De onderzoeksvraag:
Hoe wordt binnen een organisatie het vertellen van organisatieverhalen aangemoedigd? is een “hoe?-vraag” waarvan het antwoord zich kenmerkt door kwalitatieve beschrijvingen van het onderwerp van de vraag.
In Hoofdstuk 2 zijn antwoorden uit wetenschappelijk literatuur naar voren gekomen op de deelvragen die gesteld werden naar aanleiding van de onderzoeksvraag. In die antwoorden zijn processen en interne omgevingsfactoren genoemd, die het vertellen van organisatieverhalen in organisaties faciliteren en hinderen.
De onderzoeksvraag richt zich op het aanmoedigen van organisatieverhalen vertellen. Op basis van de conclusies uit Hoofdstuk 2 zijn de processen en interne omgevingsfactoren die bijdragen aan verhalen vertellen in organisaties geëxpliciteerd en daarmee geoperationaliseerd. Met deze processen en interne omgevingsfactoren is een onderzoeksmodel geformuleerd wat aan de empirie getoetst is.
In dit hoofdstuk worden in paragraaf 3.2 de processen en in paragraaf 3.3 de interne omgevingsfactoren geëxpliciteerd. In paragraaf 3.4 worden deze verbonden tot het onderzoeksmodel wat getoetst is in de empirie.
3.2 Processen
Als een organisatie zich bewust is van het nut van verhalen vertellen, zal zij een inspanning willen plegen om verhalen vertellen te faciliteren en aan te moedigen. In het onderzoeksmodel worden de processen die verhalen vertellen mogelijk maken en continueren Formele facilitering en aanmoediging genoemd. Het literatuuronderzoek noemt vier processen: het gericht verzamelen, selecteren, verspreiden en archiveren van verhalen. In het onderzoeksmodel worden daarom vier processen (P) onderscheiden.
Een grafische weergave van deze processen staat in Figuur 3. Figuur 3 brengt tot uitdrukking dat met behulp van de processen, de verhalen die in de organisatie worden verteld worden verzameld (P1). De verzamelde verhalen worden aan een selectie onderworpen om te zien of zij nu of later inzetbaar zijn (P2). Afhankelijk van het tijdstip worden geselecteerde verhalen vervolgens verspreid (P3) of gearchiveerd (P4).
Figuur 3:
Formele facilitering en aanmoediging
De processen worden als volgt geëxpliciteerd. P1 - Gericht verzamelen van organisatieverhalen Middels gebruik van:
a. officiële verhaalverzamelaars;
b. managers die door de organisatie wandelen en hun oor te luisteren leggen;
c. een verzamelpunt voor verhalen.
P2 - Gericht selecteren van organisatieverhalen
De organisatie maakt gebruik van organisatieverhalen die inzetbaar zijn in de specifieke context van de a. doelen, b. cultuur, c. politiek en d. machtstructuren van de organisatie.
P3 - Gericht verspreiden van organisatieverhalen
Het gericht verspreiden van organisatieverhalen komt tot uitdrukking in het gebruik van verhalen als instrument in de bedrijfsvoering:
a. in trainingen;
b. bij introducties van nieuwe medewerkers;
c. als erkenning van prestaties van medewerkers;
d. als communicatiehulpmiddel;
e. tijdens rekrutering en aanname van medewerkers;
f. in verkoopverhalen;
g. tijdens vergaderingen.
P4 - Gericht archiveren van organisatieverhalen
Organisatieverhalen worden op een of meerdere van volgende wijzen gearchiveerd:
a. fysiek (boek, verslagen);
b. digitaal (website, database);
c. biologisch (geheugen van mensen).
Formele facilitering en aanmoediging kan ook alleen op afdelingsniveau voorkomen.
De rol van de processen wordt bezien in het licht van het faciliteren en aanmoedigen van verhalen vertellen in organisaties welke zijn weerslag heeft in de omgang met de interne omgevingsfactoren.
3.3 Interne omgevingsfactoren
Naast formele processen kunnen er interne omgevingsfactoren gecreëerd worden, dan wel aanwezig zijn, die verhalen vertellen stimuleren. In het onderzoeksmodel worden deze interne omgevingsfactoren Informele facilitering en aanmoediging genoemd.
Uit het literatuuronderzoek kwamen vijf interne omgevingsfactoren naar voren: de fysieke omstandigheden waarin verhalen vertellen plaatsvindt, het narratieve klimaat, de beschikbare tijd voor verhalen vertellen, de ruimte waarin mensen werken en kennis van de voordelen van verhalen vertellen voor de organisatie. De fysieke omstandigheden waar vertellen plaatsvindt en de ruimte waarin mensen werken, worden in het onderzoeksmodel samen onder de fysieke omgeving geschaard.
In het onderzoeksmodel worden daarmee vier interne omgevingsfactoren (OF) onderscheiden. OF1 - Een fysieke omgeving
die verhalen vertellen en naar verhalen luisteren aanmoedigt. Met als eigenschappen:
a. comfortabele stoelen;
b. flexibele opstelling van zitplaatsen;
c. verlichtingsmogelijkheden;
d. goed geluid en video apparatuur;
e. prettige akoestiek;
f. luchtbehandeling;
g. zaalgrootte die past bij groepsgrootte;
h. gezamenlijke kantoorruimtes;
i. gezamenlijke ontspanningsruimtes.
OF2 - Beschikbare tijd voor het (in) formeel uitwisselen van verhalen middels:
a. gezamenlijke pauzes;
b. gezamenlijke rituele bijeenkomsten (bijvoorbeeld Nieuwjaarsreceptie);
c. stimulering activiteiten personeelsvereniging;
d. afdelingsuitjes;
e. extra tijd na formele gebeurtenissen voor reflectie, dialoog en het delen van verhalen van de deelnemers;
f. uitwisselvergaderingen zonder agenda;
g. informeel overleg. OF3 - Een narratief klimaat waarin:
a. leiders en medewerkers zelf verhalen vertellen;
b. leiders en medewerkers zelf open staan voor verhalen vertellen;
c. leiders en medewerkers verhalen van anderen respecteren en die accepteren als de werkelijkheid volgens de verteller;
d. er medewerkers zijn „die alles weten van het bedrijf‟.
OF4 - Kennis van voordelen voor de organisatie van verhalen vertellen
De mate van de kennis van de voordelen komt tot uitdrukking in het aantal voordelen wat organisaties kunnen noemen.
De interne omgevingsfactoren zijn in navolging van de krachtenveldtheorie voor verandering van Lewin (1951), grafisch in Diagram 1 weergegeven. Het equilibrium in Diagram 1 is de status quo van de interne omgevingsfactoren met betrekking tot verhalen vertellen in een organisatie. Interne omgevingsfactoren die verhalen vertellen aanmoedigen, doen het equilibrium naar rechts verschuiven. Interne omgevingsfactoren die verhalen vertellen ontmoedigen of hinderen, doen het equilibrium naar links verschuiven. De hierboven genoemde interne omgevingsfactoren zijn allen zo geëxpliciteerd dat bij aanwezigheid, zij het equilibrium naar rechts verschuiven. Het ontbreken van deze aanmoedigende interne omgevingsfactoren zal leiden tot het verschuiven van het equilibrium naar links. Aangezien de onderzoeksvraag zich richt op aanmoediging van verhalen vertellen, zijn alleen de geëxpliciteerde interne omgevingsfactoren in Diagram 1 geplaatst.
In het diagram kan de invloed van een interne omgevingsfactor op het verschuiven van het equilibrium, worden gesymboliseerd door de dikte van de pijl. Pas na het onderzoek kan eventueel worden afgeleid of de verschillende omgevingsfactoren verschillende invloeden hebben, vandaar dat alle pijlen dezelfde dikte in Diagram 1 hebben.
Diagram 1:
3.4 Onderzoeksmodel
Het onderzoeksmodel is weergegeven in Figuur 4. In het onderzoeksmodel worden de verbanden gelegd tussen de processen uit 3.2, de interne omgevingsfactoren uit 3.3 en de mate van verhalen vertellen in een organisatie.
De aanwezigheid van de interne omgevingsfactoren zal een positieve bijdrage leveren aan de mate waarin binnen de organisatie verhalen worden verteld. Deze bijdragen zijn weergegeven door de met een „+‟ voorziene pijlen tussen de interne omgevingsfactor [OFx] en het verschijnsel “verhalen vertellen in organisaties”. Omgekeerd zal de afwezigheid van de interne omgevingsfactoren geen of een remmende bijdrage leveren aan de mate waarin binnen de organisatie verhalen worden verteld. De remmende bijdragen zijn weergegeven door de met een „-‟ voorziene pijlen tussen de interne omgevingsfactor [OFx] en het verschijnsel “verhalen vertellen in organisaties”.
Als processen bewust worden ingezet, zal door een organisatie bewust gekeken worden hoe interne omgevingsfactoren gecreëerd kunnen worden om bij te dragen aan het vertellen van verhalen. De omgevingsfactoren „narratief klimaat‟ en „kennis van voordelen‟ zullen een organisatie er toe kunnen zetten om de processen rond verhalen vertellen meer structuur te geven.
Figuur 4:
3.5 Samenvatting Hoofdstuk 3
Vier processen en vier interne omgevingsfactoren zijn geëxpliciteerd en ondergebracht in een onderzoeksmodel.