Zoals uit het vorige hoofdstuk blijkt is de concept scan tot stand gekomen, zodat deze kan worden getest in de praktijk. Deze tests zijn uitgevoerd door middel van diepte-interviews bij verschillende MKB-metaalbedrijven in Noord-Nederland, namelijk onderneming A, B, C en D. De ondernemingen zijn geanonimiseerd omdat er met vertrouwelijke gegevens wordt gewerkt. De interviews duurden minimaal een uur, vaak zelfs langer dan twee uur.
In paragraaf 4.1 zullen de geïnterviewde bedrijven kort beschreven worden. Paragraaf 4.2 bestaat uit de bevindingen op basis van deze interviews. Op basis van de testen zijn er een aantal ratio‟s behouden en andere verworpen. Daarnaast zijn er een aantal nieuwe aandachtspunten naar voren gekomen, waarvoor de scan wellicht uitkomst kan bieden.
4.1 Kenmerken van testbedrijven
Zoals vermeld hebben de diepte-interviews plaatsgevonden bij vier MKB-metaalbedrijven, waarvan een korte beschrijving volgt: onderneming A uit noord-Nederland heeft zes personen in dienst en maakt daarnaast soms gebruik van oproepkrachten. Het zwaartepunt van haar activiteiten ligt in de bouw, waardoor de focus op business to business activiteiten ligt. Er wordt gebruik gemaakt van op maat gemaakte eindproducten, er is weinig serieproductie, laat staan massaproductie. Het bedrijf bestaat sinds de jaren „80 en is tegenwoordig opgebouwd uit een VOF en BV, in laatstgenoemde worden meer risicovolle activiteiten ondergebracht.
Onderneming B is een productiebedrijf (geen montagebedrijf) uit noord-Nederland en heeft acht medewerkers in dienst. Ze bestaat sinds de jaren „60 en richt zich tegenwoordig met name op arbeidsintensief, specialistisch metaalwerk. Daarnaast bestaat er een zusterbedrijf in dezelfde regio, daar werken ongeveer 25 à 30 personen. De bedrijven functioneren behoorlijk autonoom, er worden amper medewerkers en opdrachten uitgewisseld.
Onderneming C uit noord-Nederland is opgericht in de jaren ‟90 en heeft 17 werknemers in dienst. Dit werknemersaantal is de laatste jaren constant. Het bedrijf produceert staalconstructies, met name in haar eigen loods. De nadruk ligt op de productie van trappen, hekwerken, beplating en dergelijke.
Onderneming D uit noord-Nederland is qua werknemeraantal de grootste uit de steekproef, met 26 werkzame personen in het bedrijf. Daarnaast wordt er bij drukte gebruik gemaakt van uitzendkrachten, zodat het werknemeraantal op kan lopen tot 35 à 40. Het bedrijf is opgericht in de jaren „90, destijds als VOF, sinds 2006 is de ondernemingsvorm een BV. Het bedrijf is met name gericht op productie en montage van leidingen, het zogenaamde piping. Nadruk ligt op het montagewerk, op het uurloon, dus niet op de inkoopprijs van materialen of halffabricaten.
4.2 Analyse van testresultaten
In deze paragraaf zullen de resultaten uit de tests besproken worden. Deze resultaten zullen niet per interview uitgesplitst worden, maar gecategoriseerd weergegeven, zodat een overzicht ontstaat van de testresultaten. Er zullen niet alleen direct gerelateerde ratio‟s besproken worden, maar ook andere zaken die relevant kunnen zijn voor de scan en haar toepassing. Voor nadere toelichting op de afzonderlijke interviews wordt verwezen naar bijlage 5, waar de uitgewerkte interviews te vinden zijn.
4.2.1 De metaalbranche
De metaalbranche is een breed begrip, er vallen verschillende soorten bedrijven onder: van liftenbouwers en horlogemakers tot trappenmakers en de scheepsbouw. Hét metaalbedrijf bestaat dus niet: er zijn onderling grote verschillen.
De inkoopprijzen van materiaal (staal, RVS) fluctueren de laatste jaren sterk. Over het algemeen gebeurt dit in een zaagtandbeweging: twee stappen naar boven en één naar beneden. Vraag en aanbod van staal lijken vaak slecht op elkaar afgestemd. De geïnterviewde MKB-metaalbedrijven maken prijsafspraken met leveranciers van staal voor maximaal een half jaar vooruit, maar meestal over een kortere termijn.
De volgende risico‟s spelen een rol in de metaalbranche:
- Het gebrek aan liquide middelen, vaak veroorzaakt door de grote periode tussen de start van een opdracht en de daadwerkelijke betaling.
- Een te lege orderportefeuille: zeker in economisch minder voorspoedige periodes zullen metaalbedrijven die actiever inzetten op acquisitie een voorsprong creëren ten opzichte van concurrenten die dit niet doen.
- Liquiditeit is één van de eerste zaken waar naar gekeken wordt bij afnemers, dit blijkt de afgelopen jaren steeds vaker noodzakelijk. Faillissementen bij afnemers zorgen voor verdampende winsten en sterk oplopende kosten. Niet elk bedrijf is consequent in het afhandelen van haar facturering en inning van de gelden. - Ingehuurd personeel is niet altijd vakbekwaam. Vanwege de fluctuerende vraag
zijn metaalbedrijven soms gedwongen gebruik te maken van flexibel arbeidsbestand, bijvoorbeeld via uitzendkrachten. In sommige gevallen ontberen deze uitzendkrachten de specialistische kennis die verondersteld wordt, wat vervolgens tot fouten en kosten kan leiden.
- De calculatie (het opstellen van een offerte) blijkt een moeilijk proces, omdat met name de materiaalkosten onvoorspelbaar zijn.
- De concurrentiestrijd wordt steeds meer op basis van prijs gevoerd: er worden minder duurzame relaties onderhouden, bij aanbestedingen wordt steeds vaker vooral gericht op prijs.
Concluderend kan er gesteld worden dat er redelijke verschillen tussen metaalbedrijven onderling zijn. In deze scan wordt hierop geanticipeerd door afbakening van bedrijven (zie paragraaf 1.3.3). De inkoopprijzen van materiaal hebben een grote invloed bij een aantal bedrijven, deze scan is echter gericht op bedrijven die met name toegevoegde waarde leveren door het investeren van manuren. Verder komt duidelijk naar voren dat liquiditeit een groot aandachtspunt is in deze branche. Hier zal in de financiële scan dus voldoende aandacht aan besteed moeten worden.
4.2.2 Financiële kengetallen
De test van het concept van de financiële scan levert de volgende vragen op:
Hoe moet het onderhanden werk geïntegreerd worden in de scan en op waarde geschat worden? Bij een aantal bedrijven is deze post aanzienlijk en kan ze niet zonder meer buiten beschouwing gelaten worden.
Tegen welke boekingsregels moeten de voorraden gewaardeerd worden?
Hoe worden de vaste activa gewaardeerd? Opties zijn waardering tegen aanschafwaarde of boekwaarde: de afschrijvingen worden apart meegenomen onder een andere post.
Hoe wordt er omgegaan met bedrijven die een meer complexe juridische structuur hebben, bijvoorbeeld waar verschillende ondernemingsvormen voorkomen of een holding is geplaatst boven een aantal BV‟s? Bij één van de geïnterviewden was sprake van een aparte holding of beheersmaatschappij. De werkmaatschappij betaalt een managementvergoeding en huur aan deze beheersmaatschappij. Een ander bedrijf was onderverdeeld in een productie- en een montage-BV. De vaste activa kunnen in deze gevallen niet (gemakkelijk) uit de balans van de werkmaatschappij gehaald worden.
Hoe worden verschillende boekingsmethoden verwerkt in de scan? Er was bij een bedrijf verschil van inzicht tussen de accountant en de boekhouder. De laatstgenoemde is van mening dat lasdraad en gas voor het lassen terugverdiend moeten worden in het uurtarief en dat deze dus bij bedrijfsbenodigdheden geboekt worden. De accountant vindt dat deze artikelen onder de post inkoop vallen. Hoe wordt dit verwerkt in de scan?
Wat moet er gedaan worden met de overlopende activa (overige vorderingen)? De genoemde vragen zullen worden beantwoord in hoofdstuk 5 bij de totstandkoming van de definitieve scan.
Daarnaast levert de test de volgende inzichten:
Voor een aantal ondernemers zijn sommige van de in de scan gebruikte financiële ratio‟s wel beschikbaar omdat ze jaarlijks aangeleverd worden door de accountant. Hier wordt echter tot op heden weinig mee gedaan.
Het doel van bedrijfsvoering kan wisselend zijn. Eén van de ondernemers wilde graag zoveel mogelijk waarde toevoegen aan het bedrijf, om het zo te kunnen verkopen als pensioenvoorziening. Daarbij ligt de nadruk op rendement op vermogen. Andere ondernemers waren meer bezig met de kortere termijn.
De bezettingsgraad van machines was bij veel van de genoemde ondernemers niet erg relevant, omdat de aanschafwaarde en onderhoud van machines niet zwaar op de resultaten drukten. Er wordt in dat geval geaccepteerd dat machines bijvoorbeeld de helft van de beschikbare tijd niet gebruikt worden.
Voor het gemiddeld aantal fte per jaar zijn bij één bedrijf de cijfers uit het boekhoudprogramma Exact als volgt gebruikt: het totaal aantal uren gedeeld door 1600 (40 weken x 40 uur). Hierbij zijn natuurlijk de uren van de directie en back-office niet meegerekend, maar het geeft wel een goede indicatie van het gemiddeld aantal fte‟s op de werkvloer (inclusief part-timekrachten). Het
gevonden aantal is met de indirecte medewerkers (backoffice, directie) vermeerderd. Eén van de risico‟s van deze methode is dat zieke werknemers niet meegerekend worden, terwijl ze wel kosten opleveren.
Veel ondernemers vinden de vergelijking met een branchegemiddelde erg waardevol.
4.2.3 Nieuwe inzichten
Behalve inzicht in de relevantie van gebruikte kengetallen zorgen de interviews ook voor andere zaken die interessant zijn voor de toekomstige gebruikers van de financiële scan.
Veel van de ondernemers in de MKB-metaalsector zijn mannen die op de werkvloer begonnen zijn en een eigen bedrijf gestart zijn of een bedrijf overgenomen hebben. Zij kunnen getypeerd worden als technisch vaardige ondernemers, waarvan een deel minder interesse heeft in de administratie en financiën rondom de bedrijfsvoering.
Een aantal ondernemers wil graag dat trends zichtbaar worden in een scan. Er zou dus informatie over meerdere opeenvolgende scans geproduceerd moeten worden. Deze informatie moet bij voorkeur gerelateerd worden aan het branchegemiddelde.
Het financieren van groei van een MKB-metaalbedrijf is lastig. Er is behoefte aan ratio‟s die de groeimogelijkheden (en/of kapitaalbehoefte) beschrijven.
Deze financiële scan creëert een overzicht van de totale financiële situatie van een bedrijf. Als het meer ter sturing zou moeten dienen op korte termijn, dan zou het meer ingericht kunnen worden op projectbasis. Een aantal bedrijven werkt ook sterk op projectbasis. De grootste heeft zelfs een prijzige projectmodule in het boekhoudprogramma Exact aangeschaft, maar die zullen kleinere bedrijven vanwege de kosten waarschijnlijk niet aanschaffen.
Eén van de andere geïnterviewde bedrijven heeft zelf een projectadministratiesysteem laten ontwikkelen. Daarin kunnen per project offertes, inkoop, verkoop en facturering gemonitord worden.
Bij de (twee)wekelijkse of maandelijkse managementoverleggen worden vaak de lopende projecten en het onderhanden werk besproken, maar bij geen enkel geïnterviewd bedrijf wordt tijdens deze bijeenkomsten gebruik gemaakt van ratio‟s.
Deze scan is geschikt voor kleinere bedrijven, ongeveer tot 20 werknemers. Grotere bedrijven hebben vaker een financieel persoon of afdeling die de gebruikte ratio‟s relatief eenvoudig uit het boekhoudprogramma kan halen.
Kleinere bedrijven zouden met de scan goed gestuurd kunnen worden door middel van een maandoverzicht.
Omdat de scan een eerste stap vormt in het analyseren van de financiële situatie van een bedrijf, kan ze tips bevatten over vervolgstappen voor de ondernemer na het invullen van de scan. Dit zou kunnen door te verwijzen naar consultants of financieel experts. Dit omdat het invullen van de scan geen afgerond geheel vormt, maar de input is voor een traject ter verbetering van de organisatie.