WORDT OVEREENGEKOMEN HETGEEN VOLGT:
16. goedkeuren afsprakennota Leiedal 2020-70 - procesbegeleiding Gaverbeek Uitslag van de stemming:
- voor: 33 Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Kristof Chanterie, Pietro Iacopucci, Philip Himpe, Maria Polfliet, Joost Kerkhove, Jules Godefroid, Xavier Wyckhuyse, Bart Kindt, Henri Destoop, Guy Van den Eynde, Charka Dewaele, Marc Vercruysse,
Kathleen Ravelingien, Geert Deroose, Inge Vandevelde, Tom Demunter, Nancy Vandenabeele, Kim Deplancke, Michiel Vandewalle, An Vanheusden, Margot Desmet, Elise Deprez, Sophie Demeulenaere, Jan De Graeve, Sven Goethals, Maxim Laporte, Marijke Vanlauwe, Patrick Desmet, Hilde Malfait, Patrick Balcaen
- tegen: 0
- onthoudingen: 0 Afwezigheden bij dit punt:
De Raad,
Gelet op de Nieuwe Gemeentewet;
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur;
Gelet op de samenwerkingsovereenkomst tussen de Vlaamse Milieu Maatschappij en de stad Waregem voor de uitvoering van de Gaverbeekvisie en welke voorziet in de aanstelling van een procesbegeleider;
Overwegende dat deze procesbegeleider wordt aangesteld namens de stad en de VMM en die het ontwerp en de uitvoering kwalitatief moet opvolgen;
Overwegende dat Leiedal wordt aangesteld als procesbegeleider gelet op de opmaak van de inrichtingsplannen binnen de zelfstandige groepering Leiedal;
Overwegende dat de stad Waregem zal instaan voor het aanstellen van deze procesbegeleider door middel van de afsprakennota 2020-70 met Leiedal;
Overwegende dat de taken van de proces-begeleider als volgt worden opgelijst:
opmaak/nazicht bestek (voor aanstelling) studiebureaus (technisch ontwerp, landschapsontwerp, veiligheidscoördinatie,…).
leiding en toezicht op de uitvoering van de diensten van de studiebureaus.
Overwegende dat de kostprijs van de procesbegeleider is bepaald op een maximum van € 40.000,00 (vrij van BTW) per kalenderjaar voor 2021, 2022 en 2023;
Overwegende dat de VMM integraal instaat voor de vergoeding van de prestaties van deze procesbegeleider;
Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 24 november 2020;
Gelet op de uitslag van de stemming:
voor: 33
tegen: 0
onthoudingen: 0 Besluit:
Art. 1: De afsprakennota nr 2020-70 : Procesbegeleiding Gaverbeek opgemaakt door Intercommunale Leiedal en gevoegd in bijlage aan dit besluit, wordt goedgekeurd.
Art. 2: Afschrift van deze beslissing zal worden overgemaakt aan de Intercommunale Leiedal.
Bijlage: Afsprakennota 2020-70 Stad Waregem: Procesbegeleiding Gaverbeek in het kader van de zelfstandige groepering Leiedal
1 Inhoudstafel 2 Feitelijke gegevens
Naam stad: Stad Waregem
Naam dossier: procesbegeleiding
3 Omschrijving van de opdracht
Leiedal staat in voor een algemene en permanente procesbegeleiding bij de herinrichting van een aantal deelprojecten bij de opwaardering en herinrichting van de Gaverbeek te Waregem. Deze opwaardering behelst in het bijzonder het terug openleggen van de ingekokerde Gaverbeek, de herinrichting van de oevers en oeverzones van de Gaverbeek, het aantrekkelijker maken van open water in de stad en het verhogen van de belevingswaarde van de Gaverbeek voor inwoners en passanten.
De stad Waregem werkt hiervoor samen met VMM als waterloopbeheerder en initiatiefnemer, waarmee ze een samenwerkingsovereenkomst afgesloten heeft.
De opdracht van Leiedal omvat in eerste instantie volgende fasen, met de nadruk op fase 1:
Fase 1a: Openlegging van de Gaverbeek aan de inkom van de hippodroom en langs de ring;
Fase 1b: Herinrichting van de Gaverbeek aan het Spei;
Fase 2: Herinrichting van de Gaverbeek op het Jeugdeiland.
Volgende fasen kunnen later toegevoegd worden in onderling overleg.
Deze procesbegeleiding behelst:
Opmaak/nazicht bestek (voor aanstelling) studiebureaus (technisch ontwerp, landschapsontwerp, veiligheidscoördinatie, …).
Leiding en toezicht op de uitvoering van de diensten van de studiebureaus. Deze diensten (van de studiebureaus) kunnen in hoofdzaak opgesplitst worde in o.a.:
o Opmaak voorontwerpdossier o Opmaak ontwerpdossier
o Opmaak dossiers voor vergunningsaanvragen o Begeleiden van de aanbesteding
o Leiding en toezicht van de werken verzorgen o Veiligheidscoördinatie verzorgen
Grosso modo komt het er op neer dat de procesbegeleider in de ontwerpfase de diverse dossiers van de studiebureaus naziet en tijdens de uitvoering van de werken deze werken, met alle bijhorende aspecten, mee opvolgt als eerste aanspreekpunt voor de stad en de VMM. Hierbij worden o.a. de werfvergaderingen en opleveringen bijgewoond, wijzigingen tijdens de werken (met inbegrip van prijsconsequenties) geëvalueerd, timings opgevolgd, enz.
Indien nodig organisatie van overleg / participatie met de buurt in afstemming met VMM en Waregem Bovenstaande taken worden uitgevoerd met oog voor o.a. volgende aspecten:
Een organisatorisch luik (overleggen, coördineren, regisseren, aanspreekpunt)
Een financieel luik (kostenbewaking)
Een inhoudelijk luik (kwaliteitsbewaking, adviesverlening, …)
De procesbegeleider neemt op geen enkele manier de verantwoordelijkheid over van VMM en/of stad als bouwheer voor de uitvoeringsprojecten. Alle verantwoordelijkheid blijft liggen bij VMM en stad Waregem.
De procesbegeleider neemt op geen enkel moment de rol van ‘leidend ambtenaar’ op zich of de taak van dagelijks toezicht. Deze taken en verantwoordelijkheden berusten bij de VMM/stad Waregem dan wel de aangestelde studiebureaus.
Het einddoel van deze procesbegeleiding is om op een gestructureerde en efficiënte wijze tot een goede, kwaliteitsvolle realisatie te komen.
4 Methodiek, te leveren prestaties en uitvoeringstermijnen
Aangezien er bij het verlenen van de totale opdracht geen concrete en omstandige omschrijving van de verschillende deelopdrachten mogelijk is, worden de omschrijving, de methodiek, de te leveren prestaties en de uitvoeringstermijnen per deelopdracht afzonderlijk bepaald in een onderling overleg tussen Leiedal en de stad en haar partners, dat door Leiedal schriftelijk bevestigd.
Leiedal verbindt zich ertoe de opdracht binnen deze vooropgestelde randvoorwaarden en
uitvoeringstermijnen af te leveren. In onderling overleg met de stad wordt de startdatum van het project vastgelegd. In de loop van de procedure kan van de vooropgestelde randvoorwaarden en
uitvoeringstermijnen slechts afgeweken worden mits goedkeuring van het College van Burgemeester en Schepenen. Indien er vertraging optreedt omwille van factoren buiten de wil van Leiedal, zullen deze door Leiedal schriftelijk worden medegedeeld aan de stad en haar partners. In desbetreffend geval kan in onderling overleg een verlenging van de termijnen worden afgesproken.
5 Duur van de afsprakennota
De afsprakennota blijft van kracht tot maximaal 31/12/2023.
6 Op te leveren documenten
Alle documenten worden digitaal aangeleverd.
Indien gewenst kunnen ook papieren exemplaren worden voorzien tegen kostende prijs.
7 Financiële afspraken 7.1 Basiskostprijs
Leiedal stelt voor om te werken met een raamovereenkomst, waarbij alle effectief gepresteerde uren worden aangerekend met een vooropgesteld geraamd bedrag per jaar.
Aangezien er bij het verlenen van de totale opdracht geen concrete en omstandige omschrijving van de verschillende deelopdrachten mogelijk is, wordt - voor de som van alle deelopdrachten - een vooropgesteld geraamd bedrag aan te leveren uurprestaties vastgelegd van € 40.000 per werkingsjaar (d.i. de kostprijs op basis van een uurraming, een werkingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december). Voor iedere
afwijking van dit vooropgestelde bedrag is de goedkeuring noodzakelijk van het College van Burgemeester en Schepenen.
De werkelijk aan de uitvoering van de opdracht bestede tijdseenheden zullen worden afgerekend aan de hand van de eenheidstarieven (per uur en volgens aard van het werk), zonder dat het te betalen aandeel hoger kan zijn dan het bij de aanvang van de opdracht geraamde maximale bedrag per werkingsjaar, eventueel aangepast en onder voorbehoud van goedkeuring van de jaarlijkse begroting door de stadraad.
Eenheidstarieven
Het eenheidstarief dat wordt aangerekend is afhankelijk van de aard van het werk. De tarieven werden door de Raad van Bestuur van Leiedal in de vergadering van 13/12/2019 als volgt vastgesteld:
- Categorie A: projectleider 104,97 euro
- Categorie B: ontwerper 76,54 euro
- Categorie C: graficus 55,67 euro
- Categorie D: secretariaat 57,21 euro
Deze uurtarieven worden door de Raad van Bestuur van Leiedal voor elk werkingsjaar geëvalueerd.
Desgevallend zullen de aangepaste uurtarieven worden aangerekend, zonder dat dit automatisch leidt tot een verhoging van het vooropgestelde geraamde bedrag van deze raamovereenkomst. Voor iedere afwijking van dit vooropgestelde bedrag is de goedkeuring noodzakelijk van het College van Burgemeester en
Schepenen.
Bijkomende prestaties te leveren door derden
Indien in het kader van de opdracht beroep wordt gedaan op derden, zal de factuurkost (inclusief B.T.W.) worden doorgerekend. Dergelijke opdrachten kunnen enkel worden uitgevoerd na afroep door het College van Burgemeester en Schepenen.
Kostprijs bijkomende exemplaren
Eventuele bijkomende exemplaren worden aangerekend volgens volgend tarief:
- kaarten gekleurd of z/w A0 27,00 euro per blad formaat A0 - kaarten gekleurd A3 1,20 euro per blad formaat A3 - kaarten gekleurd A4 0,60 euro per blad formaat A4 - kaarten/teksten z/w A3 0,075 euro per blad formaat A3 - kaarten/teksten z/w A4 0,0375 euro per blad formaat A4 - inbundelen met metalen ringen 0,85 euro per bundel
- infopanelen Reboard 95,00 euro per paneel - infopanelen Forex 75,00 euro per paneel
Indien voor het opmaken van bijkomende exemplaren beroep wordt gedaan op derden zal de factuurkost worden doorgerekend.
Overdracht van budget
Indien het vooropgestelde geraamde bedrag van €40.000 per werkingsjaar niet opgenomen wordt, kan het resterende budget uit het vorige werkingsjaar - mits goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen - overgedragen worden naar het volgende werkingsjaar.
7.2 Betalingsmodaliteiten
De facturen zullen per kwartaal worden opgemaakt in functie van de geleverde prestaties.
Het College van Burgemeester en Schepenen beschikt over een betalingstermijn van netto 60 dagen, te rekenen vanaf de opvraging. Bij het overschrijden van die termijn kan door de intercommunale Leiedal een nalatigheidintrest worden aangerekend, gelijk aan de wettelijke intrestvoet.
7.3 BTW-vrijstelling Overwegend
de statutenwijziging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 12/12/2017 en bekrachtigd bij ministerieel besluit van 25/01/2018;
de artikelen 30 en 31 van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten (‘in house’);
Artikel 44 §2bis van het BTW-wetboek;
het model van Inwendig Reglement zoals goedgekeurd door de raad van bestuur van Leiedal op 12/01/2018
zijn de prestaties geleverd in het kader van deze afsprakennota vrijgesteld van BTW.
8 Inwendig reglement
Het Inwendig Reglement van toepassing op deze opdracht is de versie goedgekeurd door de raad van bestuur van Leiedal op 12/01/2018. Het Inwendig Reglement werd opgenomen in Bijlage bij deze afsprakennota en maakt één en een ondeelbaar geheel uit van deze opdracht.
9 Vervalregeling
Wanneer de procedure van de opdracht onderbroken wordt omwille van factoren buiten de wil van Leiedal en slechts na één jaar of langer hernomen wordt, dient een nieuwe afsprakennota te worden opgemaakt.
Ook indien de opdracht na één jaar van de goedkeuring van de afsprakennota nog niet wordt opgestart omwille van factoren buiten de wil van Leiedal, dient een nieuwe afsprakennota te worden opgemaakt.
Opgemaakt door de Intercommunale Leiedal Kortrijk (datum)
Filip Vanhaverbeke - Algemeen directeur
17. goedkeuren regionale ruimtelijke energiestrategie en SECAP