaast hebben HR-leden in december deelgenomen aan verkennende gesprekken die door het NVAO-panel breed binnen De Haagse Hogeschool zijn gevoerd in het kader van het ITK-onderzoek.
Jaarplannen kenniscentra
In 2019 is verder invulling gegeven aan de ambities van het strategisch onderzoeksbeleid van De Haagse Hogeschool (neergelegd in het document ‘Onderzoek Versterkt’). Een substantieel aantal agendapunten raakten de onderzoeksstrategie van de hogeschool, gericht op de doorontwikkeling van De Haagse tot een hoogwaardig kennisinstituut. De ontwikkeling van de kenniscentra kwam in een stroomversnelling. Voor de behandeling van alle agendapunten inzake ‘Onderzoek Versterkt’ is in oktober 2019 een ad-hoccommissie Onderwijs en Onderzoek ingericht.
De faculteitsraden bespraken de afgelopen jaren de jaarplannen van de lectoraten. De lectoraten maken deel uit van onderzoeksplatforms die getransformeerd worden naar zeven kenniscentra. Het College van Bestuur legde in december 2019 de jaarplannen van de zeven kenniscentra in oprichting ter instemming aan de Hogeschoolraad voor. Deze heeft bij de bespreking van de jaarplannen aangegeven het vooral belangrijk te vinden dat onderzoek niet extra of luxe is, maar een normale routine moet zijn voor studenten en docenten in de opleidingen. Onderzoekend vermogen en praktijkgericht onderwijs en onderzoek gaan hand in hand en versterken elkaar. De sturing op de versterking van het onderwijs en de beroepspraktijk door onderzoek vraagt om aparte aandacht. Die sturing zal worden geregeld via het reorganisatieplan kenniscentra dat begin 2020 aan de Hogeschoolraad wordt voorgelegd. Over het vervolgtraject heeft de HR bij het instemmen met de jaarplannen onder meer de volgende afspraken gemaakt met het college:
Het gesprek over onderwijs en onderzoek moet met beide partijen gevoerd worden.
Het college zal in de ad-hoccommissie Onderwijs en Onderzoek terugkomen op het bespreekpunt van sturing en monitoring (KPI’s).
De resultaten van de monitoring van de invoering van de kenniscentra worden regelmatig geagendeerd in het directeurenoverleg (CDO) om het verloop en de voortgang plus de effecten voor het onderwijs te volgen.
De dialoog met de HR over beide voorgaande punten én over de gedragsverandering wordt voortgezet in de ad-hoccommissie Onderwijs en Onderzoek.
Model-OER 2019-2020
In januari en februari 2019 hebben Hogeschoolraad en College van Bestuur overlegd over een aangepaste versie van de oorspronkelijk aangeboden model-OER (onderwijs- en examenregeling). Afgesproken werd een aantal belangrijke aanpassingen in dit modeldocument door te voeren:
het opnemen van een definitie van ‘gekwalificeerde begeleiders’;
het leveren van een Engelstalige vertaling van de onderwijs- en examenregeling;
het schrappen van het criterium ‘onderwijs in het Nederlands’ voor ABC-studenten3 bij de mogelijkheid van tijdsverlenging voor schriftelijke toetsen,
het terugbrengen van de werkingsduur van het negatief bindend studieadvies naar drie jaar, zodat de student zich in het vierde jaar opnieuw mag inschrijven,
het opnemen van de totale contacttijd in het opleidingsleerplan,
het aanpassen van diverse formuleringen in de onderwijs- en examenregeling.
Cyclische en specifieke onderwerpen
Ook in 2019 werd een veelheid aan vaste, cyclische onderwerpen besproken, zoals de managementrapportages, het professionaliseringsplan, de Kompas-uitkomsten, het hogeschoolbrede toetsproces, het studentenstatuut, de studentenvakanties en de verplichte verlofdagen voor medewerkers, het jaarverslag van de ombudsman, de richtlijnen kwaliteitszorg onderwijs en de PDCA-cyclus.
Daarnaast kwam ook een heel scala aan specifieke onderwerpen aan bod, zoals de beschikbaarheid van magnetrons, digitale toetsen in de sporthal, de terugbetaling van saldo op een printpas en een printpas voor studentenverenigingen, de begeleiding van slechtzienden, het informatiebeveiligingsbeleid, de doorstroom van mbo naar hbo, de notitie Teamleiders, de aanpak werkdruk (dit plan is aangehouden tot in 2020), de tijdelijke locatie van de Betafactory in Delft, de benoeming van een vertrouwenspersoon integriteit, het plan van aanpak Charter Diversiteit, de uitbreiding van het fietsplan, het Project voor de Poort en de visie van De Haagse Hogeschool op werkgever- en werknemerschap.
Raad van Toezicht
Minimaal twee keer per jaar vindt overleg plaats tussen de Raad van Toezicht en de Hogeschoolraad. In mei 2019 heeft de Hogeschoolraad met de Raad van Toezicht gesproken over de rapportage Medezeggenschap HHS K&W-middelen 2018.
In november heeft de HR kennisgemaakt met enkele RvT-leden in een gemeenschappelijke vergadering. Gesproken is onder andere over het belang van een jaarkalender, de aandachtspunten van de HR bij het reorganisatieplan kenniscentra (sturingsaspecten) en de procedure voor (her)benoeming van de voordrachtscommissaris in de Raad van Toezicht. Deze RvT-functie komt in juli 2020 immers vacant. In de vergadering is tevens teruggeblikt op het besluitvormingsproces rond de begroting 2019 dat leidde tot het eerder beschreven geschil en de noodzaak van bemiddeling door de RvT. Tevens is het toezichtskader (2014) van de RvT besproken. De Hogeschoolraad had zich vooraf georiënteerd op toezichtkaders van andere hogescholen. De HR vroeg zich af of en hoe aandachtspunten van zowel de medezeggenschap als van de Raad van Toezicht, opgenomen in een toezichtskader, elkaar zouden kunnen versterken. Dit vanuit gedeelde ambities. Als voorbeeld werden de sturingscriteria voor de invoering van de kenniscentra genoemd.