Het inkoopproces

3. Hoe verloopt duurzaam inkopen door het Rijk in de praktijk? 3.1. Hoe ziet een inkooptraject bij het Rijk eruit?

In paragraaf 4.1 komen de formele processen en trajecten aan de orde. Hoe is het inkopen georganiseerd bij de onderzochte organisaties? Welke

standaardprocedures hanteren zij? En wat zijn de mogelijkheden of beperkingen voor duurzaam inkopen bij Europese aanbestedingen? Paragraaf 4.2 gaat over de vier productgroepen drukwerk, catering, hardware en reproductieapparatuur. Hoe zijn de criteriadocumenten opgezet en welke criteria zijn er geformuleerd? In paragraaf 4.3 formuleer ik de conclusies.

4.1 Processen en procedures

In verband met de vertrouwelijkheid van dit onderzoek is deze paragraaf niet volledig opgenomen in de publieke versie van mijn scriptie.

4.1.1 Het inkoopproces

Bij het aanschaffen van een product, dienst of werk maakt een organisatie zo veel mogelijk gebruik van een gestandaardiseerd inkoopproces. Doel van het

inkoopproces is het zorgen voor tijdige levering van diensten, goederen en werken om de voortgang van het bedrijfsproces zeker te stellen .

Een standaard inkoopproces bestaat uit zeven fasen: 1. Voorbereidingsfase

2. Specificeren 3. Selecteren

4. Contracteren 5. Bestellen 6. Bewaken

7. Nazorg/evaluatie (SenterNovem 2005, p. 13)

De eerste drie fasen van het inkoopproces hebben veel invloed op het uiteindelijke inkoopresultaat. Voor duurzaam inkopen betekent dit dat in deze fasen duidelijk nadruk moet worden gelegd op de duurzaamheidscriteria die SenterNovem geformuleerd heeft. Als de duurzaamheidscriteria zo vroeg mogelijk in het inkooptraject worden meegenomen, zijn de beïnvloedingsmogelijkheden van het inkoopproces het grootst (zie afbeelding 5, Kellerman, 2007, p. 22).

In de voorbereidingsfase wordt de inkoopvraag globaal gedefinieerd en de inkoopbehoefte onderzocht. In deze fase wordt bepaald of er daadwerkelijk een product of dienst moet worden ingekocht, of dat de behoefte op een andere manier vervuld kan worden. Deze behoeftestelling gebeurt door de medewerker die een product of dienst nodig heeft, de opdrachtgever. De opdrachtgever neemt hierover contact op met de budgethouder, die bepaalt of er voldoende budget is

Afbeelding 5: Beïnvloeding van de verschillende fases van het inkoopproces.

voor de aanschaf. De budgethouder is het hoofd van de afdeling waar de inkoopbehoefte bestaat.

Bij het specificeren wordt de inkoopvraag gedetailleerd uitgewerkt. De opdrachtgever kan zich hierbij laten adviseren door het Inkoopcentrum.

Duurzaamheid kan in deze fase worden opgenomen in de selectieleidraad en het programma van eisen. Het is niet toegestaan om rechtstreeks een keurmerk te eisen in verband met het proportionaliteitsbeginsel (zie het juridisch kader in paragraaf 3.4.2). Wel kan verwezen worden naar de criteria die gebruikt worden bij milieukeurmerken zoals het FSC-keurmerk voor hout. Ook mag worden vermeld dat bedrijven die over een bepaald keurmerk beschikken sowieso aan de criteria voldoen. De selectieleidraad omvat eisen en wensen aan de leverancier. Criteria op het gebied van duurzaamheid zijn bijvoorbeeld een ISO-14001-certificering (heeft een leverancier een milieuzorgsysteem?), een EMAS-registratie (heeft een leverancier een milieumanagementsysteem?) of een milieuparagraaf in het jaarverslag. In het programma van eisen staan de eisen en wensen waaraan het

product moet voldoen. Tabel 8 geeft de door SenterNovem gehanteerde

terminologie weer.

Tabel 8: Gehanteerde termen SenterNovem:

Eisen aan de leverancier Geschiktheidseisen Wensen aan de leverancier Selectiecriteria

Eisen aan het product Minimumeisen

Wensen aan het product Gunningscriteria

Contractbepalingen Contractbepalingen Bij selecteren wordt de aanbesteding aangekondigd (bij een openbare aanbesteding) of wordt een aantal leveranciers benaderd die allemaal een aanbieding doen (bij een niet-openbare aanbesteding). Een aanbesteding bestaat grofweg uit twee delen: de selectiefase en de gunningsfase. In de selectiefase worden eisen en wensen gesteld aan de leveranciers (de geschiktheidseisen en selectiecriteria). Aan het eind van de selectiefase blijft een aantal leveranciers over die aan alle geschiktheidseisen en selectiecriteria voldoen. Deze nemen vervolgens deel aan de gunningsfase. In de gunningsfase komen de eisen en wensen aan de dienst of het product aan bod (de minimumeisen en

gunningscriteria). Op basis van de eisen en wensen die in de specificatiefase in het programma van eisen zijn geformuleerd, worden de ingezonden offertes

budgethouder. De budgethouder heeft de bevoegdheid om de uiteindelijke leverancier te kiezen. Hierbij mag hij afwijken van het advies van het

Inkoopcentrum. De motivatie van de beslissing om niet duurzaam in te kopen of om af te wijken van het inkoopadvies, moet door een onafhankelijke derde worden gevalideerd en gecontroleerd (Algemene Rekenkamer, 2008c).

In de volgende drie fasen, contracteren, bestellen en bewaken, komt duurzaamheid niet expliciet aan bod. Daarom is het noodzakelijk om

duurzaamheid in de eerste drie fasen geborgd te hebben (SenterNovem, 2005, p. 14).

In de nazorgfase moet er opnieuw aandacht worden besteed aan duurzaamheid: komt de leverancier de afspraken wel na? De controle op de naleving en uitvoering van de duurzaamheidscriteria is erg complex. Dit is wel van belang om zeker te weten dat de leverancier duurzaam produceert en de diensten of goederen die hij levert ook daadwerkelijk duurzaam zijn. Niet in alle criteriadocumenten zijn criteria voor verificatie van bewijsvoering opgenomen. Als een leverancier naar een milieucertificaat wordt gevraagd is een kopie van het certificaat voldoende als bewijsmiddel. Dit hoeft in principe niet verder geverifieerd te worden. Voor de sociale criteria is verificatie van bewijsmiddelen eveneens complex. Sociale criteria betreffen een inspanningsverplichting en het is moeilijk om te bepalen wanneer een leverancier zich voldoende heeft ingespannen. Ook voor leveranciers die met veel toeleveranciers werken is verificatie lastig, omdat de leverancier al zijn toeleveranciers moet controleren op de naleving van duurzaamheidscriteria. Voor keurmerken en certificaten volstaat vaak dat de leveranciers schriftelijke stukken overleggen. Voor de inhoudelijke criteria ligt de verificatie moeilijker.