Verbeterpunten en plan van aanpak

In deze paragraaf wordt op basis van de analyse ingegaan op de vraag hoe, en met welke informatie, de inrichting van het informatieverzorgingsproces van Biohorma eruit zou moeten zien om betrouwbare (juiste, tijdige en volledige) managementinformatie te genereren. Per verbeterpunt, zoals vastgesteld in paragraaf 7.4, wordt aangegeven hoe deze het beste ingevuld kunnen worden.

Strategische informatie

In de analyse is vastgesteld dat in de strategische informatieverzorging is voorzien middels de kwartaalrapportage, maar dat er kritisch moet worden gekeken naar de inrichting van de stoplichtanalyse. Zoals aangegeven door Kerklaan (2008),

moet er focus worden aangebracht in de stuurvariabelen en tevens de decompositie vanuit de strategische doelstellingen naar de stuurvariabelen verbeteren. Aangezien het management eindverantwoordelijk is voor het behalen van de strategische doelen van Biohorma moeten zij zorgdragen voor de één op één aansluiting van alle variabelen en de normering. Op basis van de verschilanalyse tussen IST en SOLL moet door elke individuele manager de volgende informatie per kwartaal aanvullend op de huidige rapportage worden aangeleverd:

Manager Finance/ICT

o Forecast voor de winst en verliesrekening (omzet, grootste kostendrivers, EBIT en netto winst) Biohorma groep;

o Bruto marge ontwikkeling per productgroep en klant in vergelijking met vorig jaar en budget; o % omzet gerealiseerd met nieuwe producten.

Manager Sales:

o Klanttevredenheid op het gebied van:  consumenten en retail klanten  Status adviesfunctie resellers Manager Marketing & Communicatie:

o Consumenttevredenheid. Manager P&O:

o Status inhoudelijke doorontwikkeling op de vakgebieden zoals benoemd in de kernactiviteiten; o Status Persoonlijke doorontwikkeling op het gebied van samenwerken en persoonlijke effectiviteit ; o Externe bekendheid goed werkgeverschap.

Manager Operations:

o Status investeringen en investeringsbehoefte LT, inclusief een norm voor de komende strategische periode waarbinnen deze investeringen moeten vallen;

o Genormeerde leveranciersperformance.

Uit de stoplichtanalyse komen de variabelen solvabiliteit, ICR, DEBT ratio, status ziekteverzuim, opleidingsplan, vacatures, faalkosten, mens- en machinebezetting en voorraadhoogte te vervallen. Tevens moet de manager per variabele aangeven wat de norm is om een variabele op rood, groen of oranje te scoren. Aan deze norm kan dan in de kwalitatieve onderbouwing van de stoplichten gerefereerd worden door het betreffende MT-lid. De benodigde informatie ten behoeve van het maken van de stoplichtrapportage moet beschikbaar worden gemaakt uit de huidige informatiesystemen. Hierbij zijn SAP en IMS belangrijke bronnen van informatie voor de verschillende kosten en omzet variabelen en is e-Progress een belangrijke bron voor een aantal P&O variabelen. Er moet samen met de systeemdeskundigen worden gekeken naar het aanpassen van de huidige rapportages in deze systemen, waarmee elke manager zelf kan inzien wat de status van betreffende variabele is. Ten aanzien van de externe variabelen klanttevredenheid, adviesfunctie en goed werkgeverschap moeten door de verantwoordelijke manager afspraken worden gemaakt voor het met vaste frequentie extern laten toetsen van Biohorma op deze variabelen.

Tactische informatie

Op tactisch niveau kan worden vastgesteld dat er behoefte is aan betrouwbare en doelgerichte managementinformatie. Enerzijds willen de managers zelf uit de beschikbare systemen informatie kunnen halen over een aantal financiële variabelen, anderzijds is er behoefte aan een heldere en overzichtelijke managementrapportage met daarin de integrale

(financiële) informatie over de resultaten op bedrijfsniveau. Per afdeling zijn door de managers in de interviews en vanuit het businessmodel de meest relevante variabelen vastgesteld. Dit zijn per afdeling:

Financiën:

o Winst en verlies Biohorma groep, ex-factory omzet en grootste kostenposten, in vergelijking met vorig jaar, budget en forecast;

o Huidige en verwachte kasstroom;

o Bruto marge ontwikkeling per maand per productgroep en klant in vergelijking met vorig jaar en budget; o % omzet gerealiseerd met nieuwe producten;

o Kostprijsopbouw en ontwikkeling per productgroep. Commercie:

o IMS Omzet per maand verdeeld per (focus) segment, klant, land en merk; o Klanttevredenheid op het gebied van:

consumenten en retail klanten; Status adviesfunctie resellers; o Merkbekendheid en merkimago.

Operations:

o Status investeringen en investeringsbehoefte; o Leverbetrouwbaarheid per maand;

o Normering van productielijnen norm versus werkelijkheid; o Leveranciersperformance;

o Faalkosten. O&I:

o Status innovatieprojecten; o Status wet- en regelgeving; o Status klachten.

P&O:

o Status instroom, uitstroom en doorstroom, aantal vacatures en duur openstaande vacatures; o Ziekteverzuim;

o Status Vaste en tijdelijke loonkosten; o Status aantal vaste en tijdelijke Fte’s.

Er kan op basis van de analyse worden vastgesteld dat er overlap zit tussen strategische en tactische variabelen. Op tactisch niveau is zoals vastgesteld behoefte aan bovenstaande informatie op maandbasis, maar dan willen de managers graag overzichtelijk inzage in de daadwerkelijke gegevens, zonder de stoplichten en de kwalitatieve analyse. In de strategische stoplichtanalyse worden deze variabelen op rood, groen en oranje gezet op basis van informatie zoals deze ter beschikking is, of moet worden gemaakt, in de systemen. Vervolgens toetst het betreffende MT-lid 1x/kwartaal aan de nog te stellen norm en geeft de variabele een stoplichtkleur, geeft een kwalitatieve uitleg bij afwijkingen en stelt daar waar nodig vast wat er voor de volgende periode bijgesteld moet worden. Aangezien in de huidige opzet de maandrapportage door de afdeling financiën wordt samengesteld, moet met hen worden gekeken naar de noodzakelijke aanpassingen in deze rapportage. Elke verantwoordelijke afdelingsmanager moet in staat worden geacht

aan het eind van elke maand zelf, of uit de beschikbare systemen, de benodigde gegevens aan te leveren en vervolgens moet de controller deze informatie in een overzichtelijke cockpit zetten.

Informatieverzorgingsproces

Over de rol van kwaliteit van informatie en de kwaliteit van het verzorgingsproces binnen Biohorma kan op basis van de analyse worden vastgesteld dat deze als belangrijk wordt benoemd door het management. De huidige voorziening, de beschikbare systemen, sluiten goed aan op de behoefte aan strategische en tactische stuurinformatie over omzet, maar het ontbreekt in deze voorzieningen aan een aantal financiële gegevens. Er moet met een SAP deskundige worden gekeken naar het aanpassen van de financiële rapportages op het gebied van bruto marge ontwikkeling, forecast op de grootste kostenposten, % omzet met nieuwe producten, productienorm versus werkelijkheid en kostprijsopbouw. Tevens moeten zoals eerder vermeld een aantal managers zorgdragen voor frequente externe input ten aanzien van consument en Retail klant tevredenheid, merkbekendheid- en imago en goed werkgeverschap.