Uitslag van de stemming:
- voor: 33 Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Kristof Chanterie, Pietro Iacopucci, Philip Himpe, Maria Polfliet, Joost Kerkhove, Jules Godefroid, Xavier Wyckhuyse, Bart Kindt, Henri Destoop, Guy Van den Eynde, Charka Dewaele, Marc Vercruysse,
Kathleen Ravelingien, Geert Deroose, Inge Vandevelde, Tom Demunter, Nancy Vandenabeele, Kim Deplancke, Michiel Vandewalle, An Vanheusden, Margot Desmet, Elise Deprez, Sophie Demeulenaere, Jan De Graeve, Sven Goethals, Maxim Laporte, Marijke Vanlauwe, Patrick Desmet, Hilde Malfait, Patrick Balcaen
- tegen: 0 - onthoudingen: 0 Afwezigheden bij dit punt:
De Raad,
Gelet op de Nieuwe Gemeentewet;
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur;
Overwegende dat de stad eigenaar is van de sporthal Desselgem, gelegen Georges Coornaertdreef 9, kadastraal gekend Waregem 5de afdeling, sectie A, nr 181/00N002;
Overwegende de cafetaria + zaal van de sporthal (SH) en het ontmoetingscentrum (OC) worden uitgebaat onder de vorm van een concessieovereenkomst;
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 6 september 2011 waarin de concessieovereenkomst SH/OC werd goedgekeurd en de selectiecriteria werden vastgesteld;
Gelet op de beslissing van het schepencollege van 23 februari 2012, waarbij de concessie voor de cafetaria van de sporthal en het OC Desselgem werd toegewezen;
Gelet op de beslissing van het schepencollege van 28 april 2016 waarbij de bovenvermelde concessieovereenkomst werd uitgebreid met de zaal boven de cafetaria;
Overwegende dat de huidige concessieovereenkomst ten einde loopt op 31 juli 2021;
Overwegende dat de procedure tot vernieuwing van de concessieovereenkomst best tijdig wordt opgestart;
Overwegende dat het aangewezen is om het OC De Coorenaar uit de concessieovereenkomst te halen en onder te brengen onder het overkoepelend orgaan voor de OC’s;
Overwegende dat de nieuwe concessieovereenkomst de volgende voorwaarden omvat:
Uitbating rechtstreeks aan een concessiehouder.
Uitbatingsconcessie omvat:
- uitbating van de cafetaria van de sporthal en het bijhorend terras, - uitbating van de zaal boven de cafetaria.
Duur: 9 jaar (1/8/2021 t/m 31/7/2030), kan niet stilzwijgend verlengd worden Vergoeding: minimum 15 000 €/jaar, excl. BTW
Borgtocht: bedrag van 3 maand vergoeding, met een minimum van 2000 € Voorwaarden:
- Concessiehouder voorziet op eigen kosten alle nodige infrastructuur voor de uitbating van de cafetaria (toog, tapinstallatie, frigo’s, meubilair, geluidsinstallatie, …)
- Conciërgetaken:
o onderhoud van de toiletten in de sporthal Desselgem (niveau +1) o openen en sluiten van de deuren van de sporthal
o opvolgen van het automatisch aangaan en doven van lichten van de sporthal
o opvolgen van het automatisch aangaan en uitgaan van de technische installaties van de sporthal (verwarming, koud en warm water)
o toezicht uitoefenen op de activiteiten binnen de sporthal o controle uitoefenen in en rond de site van de sporthal
o eventuele misbruiken in en rond de site van de sporthal melden o technische mankementen in en rond de site van de sporthal melden
o toezicht uitoefenen op alle infrastructuur en de technische en sanitaire installatie o op een flexibele manier de drankvoorziening van het ontmoetingscentrum garanderen
o …
Voorwaarden voor de zaal boven de cafetaria:
- Sportactiviteiten in het zaaltje worden exclusief beheerd door vzw Sportbeheer;
- Sportverenigingen die vaste gebruikers van de sporthal zijn, vzw Sportbeheer en het stadsbestuur krijgen voorrang voor het gebruik;
- De sportzaal of de inkomhal van de sporthal zijn niet opgenomen in het beheer;
- Meubilair van de zaal (eigendom van de stad) wordt ter beschikking gesteld van de concessiehouder;
- Energieverbruik van de zaal ten laste van de stad;
- Onderhoud van de zaal en de trap die naar de zaal leidt ten laste van de concessiehouder;
Gelet op het ontwerp van concessieovereenkomst;
Overwegende dat het de bedoeling is om het openstellen van de concessie kenbaar te maken aan het ruime publiek, en dat hiervoor diverse publicatiekanalen zullen worden aangewend, zoals de stedelijke website, de stedelijke berichten, …;
Overwegende dat voor het uitschrijven van de concessie selectiecriteria moeten worden vastgesteld om de meest geschikte kandidaat aan te duiden;
Gelet op het voorstel van selectiecriteria;
Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 24 november 2020;
Gelet op de uitslag van de stemming:
voor: 33
tegen: 0
onthoudingen: 0 Besluit:
Art. 1: De concessie voor de cafetaria en de zaal boven de cafetaria van de sporthal Desselgem zal worden uitgeschreven om de meest geschikte concessiehouder te selecteren.
Art. 2: De concessieovereenkomst wordt goedgekeurd met de hierna vermelde basisprincipes:
Uitbating rechtstreeks aan een concessiehouder.
Uitbatingsconcessie omvat:
- uitbating van de cafetaria van de sporthal en het bijhorend terras, - uitbating van de zaal boven de cafetaria.
Duur: 9 jaar (1/8/2021 t/m 31/7/2030), kan niet stilzwijgend verlengd worden Vergoeding: minimum 15 000 €/jaar, excl. BTW
Borgtocht: bedrag van 3 maand vergoeding, met een minimum van 2000 € Voorwaarden:
- Concessiehouder voorziet op eigen kosten alle nodige infrastructuur voor de uitbating van de cafetaria (toog, tapinstallatie, frigo’s, meubilair, geluidsinstallatie, …)
- Conciërgetaken:
o onderhoud van de toiletten in de sporthal Desselgem (niveau +1) o openen en sluiten van de deuren van de sporthal
o opvolgen van het automatisch aangaan en doven van lichten van de sporthal
o opvolgen van het automatisch aangaan en uitgaan van de technische installaties van de sporthal (verwarming, koud en warm water)
o toezicht uitoefenen op de activiteiten binnen de sporthal o controle uitoefenen in en rond de site van de sporthal
o eventuele misbruiken in en rond de site van de sporthal melden o technische mankementen in en rond de site van de sporthal melden
o toezicht uitoefenen op alle infrastructuur en de technische en sanitaire installatie o op een flexibele manier de drankvoorziening van het ontmoetingscentrum garanderen
o …
Voorwaarden voor de zaal boven de cafetaria:
- Sportactiviteiten in het zaaltje worden exclusief beheerd door vzw Sportbeheer;
- Sportverenigingen die vaste gebruikers van de sporthal zijn, vzw Sportbeheer en het stadsbestuur krijgen voorrang voor het gebruik;
- De sportzaal of de inkomhal van de sporthal zijn niet opgenomen in het beheer;
- Meubilair van de zaal (eigendom van de stad) wordt ter beschikking gesteld van de concessiehouder;
- Energieverbruik van de zaal ten laste van de stad;
- Onderhoud van de zaal en de trap die naar de zaal leidt ten laste van de concessiehouder;
Art. 3: De in artikels 1 en 2 vermelde concessieovereenkomst zal afgesloten worden met de meest geschikte kandidaat op basis van de hierna vermelde selectiecriteria:
Criterium Puntenverdeling
Jaarlijkse vergoeding 40 punten
Voorstel commercieel uitbatingsplan 40 punten
Voorkomen, beroepsgeschiktheid, vorming, opleiding,
praktijkervaring en praktijkinzicht 20 punten
TOTAAL 100 punten
Art. 4: Machtiging wordt verleend aan het college van burgemeester en schepenen om alle formaliteiten te vervullen voor het voeren van de procedure, het toekennen en afsluiten van deze
concessieovereenkomst, alsmede wordt er volmacht gegeven om alle documenten en stukken ervan geldig te ondertekenen en de begin- en einddatum vast te stellen in samenspraak met de
geselecteerde kandidaat.
Bijlage: Uitbatingsconcessie cafetaria + zaal Sporthal Desselgem Tussen ondergetekenden:
1. Het STADSBESTUUR WAREGEM, vertegenwoordigd door Kurt Vanryckeghem, Burgemeester, en Guido De Langhe, Algemeen Directeur, in uitvoering van de beslissing van de Gemeenteraad van …, hierna genoemd het stadsbestuur;
2. (naam), wonende (adres), vertegenwoordigd door (naam), hierna genoemd de concessiehouder;
Is overeengekomen hetgeen volgt:
Artikel 1
Deze concessieovereenkomst regelt de wederzijdse rechten en verplichtingen van het stadsbestuur en de concessiehouder in het kader van de uitbating van de cafetaria van de sporthal en de zaal boven de cafetaria. De concessie “cafetaria + zaal sporthal Desselgem” omvat volgende onderdelen:
De cafetaria van de sporthal (SH) met bijhorend terras van ongeveer 100 m² en het beheer van de zaal boven de cafetaria, gelegen Georges Coornaert 9 te 8792 Waregem, kadastraal gekend 5e afdeling Desselgem sectie A deel van nr 181/00N002, en zoals aangeduid op plan in bijlage.
Voormelde onroerend goed wordt met het oog op de uitbating ervan als cafetaria door het stadsbestuur ter beschikking gesteld aan de concessiehouder. De concessiehouder verzekert een continue en kwaliteitsvolle uitbating.
Artikel 2
De cafetaria SH Desselgem wordt uitsluitend in concessie gegeven met het oog op de uitbating van een cafetaria, die moet openstaan voor alle publiek. De verkoop van snacks is toegelaten in deze cafetaria. De bestemming als cafetaria kan niet gewijzigd worden, behoudens een voorafgaande uitdrukkelijke
schriftelijke toelating van het stadsbestuur.
De concessiehouder voorziet en onderhoudt op zijn kosten in de SH Desselgem alle uitbatingsinfrastructuur voor de cafetaria (zoals o.a. de toog en tapinstallatie, frigo’s, tafels, stoelen, geluidsinstallatie,…). De concessiehouder blijft eigenaar van deze infrastructuur en voorziet in de nodige herstellingen of vervangingen van deze infrastructuur.
De bestaande infrastructuur, zoals beschreven in bijlage, blijft eigendom van het stadsbestuur. De concessiehouder kan hierover vrij beschikken. De concessiehouder neemt wel het huurders- en eigenaarsonderhoud ten laste.
Indien verenigingen het plein wensen te gebruiken voor bijvoorbeeld het plaatsen van een tent, dan kan er geen gebruik zijn van het terras.
Een volledige prijslijst met vermelding van alles wat kan worden aangeboden, wordt voorafgaand aan de ingebruikname ter goedkeuring voorgelegd aan het stadsbestuur en maakt deel uit van de oorspronkelijke kandidatuur en aanbieding van de concessiehouder.
De concessiehouder voorziet een systeem van benefit sharing met de vaste gebruikers van de sporthal Desselgem. Dit systeem dient door het stadsbestuur te worden goedgekeurd. Het stadsbestuur of zijn aangestelde kan ook de toepassing van dit systeem controleren.
Niet-naleving kan, na twee aanmaningen bij aangetekend schrijven, leiden tot verbreking van onderhavige overeenkomst.
Voor de uitbating van de SH Desselgem krijgen de sportgerelateerde activiteiten voorrang op de commerciële activiteiten.
De gehanteerde prijzen per consumptie in de SH Desselgem zullen overeenstemmen met de in de regio gangbare prijzen. Een volledige prijslijst met vermelding van alles wat kan worden verbruikt, wordt
voorafgaand aan de ingebruikname ter goedkeuring voorgelegd aan het stadsbestuur. Deze prijzen, dienst en BTW inbegrepen, met vermelding van alles wat kan verbruikt worden, moet op een duidelijk zichtbare plaats uitgehangen worden. Deze prijslijst draagt de vermelding “Dienst en BTW inbegrepen”. Een volledige
prijslijst met vermelding van alles wat kan worden verbruikt en de geldende prijzen wordt jaarlijks vóór 31 december ter kennisgeving overgemaakt aan het stadsbestuur. Deze lijst bevat minimaal 5 verschillende frisdranken, een gevarieerd aanbod aan alcoholische dranken (bieren), en eventueel warme dranken, versnaperingen en snacks. Alle warme gerechten moeten aan tafels worden geserveerd en gebruikt.
Indien de prijzen in de horecasector worden gewijzigd, zullen de prijzen op dezelfde basis mogen worden aangepast, na voorafgaandelijke schriftelijke goedkeuring door het stadsbestuur.
Ingeval de concessiehouder, voor het verhogen van zijn prijzen, de rendabiliteit inroept, dient hij dit te motiveren en aan te tonen. In dit laatste geval is eveneens de voorafgaandelijke schriftelijke goedkeuring van het stadsbestuur vereist.
De uitbating moet op regelmatige basis geschieden en de openingsuren en vakantieperiodes worden gekozen in functie van de uitbating van de diverse activiteiten binnen de sporthal. Tijdens de openingsuren moet de concessiehouder telefonisch bereikbaar zijn. De openingsuren, de vakantieperiodes en de vaste
sluitingsdag(en) worden voorafgaandelijk aan de ingebruikname ter goedkeuring overgemaakt aan het
stadsbestuur. Indien het stadsbestuur van oordeel is dat de openingsuren aan verandering toe zijn, zal het stadsbestuur het recht hebben deze te wijzigen. Hierbij zal rekening worden gehouden met de opmerkingen en wensen van de concessiehouder.
Elke wijziging aan het assortiment, openingsuren, vakantieperiodes en sluitingsdag(en) wordt voorafgaandelijk en schriftelijk ter goedkeuring voorgelegd aan het stadsbestuur.
De bepalingen inzake het verbieden van het roken in bepaalde openbare plaatsen en de bepalingen tot vaststelling van de voorwaarden waaraan gesloten plaatsen moeten voldoen, waar voedingsmiddelen en/of dranken ter consumptie worden aangeboden en waar mag gerookt worden moeten strikt worden nageleefd.
Het plaatsen van drank-, snoep- en andere automaten in de cafetaria, zaal of aan de buitenzijde vereist de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het stadsbestuur. Het plaatsen van speel- en geldautomaten (klasse II en III) is evenwel verboden.
Het beheer voor sportactiviteiten in de betreffende zaal blijft onder het exclusieve beheer van de vzw Sportbeheer Waregem.
Bij het beheer van de zaal zullen de sportverenigingen, die vaste gebruikers van de sporthal zijn, voorrang krijgen voor het gebruik van de zaal.
Ook het stadsbestuur of de vzw Sportbeheer krijgen voorrang voor het gebruik van de zaal.
De concessiehouder neemt er uitdrukkelijk kennis van dat de sportzaal of de inkomhal van de sporthal niet in het beheer zijn opgenomen en als dusdanig dus ook niet kunnen gebruikt worden voor activiteiten verbonden aan de zaal.
Het meubilair van de zaal (waarvan detail in bijlage) zijn ter beschikking van de concessiehouder. Het meubilair blijft evenwel eigendom van het stadsbestuur Waregem.
De concessiehouder geeft een week vooraf alle eigen activiteiten in de zaal door aan vzw Sportbeheer.
Bij verhuring met muziekactiviteiten wordt door de concessiehouder een vergunning aangevraagd en een activiteitenfiche ingevuld.
Het aanbieden van voedsel dient steeds in overeenstemming te zijn met de eisen gesteld door het Voedselagentschap.
Het is verboden om verwarmingselementen in de zaal, de sporthal of inkomhal op te stellen.
Op de huidige concessieovereenkomst zijn de bepalingen van de wet van 30 april 1951 op de handelshuurovereenkomsten niet van toepassing.
Artikel 3
Aan deze overeenkomst is een staat van bevinding gehecht, opgemaakt door een aangestelde van het stadsbestuur, voor akkoord ondertekend door de concessiehouder. Deze staat wordt aan onderhavige overeenkomst gehecht en vormt er één geheel mee.
Bij vertrek van de concessiehouder zal opnieuw een staat van bevinding worden opgemaakt. Beide partijen zullen, in gemeen overleg, dag en uur bepalen voor deze staat van bevinding. Bij gebrek aan akkoord zal het stadsbestuur dag en uur betekenen aan de concessiehouder.
Bij afwezigheid van de concessiehouder, brengt deze afwezigheid erkenning mee van zijnentwege omtrent de juistheid van de opgemaakte staat van bevinding, opgemaakt in zijn afwezigheid.
Artikel 4
De concessie gaat in op 1 augustus 2021, voor een termijn van 9 jaar. Zij vervalt automatisch en zonder opzeg op 31 juli 2030. Zij kan niet stilzwijgend verlengd worden.
De concessiehouder verbindt er zich toe bij het beëindigen van de overeenkomst de cafetaria terug ter beschikking te stellen van het stadsbestuur uiterlijk tegen de laatste dag van de concessietermijn.
Artikel 5
De concessie wordt toegekend mits een jaarlijkse vergoeding van € (min. Vergoeding 15 000) euro, 21% BTW exclusief.
De vergoeding wordt in 12 maandelijkse delen betaald vóór de eerste van de respectievelijke maand door storting op een door het stadsbestuur aangeduide bankrekening.
De vergoeding is gekoppeld aan de gezondheidsindex van …2021, zijnde … (basis …).
Bij het niet tijdig betalen van de vergoeding zal de wettelijk voorziene nalatigheidsintrest aangerekend worden met een minimum van 25 €.
Naast het betalen van een maandelijkse vergoeding, staat de concessiehouder in voor het onderhoud van de toiletten in de sporthal Desselgem (niveau +1). Bij niet of slechte uitvoering van deze verplichting, zal de stad, na 2 aanmaningen, het onderhoud op kosten van de concessiehouder laten uitvoeren.
Artikel 6
Aan het begin van de concessie, zal de concessiehouder een bankwaarborg voorzien, gelijk aan het bedrag van drie maand vergoeding, en met een minimum van € 2 000,00 € in samenspraak met het stadsbestuur wat betreft de voorwaarden. De bankwaarborg zal zeker aangesproken worden voor nalatigheden inzake
onderhoud, huurachterstal, en alle ernstige tegemoetkomingen zoals omschreven in artikel 10 van
onderhavige overeenkomst. De bankwaarborg zal bij het einde van de concessie vrijgegeven worden, in zoverre de concessiehouder zich van alle verplichtingen tegenover het stadsbestuur gekweten heeft.
Artikel 7
Gelet op het feit dat onderhavige concessieovereenkomst werd gesloten met de concessiehouder, ingevolge een marktbevraging, op basis van onder andere zijn/haar bekwaamheid, is de overdracht/afstand van onderhavige concessieovereenkomst, hetzij geheel, hetzij gedeeltelijk, aan derden uitdrukkelijk verboden, tenzij mits voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het stadsbestuur. Bij een toegestane
overdracht/afstand van de onderhavige concessieovereenkomst wordt uitdrukkelijk bedongen dat de nieuwe concessiehouder alle in onderhavige overeenkomst opgenomen bepalingen integraal zal overnemen.
Artikel 8
De concessiehouder moet over voldoende gekwalificeerd personeel beschikken zodat de uitbating verzorgd en efficiënt verloopt.
De concessiehouder, alsmede zijn afgevaardigden en personeelsleden zullen steeds een beleefde en
voorkomende houding aannemen tegenover cliënteel en bezoekers, die ze in geen enkel opzicht mogen lastig vallen. De concessiehouder alsmede zijn afgevaardigden en personeelsleden zullen de Nederlandse taal machtig zijn. Het stadsbestuur kan zich verzetten tegen het verder in dienst houden van personeelsleden omwille van hun onvoldoende bekwaamheid of hun houding tegenover klanten.
Het stadsbestuur kan ten allen tijde de voorlegging vragen van een getuigschrift van goed zedelijk gedrag van alle personen die op welke wijze ook bij de uitbating betrokken zijn.
Het stadsbestuur kan de uitbating of medewerking aan de uitbating van de cafetaria verbieden aan alle personen die weigeren tot de voorlegging van het gevraagde getuigschrift over te gaan, of die vallen onder de verbodsbepalingen van het hoofdstuk 1 van de gecoördineerde wetten inzake de slijtingen van gegiste dranken (KB van 06/07/1967).
Artikel 9
De concessiehouder mag voor de bediening in de hem ter beschikking gestelde lokalen geen beroep doen op personeelsleden die bij het stadsbestuur zijn tewerkgesteld, en die in deze hoedanigheid een vorm van toezicht op of behandeling van het dossier cafetaria SH Desselgem uitoefenen.
De concessiehouder kan evenmin personeelsleden aanwerven die door het stadsbestuur werden ontslagen.
Afwijkingen op deze bepalingen kunnen voorafgaandelijk ter goedkeuring worden voorgelegd aan het stadsbestuur.
Artikel 10
Het stadsbestuur kan ten allen tijde, eenzijdig en zonder vooropzeg een einde stellen aan de
concessieovereenkomst ingeval van ernstige tekortkomingen door de concessiehouder, zonder dat het stadsbestuur enige schadevergoeding verschuldigd is. In dergelijke gevallen wordt geen enkele terugbetaling voorzien van reeds betaalde concessievergoedingen.
Deze maatregel kan in werking treden na twee opeenvolgende en schriftelijke aangetekende ingebrekestellingen over hetzelfde feit.
Als ernstige tekortkomingen worden, onder andere, beschouwd:
- een achterstal in het betalen van de concessievergoeding van meer dan drie maand;
- slechte uitbating;
- het niet naleven van de regels inzake:
o binneninrichting, installaties en meubilair, o de prijzen en het assortiment,
o de openingsuren, vakantieperiodes en de vaste sluitingsdag, o het plaatsen van automaten en kansspelen,
o het rookverbod,
o het systeem van de benefit sharing,
o de bestemming van de concessie en/of het de sporthal, o de afgesproken prijzen van dranken,
o de overdracht/afstand van de overeenkomst, o het personeel,
o reclame, o geluidsniveau,
o onderhoud en herstellingen,
o het inspectierecht en inzagerecht van het stadsbestuur ten aanzien van de uitbating, o het onderhoud van de toiletten,
o de sportgerelateerde activiteiten laten primeren boven de commerciële in de SH, o de conciërgetaken zoals vermeld in onderhavige overeenkomst,
o het flexibel en klantvriendelijk beleveren van de SH,
o veranderingen, verbeteringen, verbouwingen, verfraaiingen, en herstellingen aan de cafetaria.
In voormelde gevallen is de concessiehouder aan het stadsbestuur een schadevergoeding verschuldigd wegens contractbreuk, gelijk aan de concessievergoeding voor drie maanden, of aan de kostprijs voor het herstellen van de gebreken of nalatigheden.
De concessieovereenkomst wordt van rechtswege beëindigd indien de concessiehouder niet meer beschikt over de nodige vergunningen om een cafetaria uit te oefenen, onverminderd het recht op schadevergoeding in hoofde van het stadsbestuur. Het voorgaande is eveneens van toepassing indien de concessiehouder in staat van faillissement wordt verklaard of het gerechtelijk akkoord heeft aangevraagd.
Artikel 11
In gemeenschappelijk overleg tussen de concessiehouder en het stadsbestuur kan ten allen tijde een einde gesteld worden aan de concessie, mits een vooropzeg van minstens zes maanden.
Artikel 12
De concessiehouder verbindt zich er toe alle nodige vergunningen aan te vragen en te bekomen, en zich in regel te stellen met alle wettelijke en reglementaire voorschriften, die het uitoefenen van dergelijke zelfstandige activiteit op administratief, sociaal en fiscaal vlak regelen.
De concessiehouder verbindt zich er toe mee te werken aan evenementen, die in samenwerking met de stad Waregem worden georganiseerd, en waarbij het stadsbestuur om deze medewerking verzoekt.
Artikel 13
De concessiehouder is ertoe gehouden en verbindt er zich toe om op zijn kosten en onder zijn
verantwoordelijkheid, maar onder toezicht van en met de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het stadsbestuur in te staan voor de binneninrichting zoals beschreven in artikel 2.
verantwoordelijkheid, maar onder toezicht van en met de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het stadsbestuur in te staan voor de binneninrichting zoals beschreven in artikel 2.