5. Samenvatting en conclusies
5.1 Samenvatting en verklaring van de onderzoeksresultaten
Het conceptuele model van dit onderzoek, gebaseerd op het contingentiemodel van Daft en Lengel (1986), gaat uit van twee vooronderstellingen. De eerste vooronderstelling is dat de gehanteerde kenmerken van contingente factoren gerelateerd zijn aan onzekerheid óf dubbelzinnigheid. De tweede vooronderstelling is dat deze onzekerheid en dubbelzinnigheid gereduceerd kunnen worden door te voorzien in arme dan wel rijke informatie en dat managers daarom gebruik zullen maken van informatiemechanismen die deze informatie genereren (zie de schematische verbanden in figuur 13). Onzekerheid en dubbelzinnigheid hebben in dit model een intermediaire functie tussen de aspecten van contingente factoren en het informatiegebruik. Zij vormen de ‘logica’ achter het causale verband tussen de twee variabelen.
Figuur 13 Vooronderstelde verbanden in het conceptuele onderzoeksmodel
De resultaten op basis van het empirische onderzoek in de vorige paragrafen laten echter zien, dat het op basis van Daft en Lengel verwachte verband tussen contingente factoren en het gebruik van informatiemechanismen, in de praktijk van de gemeente Haarlemmermeer slechts gedeeltelijk is waargenomen.
Op het niveau van de gehele organisatie en op het niveau van de individuele programma’s is met name een verband gevonden tussen de aspecten van contingente factoren die van invloed zijn op dubbelzinnigheid en het gebruik van rijke informatiemechanismen. Bij al deze aspecten is sprake van een verband tussen de mate van dubbelzinnigheid en het gebruik van rijke informatie. Zo’n verband is echter beperkt gevonden tussen de aspecten van contingente factoren die zijn gerelateerd aan onzekerheid en het gebruik van arme informatie. Uit de scores van de respondenten blijkt overigens niet dat managers bij onzekerheid geen informatiemechanismen gebruiken die arme informatie leveren. Alleen hangt de mate van dat gebruik niet samen met de omvang van de onzekerheid. Opvallend is, dat de aspecten die Daft en Lengel hebben verbonden aan onzekerheid wel een positief verband vertonen met rijke informatie. Zonder dit diepgaand onderzocht te hebben, wordt hierna op grond van de input die de managers in dit onderzoek hebben geleverd, een mogelijke verklaring gegeven voor het van de theorie afwijkende verband tussen aspecten die zijn gerelateerd aan onzekerheid en het gebruik van arme informatie. Deze verklaring houdt verband met de vooronderstelde causale relaties in het model. Een belangrijk deel van de verklaring is gelegen in de definiëring en
Aspect A Aspect B Onzekerheid Dubbelzinnigheid Arme informatie Rijke informatie
afbakening van de aspecten van de vier contingente factoren in relatie tot onzekerheid,
dubbelzinnigheid en het gebruik van informatie.
Daft en Lengel (1986) geven aan dat veel dynamiek in de omgeving leidt tot het verzamelen van harde informatie via meerdere informatiekanalen om vooral onzekerheid te reduceren. Het onderzoek laat echter vooral een verband zien tussen dynamiek in de omgeving en het gebruik van rijke informatie uit diverse overlegvormen, met name om dubbelzinnigheid te verminderen. De vraag is dan of die dynamiek wel correct geassocieerd kan worden met alleen onzekerheid. Een mogelijke verklaring voor het verband tussen dynamiek in de omgeving en het gebruik van rijke informatie zou kunnen zijn, dat de verzamelde informatie uit verschillende informatiebronnen leidt tot ambigue interpretaties van die informatie en dat managers daarom meer behoefte hebben om hierover tot afstemming te komen met andere betrokkenen.
Daft en Lengel relateren ook verstoringen in het proces aan onzekerheid. Die onzekerheid kan volgens hen bestreden worden met harde informatie. De praktijk bij de gemeente Haarlemmermeer laat echter zien dat verstoringen vooral leiden tot een toename in het gebruik van rijke informatie. Dit verband kan op basis van de input van de managers worden verklaard door het feit dat verstoringen bij de gemeente meestal worden veroorzaakt door interventies van andere actoren, zoals bestuur en ketenpartners, die ingrijpen in de procesgang. In dit geval helpt het niet om hierover alleen arme informatie te verzamelen, maar zal met name afstemming met andere betrokkenen moeten worden gezocht om de achtergrond van die ingrepen te begrijpen en de gevolgen gezamenlijk aan te pakken.
Wat betreft de contingente factor ‘organisatie’ laten de resultaten van het onderzoek zien, dat ook afhankelijkheid een positief verband vertoont met het gebruik van rijke informatie. Dit is in tegenspraak met het model van Daft en Lengel, waarin afhankelijkheid alleen gerelateerd is aan onzekerheid en het inwinnen van arme informatie. Het onderzoek laat ook zien dat de scores op afhankelijkheid en differentiatie per programma gelijk opgaan. Dit roept de vraag op of managers deze kenmerken wel los van elkaar zien, of kunnen zien. De resultaten van het onderzoek doen vermoeden dat dit niet het geval is. Managers geven aan dat de mate van afhankelijkheid in belangrijke mate zijn oorsprong vindt in het gehanteerde sturingsmodel van de gemeente, waarin taken en bevoegdheden met opzet procesgericht zijn gedifferentieerd om de klant beter te kunnen bedienen en verkokering te voorkomen. De afhankelijkheid die daardoor binnen de organisatie ontstaat, is in hun ogen daarom onlosmakelijk verbonden aan die differentiatie. De hiervoor beschreven en in het onderzoek waargenomen verbanden zijn schematisch weergegeven in figuur 14.
Figuur 14 Waargenomen verbanden in het uitgevoerde onderzoek
Bij de laatste contingente factor ‘doelen’, die in dit onderzoek is toegevoegd aan het model van Daft en Lengel, is alleen de mate van dubbelzinnigheid gemeten. Onzekerheid speelt bij deze factor een ondergeschikte rol, omdat informatie over de doelen veelal is vastgelegd in centrale wet- en regelgeving of in meerjarige college- en raadsprogramma’s. Wat de resultaten van het onderzoek laten zien, is dat inzichten over de praktische invulling en uitwerking van de doelen niet altijd eenduidig door alle betrokkenen worden gedeeld. Met name leidt dit bij doelen die het eigen bestuur heeft geformuleerd tot veel afstemming om tot overeenstemming te komen over de concrete invulling en aanpak.
De resultaten van het onderzoek laten ook zien dat zowel de inschatting van onzekerheid en dubbelzinnigheid als de mate van het gebruik van arme en rijke informatie per managementlaag verschilt. Naarmate het hiërarchisch niveau van de managementlaag hoger is, neemt de inschatting van onzekerheid en dubbelzinnigheid toe en verschuift het accent van het gebruik van arme naar rijke informatie.
5.2 Conclusies
De centrale vraagstelling van dit onderzoek bestaat uit twee subvragen. De eerste subvraag is welke invloed contingente variabelen hebben op het gebruik van informatiemechanismen door managers in een gemeentelijke organisatie bij het uitvoeren van planning en control. De vraag die daarop volgt is of op basis van empirisch onderzoek een theoretisch concept kan worden geconstrueerd voor gedifferentieerd gebruik van de informatiemechanismen. Deze vragen zijn met name interessant tegen de achtergrond van het New Public Management (NPM) en Beleids- en Beheersinstrumentarium (BBI) gedachtegoed dat in vrijwel alle gemeenten, waaronder de gemeente Haarlemmermeer, heeft geresulteerd in een sterke focus op het gebruik van arme informatiemechanismen, zoals informatiesystemen en planning en controldocumenten.
In dit onderzoek zijn verbanden tussen contingente factoren en het gebruik van informatiemechanismen onderzocht vanuit drie perspectieven (zie paragraaf 4.2). Het eerste perspectief betreft de organisatiebrede relatie tussen contingente factoren en het informatiegebruik. De resultaten van het onderzoek laten zien dat organisatiebreed zowel arme als rijke informatie wordt gebruikt. Op grond van de uitkomsten van het organisatiebrede deel van het onderzoek is het antwoord op de eerste subvraag dat slechts sprake is van een gedeeltelijke invloed van contingente factoren op het gebruik van
Aspect A Aspect B Onzekerheid Dubbelzinnigheid Arme informatie Rijke informatie
informatiemechanismen. Met name vertonen contingente factoren een duidelijk verband met het gebruik van rijke informatie. Het verwachte verband tussen contingente factoren die gerelateerd zijn aan onzekerheid en het gebruik van arme informatie is niet gevonden. Op dit onderdeel vindt het conceptuele model dus geen ondersteuning in de bevindingen van het empirisch onderzoek.
Voor het antwoord op de tweede vraag, over een mogelijk theoretisch concept voor gedifferentieerd gebruik van informatiemechanismen, zijn verbanden vanuit de twee andere perspectieven onderzocht. Daarbij is met name gekeken of het gebruik van informatie per programma en managementniveau gedifferentieerd kan worden.
Net als bij het organisatiebrede perspectief wordt bij de meeste programma’s echter geen verband gevonden tussen de mate van onzekerheid en het gebruik van arme informatie-mechanismen. Voor het gedifferentieerd gebruik van rijke informatie is in de onderzoeks-resultaten van een beperkt aantal programma’s steun gevonden. Met name gaat het dan om een match tussen de mate van dubbelzinnigheid in de aspecten ‘differentiatie’ en ‘doelen’ en het gebruik van rijke informatie. Over het geheel genomen zijn deze resultaten echter niet overtuigend genoeg als basis voor een theoretisch concept voor gedifferentieerd gebruik van informatiemechanismen op het niveau van de afzonderlijke programma’s.
Het laatste perspectief betreft het niveau van het management. Zoals in het vorige hoofdstuk is aangegeven, laten de resultaten van het onderzoek zien dat zowel de inschatting van onzekerheid en dubbelzinnigheid als de mate van het gebruik van arme en rijke informatie per managementlaag verschilt. Met name neemt de inschatting van onzekerheid en dubbelzinnigheid evenredig toe met het hiërarchisch niveau van de managementlaag en verschuift het accent van het gebruik van arme naar het gebruik van rijke informatie.
Samengevat kunnen uit de resultaten van het onderzoek de volgende negen conclusies worden getrokken:
1. Organisatiebreed wordt arme en rijke informatie in nagenoeg gelijk mate gebruikt; 2. Organisatiebreed is geen duidelijk verband waargenomen tussen contingente factoren
die gerelateerd zijn aan onzekerheid en het gebruik van arme informatie;
3. Organisatiebreed is wel gebleken dat zowel contingente factoren gerelateerd aan onzekerheid als aan dubbelzinnigheid een verband vertonen met het gebruik van rijke informatie;
4. Op het niveau van de afzonderlijke programma’s is geen verband waargenomen tussen contingente factoren die gerelateerd zijn aan onzekerheid en het gebruik van arme informatie;
5. Op het niveau van de afzonderlijke programma’s is een beperkt verband waargenomen tussen contingente factoren die gerelateerd zijn aan dubbelzinnigheid en het gebruik van rijke informatie;
6. Het verband onder conclusie 5 is met name gevonden bij de aspecten ‘differentiatie’ en ‘doelen’;
7. Naarmate de managementlaag hoger in de hiërarchie ligt, neemt de inschatting van onzekerheid en dubbelzinnigheid toe en wordt meer rijke informatie gebruikt;
8. Op grond van de onderzoeksresultaten en de voorgaande zeven conclusies die daarover zijn getrokken, kan worden geconcludeerd dat in dit onderzoek alleen beperkte steun is gevonden voor de in het model van Daft en Lengel (1986) veronderstelde invloed van contingente factoren gerelateerd aan dubbelzinnigheid en het gebruik van rijke informatiemechanismen;
9. Op grond van de onderzoeksresultaten en de voorgaande conclusies 4 t/m 7 kan worden geconcludeerd dat gedifferentieerd gebruik van informatiemechanismen alleen kan worden toegepast op de in het onderzoek onderscheiden managementlagen.
Tot slot wordt nog een laatste opmerking gemaakt over de resultaten van het onderzoek in relatie tot de aandacht die gemeenten in het kader van NPM, BBI en BBV geven aan het ontwikkelen en instandhouden van informatiemechanismen die vooral arme informatie genereren. Gezien de uit de resultaten van het onderzoek gebleken behoefte aan rijke informatiemechanismen, kan worden bevestigd wat andere onderzoeken al eerder hebben aangetoond. Namelijk dat de instrumenten van NPM en BBI maar een deel van de informatie leveren die managers nodig hebben om hun managementtaken naar behoren uit te voeren. Zonder te stellig te kunnen zijn, mag worden gesteld dat het feit dat de conclusies van dit onderzoek vrij sterk in lijn zijn met die van eerder onderzoek, bijdraagt aan de geloofwaardigheid van de uitkomsten ervan – ondanks de beperking dat slechts in één gemeente onderzoek kon worden gedaan. Een waardevolle toevoeging van het nu verrichte onderzoek is daarbij vooral, dat een gedetailleerder inzicht werd verkregen in de situatie per programma, met de bijbehorende uiteenlopende achterliggende taken/activiteiten, en per managementniveau, alsmede in de overwegingen die bij de betrokkenen speelden om een bepaalde informatiebron veel of weinig te gebruiken. Terugkerend naar NPM en BBI en in feite ook het BBV en de programmabegroting, mag worden geconcludeerd dat daarin aandacht voor de rijke informatie uit (in)formele persoonlijke contacten ontbreekt. De praktijk laat echter zien dat managers die contacten ook zonder deze theoretische modellen goed weten te leggen.
Literatuurlijst
Aardema, H. (2007). Control voor leiders, wat doet u aan het systeem? Reed Business, Amsterdam
Aardema, H. (2010). Voorbij de hypocratie, innovatiekans voor volksvertegenwoordigers en
mensen om hen heen. Kluwer, Alphen aan den Rijn
Baarda, D.B., Goede M.P.M. de, en Teunissen, J. (2005). Basisboek kwalitatief onderzoek. Stenfert Kroeze
Birnberg, J.G. (1998). Some reflections on the evolution of organizational control. Behavioral Research in Accounting, Vol. 10, Suppl. 1998
Blumberg, B., Cooper, D. en Schindler, P. (2005). Business research methods. McGraw-Hill. London
Bogt, H.J. ter (2001). Politicians and output-oriented performance evaluation in
municipalities. The European Accounting Review 10-3, 621-643
Bogt, H.J. ter (2004). Politicians in search of performance information? – Survey research on
Dutch alderman’s use of performance information. Financial Accountability & Management,
20(3), August 2004
Bogt, H.J. ter (2005). Managementvernieuwingen bij de overheid: mooie woorden of echte
daden. Rijksuniversiteit Groningen
Bogt, H.J. ter (2008). Management accounting change and new public management in local
government: a reassessment of ambitions and results – an institutional approach to accounting change in the Dutch public sector. Financial Accountability & Management,
August 2008, pp. 209-241
Bogt, H.J. ter, Helden, G.J. van, en Kolk, B. van der (2012). Haagse bluf bij ambities over
Bordewijk, P. en Klaassen, H. (2012). Het BBV in de praktijk. TPC jrg. 10, No.1, pp. 17-21
Bruin, H. de, en Helden, G.J. van (2006). A plea for dialogue driven performance-based
management systems: evidence from the Dutch public sector. Financial Accountability &
Management, 22(4), november 2006, pp. 405-423
Budding, T. en Griep, R. (2010). Prestatiemanagement bij gemeenten, succes bij
routinematige activiteiten (nog) niet toereikend voor complexe processen. Tijdschrift B&G,
december 2010, pp. 19-21
Burchell, S., Clubb, C., Hopwood, A. en Hughes, J. (1980). The roles of accounting in
organisations and society. Accounting, Organisations an Society, Vol. 5, No.1, pp. 5-27
Chenhall, R.H. (2003). Management control systems design within its organizational context:
findings from contingency-based research and directions for the future. Accounting,
Organisation and Society, Vol. 18, No. 2/3, pp. 127-168
Chenhall, R.H. en Morris, D. (1986). The impact of structure, environment, and
interdependence on the perceived usefulness of management accounting systems. The
Accounting Review, Vol. LXI, No. 1, Jan 1986
Cyert, R.M. en March, J.G. (1963). A behavioral theory of the firm. Prentice Hall. Englewood Cliffs, NJ.
Daft, R.L. (2004). Organisation theory and design. Thomson/South Western. Mason, Ohio
Daft, R.L. en Lengel, R.H. (1986). Organizational information requirements, media richness
and structural design. Management Science, Vol. 32, No. 5, May 1986
Daft, R.L. en MacIntosh, N.B. (1978). A new approach to design and use of management
Dermer, J. (1977). Management planning and control systems – advanced concepts and
cases. Richard D. Irwin Inc. Homewood, Illinois
Dunleavy, P. en Hood, C. (1994). From old public administration to new public management. Public Money & Management, july-september 1994, pp. 9-16
Earl, M.J. en Hopwood, A.G. (1979). From management information to information
management. Paper presented to the IFIP Working Conference on the Information Systems
Environment. Bonn
Emmanuel, C., Otley, D. en Merchant, K. (1990). Accounting for Management Control. Chapman & Hall. London
Gemeente Haarlemmermeer (2005). Masterplan “ Focus Klant!“
Gemeente Haarlemmermeer (2009). “ Visiedocument Samen zijn we meer“
Groot, T.L.C.M. en Helden G.J. van (2007). Financieel management van non-profit
organisaties. Wolter-Noordhoff. Groningen
Gruening, G. (2001). Origin and theoretical basis of New Public Management. International Public Management Journal, 4 (2001), pp. 1-25
Helden, G.J. van (1998). BBI in de praktijk. Een vergelijkend onderzoek naar de planning en
control bij acht middelgrote gemeenten. Shaker Publishing, Maastricht
Helden, G.J. van (1998). A review of the policy and management instruments project for
municipalities in the Netherlands. Financial Accountability & Management, 14(2), May 1998
Helden, G.J. van (2001). De bedrijfsmatige gemeente als lege huls. Tijdschrift B&G, september 2001
Helden, G.J. en Jansen, E.P. (2003). New public management in Dutch local government. Local Government Studies, Vol. 29, No. 2, pp. 68-88
Helden, G.J. van, en Johnsen, A. (2002). A comparative analysis of the development of
performance-based management systems in Dutch and Norwegian local government.
International Public Management Journal, vol. 5, pp 75-95
Hofstede, G. (1978). The poverty of management control philosophy. The Academy of Management Review, Vol. 3, No. 3, pp. 450-461
Hofstede, G. (1981). Management control of public and not-for-profit activities. Accounting, Organisations and Society, Vol. 6, No. 3, pp. 193-211
Hood, C. (1991). A public management for all seasons? Public Administration, Vol. 69, spring 1991, pp. 3-19
Houwaart, R., Linde, R. van der, Post, J. en Verduijn, K. (1995). Bestuurlijke vernieuwing,
bedrijfsvoering en informatie, slotpublicatie Stichting BBI. Stichting BBI, Leusden
Hood, C. (1995). The “New Public Management“ in the 1980s: variations on a theme. Accounting, Organisations and Society, Vol. 20, No. 2/3, pp. 93-109
Malmi, T. en Brown, D.A. (2008). Management control systems as a package – oportunities,
chalanges and research directions. Management accounting Research, 19 (2008), pp.
287-300
Merchant, K.A. en Stede, W.A. van der (2003). Management control systems – performance
measurement, evaluation en incentives. Prentice Hall. Harlow
Milliken, F.J. (1987). Three types op perceived uncertainty about the environment: state,
effect, and response uncertainty. The Academy of Management Review, Vol. 12, No. 1 (Jan.
1987), pp. 133-143
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2002). Handreiking concrete
Otley, D.T. (1980). The contingency theory of management accounting: achievement and
prognosis. Accounting, Organisations and Society, Vol. 5, No. 4, pp. 413-428
Pollitt, C. (2002). Clarifying convergence, striking similarities and durable differences in
public management reform. Public Management Review, Vol. 4, Issue 1
Simons, R. (1995). Control in an age of empowerment. Harvard Business Review, march-april 1995, pp. 80-88
Slack, N., Chambers, S., en Jonhston, R. (2004). Operations management. Prentice Hall. Harlow