De vigerende Governancecode geeft richtlijnen voor goed bestuur en toezicht. Hoewel Vanhier Wonen geen lid is van Aedes en niet alle leden van de RvC lid zijn van de VTW, onderschrijven het bestuur en de RvC de vijf principes die in de code worden genoemd. Vanhier Wonen handelt in de geest van deze principes. Naast wet- en regelgeving hanteert de RvC de volgende formele kaders voor het uitoefenen van haar taken:
Statuten;
In het verslagjaar is de portefeuillestrategie voor de periode 2021-2031 herijkt; de meerjarenbegroting 2022 – 2025 (inclusief financiële meerjarenplan tot 2031) vastgesteld en is er voor drie gemeenten (Voerendaal, Beekdaelen, Valkenburg) een bod uitgebracht voor 2022. Op 7 september heeft een zelfevaluatie van de Raad onder externe begeleiding plaatsgevonden met waardevolle inzichten, concrete acties en verbeterpunten. Op 6 oktober 2021 heeft de accountant de management letter besproken met de Raad. In de mei-bijeenkomst is opdracht verstrekt aan het bureau Ecorys voor de maatschappelijke visitatie over de periode 2018 -2021 (opleveren juni 2022). Periodiek zullen partijen (gemeente Voerendaal, overige gemeenten, de HBV en Vanhier Wonen) de afspraken bespreken en evalueren. De wijze waarop materieel inhoud is gegeven aan het toezicht wordt in de paragrafen 7.2.2. en 7.2.3 toegelicht.
7.2.2 Werkwijze
De RvC vergaderde plenair volgens het vastgestelde jaarrooster en het reglement RvC. Dit reglement bevat onder andere de richtlijnen voor de samenstelling en de benoeming van de leden van de RvC. De RvC stemde in met de vergoeding van de RvC-leden (zie jaarrekening) en het rooster van aftreden (tabel 12). In de vergadering van 25 mei 2021 lichtte de accountant zijn laatste rapportage toe, opgemaakt in het kader van de controle van het jaarverslag en jaarrekening 2020. In deze vergadering heeft de RvC het door de bestuurder opgestelde jaarverslag en jaarrekening 2020 van Vanhier Wonen vastgesteld en verleende hiermee aan de directeur-bestuurder decharge over het jaar 2020.
Op 6 oktober 2021 heeft Q-Concepts over de eerste bevindingen via een tussentijds verslag gerapporteerd. De
De RvC heeft zich in het afgelopen boekjaar intensief op de hoogte gesteld van wat er speelt in het werkgebied van Vanhier Wonen en de sector van woningcorporaties in Nederland. Dit gebeurde onder andere door:
Overleg met directeur-bestuurder;
Overleg met externe accountant;
Overleg met externe belanghebbenden;
Digitale symposia van Aedes en VTW;
Literatuur (vakbladen zoals Aedes magazine);
Via de media, vakblad en nieuwsbrief via e-mail;
Media in de breedste zin van het woord.
Naast de reguliere bijeenkomsten en aangereikte management informatie (KPI’s), heeft de RvC ook dit jaar, ondanks de coronabeperkingen, op andere manieren getracht invulling te geven aan haar verantwoordelijkheid via zogenaamde soft skills. Zo heeft de RvC gedurende het verslagjaar diverse malen buiten de reguliere bijeenkomsten, intensief en met grote betrokkenheid met de bestuurder van gedachten gewisseld over de toekomst van de woningstichting. Een toekomst, waarover in de bijeenkomst van 7 december 2021 (aan de hand van een notitie d.d. 19.11.2021) een richtinggevend standpunt over is ingenomen.
Naast de reguliere vergaderingen zijn er ook informele, korte werkbesprekingen (even op de koffie) geweest tussen leden van de RvC en de bestuurder, waarbij met name de adviserende en ondersteunende rol van de RvC richting bestuurder aan de orde was. Informele gesprekken met leden van de HBV zijn er dit jaar helaas niet geweest in verband met de (corona)veiligheid van de betrokken huurders. Hoewel beperkt in frequentie zijn er toch een paar informele bijeenkomsten geweest op het kantoor in Voerendaal die ons inzage hebben gegeven in de cultuur en dus de manier waarop medewerkers met elkaar en met de bestuurder omgaan (gedrag). Verder hebben leden van RvC ook dit jaar hun netwerk ingezet om met name bij wethouders Volkshuisvesting van gemeenten in Zuid-Limburg aandacht te vragen voor de plannen van Vanhier Wonen.
7.2.3 Toezichtstaken
De RvC houdt toezicht op het beleid van de directeur-bestuurder en de algemene gang van zaken binnen Vanhier Wonen. In het bijzonder behoort het bewaken van de doelstelling en de grondslag van de stichting tot de taken van de RvC. Om de toezichthoudende taak goed te kunnen vervullen heeft de RvC zich regelmatig mondeling dan wel schriftelijk door de directeur-bestuurder laten informeren betreffende de (financiële) resultaten in relatie tot de beoogde doelen, relevante externe ontwikkelingen en over de wensen en behoeften van belanghebbenden. Er is een informatieplan/ jaarplanner voor zowel bestuur als de RvC Vanhier Wonen.
In dit document zijn de activiteiten vanuit de statuten, het RvC-reglement en de Governancecode opgenomen.
accountant (25 mei jaarverslag en –rekening; 19 oktober management letter). In de bijeenkomst op 25 mei 2021 zijn ook de financiële risico’s met de accountant besproken zonder de aanwezigheid van de bestuurder (o.a. de cashpositie, de huurachterstanden, de leningenportefeuille, de solvabiliteitspositie).
Bij het uitoefenen van de taak zijn de volgende criteria gehanteerd en instrumentaria gebruikt:
Strategie: De strategie van de corporatie (ondernemingsplan 2020- 2024);
Treasury: Inzicht in de financiële risicobeheersing (zie verslag van de Auditcommissie, paragraaf 7.3.2);
Risicomanagement: Het onderwerp frauderisico is in het verslagjaar diverse keren aan de orde geweest;
Maatschappelijke en volkshuisvestelijke taken: Periodiek vindt overleg plaats met stakeholders en de gemeente Voerendaal. Er is uit het overleg met de gemeente Voerendaal beleid geformuleerd en vervolgens vastgelegd in het Volkshuisvestingsplan. Dit wordt jaarlijks teruggekoppeld om zodoende verantwoording af te leggen over de gemaakte en gerealiseerde afspraken. De voortgang van de door de gemeente, Vanhier Wonen en de HBV overeengekomen prestatieafspraken voor het jaar 2021 zijn in het verslagjaar periodiek besproken met de bestuurder;
Besluiten: De besluiten die de RvC heeft genomen (zie bijlage voor de Besluitenlijst RvC 2021);
Verantwoording: De verantwoording over “goed bestuur” gebeurt door het verslag van de RvC op te nemen in het jaarverslag van Vanhier Wonen;
Informatie: In de statuten is aangegeven welke besluiten van de directeur-bestuurder onderworpen zijn aan de voorafgaande goedkeuring van de RvC. Over de voortgang van deze onderwerpen wordt de RvC structureel geïnformeerd tijdens de vergaderingen, door middel van een schriftelijk management informatiesysteem en daarnaast door kwartaalrapportages, de jaarrekening, het jaarverslag, notulen, actiepuntenlijst, besluitenlijst, de Knipselkrant, de Woonwijzer, prestatieafspraken en mondelinge informatie. Buiten de plenaire vergaderingen is er frequent informatief overleg tussen de voorzitter en overige leden van de RvC met de directeur-bestuurder met als doel reflectie en waar nodig tegenspraak;
Rapportages: De RvC maakt gebruik van de rapportages genoemd in tabel 11 die door Vanhier Wonen vanuit de planning- en controlecyclus beschikbaar worden gesteld. Volgens de vooraf gestelde kaders worden in de planning- en controlecyclus ten minste de in tabel 11 genoemde rapportages overlegd met de RvC. De RvC heeft middels deze rapportages voldoende inzicht verkregen in de resultaten en in 2021 geen bijzonderheden in de uitvoering hiervan geconstateerd;
Zelfevaluatie: de RvC heeft op 7 september met externe begeleiding (Atrivé) de zelfevaluatie gehouden. De belangrijkste actiepunten die uit deze evaluatie naar voren kwamen, zijn:
o Prioriteren strategische onderwerpen;
Het thema toekomst in relatie tot de kwetsbaarheid van de kleine werkorganisatie is dit jaar expliciet en met nadruk diverse keren geagendeerd in de RvC-vergaderingen. Aan de hand van een leidraad van de bestuurder, heeft de Raad intensief van gedachten gewisseld over een aantal strategische vraagstukken rondom dit belangrijke thema. In de bijeenkomst van 7 december 2021 zijn er richtinggevende standpunten ingenomen die voor de bestuurder voldoende houvast geven om zijn werkorganisatie verder (in) te richten.
Het thema scholing, vorming en educatie is in 2021 verder opgevolgd door het volgen van drie trainingen, verzorgd door het bureau Kjenning uit Lelystad, gespecialiseerd in het trainen en opleiden van mensen in de
Juridische ontwikkelingen (29 april), Investeringsafwegingen (24 juni) en Stakeholdermanagement (30 september).
De sessies bestonden uit theoretische inleidingen en discussies over toepassing in de praktijk van Vanhier Wonen. De drie sessies zijn digitaal aangeboden en gevolgd door zowel de leden van de Raad alsook door de bestuurder en de leden van het management team.
7.2.4 Vermelding Verbindingenstatuut
Vanhier Wonen heeft geen verbindingen en derhalve ook geen verbindingenstatuut.
Tabel 11Overzicht rapportages
7.2.5 Besluitenlijst RvC 2021 exclusief (bouw) projecten In de bijlage is de besluitenlijst van de RvC opgenomen.
7.3 Interne organisatie