Voor het realiseren van de programma’s in de programmabegroting is goede bedrijfsvoering nodig. De bedrijfsvoering blijven we door ontwikkelen zodat deze te allen tijde past bij een moderne
netwerkorganisatie. In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de stand van zaken van en de
beleidsvoornemens voor de bedrijfsvoering voor zover deze nog niet in andere programma’s benoemd zijn.
Het financiële deel van de bedrijfsvoering vindt u in programma 12 waar onder andere ingegaan wordt op onderdelen van de opgave ‘financieel gezond huishouden’. Hier vindt u de omvang van de overhead van de organisatie. De paragraaf bedrijfsvoering begint met een toelichting op deze overhead. Het vakgebied communicatie richt zich in 2017 grotendeels op het verder vormgeven van participatie en deze vindt u daarom in programma 1. Facilitaire beleidsvoornemens en de ontwikkeling van zaakgericht werken staan beschreven in programma 3. Deze paragraaf bevat daarom naast een toelichting op de overhead de stand van zaken en beleidsvoornemens ten aanzien van organisatie, personeel, informatisering en
informatiebeveiliging.
1.1 Organisatieontwikkeling
Organisatieontwikkeling is een continu proces. We gaan door met ontwikkelen om aan te blijven sluiten bij de samenleving. Daarbij blijven we kijken hoe we op efficiënte wijze goede dienstverlening blijven bieden om zo structurele voordelen te genereren. Hiervoor zijn soms incidentele investeringen nodig.
Organisatieontwikkeling in de vorm van een programma is in 2017 afgelopen, maar de borging van de werkwijzen die volgen uit de concernopgaven loopt door. Het gaat om de volgende concernopgaven:
besturings- en managementfilosofie (zie programma 1) financieel gezond huishouden (zie programma 12) concernplan
project- en programmasturing procesgericht werken
strategische personeelsplanning organisatiecultuur
In 2017 vervolgen we de opleidingen van directie, management en teamleiders om de sturing die past bij een netwerkorganisatie verder te ontwikkelen.
Mede door Organisatieontwikkeling realiseren we een bezuiniging (efficiency) van ruim € 1 miljoen,
waarvan € 470.000 op personeelslasten. Voor het realiseren van deze bezuiniging richten we ons op het later invullen van de vrijkomende vacatures en de vacatures die ontstaan door pensionering van medewerkers.
De bezuiniging op personeelslasten heeft een opbouw tot € 470.000 in 2018 en tot en met 2016 is aan de bezuinigingstaakstelling voldaan. Voor 2017 betekent dit dat we € 340.000 bezuinigen op de personeelslasten ten opzichte van 2014.
Begroting 2017 – 2020 Paragraaf bedrijfsvoering
148 1.2 Personeelsbeleid
Goed personeelsbeleid is belangrijk om de doelen van de organisatie te behalen. Het beleid zorgt ervoor dat medewerkers hun kennis, vaardigheid en kwaliteiten optimaal kunnen inzetten voor goede dienstverlening.
Ook geven we met personeelsbeleid uitvoering aan de wettelijke verplichtingen en kaders. In 2017 richten we ons in het bijzonder op een aantal thema’s:
Toekomstbestendig personeelsbestand
De samenleving en de organisatie is volop aan het veranderen. Het is daarom belangrijk dat wij anticiperen op de toekomst en ons personeelsbestand zodanig ontwikkelen dat wij de juiste kwaliteiten en capaciteit in huis hebben. Als wij nu kijken naar ons personeelsbestand dan zien wij een discrepantie tussen hoe het nu is en wat wij in de toekomst nodig hebben. Deze discrepantie lossen we op met de volgende dingen:
Opleiding en ontwikkeling van competenties en vaardigheden voor de toekomst Instroom en behoud van jongeren
Mobiliteit en uitwisseling Flexibel inzetten van kwaliteiten
Duurzame inzetbaarheid
De aandacht voor duurzame inzetbaarheid van al onze medewerkers wordt steeds belangrijker. Het werk en de snel opvolgende veranderingen, soms in combinatie met privé omstandigheden, vraagt veel van onze medewerkers. Vanuit verschillende bronnen, zoals een periodiek medisch onderzoek en de
verzuimgegevens, ontvangen wij signalen dat wij een verhoogd risico lopen op uitval van medewerkers door een hoge psychosociale arbeidsbelasting. Zowel op concernniveau als op thema-niveau ligt er een actieplan om deze belasting te verminderen. Acties op concernniveau hebben onder andere te maken met het verbeteren van planning, prioriteitsstelling en capaciteitsverdeling. Op themaniveau hebben de nieuwe teamleiders een belangrijke rol en is dit onderwerp een onderdeel van hun ontwikkeltraject. Daarnaast werken we binnen de thema’s aan het vergroten van de onderlinge sociale ondersteuning en vinden trainingen plaats, bijvoorbeeld een training ‘emotionele weerbaarheid’ voor medewerkers om beter om te kunnen gaan met de soms moeilijke of emotioneel-beladen situaties waarmee onze medewerkers te maken krijgen. Wij werken aan nieuw beleid of passen bestaand beleid aan om de duurzame inzetbaarheid te bevorderen. In het bijzonder hebben wij aandacht voor de duurzame inzetbaarheid van onze oudere medewerkers. Door de verhoging van de pensioengerechtigde leeftijd zien wij dat een deel van deze groep fysieke of mentale belemmeringen ervaren om hun werk goed te blijven doen of mee te ontwikkelen. Binnen de bestaande middelen zorgen wij voor zo goed mogelijk beleid.
Herijken bestaand beleid
Door de verandering in de organisatie is het nodig dat wij ons bestaand beleid aanpassen aan de nieuwe situatie. Enerzijds gaat het hierom dat wij de structuur en de nieuwe rollen goed verwerken in ons beleid en aan de andere kant gaat het om dat het beleid past bij de uitgangspunten van een netwerkorganisatie. Dit betekent dat wij bestaand beleid – zoals de gesprekkencyclus, het wervings- en selectiebeleid en het opleidings- en ontwikkelingsbeleid tegen het licht gaan houden aanpassen aan de nieuwe organisatie.
Uitgangspunten voor dit beleid zijn:
Stimuleren van de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers Bevorderen flexibele inzet van medewerkers
Passend bij een moderne organisatie, zowel qua vorm en inhoud.
Individueel Keuzebudget
Per 1 januari 2017 hebben alle medewerkers een Individueel Keuzebudget (IKB). Het individueel
keuzebudget is de optelsom van 6% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag, 1,5% levensloopbijdrage en 0,8% aan (omgerekend) bovenwettelijk verlof. De medewerker bepaalt zelf wanneer hij dit uit laat betalen en hoe hij deze middelen inzet voor de door hem gekozen doelen.
Begroting 2017 – 2020 Paragraaf bedrijfsvoering
149 1.3 Informatisering
Informatisering behelst de inzet van middelen uit de informatie- en communicatietechniek (ICT) om werkprocessen en dienstverlening digitaal uit te voeren en te ondersteunen. De beleidsvisie is uitgewerkt in een Uitvoeringsplan Informatiebeleid 2014-2018: een van de belangrijkste onderwerpen hierin is het
invoeren van zaakgericht werken (zie programma 3). Uitvoering geven aan het informatiebeleid vertaalt zich rechtstreeks in een modernere en effectievere dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen en een hierop toegeruste ondersteuning van de organisatie.
De uitwerking van een gezamenlijke uitvoeringsstrategie en uitvoeringsagenda (BiZa, VDP, VNG) en de realisatie van de i-NUP-projecten maken onderdeel uit van het uitvoeringsplan.
In 2017 werken wij verder aan ICT-projecten uit het informatie uitvoeringsplan. Projecten die worden uitgevoerd zijn onder andere:
Definitief inregelen van het beheer van de basisregistratie BGT;
Informatiestromen in beeld brengen en optimaliseren. Verplicht gebruik basisregistraties;
Invoering Digilevering;
Invoering zaakgericht werken.
Twee keer per jaar wordt gerapporteerd op projectniveau over de voortgang van de ICT projecten.
1.4 Informatiebeveiliging
Vanuit de visie ‘Digitale overheid 2017-2020’ moet de overheid in de komende jaren volledig digitaal zijn wat haar dienstverlening betreft. Uiteraard mag hierbij het onderwerp informatiebeveiliging niet ontbreken.
Dit betreft nieuwe taken en daarvoor is onze I-formatie met 0,25 fte uitgebreid.
Voor 2017 staan onder andere de volgende projecten gepland:
Opstellen informatieveiligheidsbeleid, spelregels, bijbehorende processen en systemen om de risico's te beheersen;
Bewustwording (De informatieveiligheid is zo sterk als de zwakste schakel);
Borging in planning- & controlcyclus.
De gemeente moet op diverse terreinen (rond SUWI, DigiD, BRP etc. ) haar verantwoordingslast afleggen.
Het Rijk ontwikkelt nu een systematiek (ENSIA5) waarmee wij op transparante wijze verantwoording af te leggen over het gerealiseerde niveau van informatieveiligheid. Daarmee wordt de bestaande
verantwoordingslast eenvoudiger gemaakt. Gemeenten worden in de toekomst aan één IT-Audit onderworpen. De implementatie start op 1 januari 2017.
5ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek en Single Information Audit.
Begroting 2017 – 2020 Paragraaf verbonden partijen
150