W. Sijstermans
Voorzitter; Voerendaal 29 juni 2022 Was getekend,
H. Lamers
Vicevoorzitter; Voerendaal 29 juni 2022 Was getekend,
K. van der velden;
Lid; Voerendaal 29 juni 2022 Was getekend,
D. Brouwers
Lid; Voerendaal 29 juni 2022
Bijlage 1 - Besluitenlijst 2021 Raad van Commissarissen
No. Datum Beslissing / Onderwerp
1 09.02.2021 Besluiten om mevrouw Brouwers toe te laten treden tot de auditcommissie en te benoemen als voorzitter van de auditcommissie.
2 Besluiten om de heer Lamers te benoemen als vice-voorzitter.
3 Besluiten tot vaststelling van de notulen van de RvC-vergadering van 24 november 2020 4 Besluiten tot vaststelling van de actiepuntenlijst van de RvC-vergadering van
24 november 2020
5 Besluiten tot vaststelling van de besluitenlijst van de RvC-vergadering van 24 november 2020
6 Besluiten tot vaststelling van de vierde kwartaal 2020 rapportage (alleen tekst) 7 Besluiten tot vaststelling van het concept verslag zelfevaluatie 2020
8 06.04.2021 Besluiten tot vaststelling van de notulen van de RvC-vergadering van 9 februari 2021 9 Besluiten tot vaststelling van de actiepuntenlijst van de RvC-vergadering van 9 februari 2021 10 Besluiten tot vaststelling van de besluitenlijst van de RvC-vergadering van 9 februari 2021 11 Besluiten tot vaststelling van de portefeuillestrategie 2021-2031, versie 6 april 2021 12 Besluiten tot vaststelling van de Visie op Toezicht en bestuur, versie 6 april 2021.
13 Besluiten tot vaststelling van de Frauderisicoanalyse versie 9 april 2019.
14 25.05.2021 Besluiten tot vaststelling van het jaarverslag 2020.
15 Besluiten tot vaststelling van de jaarrekening 2020.
16 Besluiten tot vaststelling van het verslag van de auditcommissie van 18 mei 2021 17 Besluiten tot vaststelling van de notulen van de RvC-vergadering van 6 april 2021 18 Besluiten tot vaststelling van de actiepuntenlijst van de RvC-vergadering van 6 april 2021 19 Besluiten tot vaststelling van de besluitenlijst van de RvC-vergadering van 6 april 2021 20 Besluiten tot vaststelling van het beoordelingsgesprek 2020 van de directeur-bestuurder 21 Besluiten tot vaststelling van de eerste kwartaal 2021 rapportage
22 Besluiten tot goedkeuring van de biedingen op het volkshuisvestelijk beleid 2022 van de gemeente Voerendaal, Valkenburg aan de Geul en Beekdaelen.
23 Besluit om opdracht aan Ecorys te verstrekken voor het uitvoeren van de maatschappelijke visitatie mits de offerte van Ecorys in dezelfde range valt als de andere opgevraagde offertes.
24 Besluit om Atrivé in de persoon van Gerrit van Veghel de zelfevaluatie 2021 te laten uitvoeren.
25 24.06.2021 Besluiten tot vaststelling van de notulen van de RvC-vergadering van 25 mei 2021 26 Besluiten tot vaststelling van de actiepuntenlijst van de RvC-vergadering van 25 mei 2021 27 Besluiten tot vaststelling van de besluitenlijst van de RvC-vergadering van 25 mei 2021 28 Besluiten tot vaststelling van het investeringsstatuut, versie 16 juni 2021
29 07.09.2021 Besluiten tot vaststelling van de notulen van de RvC-vergadering van 24 juni 2021 30 Besluiten tot vaststelling van de actiepuntenlijst van de RvC-vergadering van 24 juni 2021 31 Besluiten tot vaststelling van de besluitenlijst van de RvC-vergadering van 24 juni 2021
32 Besluiten tot het afgeven van een nieuwe volmacht aan het WSW en goedkeuring te verlenen aan de directeur-bestuurder om te laten passeren bij de notaris.
33 Besluiten tot vaststelling van deelname VHW aan Vestiaruil.
34 Besluiten tot vaststelling van de tweede kwartaal 2021 rapportage.
35 Besluiten tot vaststelling van het reglement van de remuneratiecommissie per 7 september 2021
36 Besluiten tot vaststelling en afronding van het plan van aanpak naar aanleiding van het governance en compliance onderzoek van Deloitte.
37 19.10.2021 Besluiten tot vaststelling van de notulen van de RvC-vergadering van 7 september 2021 38 Besluiten tot vaststelling van de actiepuntenlijst van de RvC-vergadering van 7 september 2021 39 Besluiten tot vaststelling van de besluitenlijst van de RvC-vergadering van 7 september 2021 40 Besluiten tot vaststelling gewijzigde documenten van de Klachtencommissie Mergelland 41 Besluiten tot vaststelling van het verslag zelfevaluatie 2021
42 Besluiten tot vaststelling van het rooster van aftreden versie 19 oktober 2021
44 07.12.2021 Besluiten tot vaststelling van de notulen van de RvC-vergadering van 19 oktober 2021 45 Besluiten tot vaststelling van de actiepuntenlijst van de RvC-vergadering van 19 oktober 2021 46 Besluiten tot vaststelling van de besluitenlijst van de RvC-vergadering van 19 oktober 2021
Bijlage 2 - Profielschets RvC
De functie van de Raad van Commissarissen
In deze profielschets wordt eerst ingegaan op de achtergronden en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen binnen het kader van de regelgeving. Vervolgens wordt ingegaan op de kwaliteitsprofielen van de Raad van Commissarissen. De profielschets wordt afgesloten met het zogenaamde kwaliteitsprofiel voor individuele leden van de Raad van Commissarissen.
De Raad van Commissarissen is met de invoering van het BBSH als een intern toezichthoudend orgaan verplicht gesteld.
Voor de Raad van Commissarissen zijn in het BTIV een aantal minimum eisen gesteld. Dit zijn:
In staat zijn het toezicht voortdurend uit te oefenen;
Bevoegd zijn tot het nemen van maatregelen, die voor uitoefening van dat toezicht nodig zijn en daartoe de uitvoering van besluiten van het bestuur kan schorsen;
Niet gehouden zijn over zijn handelingen verantwoording aan het bestuur af te leggen (dit houdt o.a. in, dat de Raad van Commissarissen niet kan worden ontslagen door het bestuur);
Het verlenen van opdracht tot onderzoek door een Register Accountant.
De Raad van Commissarissen houdt primair toezicht, daarnaast kunnen aan dit orgaan advies en/of goedkeu-ringsbevoegdheden worden toegekend.
Het betekent dat de Raad van Commissarissen met name een interne controlefunctie heeft, een interne controlefunctie die de procedurele zuiverheid van de besluitvorming van het bestuur moet beoordelen. Verder heeft de Raad van Commissarissen een externe verantwoordingsfunctie.
Binnen de woningcorporatie zijn drie belangen te onderscheiden, te weten: het volkshuisvestelijk belang, het bewonersbelang en het bedrijfsbelang. De afweging tussen deze belangen wordt door het bestuur gedaan en wordt bewaakt door de Raad van Commissarissen.
Dit betekent dat de Raad van Commissarissen naast de bovengenoemde minimum bevoegdheden, tevens de begroting ter goedkeuring krijgt voorgelegd. Daarnaast zal zij vrij zijn gevraagd en ongevraagd het bestuur te adviseren.
2. Algemeen Kwaliteitsprofiel
Uitgangspunt voor de bezetting van de Raad van Commissarissen is, dat zij uit generalisten bestaat die gezamenlijk een multidisciplinair team vormen. Voor de integrale besluitvorming zijn leden nodig die een aandachtsgebied hebben, maar bovenal beschikken over een helikopterview.
Van de leden wordt besluitvaardigheid en resultaatgerichtheid verwacht. Zij moeten in staat zijn scherpe discussies collegiaal te voeren. Zij moeten weten waarop zij dienen te sturen en de juiste vragen kunnen stellen.
Hierbij is het gewenst een zeker evenwicht te bereiken tussen personen afkomstig uit het bedrijfsleven en afkomstig uit de non-profitsector. Zeker niet alle leden van de Raad van Commissarissen hoeven een specifieke volkshuisvestelijke achtergrond te hebben; wel zullen zij binding moeten voelen met de volkshuisvesting en met de doelstellingen van Vanhier Wonen.
De leden beschikken over de volgende nader geformuleerde kwaliteiten:
Het hebben van een helikopterview, analytisch vermogen en het kunnen onderscheiden van hoofd- en bijzaken (denkniveau op tenminste HBO-niveau);
In staat zijn om “out of the box” te kunnen denken;
Het in hoofdlijnen kunnen functioneren als een klankbord voor de directeur-bestuurder voor diverse (deel)terreinen van beleid;
Het hebben van kennis en ervaring in bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
Het kunnen werken in teamverband;
Het hebben van een algemene interesse voor de samenleving en de volkshuisvesting;
Het hebben van affiniteit met de doelstelling van de corporatie;
Beschikken over eigenschappen als discussievaardigheid, vergadervaardigheid, besluitvaardigheid en communicatievaardigheid.
Minimaal twee leden dienen woonachtig te zijn in het werkgebied van Vanhier Wonen/ Parkstad Limburg/ regio Zuid-Limburg en daarnaast zullen de leden binding moeten voelen met de samenleving in het algemeen en de volkshuisvesting in het bijzonder.
Vanuit de dagelijkse werkzaamheden van de leden van de Raad van Commissarissen noch anderszins mag van belangenverstrengeling sprake zijn.
3. Bezetting van de Raad van Commissarissen
Ten aanzien van de kennisvereisten geldt dat de Raad van Commissarissen als collectief – dus minimaal één van de leden - moet beschikken over deskundigheid op de volgende gebieden:
Volkshuisvestelijk/ruimtelijke ordening;
Deskundigheid van een individu op een bepaald terrein zal er overigens niet toe leiden dat deze persoon daar
‘eigenaar’ van wordt. Immers: alle leden zijn verantwoordelijk voor de beoordeling en toetsing van alle beleidsterreinen. Voorstelbaar is dat bepaalde kennisgebieden gecombineerd voorkomen in één persoon, anderzijds dat een persoon niet zozeer een specialist hoeft te zijn op een van bovengenoemde deskundigheden, maar dat hij of zij diversiteit toevoegt aan het team door zijn achtergrond, ervaring en verfrissende blik. Dit betekent dan ook, dat bij de samenstelling van de Raad van Commissarissen vooral gekeken wordt of de totale groep op bovengenoemde kennisgebieden voldoende in huis heeft en is het van belang dat de Raad van Commissarissen divers is samengesteld zowel qua achtergrond, ervaring, geslacht en leeftijd. Persoonlijkheden, competenties en kwaliteiten dienen elkaar aan te vullen.
Van ieder lid van de Raad van Commissarissen wordt verwacht dat hij of zij de ontwikkelingen ten aanzien van zijn of haar kennisgebied weet te vertalen naar de volkshuisvesting en naar de woningstichting in het bijzonder.
Gezien het belang van de financiële continuïteit is het een pré als de bedrijfseconomische knowhow vanuit meerdere personen en invalshoeken ingevuld kan worden.
Daarnaast zal de voorzitter (en zijn vervanger) niet zozeer inhoudelijke deskundigheid, maar met name capaciteiten moeten hebben om leiding te geven aan de Raad van Commissarissen.
4. Kwaliteitsprofielen A. Kwaliteitsprofiel voorzitter
Voor de voorzitter zijn de volgende functiekarakteristieken geformuleerd:
(Actief) agenda vormen en bewaken;
Stimuleren en afremmen van de discussie waar nodig;
Bewaken van de lijn (het beleid);
Schakelen tussen de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder;
Het organiseren van de collegiale besluitvorming in de Raad van Commissarissen;
Waar nodig onderhouden van externe contacten.
Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden;
Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
Ruime bestuurlijke ervaring, bij voorkeur opgedaan als voorzitter van een bestuur dan wel Raad van Commissarissen;
Kennis op tenminste academisch niveau;
Oog voor de managementtaken van de directeur-bestuurder;
Kunnen omgaan met belangentegenstellingen;
Is motiverend en spreekvaardig;
Brede maatschappelijke belangstelling, is voldoende bekend met de plaatselijke/regionale politieke en maatschappelijke verhoudingen en beschikt over toegankelijke bestuurlijke en politieke contacten;
Heeft gevoel voor publiciteitszaken;
En heeft affiniteit met de sociale woningbouw.
Van de voorzitter wordt gevraagd, dat deze overdag bereikbaar is. Naast de tijdsbesteding voor de reguliere vergaderingen, zal de voorzitter extra tijd besteden aan het onderhouden van de noodzakelijke contacten.
Tenslotte is de voorzitter ingevoerd in de plaatselijke situatie. De voorzitter wordt gekozen door de Raad van Commissarissen.
B. Kwaliteitsprofiel volkshuisvestelijke/ruimtelijke ordening
De functie van dit aandachtsgebied is om met name vanuit een bezieling en visie op de volkshuisvesting een bijdrage te leveren aan de continuïteit van de corporatie en haar dienstverlening en nieuwe ideeën van buiten naar binnen toe te voegen.
Gevraagd wordt:
Kennis en ervaring op het gebied van de volkshuisvesting dan wel stedenbouw en ruimtelijke ordening;
Visie op toekomstige rollen van corporaties binnen de volkshuisvesting in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen en doelgroepontwikkelingen;
Ideeën op het gebied van leefbaarheid, herstructurering en samenwerking met andere marktpartijen;
Verwantschap met wonen en bouwen.
C. Kwaliteitsprofiel financieel-economisch
Het aandachtsgebied financieel-economisch waaronder mede begrepen kennis op financierings- en beleggingsgebied is met name een intern gerichte functie. Extern is het de gesprekspartner vanuit de Raad van Commissarissen met de accountant.
Gevraagd wordt:
Kennis van en inzicht in vraagstukken betreffende de financiële continuïteit van een onderneming;
Belangstelling voor financieel-economische vraagstukken en managementtechnieken, zoals outputbudgettering en managerial control;
Kennis om investeringsbeslissingen te beoordelen op risico’s;
Namens de RvC de auditcommissie als voorzitter kunnen aansturen;
D. Kwaliteitsprofiel juridisch
Het aandachtsgebied juridisch is gericht op de spelregels die worden afgesproken met derden, waarbij het met name gaat om het voorzien van valkuilen in omvangrijke dan wel strategische (samenwerkings-) contracten.
Gevraagd wordt:
Kennis en inzicht in juridische vraagstukken, waaronder de toepassing van wet- en regelgeving, contractvorming en eventueel procesrecht;
Ervaring met politieke/bestuurlijke besluitvormingsprocessen en onderhandelingen;
Gevoel voor verhoudingen tussen partijen.
E. Kwaliteitsprofiel marketing & communicatie
Het aandachtsgebied marketing & communicatie is gericht op het imago van de corporatie en de eventuele versterking daarvan en het beleid op het gebied van public relations en marketing van bestaande en nieuwe producten van de corporatie.
Dit aandachtsgebied richt zich met name op de lokale gemeenschap (bewoners en woningzoekenden). Tot de portefeuille behoort naast het signaleren van ontwikkelingen onder de bevolking van Voerendaal e.o., het bewaken van spelregels in de omgang van de corporatie met de bewoners.
Het door de huurders voorgedragen lid functioneert als een volwaardig lid van de Raad van Commissarissen met eenzelfde verantwoordelijkheid voor het toezicht op de continuïteit van de corporatie als de overige leden. De belangenbehartiging voor de huurders geschiedt via het overleg dat de corporatie met de Huurdersbelangenvereninging voert.
Gevraagd wordt:
Kennis en inzicht in sociale processen;
Communicatieve en sociale vaardigheden;
Beschikt over brede maatschappelijke belangstelling met bij voorkeur een verankering in de lokale gemeenschap;
Gevoel voor verhoudingen tussen partijen.
Deze kwaliteiten kunnen gecombineerd worden met één van de gevraagde inhoudelijke deskundigheden uit de voorgaande paragrafen.
5. Wettelijke eisen
5.1 Geschiktheidseisen op grond van de wet
Leden van de RvC dienen op grond van de Woningwet geschikt te zijn voor hun taak. Alle leden van de RvC dienen te beschikken over de competenties zoals opgenomen in bijlage I bij artikel 19 van het Besluit toegelaten
De benoeming of herbenoeming van een commissaris dient te worden voorgelegd aan Autoriteit woningcorporaties. Hierbij dient onder meer de in bijlage 3 bij deze profielschets opgenomen
5.2 Betrouwbaarheidseisen op grond van de wet
Alle leden van de RvC dienen te beschikken over de competenties zoals opgenomen in bijlage II bij artikel 19 van het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting. Deze bijlage II van het BTIV is opgenomen als bijlage 2 bij deze profielschets.
8 Jaarrekening
9 Overige gegevens
9.1 Statutaire regeling winstbestemming
In de statuten van Vanhier Wonen is geen nadere bepaling omtrent de resultaatbestemming opgenomen.
9.2 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Hiervoor wordt verwezen naar de hierna opgenomen verklaring.
Q-Concepts Accountancy B.V.
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT
Aan: de raad van commissarissen van woningstichting Vanhier Wonen
Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2021
Ons oordeel
Wij hebben de jaarrekening 2021 van woningstichting Vanhier Wonen te Voerendaal gecontroleerd.
Naar ons oordeel geeft de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van woningstichting Vanhier Wonen op 31 december 2021 en van het resultaat over 2021 in overeenstemming met de vereisten voor de jaarrekening bij en krachtens artikel 35 van de Woningwet en de Wet normering topinkomens (WNT).
De jaarrekening bestaat uit:
1. de balans per 31 december 2021;
2. de winst- en verliesrekening over 2021; en
3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
De basis voor ons oordeel
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol WNT 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’.
Wij zijn onafhankelijk van woningstichting Vanhier Wonen zoals vereist in de Wet toezicht
accountantsorganisaties, de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).
Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd
In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatie-bepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie
Het jaarverslag omvat andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. De andere informatie bestaat uit:
-
het volkshuisvestelijk verslag, inclusief het bestuursverslag en het verslag van de raad van commissarissen;-
de overige gegevens.Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie:
-
met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat;-
alle informatie bevat die op grond van artikel 36 en 36a van de Woningwet is vereist voor het bestuursverslag, het volkshuisvestingsverslag en de overige gegevensWij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip,
verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.
Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in rubriek A van het accountants-protocol zoals opgenomen in bijlage 4 bij artikel 17 van de Regeling toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015 en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het bestuursverslag, het volkshuisvestelijk verslag en de overige gegevens in overeenstemming met artikel 36 en 36a van de Woningwet.
Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Verantwoordelijkheden van het bestuur en de raad van commissarissen voor de jaarrekening
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met de vereisten voor de jaarrekening bij en krachtens artikel 35 van de Woningwet en de WNT.
In dit kader is het bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur afwegen of de toegelaten instelling in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd artikel 35 van de Woningwet moet het bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het bestuur het voornemen heeft om de toegelaten instelling te liquideren of de activiteiten te beëindigen of als beëindiging het enige
realistische alternatief is. Het bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de toegelaten instelling haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening.
De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de toegelaten instelling.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening
Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.
Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse
controlestandaarden, de Regeling Controleprotocol WNT 2021, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: