Meten en verbeteren van de inkoopprestaties Situatiebeschrijving

Voor de vooruitziende fase:

Bepalen mate en moment van betrokkenheid van de leveranciers

Deze stap moet worden toegevoegd aan de projectaanpak van de inkoopprofessional. Het moet niet meer vanzelfsprekend zijn dat leveranciers alleen de RFI of RFQ krijgen aangereikt en dat er offertes voor terugkomen. Leveranciers kunnen meer voor de divisie betekenen. In deze fase moet de overweging worden gemaakt welke toegevoegde waarde de leverancier heeft en hoe daar het beste gebruik van kan worden gemaakt.

Prestaties behoordelen van de leveranciers

Deze stap moet worden toegevoegd aan de projectaanpak. De prestaties moeten ergens opgeslagen worden. Dit kan het beste bij de bestaande systemen die worden gebruikt voor leveranciersmanagement: LIS, C4S of Livelink.

7. Meten en verbeteren van de inkoopprestaties Situatiebeschrijving

De antwoorden van de projectinkoper van TTL bevestigen de ad hoc aanpak van het meten en

beheersen. Er wordt vooral gebruik gemaakt van de algemene feedback. Hij geeft zelf aan geen behoefte te hebben aan een meet- en beheerssysteem.

Bijlage 4: Uitgebreide resultaten meting SIP-3G bij TTL

De stand van zaken van de 14 genoemde conclusies voor TTL is te zien in de onderstaande tabel:

Conclusie Situatie

1) Aansluiting ‘corporate goals’ Het meten sluit aan op de winstdoelen, door het aandeel in de kostenbesparingen te meten. Er is geen aansluiting met innovatiedoelstellingen.

2) Alomvattend meten De focus is het besparen van kosten, zowel direct als indirect, door

efficiencyverbeteringen, zoals het afsluiten van meer contracten. Dat is dus niet alomvattend.

3) Dynamisch en agressief meten

TTL stelt haar eigen inkoopdoelstellingen vast, daardoor zijn ze

waarschijnlijk niet agressief, omdat men wel zeker wil zijn dat ze de doelen kunnen halen.

4) Transparant meten De status van de inkoopbesparingen zijn voor iedereen zichtbaar op het intranet. Het inkoopactieplan is ook toegankelijk voor de werknemers van TTL en voor de inkoopafdeling.

5) Link met

prestatiebeoordeling en beloning

Er is geen prestatiebeloning gekoppeld aan de metingen.

6) Resources vrijmaken voor het meet- en verbetersysteem

Binnen de afdeling PLS is er een inkoopanalist die zich o.a daar mee bezig houdt.

7) Systemen die het meten en verbeteren ondersteunen

Er zijn verschillende soorten systemen aanwezig die dit zouden kunnen ondersteunen.

8) ‘Champion’ voor het meet- en verbetersysteem

De projectinkoper is geen ‘champion’, maar de BUM zou dit wel kunnen zijn.

9) Per periode anders gaan meten

Het meten van de inkoopbesparingen blijft elke keer op dezelfde manier gebeuren en het ‘format’ van het inkoopactieplan wordt ook niet veranderd. 10) Meten als hulpmiddel Het besef dat het meten behulpzaam kan zijn is bij de meeste werknemers

niet aanwezig. Ze zien het meer als lastig en een noodzakelijk kwaad. 11) Meet- en verbetersysteem

en inkoopprestaties vergelijken met andere bedrijven

Er is geen vergelijking gemaakt met andere bedrijven.

12a) Effectiviteit meten en 12b) gebieden die verbetering nodig hebben

Het besef dat het meten van de effectiviteit en de verbeteringsgebieden belangrijk zijn werd alleen door de BUM aangegeven, die nadrukkelijk aangaf inzicht te willen hebben in die gegevens.

13) Geloofwaardig meten De projectcontroller gaf aan dat hij de manier van meten niet geloofwaardig vindt, d.m.v offertevergelijkingen. Verder geeft de projectinkoper zelf zijn besparingen door.

14) Noodzaak voor de continue verbetering van de

inkoopfunctie

Het besef dat continue verbeteringen door goed meten tot stand komt is ook alleen bij de BUM aanwezig.

Bijlage 4: Uitgebreide resultaten meting SIP-3G bij TTL

Huidige fase

De projectinkoper heeft zelf het inkoopactieplan ontworpen, dat wel ondertekent is door de divisieleiding en het inkoopmanagement. Het gaat daar niet alleen om de inkoopbesparingen maar ook om het verbeteren van de processen en de indirecte kosten. Dat is echter nog niet breed genoeg. Er is ook nog geen ‘benchmark’ gedaan en de manier van meten voldoet niet aan de voorwaardelijke punten. Het meten en verbeteren van de inkoopprestaties bevindt zich daarom nog in de ondersteunende fase. Gewenste acties

De BUM kwam met het voorstel om eerst te gaan meten of de inkoopfunctie de activiteiten uitvoert zoals afgesproken is. Het gaat er dan om of iets wel of niet gedaan wordt. Pas daarna is het mogelijk om te gaan meten hoe goed die dingen gedaan worden. Als dat gerealiseerd is dan kan er koppeling komen met de prestatiebeloning.

De eerste stap kan worden uitgevoerd door te meten zoals in §4.3.7 is voorgesteld. Daarbij moet worden gelet worden dat er voldaan wordt aan de voorwaardelijke punten en punt 12, die bij de integrerende fase horen. Punt 11 wordt er ook bij genomen, omdat het kan helpen om te kijken hoe andere divisies hun inkoopprestaties meten. Maatregelen daarvoor zijn:

Conclusie Maatregel

3a) Agressief meten Niet de projectinkoper met de leiding van de divisie stellen de doelstellingen vast, maar de uiteindelijke beslissing ligt bij de raad van bestuur.

6) Resources vrijmaken voor het meet- en verbetersysteem

Inkoopanalist Jerry van der Meer wordt ingezet om het systeem goed op te zetten en te waarborgen in de bestaande systemen. 7) Systemen die het meten en

verbeteren ondersteunen

De inkoopanalist, samen met TTL en het inkoopmanagement maken een keuze in welke systemen gebruikt gaan worden. 8) ‘Champion’ voor het meet- en

verbetersysteem

De BUM wordt de ‘champion’ en de invoering van het meet- en verbetersysteem moet een persoonlijke doelstelling zijn.

10) Meten als hulpmiddel Men (zie punt 7) schrijft een kort documentje over de voordelen van het meet- en verbetersysteem, zodat iedereen inziet waarom het belangrijk is.

11) Vergelijken met andere bedrijven Men gaat op bezoek gaan bij een (TTL-)divisie in het buitenland die al verder is op het gebied van meten en verbeteren.

12a) Effectiviteit meten en 12b) gebieden die verbetering nodig hebben

De gebieden ter verbeteringen zijn zichtbaar gemaakt d.m.v de ‘balance scorecard’-indeling en figuur B4.1

13) Geloofwaardig meten Voordat de metingen ingeklopt mogen worden moeten ze

worden gecontroleerd door een CEB’er.

Figuur B4.3: Gewenste situatie van de groeistappen van het meet- en beheerssystem

Om het bovenstaande te realiseren moet er een projectteam worden samengesteld bestaande uit in ieder geval de projectinkoper, inkoopanalist en ‘champion’. Zij zijn verantwoordelijk om de genoemde

voorwaardelijke punten te realiseren. De projectinkoper is de gebruiker, de inkoopanalist diegene die het systeem moet ‘maken’ en de ‘champion’ als opdrachtgever.

Bijlage 4: Uitgebreide resultaten meting SIP-3G bij TTL

8. Kwaliteit en kwantiteit van de inkoopprofessionals