De eerste actie, buiten een specifiek project om, zal het afsluiten van raamcontacten zijn, die voor meerdere projecten gebruikt kunnen worden. Er zullen verschillende relaties zijn met de leveranciers, maar op een ongecoördineerde manier. Een productmanager heeft bijvoorbeeld contact met een leverancier die regelmatig langskomt voor de afstemming en de leiding van de divisie heeft besloten om met een leverancier een partnerrelatie aan te gaan. De inkoopfunctie heeft voornamelijk contact met leveranciers bij het opstellen van de contracten.
2. Integrerende fase
Bij deze fase wordt er onderscheid gemaakt tussen de in te kopen producten en diensten. De
inkoopprofessional richt zich op de materiaalgroepen met besparingsmogelijkheden (rechterkolom van figuur 2.6). Daarbij wordt nog geen onderscheid gemaakt in een ‘commodity’ en een
hoofdmateriaalgroep. De algemene materiaalgroepen worden nu niet meer door de projectinkoper gedaan, maar door de centrale inkoopafdeling van de organisatie. De kritische materiaalgroepen worden soms wel en soms niet meegenomen. Volgens de procedures horen ze er niet bij, maar er kan wel een verzoek komen vanuit de business, omdat ze zien dat het toch een kritische materiaalgroep is. Elke materiaalgroep die wordt aangepakt krijgt ongeveer dezelfde behandeling.
Inkoopactiviteiten voor een materiaalgroep:
Inkoper richt zich op de producten met besparingspotentieel
Alle stappen ondernomen, zonder onderscheidt in verschillende relaties Algemene producten zijn uitbesteedt
Inkoopverantwoordelijkheid
Inkoopactiviteiten voor een project, stap 1-3 (zie figuur
2.4) Inkoopactiviteiten voor een materiaalgroep:
Lange termijn afspraken in de vorm van een contract (contractrelatie)
Andere disciplines onderhouden verschillende relaties met de leveranciers
Inkoopactiviteiten voor een project, stap ‘scannen en
selectie’
4 Meten en verbeteren met het SIP-3G model
3. Vooruitziende fase
In de laatste fase worden alle stappen nauwgezet gevolgd waardoor verschillende relaties met
leveranciers worden ontwikkeld. Er worden nu ook pogingen ondernomen om materiaalgroepen naar het rechtergedeelte van de matrix te verhuizen door bundeling of het herindelen van de materiaalgroepen.
4.3.6 Inkoopactiviteiten voor een project
Voor een uitgebreidere uitleg van de inhoud van de stappen behoren bij het projectproces, zie §2.5.2. 1. Ondersteunende fase
Het is mogelijk om alleen te specificeren, selecteren en te contracteren. In deze fase komen de verzoeken en de problemen op ongunstige tijdstippen naar boven en is de tijd om deze stappen uit te voeren kort. De stappen worden dan ook niet zorgvuldig genomen. Bij het specificeren worden de aangedragen specificaties aangenomen, zonder goed te kijken of ze niet verbeterd kunnen worden. Bij het selecteren wordt vooral naar de bestaande leveranciers gekeken.
Inkoopactiviteiten voor een materiaalgroep:
Alle productstappen worden nauwgezet genomen
Productgroepen worden zo gunstig mogelijk ingedeeld
Inkoopactiviteiten voor een project, stap 1-3 (zie figuur
2.4)
Inkoopverantwoordelijkheid
Inkoopactiviteiten voor een project:
Projectstap 1: specificeren
o Specificaties nemen zoals ze aangedragen worden Projectstap 2: selecteren
o Zoveel mogelijk bij bestaande leveranciers
Projectstap 4: contracteren
o Vooral een goede prijs waarborgen
4 Meten en verbeteren met het SIP-3G model
2. Integrerende fase
Een verbetering is het goed uitvoeren van bovengenoemde stappen. Dat wordt mogelijk doordat er nu afspraken zijn gemaakt waardoor de inkoopfunctie meer tijd en vrijheid krijgt om deze stappen goed uit te voeren. De specificaties neemt men niet zomaar meer over, maar men zorgt dat ze functioneel en
compleet worden aangeleverd. Bij de ‘target costing’ heeft de inkoopfunctie nu ook een rol. Bij het
selecteren kijkt men verder om zich heen naar de mogelijkheden binnen Siemens en de mogelijkheden in de markt. Bij het contracteren wordt er niet alleen meer naar de prijzen gekeken, maar ook naar de voorwaarden en de risico’s.
3. Vooruitziende fase
Het regelen van de gevraagde producten en/of diensten is tot nu toe de focus geweest. De leveranciers kunnen meer betekenen, omdat zij veel kennis bezitten die Siemens zelf niet heeft. Het beoordelen van de leveranciers (stap 5) helpt bij het maken van de keuze op welke wijze de leverancier meer bij Siemens betrokken kunnen worden, vandaar ook de link naar de ‘inkoopactiviteiten voor een materiaalgroep’. De derde stap werd voorheen niet bewust genomen; er was een standaard manier waarop de leveranciers betrokken werden. Bij de vooruitziende fase wordt die standaardmanier vervangen door gedifferentieerde aanpak. Dat is mogelijk geworden doordat de ‘inkoopactiviteiten voor een materiaalgroep’
gedifferentieerde relaties worden opgebouwd met de leveranciers.
Inkoopactiviteiten voor een project:
Nu ook de stappen:
Stap 3: Betrokkenheid bepalen
o ESI
Stap 5: Beoordelen prestaties
Inkoopverantwoordelijkheid
Inkoopactiviteiten voor een materiaalgroep Inkoopactiviteiten voor een project:
Stap 1: specificeren
o Feedback op specificaties
o ‘Target costing’ Stap 2: selecteren
o Mogelijkheden binnen Siemens
o Mogelijkheden in de markt Stap 4: contracteren
o Voorwaarden en risico’s
4 Meten en verbeteren met het SIP-3G model
4.3.7 Meten en verbeteren van de inkoopprestaties
1. Ondersteunende faseTijdens deze fase wordt er nog niet gewerkt met een systeem. Dat is niet mogelijk omdat er teveel onduidelijkheid is over wat de inkoopprofessionals precies moeten doen en waar zij verantwoordelijk voor zijn. De besparingen die zijn gerealiseerd zorgen er wel voor dat de leiding van de divisie een mening heeft over het functioneren. De leiding heeft echter te weinig inzicht in welke activiteiten de
inkoopprofessionals uitvoeren en met welk resultaat. De inkoopprofessional bepaalt daarom de activiteiten zelf.
2. Integrerende fase
Er is nu meer duidelijkheid over de inkoopfunctie zodat er concrete indicatoren kunnen worden afgeleid en een meetsysteem kan worden opgezet, dat alle belangrijke gebieden van de inkoopfunctie meet (conclusie 12, pag. 47). Het systeem moet vanaf het begin voldoen aan de genoemde voorwaardelijke punten. Het meetsysteem levert vooral voor andere partijen dan de inkoopprofessional inzicht op in de situatie. De (inkoop)leiding kunnen de inkoopprofessionals nu beter aansturen.
3. Vooruitziende fase
In deze fase moet het meetsysteem aan alle genoemde eisen uit de literatuur voldoen (conclusies pag. 42 & 43). Dat betekent dat er een aansluiting moet worden gevonden op de doelen van de onderneming, dat daar een prestatiebeoordeling aan moeten worden gekoppeld en dat de manieren van meten continu verbeterd moeten worden. De inkoopfunctie maakt nu zelf goede beslissingen, omdat de doelen veel meer gekoppeld zijn aan de doelen van de onderneming.
Meten en verbeteren inkoopprestaties
Het meetsysteem voldoet aan alle 14 eisen Inkopers nemen de beslissingen, die ten goede
komen aan de onderneming
Inkoopprestaties
Geavanceerd meetsysteem
(berekeningen en m.b.v ICT)
Meetfactoren die dicht bij de strategische doelen van de onderneming liggen.
Meten en verbeteren inkoopprestaties
Breed systeem
Leiding krijgt meer inzicht in het functioneren van inkoop en kan de inkoopprofessional daarop aanspreken
Inkoopprestaties
Meetfactoren bepalen met de interne klanten en het inkoopmanagement
Meten en verbeteren inkoopprestaties
Beslissingen door de inkoopprofessionals zelf Beheersing wordt gedaan op basis van
ervaringen en feedback
Prestaties worden alleen zichtbaar door de inkoopbesparingen Inkoopprestaties Problemen met de leveranciers en producten in de realisatiefase Complimenten Kostenbesparingen
4 Meten en verbeteren met het SIP-3G model
4.3.8 Kwaliteit en kwantiteit van de inkoopprofessionals
De gewenste kwaliteiten van de projectinkoper, materiaalgroep manager, inkoopanalist en inkoop ‘engineer’ zijn te vinden in §2.5.2.
1. Ondersteunende fase
In de ondersteunende fase is er binnen een divisie slecht één inkoopprofessional actief die allerlei inkooptaken doet. Door de verzoeken vanuit de projecten zal de meeste tijd opgaan aan de
inkoopactiviteiten voor een project en daarom is het meestal een projectinkoper. Deze projectinkoper heeft al snel teveel werk en dat leidt tot problemen, omdat de inkoopprofessional onvoldoende tijd en kennis heeft om alles goed uit te kunnen voeren.
2. Integrerende fase
Het taakgebied van de projectinkoper wordt nu uitgebreid naar de materiaalgroepen. Doordat er
afspraken zijn gemaakt met de business om de projectinkoper op het juiste moment erbij te halen zijn de resultaten nu meer constant. Er is nu ook ruimte voor andere inkoopprofessionals om de projectinkoper te ondersteunen. Er worden taken uitbesteed.
3. Vooruitziende fase
Door de ‘activiteiten voor een materiaalgroep’ kunnen nu gehele groepen worden uitbesteed aan andere personen: materiaal groep managers. Voor de ICT-systemen en het meet- en verbetersysteem is er nu een inkoopanalist aangewezen. De technische aspecten van de inkoopfunctie doet de inkoop ‘engineer’. De projectinkoper volgt cursussen om de overgang naar de strategische denkwijze te kunnen maken. Bij de strategische beslissingen zijn de projectinkoper en inkoop ‘engineer’ steeds vaker aanwezig.
Kennisnetwerk van de inkoopprofessionals Kwaliteit en kwantiteit van de
inkoopprofessionals
Projectinkoper, inkoop ‘enigneer’, materiaalgroep managers en een analist
Volgen van gerichte cursussen Projectinkoper en inkoop ‘engineer’ bij
de belangrijkste beslissingen aanwezig
Kennisnetwerk van de inkoopprofessionals Kwaliteit en kwantiteit van de
inkoopprofessionals
Eén soort inkoopprofessional Ondersteuning door andere
inkoopprofessionals Ook activiteiten voor een
materiaalgroep Constante resultaten
Kennisnetwerk van de inkoopprofessionals Kwaliteit en kwantiteit van de
inkoopprofessionals
Eén soort inkoopprofessional Vooral projecttaken
4 Meten en verbeteren met het SIP-3G model
4.3.9 Kennisnetwerk van de inkoopprofessionals
Instructies voor het tekenen van het netwerk, zie §2.5.2. 1. Ondersteunende faseIn deze fase heeft de inkoopprofessional nog geen groot netwerk. Voor het uitvoeren van de taken is het nog niet noodzakelijk en men heeft niet de tijd om hier veel energie in te steken.
2. Integrerende fase
Het netwerk zal moeten groeien om aan de eisen van de nieuwe taken te kunnen voldoen. Nu is er ook regelmatig contact met andere Siemens vestigingen over heel de wereld. Niet alle soorten structuren en samenwerkingsvormen worden echter gebruikt. Er zijn mensen die waardevolle kennis willen delen, maar waar de inkoopprofessional nog geen contacten mee heeft.
3. Vooruitziende fase
Het netwerk is nu zo uitgebreid dat alle samenwerkingsstructuren erin voorkomen. Zonder het netwerk zou men de taken niet goed meer kunnen uitvoeren, het is essentieel geworden.
Kennisnetwerk
Netwerk met allerlei soorten en maten relaties met zowel collega’s als klanten en concurrenten
Kwaliteit en kwantiteit van de inkoopprofessionals
Projectinkoper, inkoop ‘enigneer’, materiaalgroep managers en een analist Gerichte cursussen volgen
Projectinkoper en inkoop ‘engineer’ bij de belangrijkste beslissingen aanwezig
Kennisnetwerk
Breed netwerk, maar vooral met Siemens medewerkers
Kwaliteit en kwantiteit van de inkoopprofessionals
Eén soort inkoopprofessional Ondersteuning door andere
inkoopprofessionals
Ook activiteiten voor een materiaalgroep Constante resultaten
Kennisnetwerk
Beperkt; bekenden in de omgeving
Kwaliteit en kwantiteit van de inkoopprofessionals
Eén soort inkoopprofessional Vooral projecttaken
4 Meten en verbeteren met het SIP-3G model
4.3.10 ICT-systemen
Voor overzicht van de ICT-systemen, zie §2.5.2. 1. Ondersteunende fase
Tijdens de eerste fase maakt men gebruik van de huidige systemen en van het internet om bruikbare contracten en leveranciers op te sporen. Men maakt gebruik van de systemen die voorhanden zijn. Die systemen zijn echter afgestemd op alle stappen en aspecten van het SIP-3G model. Niet alle
functionaliteiten van de systemen worden gebruikt, omdat de inkoopactiviteiten ook nog niet zo uitgebreid zijn.
2. Integrerende fase
Doordat de inkoopactiviteiten nu breder zijn, kunnen de systemen als sourcing’, tendering’ en ‘E-reverse auctioning’ worden gebruikt. Dit heeft echter alleen nut bij ‘commodities’, omdat de hoofd- en kritische materiaalgroepen veel contact met de leveranciers nodig hebben voor onderlinge afstemming en alles van tevoren vast moet liggen als er van de systemen gebruik wil worden gemaakt. Er zijn echter meer systemen bij Siemens, die juist de communicatie kunnen ondersteunen, bijvoorbeeld Livelink en intranet. In de integrerende fase worden de huidige systemen volledig benut.
3. Vooruitziende fase
De huidige systemen voldoen nu niet meer, omdat ze niet specifiek afgestemd zijn op het soort inkoopfunctie dat bij deze fase hoort. Een systeem voor het meten en verbeteren is bijvoorbeeld niet aanwezig. Er zijn nieuwe systemen nodig of aanpassingen aan de huidige systemen.
ICT-systemen
Internet
Huidige systemen:
o LIS en C4S voor contracten
o Internet
o Livelink
ICT-systemen
‘Purchasing intelligence’
Nieuwe systemen of aanpassing huidige systemen
ICT-systemen
Meer gebruik van huidige systemen:
o E-sourcing, E-tendering en E- reverse auctioning
o Beoordelen leveranciers (C4S)