Interactie en communicatie

Van Delden (2009) geeft bij vertrouwen het belang van intensieve interactie en communicatie aan. In het opstellen van het Plan van Aanpak heeft de gemeente gebruik gemaakt van interactieve bijeenkomsten, zoals de organisatie van de brown paper sessies, een-op-een gesprekken en werkgroepen. Daar hebben de betrokken partijen de mogelijkheid gekregen om input te geven.

Onder voorzitterschap van de gemeente zijn in het dak- en thuislozenjongerenbeleid verschillende overleggen om de samenwerking te mobiliseren, enthousiasmeren en inspireren, zoals aangegeven door Pröpper et al. (2004) Uit een interview kwam het volgende naar voren, “de samenstelling van de overleggen en wie er komt is

afhankelijk van het niveau van degene met wie je praat” (respondent beleidsadviseur/ contractmanager zwerfjongeren). Er is een extern beleidsoverleg zwerfjongeren; een intern ketenoverleg zwerfjongeren; een contractenoverleg en een bilaterale/trilaterale overleg.

In het extern beleidsoverleg staan om de zes à acht weken casus overstijgende beleidsmatige uitvoerende aangelegenheden centraal. “Daarin bespreken we de

voortgang van al onze doelen die in het beleidsstuk staan. Dan hebben we het over instroom, doorstroom, uitstroom, de knelpunten waar we tegenaan lopen” (respondent beleidsadviseur/ ketencoördinator zwerfjongeren). Dit overleg is tussen beleid en staf van de gemeente en de vertegenwoordigers, directie en/of management van alle zorgaanbieders. “Het is een groep van 25 man” (respondent ketenregisseur COJ). De partijen ervaren dit overwegend als een goed overleg. “We merken dat het goed geregeld is” (respondent beleidsmedewerker Timon). Er worden ook kanttekeningen geplaatst. Zo zegt respondent directeur zorg Maaszicht: “En de vergaderzaal is zo groot dat je elkaar amper kan verstaan…. Het is net alsof het abstracter wordt”.

Ter voorbereidend op het extern beleidsoverleg wordt in het intern beleidsoverleg dezelfde aangelegenheden besproken. Dit vindt plaats tussen de gemeenteambtenaren van beleid, contractmanagement en het Jongerenloket. “Hierin kunnen we eventueel nieuw beleid ontwikkelen” (respondent beleidsadviseur/ ketencoördinator

zwerfjongeren). Dit overleg heeft dezelfde frequentie als het extern beleidsoverleg.

In het contractenoverleg met de ketenpartners worden alle zaken rondom de contracten besproken. Dit overleg wordt door de contractmanagers van de gemeente elke 2 à 3 maanden uitgevoerd. De contractmanagers hebben weer zitting in het intern

beleidsoverleg zwerfjongeren dus continue wordt er geschakeld (respondent beleidsadviseur/ contractmanager zwerfjongeren).

In de bilaterale/trilaterale overleggen worden alle zaken met betrekking tot het dak- en thuislozenjongerenbeleid tussen het COJ, Jongerenloket en beleid besproken.

Daarnaast blijkt dat de gemeente om de week om de tafel zit met het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en andere gemeenten die meedoen aan het landelijk actieprogramma dak- en thuisloze jongeren, die in 2019 van start is gegaan. Hierbinnen komen de acties die zijn benoemd aan bod, die zij eigenlijk een-op-een vertalen met wat Rotterdam ook al doet (respondent beleidsadviseur/ ketencoördinator zwerfjongeren). Vanuit het actieprogramma heeft de gemeente een extra project, genaamd ‘Project 010’. De voortgang bespreekt de gemeente in dit overleg. Onderling kunnen de gemeenten van elkaar leren. Uit dat programma komen ook allerlei

onderzoeken voort, die gecoördineerd moeten worden (respondent beleidsadviseur/ ketencoördinator zwerfjongeren).

De partijen zijn niet gebonden aan deze vast momenten om aangelegenheden te bespreken. “Er zijn vaste moment, maar dringende zaken kunnen meteen besproken worden. Die hoeven niet in een vast moment die lijnen zijn er sowieso” (respondent ketenregisseur COJ). De interviews bevestigen de toegankelijkheid van de

beleidsverantwoordelijken van het dak- en thuislozenjongerenbeleid.

Door de verschillende overleggen wordt de gemeente in de gelegenheid gesteld om invulling te geven aan de regiefunctie. “Dan wordt het geïnitieerd vanuit het extern beleidsoverleg” (respondent beleidsmedewerker Timon). Op inhoudelijk niveau sluiten de overleggen op elkaar aan en zijn de overleggen als het ware “de linking pin” van het dak- en thuislozenjongerenbeleid (respondent beleidsadviseur/ contractmanager zwerfjongeren). Geheel in de lijn van Pröpper et al. (2004) koppelt de gemeente partijen aan elkaar.

Door de open communicatie en frequente interactie is het onderling vertrouwen in de samenwerking aanwezig (Pröpper et al., 2004; Provan & Kenis, 2007; Van Delden, 2009). “Ik heb wel het idee dat het van beide kanten vertrouwen is om naar elkaar te luisteren en elkaars adviezen te willen horen” (respondent beleidsmedewerker Timon). Uit de interviews blijkt dat er ook gewerkt moet worden aan het vertrouwen. “Het vertrouwen is niet altijd even goed” (respondent ketenregisseur COJ).

Er is sprake van “kruisbestuiving” op het gebied van deskundigheid ter illustratie (respondent beleidsadviseur/ contractmanager zwerfjongeren). “De deskundigheid getuigt ook van onderling vertrouwen. Onderling vertrouwen is een tijdje weggeweest, na de invoering van de Wmo. In 2018 zijn we elkaar weer gaan vinden” (respondent beleidsadviseur/ contractmanager zwerfjongeren).

Van Delden (2009) benadrukt het belang van de informatie-uitwisseling. De gemeente voldoet hieraan door de notulen en verslagen van de overleggen onder alle partijen te delen. De betrokken partijen bevestigen dit in de interviews. “Op beleidsniveau krijgen

we notulen van de overleggen en beleidsnotities” (respondent directeur zorg Maaszicht). “Door notulen, verslagen en ook mailwisselingen” (respondent beleidsmedewerker Timon). Dit wordt weliswaar via een emailkring voldaan. Het ontbeert de gemeente aan een gezamenlijk informatiesysteem voor alle betrokken partijen op het gebied van beleid. Volgens de respondent beleidsadviseur/

contractmanager zwerfjongeren komt alles wat er wordt besproken op deze manier bij de betrokken partijen terecht, “dit werkt uitstekend. Daar hoor ik nooit wat over”. Gezien er sprake is van een nauwe samenwerking en regelmatig contact is er toezicht op de informatie-uitwisseling en informatievoorziening. Onderling zijn de betrokken partijen ook alert op het bereik van de informatie bij alle betrokkenen.

Uit een interview blijkt dat de gemeente ook zorgdraagt voor de informatievoorziening en -uitwisseling van andere afdelingen. “Daarnaast delen we informatie die op de andere terreinen bijvoorbeeld inkomen, schulden, wonen, allemaal gerealiseerd worden” (respondent beleidsadviseur/ ketencoördinator zwerfjongeren). Met een kanttekening dat beleid vaak voor een langere periode geldt. “Beleidsstukken meestal voor twee of vier jaar geldig zijn” (respondent beleidsadviseur/ ketencoördinator zwerfjongeren). Aanvullend uit een interview: “informatie wat terecht komt bij aanbieders, dat is vooral op beleidsniveau. Ik neem die zaken mee naar de uitvoering” (respondent ketenregisseur COJ). Op deze manier is het bereik van de informatie groot.