Ontwerp primaire proces van IPT, beschreven in het stady state model van

1. Filter

Het is wenselijk het voortbrengingsproces te starten met een filter, waarin de werkbegeleider die de indicaties en cliëntdossiers ontvangt een controle doet met betrekking tot het aantal wachtenden. Indien de wachtlijst meer cliënten telt dan de omvang van de capaciteitsafspraken met de Provincie zullen de wachtenden door het filter ”afgevoerd” worden naar de omgeving en dus terugverwezen naar Bureau Jeugdzorg.

Aanbeveling

Norm afspreken met provincie en Bureau Jeugdzorg over het maximaal aantal wachtenden op de wachtlijst van Triade Boschhuis. Norm hanteren door regelfunctie in 1^ste filter. 4 11 1 2 3 7 8 7 9 10 11 11 5 6 afwijking meten normen ^normen ingreep

2. Codering

Indien cliënten binnen de capaciteitsafspraken vallen, wordt de vraag gecodeerd zodat deze op termijn ingevoerd kan worden in het bewerkende proces.

De werkbegeleider kwalificeert de vraag op basis van de Doelenboom en scoort de vraag en de context waarin deze beantwoord moet worden op complexiteit. Dit geeft tevens inzicht in de vermoedelijk in te zetten methodieken, die beschreven zijn in de methodiekbeschrijving van IPT. Deze kwalitatieve beoordeling van de vraag levert een beeld op van de benodigde competenties om de vraag goed te kunnen

beantwoorden. De werkbegeleider matcht nu de vraag met het/de competentieprofiel(en) van IPT-er(s).

Aanbeveling

Hanteren van Doelenboom voor de codering van cliëntvragen.

Ontwikkelen persoonlijke competentieprofielen voor alle medewerkers. Instellen cyclus om profielen periodiek bij te stellen op basis van persoonlijke ontwikkelplannen.

3. Buffer

De cliënt wordt op de wachtlijst geplaatst. De eerste 15 wachtenden worden

aangemerkt als eerstwachtenden om de regelcapaciteit in de matching van cliënten en IPT-ers te vergroten.

Aanbeveling

Afspraak met Bureau Jeugdzorg over te hanteren voorgestelde werkwijze met betrekking tot wachtlijst.

4. Transformatie

IPT medewerkers starten met de hulpverlening en volgen daarbij de beschreven fasering in IPT (informeren, relatie opbouwen, plannen maken, uitvoeren). Het

hulpverleningsplan is de overeenkomst tussen IPT-er en cliënt. Hierin worden doelen geformuleerd en afspraken gemaakt over de wijze waarop deze worden behaald. Gedurende het transformatieproces worden beoogde interventies vooraf voorgelegd aan de regelfunctie of achteraf om deze op hun consequenties te bespreken (meten) De werkbegeleider toetst (vergelijkingsfunctie 7 in schema) de voorstellen en/of acties achteraf op basis van de visie op zorg en dienstverlening en de visie op bejegening van Triade Boschhuis. Op het gebruik van juiste methodieken en de relatie tussen de in het hulpverleningsplan beschreven doelen en de daartoe te ondernemen activiteiten. In geval van (vermoeden van ) huiselijk geweld en/of seksueel misbruik gaan de daarvoor geldende protocollen in werking. Indien nodig grijpt de werkbegeleider in door beoogde acties aan te passen of acties die een niet gewenste uitwerking hebben gehad te corrigeren (ingreep).

De inbreng van de vraagstukken in het werkbegeleidersoverleg gebeurt door de IPT-er op basis van de door hem geconstateIPT-erde noodzaak, maar gebeurt ook ad

random door de werkbegeleider.

Specifieke aandacht is nodig voor de beoordeling van het bereiken van de

doeltoestand van IPT. Bij gebrek aan externe normen ten aanzien van de kwaliteit van het product is voor de beoordeling van het bereiken van deze doelstelling intercollegiaal overleg wenselijk.

Aanbeveling

Werkbegeleidingsgesprekken gebruiken voor toetsing van beoogde acties van IPT-ers vooraf en toetsing van de uitkomst van reeds gepleegde acties. Het initiatief voor het inbrengen van vraagstukken onderbrengen bij zowel de IPT-er als de

werkbegeleider.

Instellen periodieke terugkoppeling naar evaluerende functie (clustermanager) voor het eventueel aanpassen van de normstelling of initiëren van verbeteringen.

Systematische aandacht in de werkbegeleidingsgesprekken voor de boordeling van het bereiken van de doeltoestand; zijn de doelen al bereikt, of is IPT niet langer de aangewezen vorm van hulp.

Instellen van intercollegiaal overleg om professionele overeenstemming te verkrijgen over de beoordeling van de doeltoestand. Dit kan door het starten van intervisie en casuïstiekoverleg.

5. Tweede filter

Voordat de hulpverlening wordt afgesloten, wordt de eindevaluatie doorgesproken tussen de IPT-er en de werkbegeleider. De werkbegeleider toetst de eindevaluatie opnieuw aan de visie op zorg en dienstverlening, visie op bejegening,

methodiekbeschrijving IPT en toetst het hulpverleningsplan aan het protocol inzake. Eventuele tekortkomingen kunnen naar cliënten nog worden gerepareerd.

Aanbeveling

Toetsing van de eindevaluatie door werkbegeleider aan de gestelde normen. 6. Decodering

Het vertalen van de interventies en acties die ingezet worden om de doelen in het gezinssysteem te bereiken, worden zo aan cliënten aangeboden dat zij begrijpelijk zijn. Eigenlijk geldt dit decoderen als een vast onderdeel in het contact met cliënten. Aan het eind van het transformatieproces wordt extra aandacht geschonken aan de verwerkingsmogelijkheden van de informatie en de ontvangen hulpverlening door het cliëntsysteem. Dit laatste gebeurt in het evaluatieverslag en het

evaluatiegesprek. Aanbeveling

Uitkomsten van de eindevaluaties periodiek voorleggen aan de evaluerende functie (clustermanager) voor het aanpassen van de normstelling of het initiëren van

verbeteringen.

7/8. Meetfunctie en regelfunctie

Deze functie wordt verricht door de werkbegeleiders. Omdat het transformatieproces van IPT niet alleen uitvoer kent aan het eind van het proces maar gedurende het gehele proces wordt deze meetfunctie voortdurend ingezet. Tweewekelijks vindt in het werkbegeleidingsoverleg zowel een toetsing plaats van de in te zetten acties als van de resultaten van al ingezette acties. Op basis van de vergelijking met de

gestelde norm (beleid organisatie en hulpverleningsplan) komt de werkbegeleider tot een gewenste ingreep.

9-10 Normstelling

De normen die noodzakelijk zijn om de regelfunctie te laten meten, vergelijken en ingrijpen, worden gesteld door de clustermanager. Dit gebeurt in de initiërende functie (9) op basis van mede uit de omgeving gestelde voorwaarden. In het geval van IPT van Triade Boschhuis betekent dit normstelling op basis van het beschreven beleid met betrekking tot de uitvoering van IPT (waaronder methodiekbeschrijving en protocol hulpverleningsplannen). Deze vertaalt ook eventuele veranderingen vanuit de omgeving van IPT in de normstelling.

De clustermanager stelt ook de norm als het gaat om het functioneren van de medewerkers door middel van beschreven competentiemanagement van Triade. Een tweede belangrijke input voor het stellen (of bijstellen) van de normen wordt geleverd door de evaluerende functie. In het geval van IPT verkrijgt de

clustermanager vanuit de regelfunctie periodiek informatie om eventuele

verbeteringen en bijstellingen te kunnen initiëren. Dit heeft zowel betrekking op het functioneren van medewerkers als op de kwaliteit van de geboden zorg en

dienstverlening. Hier wordt ook de relatie naar de ondersteunende diensten gelegd. Op basis van geconstateerde afwijkingen of tekortkomingen (bv. specifieke kennis en expertise) in de competenties van het geheel van medewerkers zullen

bijvoorbeeld eisen gesteld worden aan de werving en selectie en opleiding van medewerkers.

Aanbeveling

Normstellingen zoals voorgesteld door clustermanager initiëren en implementeren Instellen van evaluatiecyclus met betrekking tot:

• Het functioneren van de inrichting van het voortbrengingsproces zelf; • De ontwikkeling van de aangeboden vragen in IPT;

• De benodigde competenties voor het beantwoorden van de vragen; • Het functioneren van de medewerkers conform de vastgestelde normen. Op termijn kunnen ook cliënttevredenheid en resultaatgerichtheid met betrekking tot het behalen van de doelstellingen door IPT in de evaluatie worden betrokken (zie vervolgonderzoek).

11. Ondersteunende functies Informatievoorziening

De ondersteunende processen van IPT hebben voornamelijk betrekking op het verkrijgen, verwerken en terugrapporteren van de kwantitatieve gegevens. Het betreft dan gegevens m.b.t. de geleverde productie per IPT-er, inclusief de

verhouding cliëntgebonden contacten en overhead. Er zijn geen evaluatieafspraken om deze ondersteunende processen bij gewijzigde normstellingen aan te passen. Aanbeveling

Periodieke evaluatie tussen clustermanager en deze ondersteunende functie met betrekking tot wijzigingen of verbeteringsmogelijkheden op basis van

Secretariële en administratieve ondersteuning

Het administratief en secretarieel ondersteunend proces is aanwezig om de benodigde correspondentie te verzorgen en de dossiers te beheren. Dit ondersteunende proces zorgt mede voor de invoer en het “transporteren” van cliënten in het bewerkende proces. Ook hiervoor geldt dat geen cyclische evaluatie plaatsvindt van de eisen, wensen en eventuele veranderingen in het

voortbrengingsproces. Aanbeveling

Periodieke evaluatie tussen clustermanager en deze ondersteunende functie met betrekking tot wijzigingen of verbeteringsmogelijkheden op basis van

omgevingsfactoren of evaluatiegegevens uit het voortbrengingsproces. Personeel en Organisatie

Een ander ondersteunend proces heeft betrekking op de werving, selectie en deskundigheidsbevordering van alle medewerkers. Door medewerkers van de afdeling Personeel en Organisatie van Triade wordt een bijdrage geleverd aan het opstellen van competentieprofielen, taak/functieomschrijvingen en aan het werven en selecteren van de benodigde omvang medewerkers. Tevens verzorgt deze afdeling de organisatie van deskundigheidsbevordering op aangeven van de evaluerende en initiërende functie. De evaluerende functie is wel vormgegeven, maar onvoldoende cyclisch. Op dit moment wordt nog veelal op incidenten gestuurd en onvoldoende gebruik gemaakt van de beschikbare gegevens die het

voortbrengingsproces opleveren. Dit komt mede voort het eerder geconstateerde gebrek aan normstellingen in het gehele voortbrengingsproces.

Aanbeveling

Periodieke evaluatie tussen clustermanager en deze ondersteunende functie met betrekking tot wijzigingen of verbeteringsmogelijkheden op basis van

omgevingsfactoren of evaluatiegegevens uit het voortbrengingsproces.