1. Inleiding
Op weg naar 2016 is een extra taakstelling aan de orde van 1,8 mln. Het college heeft aangegeven dat deze taakstelling uit de organisatie gehaald dient te worden, niet uit de programma’s. Ambitie is de interne takendiscussie en het vervolg daarop zo te organiseren, dat we recht doen aan de ontwikkeling van de organisatie.
De richting van de interne takendiscussie is ingezet op 19 juni 2012 tijdens een college - directieretraite. De conclusie aan het einde van de retraite:
In de interne organisatie kan voor 1,8 mln aan interne taakstelling ingevuld worden (nagenoeg zonder effect voor maatschappij/burgers). Dit geeft het volgende perspectief in fte’s (exclusief KvK,
Permanent herijken, Voorjaarsnota, exclusief doorberekening strategische ontwikkelingen, exclusief nadere inzichten en nog te onderzoeken punten):
Begeleiden en beheren: 5 fte
Besturen & Ontwikkelen: 5 fte
Dienstverlenen: 13 à 18 fte
Ondersteunen: 5 fte
In juli en augustus hebben de adjunct-directeuren de richting verder uitgewerkt met en voor hun teams; daarnaast zijn mogelijkheden - vanuit de ketengedachten, team(verzameling)overstijgend cq.
organisatieoverstijgend –onderzocht die verder reiken dan de op 19 juni besproken voorstellen. De voorstellen zijn onderling besproken en vervolgens met de teams AB en P&O vertaald naar een meerjarenoverzicht in fte en €. Begin september is het overzicht in de directie besproken, waarna enkele voorstellen op details zijn aangepast en een voorstel is toegevoegd.
Medewerkers zijn via verschillende kanalen in de gelegenheid gesteld (aanvullende) ideeën aan te leveren ten bate van de takendiscussie. Een samenvatting van de ideeën is in dit document te vinden;
de vertaling hiervan komt in een volgende fase van het project aan bod.
In dit document:
- de voorstellen per teamverzameling
- het resultaat van de voorstellen (bruto en netto)
- effecten van de voorstellen op producten, processen, mensen en middelen - frictiebudget
- Werkwijze van de toekomst, vervolg aan de takendiscussie - opbrengst ideeën van medewerkers en vervolgvoorstel.
Datum : 3 oktober 2012
Aan : College van B&W gemeente Deventer
Van : Directie
Onderwerp : Interne takendiscussie – opbrengst, samenvatting voorstellen en meerjarenperspectief
(incl DO 24-09-2012, incl B&W 02-10-2012)
2. Voostellen Interne takendiscussie
2.1 Teamverzameling Begeleiden en beheren
Team VMG
Programma Leefomgeving
Onderwerp Procesverbetering gegevensbeheer Impact op
dienstverlening
Geen
In 2012 is een Leantraject Gegevensbeheer in 2012 doorlopen, waarbij het proces is doorgenomen en het anders is ingeregeld: mutaties van projecten in de openbare ruimte worden door externe opdrachtnemers(aannemers) direct in het in het systeem gegevensbeheer ingevoerd. Hierdoor is het mogelijk om personele besparingen door te voeren .
Randvoorwaardelijk Om de oplossing maximaal te kunnen doorvoeren moeten externe opdrachtnemers ingang hebben tot ons systeem.
Automatisering om het mogelijk te maken om data van binnen naar buiten en omgekeerd te kunnen transporteren
Team ROB
Programma Ruimtelijke ontwikkeling
Onderwerp Procesverbetering bestemmingsplan procedure Impact op
dienstverlening
Geen
In 2011 is een Leantraject Bestemminsplanprocedure doorlopen, waarbij aan de voorkant van het bestemmingsplanproces alle ins en outs bekend zijn gemaakt, zodat er in het proces geen verstoring meer hoeft plaats te vinden. Bij implementatie van deze efficiencyslag is, naast verkorting van de doorlooptijd van de procedure, bezuiniging op fte’s mogelijk.
Randvoorwaardelijk Om de oplossing maximaal te kunnen doorvoeren is het noodzakelijk om alle voorstellen van uit het Leantraject door te voeren.
NB: ‘weglek’-effect (geen afdracht aan algemene middelen)
Team ROB
Programma Projecten
Onderwerp Vacatureruimte
Impact op dienstverlening
Geen
Afgelopen jaren zijn we zeer terughoudend geweest in het invullen van vacatures met vast personeel.
Er is in veel situaties gekozen voor tijdelijke inhuur om mogelijke teruggang in werkzaamheden te kunnen opvangen. Nu we de inhuur hebben afgebouwd en er geen extra inzet meer nodig is, kan deze vacatureruimte worden ingeleverd.
Randvoorwaardelijk NB: ‘weglek’-effect (geen afdracht aan algemene middelen)
Team VB
Programma Projecten
Onderwerp Vacatureruimte
Impact op dienstverlening
Geen
Afgelopen jaren zijn we zeer terughoudend geweest in het invullen van vacatures met vast personeel.
Er is in veel situaties gekozen voor tijdelijke inhuur om mogelijke teruggang in werkzaamheden te kunnen opvangen. Nu we de inhuur hebben afgebouwd en er geen extra inzet meer nodig is, kan deze vacatureruimte worden ingeleverd.
Randvoorwaardelijk NB: ‘weglek’-effect (geen afdracht aan algemene middelen)
Voorstellen Begeleiden en beheren in € en fte (netto afdracht2)
Reductie beleidscapaciteit vanuit principes Dubbelslag (doorontwikkeling organisatie De bestuurlijk en maatschappelijk opgave staat centraal
- Werken van buiten naar binnen met meer gebruik makend van de kracht van stad en platteland (burgers, bedrijven, organisaties, instellingen)
- Van regie naar netwerkorganisatie (o.a Co creatie)
- Nieuwe manieren van werken worden geïntroduceerd (o.a maatschappelijk aanbesteden, Pilot Gebiedsgericht werken.)
- Versterking Ambtelijk Opdrachtgeverschap Stroomlijnen bestuurlijk-ambtelijk samenspel
Randvoorwaardelijk Volledige implementatie Dubbelslag, besef voor veranderende rol management en medewerkers
Team MOM
Programma Meedoen, Jeugd en Onderwijs, Cultuur, Milieu Onderwerp Reductie beleidscapaciteit
Impact op dienstverlening
Geen
Reductie beleidscapaciteit vanuit principes Dubbelslag (doorontwikkeling organisatie De bestuurlijk en maatschappelijk opgave staat centraal
- Werken van buiten naar binnen met meer gebruik makend van de kracht van stad en platteland (burgers, bedrijven, organisaties, instellingen)
- Van regie naar netwerkorganisatie (o.a Co creatie)
- Nieuwe manieren van werken worden geïntroduceerd (o.a maatschappelijk aanbesteden, Pilot Gebiedsgericht werken.)
- Versterking Ambtelijk Opdrachtgeverschap - Stroomlijnen bestuurlijk-ambtelijk samenspel
2 In een aantal gevallen is bij de bezuinigingsvoorstellen sprake van ‘weglek’(niet afdraagbaar aan de algemene middelen). Zie ook § 3 voor het totaaleffect hiervan.
Randvoorwaardelijk Volledige implementatie Dubbelslag, besef veranderende rol management en medewerkers
Team RE
Programma Ruimtelijke ordening, Volkshuisvesting, Verkeer en vervoerbeleid, Herstructurering / Grondexploitaties, Monumentenzorg,
Evenementenbeleid / Sociaal economisch beleid Onderwerp Reductie beleidscapaciteit
Impact op dienstverlening
Geen
Reductie beleidscapaciteit vanuit principes Dubbelslag (doorontwikkeling organisatie De bestuurlijk en maatschappelijk opgave staat centraal
- Werken van buiten naar binnen met meer gebruik makend van de kracht van stad en platteland (burgers, bedrijven, organisaties, instellingen)
- Van regie naar netwerkorganisatie (o.a Co creatie)
- Nieuwe manieren van werken worden geïntroduceerd (o.a maatschappelijk aanbesteden, Pilot Gebiedsgericht werken.)
- Versterking Ambtelijk Opdrachtgeverschap - Stroomlijnen bestuurlijk-ambtelijk samenspel
Randvoorwaardelijk Volledige implementatie Dubbelslag, besef veranderende rol management en medewerkers
Team Comm
Programma --
Onderwerp Efficiencyvoordeel Communicatie Impact op
dienstverlening
Geen
Stoppen met (papieren) uitgifte gemeentegids en besparing op begeleiding drukwerk (besparing mogelijk uit de aanbesteding van het druk- en printwerk per juli 2013). Daarnaast aanvullende voorstellen in voorbereiding voor efficiencyvoordeel.
Randvoorwaardelijk Optimaal draaiend Quick servicepunt vereist. Personele consequenties goed opvangen (boventalligheid)
Team BO
Programma --
Onderwerp Terugbrengen ondersteuning bestuur Impact op
dienstverlening
Geen
Op 1-1-2013 moet de omvang van secretariële ondersteuning aan het bestuur met 0.5 fte kunnen worden teruggebracht. Een eventuele verdere reductie in secretariële ondersteuning aan het bestuur vraagt om nadere uitwerking en overleg met de diverse betrokkenen.
Randvoorwaardelijk Personele consequenties goed opvangen (boventalligheid)
Voorstellen Besturen en ontwikkelen in € en fte (netto afdracht)
Burgers kunnen met ingang van 1 januari 2014 op de ochtenden (of middagen) zonder afspraak en de middagen (of ochtenden) uitsluitend met afspraak bij Publiekszaken terecht; dit levert gefaseerd een structurele besparing van 1,0 fte (vanaf 1 januari 2015) op. Feitelijk betreft dit geen verminderen van de dienstverlening, maar burgers zullen zich ander gedrag op dit gebied moeten aanwennen.
Randvoorwaardelijk Taakstelling wordt gerealiseerd door vacatureruimte en inleenbudget.
Team Toezicht
Ten gevolge van de bezuinigingen wordt team Toezicht een stuk kleiner; de verhouding tussen aantal medewerkers en aantal leidinggevende is daarmee niet meer in balans. Het voorstel is om per 1 januari 2015 1 fte. Groepsmanager (t.b.v. de BOA’s, waar grootste reductie in arbeidsplaatsen is), te schrappen.
Randvoorwaardelijk PM: extra belasting leidinggevenden bij ‘zwaardere’ evenementen.
Functie per jan 2013 boventalig verklaren ivm frictiekosten en adequate regeling.
Stoppen met vooroverleg voor eenvoudige en enkelvoudige vergunningaanvragen (handhaven vooroverleg complexe, meervoudige vergunningaanvragen) per 2014. Daarmee: meer
verantwoordelijkheid voor de voorbereiding van vergunningaanvragen bij bewoners en ondernemers/bedrijfsleven. Verwacht effect: toename vraag om informatie bij de balie van Publiekszaken. Mogelijk effect: vergunningaanvragen die slecht zijn voorbereid leiden vaker tot weigeringen, bezwaar- en beroepsprocedures, alsmede tot langere behandeltermijnen.
Alternatief: kosten voor klantadviseurs volledig te verdisconteren in de legestarieven en daarmee de dienstverlening op het huidige niveau in stand te laten.
Randvoorwaardelijk Benodigde capaciteit voor uitwerking van het voorstel .
Flankerende maatregelen gedurende bepaalde periode mensen nog
wegwijs maken in digitale tool die nu al beschikbaar is, digitale tool verder ontwikkelen en nader te bepalen aanvullende communicatieve
instrumenten inzetten.
Team Meerdere teams (van O&V tot Toezicht) Programma Ruimtelijke ordening, Milieu e.a.
Onderwerp Digitalisering vergunningenproces Impact op
dienstverlening
Geen
Digitaliseren van het gehele vergunningenproces (inclusief publieksinformatie), van aanvraag tot handhaving en archivering. Dit leidt tot minder papierstroom (copieerkosten) en efficiencywinst;
inschatting is dat dit tevens reductie in formatie oplevert.
Randvoorwaardelijk Implementatiekosten ICT (zie ook § 4). Op korte termijn capaciteit van teams ICT voor ontwikkeling business case.
Team Ondernemen & Vergunningen
Programma Ruimtelijke ordening, Milieu e.a.
Onderwerp Herijken toetsingsniveau Impact op
dienstverlening
geen
In het kader van de herijking van taken wordt voorgesteld om het Bouwbeleidsplan te vervangen door een Wabobeleidsplan dat zich richt op de technische toets aan het Bouwbesluit en uit te breiden naar monumentenwetgeving en milieuwetgeving. Het aantal aspecten waaraan op dit moment zou moeten worden getoetst is uitgebreid. In dat kader kunnen nieuwe toetsingniveaus worden vastgesteld, waarbij meer verantwoordelijkheid wordt neergelegd bij marktpartijen. De toetsen die deze gemeente vervolgens uitvoert beperken zich tot meest noodzakelijke aspecten en risico’s.
Daarnaast wordt voorgesteld om de mogelijkheden te onderzoeken voor certificering van bouwkundige adviesbureaus voor uitvoering van de bouwtechnische en zo mogelijk de
welstandscriteria en planologische toetsing. Een vergunningaanvraag die wordt ingediend door die adviesbureaus behoeft intern niet inhoudelijk meer beoordeeld te worden op bouwtechnische, (basis) welstands- en planologische aspecten. Het volgen van planologische ontheffingprocedures en afwijking bestemmingsplan blijft in die variant bij deze gemeente. In het kader van de certificering worden met die adviesbureau afspraken gemaakt over de kwaliteit waaraan wordt getoetst.
Randvoorwaardelijk Via een afzonderlijk proces wordt inzichtelijk gemaakt of, en zo ja in welke mate, dit voorstel bij kan dragen aan de taakstelling. Het voorstel is om hiervoor een projectleider aan te trekken voor een periode van 6 tot 9 maanden.
Benodigde middelen en capaciteit en middelen voor uitwerking: € 40.000,=
(projectleider) en 500 uur interne capaciteit.
Team WI (sociale recherche)
Verdere digitalisering en daarmee optimalisering van de processen handhaving en fraudebestrijding door aansluiting bij diverse landelijke gegevensbestanden. Door koppeling van bestanden kan misbruik eerder achterhaald worden en fraudebestrijding beter uitgevoerd worden.
Randvoorwaardelijk Personele consequenties (schrappen schaal 9 voor schaal 6).
Team Dienstverlenen/receptie Gibsonstraat
Programma Werk en Inkomen
Onderwerp Reductie receptie ihkv Nieuwbouw Impact op
dienstverlening
geen
Met de komst van het nieuwe stadskantoor vervalt de voorziening op de Gibsonstraat (2 fte).
Momenteel zijn de receptietaken op diverse plekken ondergebracht binnen de gemeente. Op dit moment bestaat nog geen exacte helderheid hoe deze functie binnen het nieuwe stadskantoor wordt ingevuld en hoeveel fte daarvoor noodzakelijk is. Om die reden wordt thans, na een gemeentebrede afweging, voorgesteld om 1 fte voor die taak te reserveren en nu1 fte ten behoeve van de taakstelling
aan te bieden.
Randvoorwaardelijk Taakstelling is verbonden met nieuws stadskantoor en ontvlechting Gibsonstraat.
Team WZ
Programma Werk en Inkomen
Onderwerp WMO-aanvragen
Impact op dienstverlening
geen
Bij de kanteling van de WMO maken we steeds meer gebruik van partners in de stad. Zo is
inmiddels besloten tot de pilot invoering buurtcoach . Deze functionaris heeft onder meer tot taak om zorg te dragen voor de aanvraag van de meer eenvoudige WMO-aanvragen en de afdoening ter plekke voor zover dat kan. De werkwijze van functionarissen, werkzaam bij diverse maatschappelijke partners, zal door middel van heldere protocollen worden vastgelegd. Deze aanpak zal naar
verwachting leiden tot vermindering van werkzaamheden in frontoffice en midoffice binnen de gemeente en maakt daarmee een formatiereductie mogelijk. De aanpak maakt onderdeel uit van een bredere aanpak van vereenvoudigen, integreren en digitaliseren van werkprocessen in het sociale domein.
Randvoorwaardelijk Voor de realisering van een reductie is vereist dat de puilot buurtcoach slaagt en wordt omgezet in een (stadsbrede) voorziening. Ook zal de komende periode de voornoemde kanteling wordt verankerd in een lokale verordening die door de raad wordt vastgesteld. Vaststelling van deze verordening is voorwaarde voor onderhavig voorstel.
Bij dit voorstel is geen rekening gehouden met eventuele toekomstige regionalisering van deze taak bv in DOWR-verband.
Team Teams Dienstverlenen Gibsonstraat
Programma Werk en Inkomen
Onderwerp Optimalisering proces intake, verstrekking en beëindiging Impact op
dienstverlening
geen
Voorstel is in deze teams maatregelen te implementeren die leiden tot een efficiëntere werkwijze:
- Het integreren van de aanvraagprocessen voor inkomen, wmo, minimabeleid, bijzondere bijstand en schuldhulpverlening. In 1 aanvraagproces worden vragen in alle aangeboden functionaliteiten in 1 gesprek integraal meegenomen.
- Digitaliseren van het huidige archief.
Effect: verminderen van het aantal overbodige stappen, wat leidt tot een mogelijke reductie in functies binnen de verschillende teams.
Randvoorwaardelijk Implementatiekosten ICT (zie ook § 4). Op korte termijn capaciteit van teams ICT voor ontwikkeling business case. Daarnaast: capaciteit van lean-procesbegeleiders
Team BAD
Programma Werk en Inkomen
Onderwerp Reductie omvang BAD
Impact op dienstverlening
geen
Het BAD is de afgelopen jaren om diverse redenen in omvang toegenomen; in het kader van de bredere aanpak van vereenvoudigen, integreren en digitaliseren van werkprocessen in het sociale domein dan wel optimalisering van de bedrijfsvoering, verwachten we dat het tot de mogelijkheden behoort om met behoud van bestaande regelingen en output formatiereductie te realiseren.
Randvoorwaardelijk
Voorstellen Dienstverlenen in € en fte (netto afdracht)
Er wordt in 2012 één uitvoeringsorganisatie voor Belastingen georganiseerd voor de gemeenten Deventer, Olst Wijhe en Raalte. In de businesscase is aangegeven dat deze samenvoeging op termijn voordelen zal hebben door een efficiëntere organisatie omdat drie onderscheiden organisaties met eigen leiding, structuur, processen en systemen gereduceerd worden tot één (best practice) organisatie.
Realisatie per 1 januari 2014, € 50.000,- en 1 januari 2015 € 50.000,- is mogelijk hetgeen neerkomt op een structurele bijdrage in de bezuiniging van € 100.000,- per 1 januari 2015 en volgende jaren.
Een nader voorstel ter realisatie wordt eind 2013, waarbij er thans niet van uitgegaan kan worden dat het een bezuiniging op formatie betreft.
Randvoorwaardelijk Frictiekosten en investeringen in harmonisatie . Daarnaast met name tijd.
Op basis van de implementatie en het daadwerkelijk operationeel zijn van de werkorganisatie zal een nader realisatievoorstel worden gedaan.
Team Financiële functie
Vanwege de doorontwikkeling van de financiële functie is er sprake van bundeling van taken van audit en onderzoek , gerelateerd aan accountantsdiensten. Uitvoering van deze taken betekent dat de accountant minder werk zelf doet met kostenvoordeel als gevolg. De taakbundeling van audit- en onderzoekstaken heeft bovendien een doelmatigheidseffect waardoor bezuinigingen in het kader van een kwestie van kiezen (bedrijfsvoeringspoor) te realiseren zijn en ook in de interne takendiscussie.
Door een efficiëntere werkwijze binnen het team PCA zal de inhuur sterk kunnen worden teruggedrongen, hetgeen ook voor de gerelateerde adviesdiensten zal gelden .
Gegeven deze ontwikkelingen op het gebied van accountantsdiensten en gerelateerde taken is het voorstel om het budget structureel met € 50.000,- te verlagen met ingang van 1 januari 2013 en op die manier bij te dragen aan de bezuinigingen.
Randvoorwaardelijk NB: het aanbestedingsvoordeel van € 24.000,- staat hier los van en vloeit terug naar de algemene middelen (Raadsbesluit).
Team FZ
Met het betrekken van de nieuwbouw wordt het werkterrein voor FZ overzichtelijker. Doordat het aantal locaties wordt teruggebracht ontstaat er ook ruimte in de benodigde capaciteit van huismeesters/logistiek medewerkers.
Randvoorwaardelijk Voor wat betreft 1 fte is er nu een tijdelijke invulling gegeven welke stopt bij betrekken nieuwbouw zonder dat daar verdere financiele verplichtingen uit voortvloeien ( terugkeergarantie naar Sallcon op het moment dat het werk stopt). Mogelijk dat voor de andere fte er sprake zal zijn van beperkte frictiekosten.
Met het betrekken van de nieuwbouw wordt het werkterrein voor FZ overzichtelijker. Doordat het aantal locaties wordt teruggebracht ontstaat er ook ruimte in de benodigde capaciteit van de benodigde receptieformatie. De huidige situatie is dat er op 3 locaties recepties zijn gevestigd namelijk Gibsonstraat, Leeuwenbrug en Stadhuislocatie. Deze laatste wordt door Albron uitgevoerd.
Het voorstel is om het contract met Albron op te zeggen met het betrekken van de nieuwbouw op het onderdeel receptie.
Randvoorwaardelijk Tijdig opzeggen van contractonderdeel door DZ. Het huidige contract kent een opzegtermijn van 6 maanden waardoor er geen bijkomende effecten worden verwacht.
Het team ON is een vrij nieuw team wat bestaat uit de 3 voormalige officemanagementteams aangevuld met directieondersteuning. Het team levert werkzaamheden op alle locaties van de gemeentelijke organisatie. Door clustering van werkplekken is het mogelijk om naast de bestaande taakstellingen vanaf 2014 extra te besparen. Doordat de werkzaamheden in 2015 geconcentreerd gaan worden in de nieuwbouw is met ingang van 2016 nog winst te behalen op de formatie Randvoorwaardelijk Er bestaat een kans op frictiekosten. Dit hangt sterk af van de mutaties
binnen het team.
Voorstellen Ondersteunen in € en fte (netto afdracht)
fte 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Er is op dit moment voor 0,5 fte vacatureruimte teammanagement incidentenbestrijding. Voorstel is