Informatiestromen

In beide observatiefasen was zichtbaar dat de doorvoer van informatie rond het casusoverleg niet vloeiend verliep. De omgang en uitwisseling van informatie was voor, tijdens en na het casusoverleg niet optimaal. Daarnaast leek de perceptie, het begrip en het gebruik van de registratiesystemen PIX en GCOS door de deelnemers niet bij te dragen aan een effectief casusoverleg.

De informatiestromen rondom het casusoverleg zijn in de eerste observatiefase samen met de documentalist in kaart gebracht. Het betreft de situatie voor de overgang naar het inhoudelijk gevoerde casusoverleg (zie paragraaf 4.2.1 en paragraaf 4.2.3). Bij het inzichtelijk maken van de wijze waarop informatie tussen de verschillende partijen werd gedeeld en vastgelegd, leken onder andere de volgende elementen een negatieve invloed te hebben op de efficiëntie en effectiviteit van het overleg.

• Iedere melding of aangifte van huiselijk geweld diende te worden besproken in het casusoverleg. De politie verstuurde binnengekomen meldingen en aangiften daarvoor naar het SHG. Niet alle gevallen van huiselijk geweld die bekend waren bij de politie werden echter doorgestuurd. De documentalist, die via het registratiesysteem van de politie (BVH) inzicht had in de niet doorgestuurde meldingen en aangiften, gaf deze eveneens niet door aan het SHG. Er bleven hierdoor casussen buiten het bereik van casusoverleg23_.

• Het SHG verstuurde eigen meldingen van huiselijk geweld, evenals de meldingen en aangiften die binnen waren gekomen vanuit de politie, naar de documentalist. Deze handeling leek omslachtig: het grootste deel van de casussen die door het SHG werden verzonden was afkomstig van de politie, terwijl de documentalist via BVH al inzicht had in deze casuïstiek. Daarnaast gaf de documentalist aan, hoewel de voorzitter erop wees dat het SHG alle meldingen doorstuurde, soms een melding die door de politie was verzonden naar het SHG niet te hebben ontvangen.

• De documentalist verstuurde 4 dagen voor het casusoverleg inhoudelijk informatie over openstaande casussen (circa 70 á 80) naar de deelnemers en het front office van het SHG. Het digitaal verzenden van de informatie gebeurde nog niet versleuteld. Daarnaast werd bijkomende informatie die nog relevant zou kunnen zijn voor de bespreking van de casuïstiek niet nagezonden, denk aan een nieuwe melding in een gezin. Nieuwe

meldingen in bestaande casuïstiek kwamen in het daaropvolgende overleg na doorzetting van de politie weer aan bod. De mogelijkheid was wel aanwezig dat de deelnemers informatie over tussentijdse gebeurtenissen inbrachten op het casusoverleg24_. • De agenda van het overleg, welke casussen besproken zouden worden en in welke

volgorde, werd op basis van de door de documentalist toegestuurd informatie bepaald

23 _{De documentalist hield via het registratiesysteem van de politie (BVH) steekproefsgewijs bij welke} casussen huiselijk geweld vanuit de politie niet werden gemeld aan het SHG. Hierover berichtte hij leidinggevenden binnen de politieorganisatie. In sommige gevallen werden de meldingen dan alsnog doorgestuurd. Bewustwording binnen de organisatie over het doorsturen, en het daadwerkelijk aantal doorgestuurde zaken, nam door de melding aan de leidinggevenden voor een korte periode toe. 24 _{Verschillende meldingen van dezelfde persoon werden volgens de documentalist in het overleg} behandeld als separate casussen. Deze stonden op de agenda als los onderdeel, en werden soms gezamenlijk of apart van elkaar besproken. In sommige gevallen zouden voor dezelfde persoon verschillende plannen van aanpak zijn opgesteld.

datum 25 oktober 2012

auteurs

Henk Hulsen, Robin Christiaan van Halderen,

Collin Hoogeveen, Bas Vogelvang pagina 69 van 124 door het front office van het SHG. Deze agenda kwam niet overeen met de agenda die door PIX werd gegenereerd. Dit hing samen met de activiteiten van het SHG (casussen waarin men nog actie diende te ondernemen, werden bijvoorbeeld doorgeschoven naar een ander overlegmoment) en de registratie in PIX. In PIX werden gemaakte afspraken (c.q. geplande activiteiten) niet verwerkt25_{, waardoor het programma lopende zaken} bleef herkennen als nieuwe meldingen. De agenda die door het programma werd opgesteld was hierdoor groter in omvang. Wanneer een casus niet duidelijk werd verschoven of afgesloten, kwam deze voor ieder overlegmoment ter bespreking naar voren. De deelnemers kregen hierdoor meer informatie over casussen aangeleverd dan er daadwerkelijk werden besproken. De uiteindelijke agenda werd verstuurd aan de deelnemers van het overleg door de front office van het SHG.

• Informatie werd tijdens het casusoverleg niet direct verwerkt in PIX, het systeem was daarvoor te traag. De voorzitter had hierdoor een extra taak op haar genomen en

notuleerde tijdens het casusoverleg. De handgeschreven notulen werden later uitgewerkt door medewerkers van het front office van het SHG die niet deel hadden genomen aan het overleg. Deze notulen werden vervolgens door de documentalist verwerkt in PIX. De omvang en inhoud van de notulen bleek echter summier, gemaakte afspraken waren er volgens de documentalist niet altijd uit te onttrekken.

• Eventuele plannen van aanpak die door het SHG waren opgesteld werden door de documentalist eveneens verwerkt in PIX. Soms werd er na afloop van het overleg verzuimd de plannen van aanpak aan de documentalist te versturen. Het verschil tussen plannen van aanpak en afspraken/activiteiten was eveneens niet altijd duidelijk.

• In sommige gevallen werden casussen tijdelijk gearchiveerd26 _{en op een later moment} teruggebracht in het overleg. Het betrof in de regel casussen waarvan men niet wist hoe de afhandeling diende te verlopen, mede omdat niet geheel duidelijk was welke

afspraken er in het verleden waren gemaakt. Het waren casussen die vaak lang in het systeem stonden (maanden en soms zelfs een jaar).

Uit de intake, de observatie en het eerste nagesprek bleek de werking van PIX bij de meeste deelnemers (inclusief de voorzitter) grotendeels onbekend te zijn. In deze groepssessies werd aandacht besteed aan het beperkte begrip dat de deelnemers van het systeem hadden, de mate waarin zij de documentalist van informatie voorzagen (zie paragraaf 4.2.1 aangaande het ter voorbereiding versturen van informatie) en de vraag in welke mate PIX up-to-date en leidend voor het overleg diende te zijn. In het verbeterplan stond als actiepunt dat over dit laatste nadere afstemming zou worden gezocht voor de periode dat het systeem nog werd gebruikt. Daarnaast is, om veroudering van de casuïstiek te voorkomen en de inhoud van PIX overzichtelijk te houden, afgesproken dat de documentalist en de deelnemers van het SHG de openstaande casussen (in fase twee inmiddels opgelopen naar 200 in PIX en 80 alweer in GCOS) zouden doornemen en waar mogelijk afhandelden.

Het nieuwe registratiesysteem GCOS dat gebruikt werd in de tweede observatiefase, lijkt een deel van de problematiek te kunnen wegnemen doordat alle deelnemers zelf informatie over casussen dienen in te voeren. De bereidheid om dit te doen is echter afhankelijk van de onderliggende privacyregelingen en de mate waarin de deelnemers daarop vertrouwen. Gedurende het tweede nagesprek gaven enkele deelnemers aan de privacy van hun cliënten niet graag te schenden (zie paragraaf 4.2.11). De precieze gevolgen van GCOS voor het verloop van het casusoverleg konden in dit onderzoek echter niet inzichtelijk worden

25 _{De afspraken werden door de documentalist geduid als veelal onbekend of onduidelijk.} 26 _{Afgesloten casussen werden voor onbeperkte tijd gearchiveerd.}

datum 25 oktober 2012

auteurs

Henk Hulsen, Robin Christiaan van Halderen,

Collin Hoogeveen, Bas Vogelvang pagina 70 van 124 gemaakt. Het programma was recent geïntroduceerd en was in de tweede observatie nog niet voor iedere deelnemer toegankelijk (zie paragraaf 4.2.1).