Ondersteunende instrumenten van onze strategie

In de gemeenteraad en de OCMW-raad van 29 januari 2019 werd een nieuwe deontologische code voor mandatarissen vastgelegd. Dit model van deontologische code geeft lokale mandatarissen een kader waarbinnen ze hun mandaat moeten uitoefenen. De samenleving stelt, terecht, hoge eisen aan mandatarissen. Als lokaal geëngageerd politicus is men kwetsbaar. De deontologische code is in de eerste plaats dan ook niet gemaakt om te bestraffen, maar om een veilige omgeving te creëren waarbinnen de lokale mandatarissen moeten werken. De code is een algemene leidraad voor lokale mandatarissen om deontologisch zorgvuldig te kunnen handelen bij de uitoefening van het mandaat. Dit handelen steunt op de volgende waarden: dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid.

Binnen de gemeente zijn er een aantal advies- en beheersorganen die de gemeente adviseren omtrent het te voeren beleid. Het betreft inspraakorganen, al dan niet wettelijk of decretaal voorzien, dat door het gemeentebestuur wordt ingericht en dat op geregelde tijdstippen vergadert om aan het gemeentebestuur adviezen uit te brengen over een bepaald beleidsdomein. In principe zijn adviesraden samengesteld uit vertegenwoordigers van verenigingen en/of professionele organisaties die rond het beleidsdomein werken. Adviesraden nemen een huishoudelijk reglement aan dat hun werking preciseert en dat ter kennis wordt gegeven aan de gemeenteraad.

De gemeenteraad bepaalt welke gemeentelijke adviesraden of andere overlegstructuren met burgers, verenigingen en/of doelgroepen worden opgericht met als opdracht de gemeente op regelmatige en systematische wijze te adviseren over bepaalde beleidsdomeinen. De gemeenteraad stelt de adviesraden vast, met aanduiding van het adviesdomein, de wijze van samenstelling, de voornaamste werkingsregels, alsook op welke wijze er gevolg zal worden gegeven aan het advies.

Overzicht van de adviesraden Koksijde:

Beleidsdomein Vrije tijd: − Sportraad

− Cultuurraad

− Jeugdraad Beleidsdomein Welzijn en sociale

zaken − Gemeentelijke adviesraad internationale samenwerking

− Adviesraad andersvaliden

− Seniorenadviesraad

− Preventieraad

Beleidsdomein grondgebiedszaken − Raad voor lokale economie

− Adviesraad Onroerend erfgoed

− Landbouwraad

− Milieuraad

− GECORO

− Verkeerscommissie

Naast de adviesraden werden er vier gemeenteraadscommissies opgericht die de gemeente en OCMW-raad adviseren en voorstellen formuleren. Binnen de gemeenteraad kunnen commissies samengesteld zijn uit gemeenteraadsleden die de taak hebben om de agendapunten van de raadszittingen voor te bereiden.

− De gemeenteraadscommissie Grondgebiedszaken

− De gemeenteraadscommissie Vrije tijd

− De gemeenteraadscommissie Financiën, personeel en administratie

− De gemeenteraadscommissie Welzijn en sociale zaken

Om de burgerparticipatie te versterken en de betrokkenheid bij het bestuur te verhogen zal het nodig zijn om een reglement rond burgerparticipatie te laten goedkeuren door de gemeenteraad. De gemeenteraad is namelijk verantwoordelijk om een beleid te voeren op het vlak van betrokkenheid en inspraak van burgers en diverse doelgroepen, zoals beschreven in het decreet lokaal bestuur (artikels 302, 303 en 304). De inspraakmogelijkheden en de klachtenbehandeling voor elke Koksijdse burger worden in dit reglement weergegeven. Met dit reglement wilde het bestuur burgerinitiatieven faciliteren, de burgerbetrokkenheid initiëren, het middenveld ondersteunen en de participatie zoals wettelijk voorzien reguleren. Het reglement zorgt voor een duidelijk overzicht van mogelijke initiatieven voor burgers. Het gemeentebestuur hecht namelijk veel belang aan openheid, participatie en inspraak.

Reeds in 2010 startte de gemeente met de live- streaming van de gemeenteraad. Alle burgers kunnen de gemeenteraad en de OCMW-raad live volgen of achteraf herbekijken. Dit instrument is ondertussen uitgegroeid als een volwaardig filmarchief. Met het bestuursdecreet goedgekeurd op 7 december 2018, is ook het gebruik binnen de bestuurscontext van de gemeente juridische verankerd en nam ook de gemeenteraad bij huishoudelijk reglement de beslissing om de opname als integraal (zittings)verslag van de gemeente en OCMW-raad te beschouwen.

Van een lokaal bestuur wordt ook verwacht dat ze inzet op actieve openbaarheid van bestuur, waarbij de gemeente zelf het initiatief neemt om burgers op de hoogte te brengen van de beslissingen genomen door gemeentelijke organen. Daarbij gaat het over duidelijk en voldoende informeren over het lokale beleid, regelgeving en dienstverlening. Elke instantie is verplicht om de bevolking of de betrokken doelgroepen systematisch, correct, tijdig, evenwichtig en op verstaanbare wijze voor te lichten over haar aanbod. Dat is het principe van actieve openbaarheid:

de overheid neemt zelf het initiatief om burgers op de hoogte te brengen. Alle inwoners kunnen op de website van de gemeente alle genomen beslissingen van alle organen van de gemeente raadplegen.

Om de vastgestelde beleidsdoelstellingen te kunnen behalen werden er de voorbije legislatuur een aantal beleidsplannen door verschillende diensten opgemaakt. De zwakte van deze plannen blijft evenwel de systematische opvolging en de bijsturing. De plannen worden nog te weinig als kapstok gebruikt om het verdere algemene beleid op organisatieniveau vorm te geven.

Volgende beleidsplannen werden er opgemaakt de voorbije legislatuur:

− GIS beleidsplan (Geografische Informatiesystemen)

− globaal preventieplan

− audit c.c. Casino Koksijde

− mobiliteitsplan (2011) en bijhorende sneltoets (2017)

− Energiek 2020

− informatieveiligheidsplan

− lokaal woonplan

− beleidsplan huis van het kind

− jaarplanwerking Jeugd

− …..

De diverse diensten werkten in de voorbije zes jaar een gedegen en vooral divers vrijetijdsaanbod uit (cfr. voor elk wat wils). Hierbij was er voldoende aandacht voor, enerzijds, spreiding, diversiteit en kwaliteit van het aanbod, en anderzijds, de diverse doelgroepen zoals senioren, kansarmen, …Doelgroepen worden bereikt, maar een visie is nodig op het vlak van evenementen zowel naar aard van de activiteiten, als naar de exacte doelgroep die men beoogt (cfr. richting dat men wenst uit te gaan, accenten die men wenst te leggen, etc.). Ook bestaat er op dit moment geen systematische evaluatietool waarvan de diensten gebruik maken om op basis van objectieve criteria (vb. cijfermateriaal) te evalueren. Met de opmaak van een evenementenkalender in de 2^de helft van 2018 werden alle vrijetijdsactiviteiten in kaart gebracht, zowel naar aard van de activiteit, doelgroep als tijdsmoment. 2019 wordt ook vooral gezien als een nulmeting om alles in kaart te brengen. Bedoeling is om met het oog op 2020 met alle gegevens aan de slag te gaan zodat er een visie inzake evenementenbeleid kan opgemaakt worden. Deze zal ook aangewend worden om er een communicatie- en promobeleid op af te stemmen.

3. Structuur

Deze pijler refereert aan de inrichting van onze organisatie zelf. Hoe ziet ons organogram eruit? Welke niveaus bestaan er? Hoe verloopt de taakverdeling en hoe verloopt onze coördinatie? Ook wordt hierbij bekeken over welke infrastructuur onze organisatie beschikt om onze dienstverlening in onder te brengen.

Het huidige organogram is hiërarchisch opgebouwd a.d.h.v. de verschillende afdelingen, met veel niveaus. Uit het onderzoek van IIP (Investors in People) kwam naar voor dat het organogram veel te log is en dat er veel leidinggevende niveaus zijn die eerder blokkerend werken en het de absolute noodzaak is om aan meer organisatie- en dienst overschrijdende samenwerking (te veel schotten in de organisatie) te werken. Ons organogram dateert van 2008 en was het resultaat van een grondige doorlichting van de diensten die op dat moment bestonden.

Ondertussen is de dienstverlening uitgebreid en staan we ook voor de belangrijke uitdaging om gemeente en OCMW te integreren tot één Lokaal Bestuur Koksijde. Ondertussen groeide de organisatiestructuur doorheen de jaren organisch verder zonder dat we hebben stilgestaan of de structuur goed afgestemd is op onze dienstverlening. Om te komen tot een vlakkere organisatiestructuur (zie pijler 1) formuleren we een duidelijke visie op het maximaal aantal leidinggevende niveaus. Een ander belangrijk element dat mee in de overweging zal moeten genomen worden is de span-of-control (het aantal medewerkers dat een leidinggevende onder zich heeft) voor de diverse leidinggevende niveaus. Deze beide principes (aantal leidinggevende niveaus en de span-of-control) moeten verder concreet worden uitgewerkt.

We staan daarom op een kantelmoment om te groeien naar een eigentijdse organisatiestructuur, die de werking zelf moet ondersteunen en moet gebaseerd zijn op wat de klant van ons verwacht van een goede dienstverlening.