Reproductieapparatuur

De productgroep Reproductieapparatuur heeft betrekking op printers (zwart-wit en kleurenapparaten), kopieerapparaten, faxen en multifunctionele (digitale)

worden gecombineerd (SenterNovem, 2008i, p. 2). De duurzaamheidsaspecten die volgens SenterNovem van toepassing zijn op reproductieapparatuur zijn:

 Papier- en tonerverbruik. Hiervoor zijn aparte criteria ontwikkeld.  Energieverbruik tijdens gebruik

 Gebruik van energie en grondstoffen bij productie van reproductieapparatuur.

 Toepassing van schadelijke stoffen in reproductieapparatuur.  Sociale aspecten

Niet al deze duurzaamheidsaspecten komen tot uiting in de duurzaamheidscriteria van SenterNovem. Voor de productie van reproductieapparatuur en het gebruik van schadelijke stoffen geldt, net als voor hardware, de “Regeling beheer elektrische en elektronische apparatuur” (Ministerie van VROM, 2004). Voor reproductieapparatuur zijn de volgende duurzaamheidscriteria opgesteld:

Tabel 12: Duurzaamheidscriteria Reproductieapparatuur

Minimumeis Nr. 1

De te leveren reproductieapparatuur voldoet aan de eisen van Energy Star voor kantoorapparatuur (Imaging equipment), versie 1.0, d.d. 1 april 2007, hoofdstuk 3 en 4, zoals opgenomen in bijlage 1. Indien de

reproductieapparatuur beschikt over het Energy Star label, versie 1.0, 1 april 2007, voldoet het in ieder geval aan deze minimumeis.

Minimumeis Nr. 2 Print-, kopieer- en multifunctionele apparatuur (zoals gedefinieerd in dit Programma van Eisen) is geschikt voor automatisch dubbelzijdig kopiëren en/of printen.

Ook voor reproductieapparatuur worden geen eisen gesteld aan de leveranciers. Wel wordt er, waar noodzakelijk, verificatie van de bewijsmiddelen gevraagd. Voor recycling geldt hetzelfde als voor hardware: apparatuur mag niet zomaar worden afgestaan voor recycling of hergebruik, maar moet worden overgedragen aan de Dienst Domeinen. In het criteriadocument wordt veel extra informatie gegeven, bijvoorbeeld over het gebruik van de apparatuur en hoe daar duurzaam mee om wordt gegaan. Dit zijn echter vrijblijvende aandachtspunten, die de lezer gemakkelijk kunnen ontgaan.

4.3 Conclusies

De Programmadirectie Duurzaam Inkopen (PDI) geeft aan dat de overheid nog maar kort bezig is met duurzaam inkopen en het professionaliseren van de inkoop

(Algemene Rekenkamer, 2008b en 2009a). Ze is aan het pionieren, waardoor het beleid niet altijd aansluit bij de inkooppraktijk. Duurzaam inkopen is volgens PDI echter geen eindig project, maar een dynamisch proces dat continu moet worden aangepast aan de ontwikkelingen in de praktijk. In de toekomst kunnen de productgroepen en de criteria nog aangepast worden. Dit staat volgens mij echter in contrast met de eindigheid van de beleidsdoelstelling die voor duurzaam inkopen is geformuleerd: 100% duurzaam inkopen in 2010.

Processen en procedures

Duurzaam inkopen is bij slechts één van de onderzochte organisaties in de gestandaardiseerde inkoopprocedures opgenomen. Het is kennelijk aan de inkopers zelf om duurzaam inkopen in te passen in de bestaande procedures. Ik ben van mening dat duurzaam inkopen en de verificatie ervan duidelijker geborgd moet worden in de voorbereidings-, specificatie-, selectie- en nazorgfase om er zeker van te zijn dat duurzaamheid bij 100% van de aankopen zwaarwegend wordt meegenomen.

Verificatie leveranciers

De verificatie van bewijsmiddelen zou mijns inziens beter uitgewerkt moeten worden in de criteriadocumenten van SenterNovem. Voor veel criteria, waaronder de criteria voor de productgroep catering, wordt überhaupt geen verificatie gevraagd, terwijl dat wel mogelijk is. Certificaten kunnen worden opgevraagd en steekproefsgewijs controleren van de leveranciers behoort, zoals het ministerie van BZK al laat zien met de site visits, tot de mogelijkheden.

Ketenverantwoordelijkheid

Ketenverantwoordelijkheid is niet vastgelegd in de criteria voor duurzaam inkopen. Het is wel een belangrijk aspect van de sociale criteria (zie paragraaf 3.4). Op dit moment moeten de inkopende departementen dit op eigen initiatief vormgeven. Mijns inziens is het niet vanzelfsprekend dat een leverancier die verantwoordelijkheid neemt als er geen noodzaak toe is. Daarom vind ik dat SenterNovem bij het opstellen van de criteria hier meer rekening mee moet houden zodat organisaties ketenverantwoordelijkheid kunnen borgen in hun inkoopproces. Ketenverantwoordelijkheid moet een vaste plaats krijgen in het inkoopbeleid, zodat ieder departement en iedere overheidsorganisatie er op dezelfde wijze mee om kan gaan.

SenterNovem zou mijns inziens de afbakening van de productgroepen beter moeten afstemmen met de inkooppraktijk. De huidige afbakening is in de

onderzochte dossiers een aantal keer niet bruikbaar gebleken. Bij de aanbesteding voor catering bijvoorbeeld worden in sommige gevallen ook de drankautomaten en keukenapparatuur meegenomen, terwijl dit bij SenterNovem aparte

productgroepen zijn. Hierdoor moeten soms voor één aanbesteding meerdere criteriadocumenten worden geraadpleegd om aan alle duurzaamheidseisen en -wensen te voldoen.

Criteriadocumenten

Op dit moment zijn de criteriadocumenten van SenterNovem niet

gebruikersvriendelijk. Het zijn nogal lijvige documenten waarin de inkoper lang moet zoeken voor hij de duurzaamheidscriteria gevonden heeft. Het is opmerkelijk dat er voor veel duurzaamheidsaspecten slechts vrijblijvende aandachtspunten worden geformuleerd en geen criteria. Hierdoor blijven belangrijke

duurzaamheidsaspecten buiten beschouwing en komt het ambitieniveau van de criteria in gevaar.

PDI is zich hiervan bewust en is al bezig om de documenten aan te passen. De documenten worden makkelijker toegankelijk en doorzoekbaar gemaakt. Het is de bedoeling dat een inkoper op de websites van het ministerie van VROM en

SenterNovem meteen kan doorklikken naar de eisen en wensen, in plaats van dat hij eerst het hele document moet doorlezen.

De organisatie van duurzaam inkopen en de Contextuele Interactietheorie

Duurzaam inkopen blijkt niet goed geborgd in de gestandaardiseerde

inkoopprocedures. Dit is een probleem in de structurele context van het beleid voor duurzaam inkopen (zie afbeelding 2, p. 17). Verantwoordelijkheden en ambities zijn niet vastgelegd, waardoor duurzaam inkopen geen vanzelfsprekend onderdeel is van de inkoopprocedures. De afbakening van de productgroepen heeft te maken met specifieke inputs (zie afbeelding 2, p. 17) voor het beleid. In een vroeg stadium zijn de 84 productgroepen vastgesteld en hierop is de rest van het beleid afgestemd. Nu blijkt dat deze productgroepen niet altijd overeen komen met wat in de praktijk gebruikelijk is.

5 Duurzaam inkopen in de praktijk

In verband met de vertrouwelijkheid van dit onderzoek is hoofdstuk niet in zijn geheel opgenomen in de publieke versie van mijn scriptie.

'De overheid moet het goede voorbeeld geven door kritisch te kijken naar wat zij inkoopt. We kunnen niet van andere mensen verwachten dat zij goed nadenken over de gevolgen van hun koopgedrag als wij het als overheid ook niet doen. Met deze criteria kan iedereen nu aan de slag. Nu al wordt daarmee de uitstoot van 3

megaton CO2 vermeden.' (Ministerie van VROM, 2009b)

Bij het dossieronderzoek is gekeken naar de toepassing van duurzaamheidscriteria bij de aanbestedingen. Verder heb ik onderzocht hoe duurzaamheid bij de

aanbesteding van de vier genoemde productgroepen heeft meegewogen en hoe duurzaam inkopen procedureel geborgd is. De onderzoeksvragen die in dit hoofdstuk beantwoord worden zijn:

3. Hoe verloopt duurzaam inkopen door het Rijk in de praktijk?

3.2. Hoe worden de duurzaamheidscriteria in de inkooppraktijk gehanteerd?

3.3. Hoe effectief zijn de duurzaamheidscriteria in de praktijk? In paragraaf 5.1 werk ik de algemene bevindingen van het dossieronderzoek uit. Dit zijn bevindingen die bij meerdere dossiers aan het licht zijn gekomen. Ieder dossier heb ik geanalyseerd aan de hand van een “leesbril”, zodat ik van alle dossiers over dezelfde informatie kon beschikken. Ik heb gekeken naar de in het dossier aanwezige milieucriteria en deze vergeleken met de criteria van

SenterNovem (zie bijlage 4). In paragraaf 5.2 komen de bevindingen per organisatie en per dossier aan bod. Eerst geef ik een korte samenvatting van de leesbril van de dossiers in een tabel en daarna werk ik de bevindingen verder uit. In de conclusies in paragraaf 5.3 vergelijk ik de resultaten van het

dossieronderzoek met het beleid voor en de uitvoering van duurzaam inkopen zoals beschreven in hoofdstuk 3 en 4.