Opvolging van de evaluatie

6.3.1 Communicatie tussen de evaluator en de stakeholders

Tal van redenen kunnen aangehaald worden waarom het management van een evaluatieproces voortdurende interacties vereist tussen alle betrokken partners. Goede communicatie is één van de kritieke succesfactoren in het evaluatieproces. Communicatie draagt bij tot:

- het maken van duidelijke afspraken over de finaliteit en inhoud van de evaluatie

- het opbouwen van vertrouwen tussen opdrachtgever en evaluator

- een accurate beeldvorming over het evaluandum

- de identificatie van relevante informatiebronnen

- de betrokkenheid van de stakeholders bij het verloop van de evaluatie

- de legitimiteit van de bevindingen

- het eigenaarschap van de evaluatieresultaten

- de bruikbaarheid van de evaluatie

Het is dus van belang om verschillende rapportering –en overlegprocedures op voorhand duidelijk af te spreken met de betrokken actoren. Zowel opdrachtgevers, andere stakeholders als het evaluatieteam dienen consensus te bereiken over de gebruikte communicatiekanalen die de eerlijkheid en de onpartijdigheid van het evaluatieproces verzekeren. Zo creëert men ook een terugvalpositie voor het oplossen van mogelijke conflicten die tussen de verschillende partijen kunnen ontstaan.

Hieronder geven we een aantal praktische tips die nuttig zijn in de uitbouw van de communicatiekanalen en interactiemogelijkheden.

- Klare afspraken met de opdrachtgever over verantwoordelijkheden en aanpak rond communicatie en het betrekken van andere stakeholders, als vertrekpunt

- Stakeholders in een vroeg stadium voorbereiden op het evaluatieproces

Het ontwikkelen van een gunstig ‘evaluatieklimaat’ kan door het informeren van alle betrokken stakeholders over het doel en de meerwaarde van de evaluatie. Vaak bestaat er van nature een associatie van evaluatie met controle, die echter in veel gevallen onterecht is. Door hierover klaarheid te scheppen kan potentiële tegenstand vermeden of verminderd worden en de interesse en inbreng van stakeholders benut worden.

- Aanmoedigen van stakeholders om hun inbreng te doen

Evaluatoren en opdrachtgevers kunnen de deelname van de verschillende stakeholders niet opleggen doch enkel aanmoedigen en ervoor zorgen dat iedereen de kans krijgt om in meer of mindere mate betrokken te zijn. Volgende acties dragen daartoe bij:

o Duidelijkheid verschaffen over de timing van het evaluatieproces en de vorm van de evaluatierapportage.

o Informatie verschaffen over de concrete kanalen voor communicatie en inspraak

o Aanmoedigen van constructieve kritiek vanwege de stakeholders en het benutten van de voorziene kanalen

o Creatie van een begeleidingscommissie of stuurgroep waarin de opdrachtgevers en belangrijkste stakeholders vertegenwoordigd zijn (cf. infra).

o Koppeling van lange termijndoelstellingen met ‘quick wins’ of tussentijdse doelstellingen zodat stakeholders via een aantal snelle resultaten hun motivatie en betrokkenheid kunnen handhaven.

6.3.2 Stuurgroepformule

Deze sectie behandelt de vraag op welke manier een organisatie een begeleidingscommissie of stuurgroep voor het opvolgen van een evaluatie kan organiseren. In het eerste deel beantwoorden we de vraag, welke voordelen de creatie van een stuurgroep biedt voor de uitvoering van een evaluatie, terwijl het tweede deel de leden van een stuurgroep en hun functie verduidelijkt. De stuurgroepformule kan zowel bij interne als externe evaluaties toegepast worden. Vooral bij externe evaluaties vormt de stuurgroep een essentieel contactorgaan voor de evaluator.

In normale omstandigheden heeft de stuurgroep verantwoordelijkheden en taken vóór, tijdens en na het evaluatieproces. De betrokkenheid van de belangrijkste stakeholders via de creatie van een stuurgroep heeft zijn nut in de praktijk al veelvuldig bewezen. Vooral de aanwezigheid van de relevante institutionele en andere stakeholders die verantwoordelijk zijn voor de belangrijkste beleidsresultaten is van belang.

Een stuurgroep biedt tal van voordelen. De oprichting van een stuurgroep maakt de volgende elementen mogelijk:

- Een betere aanvaarding van de evaluatie door de stakeholders, daar een stuurgroep vertrouwensrelaties opbouwt en versterkt.

- Makkelijkere toegang tot en een beter begrijpen van de verschillende feiten en fasen die plaatsvinden gedurende de (geplande, lopende of voorbije) uitvoering van het beleid.

- Kansen voor de optimalisering van het gebruik en het verhogen van de leerkansen voor de gebruikers als resultaat van de interacties tussen de verschillende aanwezige stakeholders.

- Conclusies en aanbevelingen, die alle aangehaalde inzichten en bedenkingen omsluiten.

- Een snelle verspreiding van de conclusies en het in rekening brengen van de aanbevelingen op

een snelle en informele wijze.

- Grotere kansen dat de aanbevelingen en conclusies daadwerkelijk leiden tot acties en verandering.

Een stuurgroep omvat traditioneel een viertal categorieën van mensen:

- Het strategische management van de verantwoordelijke organisaties. Voorbeelden hiervan zijn organisaties die de nodige fondsen voorzien, de beleidscel van de administratie en indien van toepassing de verschillende administratieve of bestuurlijke niveaus die betrokken zijn bij het beleidsontwerp. Een multi-level benadering om het strategisch management te betrekken is zeer belangrijk in een zeer complex beleid waarbij ook verschillende geografische dimensies een belangrijke invloed uitoefenen.

- Het operationeel management ofwel de verantwoordelijken voor de concrete uitvoering van het beleid. Het betreft de afdelingshoofden van uitvoerende diensten, die toch nog een zekere afstand hebben en een helikopterperspectief op hun afdeling en rol.

- De stakeholders uit het beleidsveld, die rechtstreeks of onrechtstreeks met het beleid en de beleidseffecten in contact komen. Zo kunnen verschillende belangengroepen deel uitmaken van de stuurgroep.

- De externe experts vormen de laatste groep. Omwille van hun specifieke kennis van het beleidsveld ofwel hun methodologische kennis op het vlak van evaluaties kunnen ze een belangrijk klankbord vormen tijdens de ontwikkeling van het evaluatiedesign en de interpretatie van de resultaten. De inbreng van experts zal ook de discussie openstellen voor algemene aandachtspunten, die de evaluatie met zich meebrengt.

De belangrijkste doelen van de stuurgroep zijn het verzekeren van een hoogstaande en kwaliteitsvolle evaluatie en het werk van het evaluatieteam te faciliteren. Hieronder sommen we de belangrijkste taken van een stuurgroep op. Zoals reeds vermeld vervult een stuurgroep taken gedurende het hele evaluatieproces, gaande van het design tot en met de rapportering. Van bij de start is de stuurgroep betrokken bij het evaluatieproces. Vervolgens begeleidt het evaluatieteam de eigenlijke uitvoering van de evaluatie door het evaluatieteam op te volgen. Op die manier zorgt de stuurgroep ervoor dat het evaluatieteam de evaluatie uitvoert zoals overeengekomen in het bestek. Tot slot heeft de stuurgroep ook een belangrijke impact op het operationaliseren van de besluiten en aanbevelingen.

De stuurgroep draagt bij aan de volgende stappen in het evaluatieproces:

- Voorbereiding van het bestek (bij externe evaluatie)

- Verfijning van het evaluatiedesign in samenspraak met de evaluator

- Beslissingen in verband met toegang tot informatie

- Ondersteunen en opvolgen van het evaluatieproces en de evaluator

- De kwaliteit van de rapportage bewaken

- Verspreiding van de resultaten en de verdere opvolging

Bovenstaande elementen tonen duidelijk het belang van een goed samengestelde en functionerende stuurgroep aan. Een stuurgroep levert belangrijke bijdragen aan de uitvoering van evaluaties. Hierbij dient wel aandacht besteed te worden aan de onafhankelijkheid en evenwichtige samenstelling van de stuurgroep; het zijn kritieke succesfactoren voor de optimale werking van dit instrument. De stuurgroep mag onder geen beding in de plaats treden van het evaluatieteam bij de eigenlijke uitvoering van de evaluatie.