In sommige gevallen wegen de (uitkerings)belangen van uw werknemers niet op tegen de administratieve lasten van het corrigeren van de werknemersgegevens. U kunt ons dan vragen om een naheffingsaanslag zonder dat u de individuele werknemersgegevens hoeft te corrigeren. Met deze naheffingsaanslag betaalt u de loonbelasting/premie volksverzekeringen als eindheffing. De premies werknemersverzekeringen betaalt u ook met die aanslag, net als de werkgeversheffing Zvw of eventueel de bijdrage Zvw. Voor de premies en de bijdrage betaalt u evenveel als wanneer u wel op werknemersniveau had gecorrigeerd.
Om een naheffingsaanslag te krijgen, moet u aan de volgende 3 voorwaarden voldoen:
- U stuurt een schriftelijk verzoek naar uw belastingkantoor, met een specificatie van de bedragen waarvoor u een naheffingsaanslag vraagt.
- Het gaat om fouten in loonbestanddelen of om tariefverschillen die niet of bezwaarlijk te individualiseren zijn.
- U maakt aannemelijk dat het niet corrigeren van de werknemersgegevens geen onevenredig nadelige gevolgen heeft voor een eventuele uitkering van UWV aan uw werknemers.
12.2 Manieren van corrigeren
Er zijn 4 manieren waarop u kunt corrigeren:
- opnieuw de volledige aangifte verzenden (zie paragraaf 12.2.1) - een aanvullende aangifte verzenden (zie paragraaf 12.2.2) - een correctie verzenden bij een aangifte (zie paragraaf 12.2.3) - een losse correctie verzenden (zie paragraaf 12.2.4)
U bent niet vrij om te kiezen hoe u corrigeert. Op welke manier u moet corrigeren, is afhankelijk van:
- het jaar waarover u wilt corrigeren - het aangiftetijdvak dat u wilt corrigeren
- de manier waarop u aangifte doet: met ons aangifteprogramma of met andere aangifte- of administratiesoftware
12.2.1 Opnieuw de volledige aangifte verzenden
Is de aangiftetermijn van het tijdvak dat u wilt corrigeren, nog niet voorbij? Dan kunt u – op zijn laatst op de uiterste aangiftedatum – de volledige aangifte (alle werknemersgegevens en het collectieve deel) opnieuw verzenden. Deze nieuwe aangifte overschrijft volledig de aangifte die u eerder over dat tijdvak deed. Deze manier van corrigeren kunt u gebruiken bij alle manieren van aangifte doen.
Doet u aangifte met een softwarepakket en hebt u vragen over hoe u opnieuw de volledige aangifte moet verzenden, neem dan contact op met uw softwareleverancier.
Hebt u bij de eerdere aangifte een correctie meegestuurd en wijzigt deze niet, dan moet u het correctiesaldo wél in de nieuwe aangifte vermelden.
Voorbeeld
U hebt aangifte gedaan over november. Over dat tijdvak moet u € 10.000 betalen. Bij de aangifte over november hebt u een correctie over juli meegestuurd, met een correctiesaldo van € 1.000. U moet dan in totaal € 11.000 betalen.
Binnen de aangiftetermijn doet u opnieuw aangifte over november, waardoor het te betalen bedrag over november € 12.500 wordt. U stuurt niet opnieuw een correctie over juli mee. De nieuwe aangifte over november overschrijft de eerdere aangifte over november, maar de eerdere correctie over juli blijft in tact. Hoewel u bij de nieuwe aangifte over november geen correctie bijvoegt, moet u wel het correctiesaldo van € 1.000 over juli overnemen in deze aangifte. Dus u moet betalen: € 12.500 + € 1.000 = € 13.500.
Let op!
U moet de nieuwe, verbeterde aangifte volledig invullen. Vul dus ook de gegevens in die niet
veranderd zijn. Als u de verbeterde aangifte niet volledig invult, gaan de gegevens verloren die u bij de eerdere aangifte hebt aangeleverd, maar die u nu niet hebt ingevuld. Als u in de verbeterde aangifte bijvoorbeeld alleen de collectieve gegevens opneemt, dus zonder de werknemersgegevens, worden de werknemersgegevens uit uw eerdere aangifte verwijderd uit de polisadministratie.
12.2.2 Aanvullende aangifte verzenden
Is de aangiftetermijn van het tijdvak dat u wilt corrigeren, nog niet voorbij? Dan kunt u een aanvullende aangifte verzenden, op zijn laatst op de uiterste aangiftedatum. Dat kan alleen als uw softwarepakket de aanvullende aangifte ondersteunt. Als u een aanvullende aangifte verzendt, geeft uw software met de aangifte de aanduiding mee dat het om een aanvullende aangifte gaat.
Hebt u vragen over hoe u een aanvullende aangifte moet verzenden, neem dan contact op met uw softwareleverancier.
Let op!
Kunt u geen aanvullende aangifte doen? Dan moet u de volledige aangifte opnieuw doen (zie paragraaf 12.2.1). U kunt geen aanvullende aangifte doen:
- met ons aangifteprogramma
- met een softwarepakket dat deze mogelijkheid niet ondersteunt
De aanvullende aangifte overschrijft alle gegevens van het collectieve deel van uw vorige aangifte. Ook overschrijft de aanvullende aangifte alle gegevens van de inkomstenverhoudingen voor wie u 1 of meer wijzigingen opneemt. De gegevens van de inkomstenverhoudingen die u niet vermeldt, worden niet overschreven: ze blijven onveranderd in de polisadministratie staan.
Een aanvullende aangifte bestaat uit de volgende gegevens:
- de aanduiding dat het gaat om een aanvullende aangifte Uw software zorgt daarvoor.
- een volledig ingevuld collectief deel, ook als er in dit deel niets is veranderd - alle gegevens van de inkomstenverhoudingen waarvoor u iets wilt veranderen
U vermeldt dus ook de ongewijzigde gegevens van die inkomstenverhoudingen.
- alle gegevens van de inkomstenverhoudingen die u toevoegt
- de aanduiding dat het gaat om een intrekking als u een inkomstenverhouding wilt verwijderen waarvoor u ten onrechte aangifte hebt gedaan
Uw software zorgt daarvoor.
Let op!
Als u in uw software niet aangeeft dat u een aanvullende aangifte wilt doen, geeft de software de aanduiding 'aanvullend' niet mee en zien wij de aangifte als een volledige nieuwe aangifte (zie paragraaf 12.2.1). Uw eerdere aangifte wordt dan helemaal overschreven.
Voorbeeld
Op 12 april hebt u over maart aangifte gedaan voor 100 inkomstenverhoudingen. Op
20 april ontdekt u dat u bij 10 inkomstenverhoudingen te weinig loon hebt aangegeven. U verzendt voor het eind van de aangiftetermijn een aanvullende aangifte over maart met alle gegevens van deze 10 inkomstenverhoudingen én het nieuwe collectieve deel. De collectieve gegevens en de gegevens van de 10 inkomstenverhoudingen worden veranderd, de gegevens van de andere 90 inkomstenverhoudingen blijven onveranderd. Als u niet aangeeft dat het om een aanvullende aangifte gaat, wordt de aangifte gezien als een volledige nieuwe aangifte en gaan de gegevens van de andere 90 inkomstenverhoudingen verloren.
12.2.3 Correctie bij een aangifte verzenden
Is de aangiftetermijn van het tijdvak dat u wilt corrigeren voorbij? Dan verzendt u een correctie bij een aangifte over een tijdvak van hetzelfde kalenderjaar waarvan de aangiftetermijn nog niet voorbij is. Deze manier van corrigeren kunt u gebruiken bij alle manieren van aangifte doen. Zie paragraaf 12.3.2 voor meer informatie over het verzenden van een correctie bij een aangifte.
Let op!
In een aantal gevallen verzendt u de correctie niet bij een aangifte, maar verzendt u een losse correctie (zie paragraaf 12.2.4).
Als u de fout of onvolledigheid zelf hebt ontdekt of als wij u een correctieverzoek sturen, verzendt u uw correctie bij de eerstvolgende of daaropvolgende aangifte. Als u een correctieverplichting van ons hebt gekregen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een boekenonderzoek, staat in de correctieverplichting wanneer u uw correctie uiterlijk moet verzenden.
Als u 1 of meer correcties bij een aangifte verzendt, verrekent u het saldo van die correctie(s) met die aangifte (zie paragraaf 12.3.2).
12.2.4 Losse correctie verzenden
Een losse correctie is een correctie die u los van een aangifte loonheffingen verzendt. Alleen in de volgende gevallen verzendt u een losse correctie:
- U hoeft geen aangifte loonheffingen meer te doen. U hebt dan een 'Mededeling Intrekking aangiftebrief' van ons gekregen.
- U maakt gebruik van de artiesten- en beroepssportersregeling en doet niet periodiek aangifte.
- U doet aangifte per halfjaar of per jaar.
- U moet een correctie indienen over een tijdvak van een vorig kalenderjaar en de aangiftetermijn van het laatste tijdvak van dat jaar is voorbij.
Deze manier van corrigeren kunt u gebruiken bij alle manieren van aangifte doen.
In een losse correctie moeten in het collectieve deel altijd de collectieve gegevens van alle inkomstenverhoudingen staan. Bij de werknemersgegevens hoeven alleen de gewijzigde
inkomstenverhoudingen te staan. Maar als u aangifte doet met ons aangifteprogramma, moet u alle inkomstenverhoudingen opgeven, ook als ze niet gewijzigd zijn.
Voorbeeld losse correctie
Het is 13 maart 2020. U hebt over mei 2019 aangifte gedaan voor 5 inkomstenverhoudingen, voor een bedrag van € 10.000. U hebt vergeten een inkomstenverhouding op te geven en u wilt uw aangifte corrigeren. De aangiftetermijn van het laatste aangiftetijdvak van 2019 is al voorbij. U moet dus een losse correctie verzenden. Voor de inkomstenverhouding die u niet hebt opgegeven, moet u € 1.000 betalen.
In het collectieve deel van de losse correctie moeten de collectieve gegevens van alle
inkomstenverhoudingen staan, met een totaalbedrag van € 11.000. Bij de werknemersgegevens moeten, als u aangifte- of administratiesoftware gebruikt, alleen de gegevens van de
ontbrekende inkomstenverhouding staan. Gebruikt u ons aangifteprogramma, dan vult u de werknemersgegevens van alle inkomstenverhoudingen in.
Voor het verschil van € 1.000 krijgt u van ons een naheffingsaanslag.
Denk eraan dat het corrigeren van loongegevens ook gevolgen kan hebben voor bedragen van latere aangiften die u hebt berekend met de methode van het voortschrijdend cumulatief rekenen (zie paragraaf 5.6.3). Dan moet u ook die aangiften corrigeren.
Als u de fout of onvolledigheid zelf ontdekt, verzendt u de losse correctie binnen 8 weken nadat u dit hebt ontdekt. Als u van ons een correctieverzoek of een correctieverplichting hebt gekregen, staat hierin wanneer u uw correctie uiterlijk moet verzenden.
Als u uw losse correctie hebt verzonden, berekenen wij het verschil tussen uw eerdere aangifte of eerdere correctie en deze correctie. Bij een positief verschil krijgt u een naheffingsaanslag. Bij een negatief verschil krijgt u van ons een teruggaaf: wij betalen het te veel betaalde bedrag terug of wij verrekenen dat met openstaande schulden.
12.3 Correcties over 2020
Als u een aangifte loonheffingen over 2020 wilt corrigeren, zijn er 2 situaties mogelijk:
- De aangiftetermijn van de aangifte die u wilt corrigeren, is nog niet voorbij (zie paragraaf 12.3.1).
- De aangiftetermijn van de aangifte die u wilt corrigeren, is al voorbij (zie paragraaf 12.3.2).
12.3.1 Aangiftetermijn is nog niet voorbij
Hoe u de aangifte corrigeert als de aangiftetermijn nog niet voorbij is, hangt af van de manier waarop u aangifte doet.
U doet aangifte met ons aangifteprogramma
Als u ons aangifteprogramma gebruikt, verbetert u de aangiftegegevens en verzendt u de volledige aangifte opnieuw (zie paragraaf 12.2.1). Met ons aangifteprogramma kunt u geen aanvullende aangifte doen.
U doet aangifte met andere aangifte- of administratiesoftware
Als u andere aangifte- of administratiesoftware gebruikt, verbetert u de aangiftegegevens en verzendt u de volledige aangifte opnieuw (zie paragraaf 12.2.1). Maar u kunt ook kiezen voor een aanvullende aangifte, als dit met uw softwarepakket mogelijk is (zie paragraaf 12.2.2).
12.3.2 Aangiftetermijn is al voorbij
Als de aangiftetermijn van de aangifte die u wilt corrigeren, al voorbij is, moet u een correctie verzenden bij een aangifte waarvan de aangiftetermijn nog niet voorbij is. In sommige gevallen moet u een losse correctie verzenden (zie paragraaf 12.2.4).