Het managen van complexiteit en niet-linairiteit

complexe systemen (o.a. Stacey, 2003; Zuijderhoudt, 2007; Senior & Swailes, 2010). Door de vele interacties binnen het systeem en tussen het systeem en haar omgeving wordt de

organisatie gekenmerkt door onvoorspelbaar gedrag en onzekerheid over de strategische keuzes. Met behulp van strategisch management (strategische planning en strategisch denken) wordt bekeken hoe deze de lange termijn doelen van een organisatie efficiënt en effectief gerealiseerd kunnen worden en hoe er om gegaan kan worden met strategische dissonantie (Mintzberg, 2007 in Daamen, 2010). De managementprocessen die van belang zijn voor een effectieve besturing van organisaties focussen zich voornamelijk op het lerend vermogen en

63

zijn voornamelijk gericht op langere termijn aanpassingen in plaats van op sturing (Ten Have, 2011). De in deze paragraaf gebruikte literatuur is dan ook gericht op het strategische

managementniveau. Op dit niveau zijn procesmanagement en verandermanagement twee belangrijke managementconcepten die inzicht geven in het omgaan met complexe

vraagstukken (zie figuur 7.1):

1) Procesmanagement focust op de complexiteit en effectiviteit van (sociale)

interactieprocessen. Procesmanagement is van belang omdat het naast de focus op het bereiken van bepaalde doelen ook doel-zoekend georiënteerd is (Daamen, 2005). 2) Verandermanagement kijkt naar strategische organisatieverandering, dus het

transformatieproces van een organisatie. Hierbij kijkt het naar het vermogen van een organisatie om tot verandering te komen, oftewel naar het aanpassingsvermogen, de veerkracht of adaptiviteit, van de organisatie om in te spelen op contextuele dynamiek.

Figuur 7.1: Indeling van managementprocessen naar niveau

PROCESMANAGEMENT

Het managen van complexe processen blijkt een lastige opgave door het bestaan van een ‘implementation gap’. Deze wordt veroorzaakt door het gebrek aan inzicht in de throughput, oftewel het complexe proces dat plaatsvindt tussen doelstelling (de input, oftewel het

‘denken’) en de realisatie (de output, oftewel het ‘doen’) (vd Meulen, 2012; Ten Have et al., 2011). Modelmatig kan het proces tussen input en output gezien worden als een black-box (zie figuur 7.2). Volgens Godfroij (2010) is het lastig dit probleem op te lossen doordat er in de managementliteratuur weinig aandacht wordt gegeven aan dynamiek en historie (pad-afhankelijkheid). Het type management dat gericht is op het dynamische proces tussen input en output (de throughput) is procesmanagement.

64

Figuur 7.2: Een black-box proces

Procesmanagement kan gezien worden als het faciliteren van het interactieproces tussen partijen zodat allianties voor verandering ontstaan die voor alle betrokkenen iets waardevols opleveren (De Bruin, ten Heuvelhof en in ’t Veld, 2012). De procesmanager houdt zich bezig met het organiseren van verbindend vermogen en vervult een belangrijke rol in interactieve beleidspraktijken zoals gebiedsontwikkeling. Het verbindend vermogen ontstaat door interacties in een netwerk (Teisman, 2005; 115) waarin de wederzijdse relaties zowel componenten van samenwerking als van concurrentie bevatten.

Binnen dit netwerk worden afspraken gemaakt om te komen tot besluitvorming. Daarmee is er bij procesmanagent dus altijd sprake van een interactieproces en een

besluitvormingsproces. Het interactieproces kenmerkt zich door horizontale sturing waarbij onderlinge afhankelijkheid, pluriformiteit (verschillende tussen actoren), geslotenheid (sommige actoren zijn niet geïnteresseerd in samenwerking) en dynamiek (actoren en daarmee ook probleem & oplossingen kunnen variëren gedurende het proces) een rol spelen en het besluitvormingsproces beïnvloeden. Hierdoor wordt het besluitvormingsproces gekenmerkt door onregelmatigheid (geen vaste fases, een niet lineair procesverloop, geen eindpunt, een continu veranderende inhoud en strategisch gedrag (waarbij veelal geredeneerd wordt vanuit de eigen oplossing) (De Bruin, ten Heuvelhof en in ’t Veld, 2012).

“De effectiviteit van een proces wordt onder andere bepaald door de belangen die je nastreeft, de doelen die je hebt en de zorgen die je hebt. Dit laatste punt is met name leidend omdat de zorgen van mensen in grote mate het handelen bepalen” (Philip van Beeck Calkoen & Eric van Berkel, RHDHV 2013).

De belangrijkste taak die de procesmanager heeft is dan ook alle partijen die de besluitvorming kunnen vertragen, versnellen, blokkeren of verrijken bij het proces te betrekken (Heurter, 2007). Het selecteren van de juiste stakeholders is daarom een erg belangrijke stap om te komen tot een goed lopend proces. Het Delfict Model (Eden, 1998) toont echter aan dat niet iedereen deel kan nemen of inspraak kan hebben in een proces omdat dit afbreuk doet aan de voortgang, de inhoud en/of de veiligheid. De procesmanager dient

65

daarom constant een afweging te maken tussen het belang van transparantie (en daarmee de democratische legitimiteit) en het belang van de voortgang, inhoud en/of veiligheid. Door deze belangen op elkaar af te stemmen kan met enige mate van flexibiliteit invulling geven worden aan ruimtelijke ontwikkelingen (AT Osborn, 2012).

“Procesmanagement: het bij elkaar brengen en houden van partijen met als doel een

gezamenlijk resultaat, waar alle deelnemende partijen energie aan ontlenen” (Philip van Beeck Calkoen & Eric van Berkel, RHDHV 2013)

De belangrijkste voorwaarden voor een goed lopend (interactie)proces zijn openheid, veiligheid, voortgang-gerichtheid en (voldoende) inhoud. Daarbij zijn vertrouwen en een gezamenlijk gedragen eindresultaat van groot belang om een complex proces effectief te doen laten verlopen. Voor het organiseren van verbindend vermogen zijn een aantal extra factoren van belang. Tijdens het proces dient hiervoor sprake te zijn van een of meerdere gezamenlijke en/of gedeelde belangen (emergentie), een bepaalde mate van onderlinge afhankelijkheid en een zekere mate van urgentie om tot een gezamenlijk gedragen eindresultaat te komen. Om het hoe, wat en waarom van het in samenwerking gevormde overheidsbeleid toch politiek te kunnen controleren wordt vaak opgeroepen tot ‘transparantie’. Transparantie dient dan ook altijd centraal te staan om het vertrouwen te waarborgen tussen de driehoek opgave,

stakeholder en initiatief (zie figuur 7.3) (De Bruin, ten Heuvelhof en in ’t Veld, 2012). Het proces dient uiteindelijk tot een algemeen geaccepteerd resultaat te leiden. Teisman et al. (2009) stellen dan ook dat de voorwaarde voor een goed lopend gebiedsontwikkelingsproces is sturing op een ‘hoger’ dan wel emergent of gedeeld belang.

Figuur 7.3: Factoren voor complex procesmanagement bij gebiedsontwikkeling (vrij naar De Bruin, ten Heuvelhof en in ’t Veld, 2012)

Enkel procesmanagement is echter niet voldoende om gebiedsontwikkeling in goede banen te leiden. Invloeden van buiten de organisatie (de context) zorgen er namelijk voor dat

Gebiedsontwikkeling Opgave Stakeholder

Initiatief ^{- Gezamenlijk belang} _{- Onderl. Afhankelijkh.} - Urgentie Vertrouwen Gezamenlijk resultaat Transparantie Procesmanagement

66

de organisatie zelf moet meebewegen met deze veranderende omstandigheden. Complexe processen en organisaties vergen daarom naast procesmanagement ook verandermanagement om met deze externe dynamiek om te kunnen gaan.

VERANDERMANAGEMENT

Organisaties veranderen continu door zowel geplande en centraal aangestuurde

strategieën, ongeplande samenlopen van omstandigheden en het georganiseerde samenspel hiertussen (samenspel tussen ambitie, omstandigheden en zelforganisatie van mensen georganiseerd in interactie). Dit georganiseerde samenspel komt tot uiting in

verandermanagement. Verandermanagement kan gedefinieerd worden als ‘the process of continually renewing an organization’s direction, structure, and capabilities to serve the ever-changing needs of external and internal customers’ (Moran and Brightman, 2001: 111 in Todnem By, 2005).

Figuur 7.4: Key-variabelen voor verandermanagent (Nadler, 1998 in Coughlan et al, 2003).

Nadler (1998) onderscheidt twee soorten veranderingen die naast elkaar plaats vinden in organisaties; incrementele ofwel continue stapsgewijze verandering en radicale ofwel

discontinue verandering als gevolg van ‘crisis’. Tevens onderscheidt hij twee manieren waarop met deze veranderingen om kan worden gegaan; anticiperend, ofwel proactief en achteraf reagerend, ofwel reactief (zie figuur 7.4) (Nadler, 1998 in Coughlan et al, 2003). Onderzoek door Plowman et al. (2007) laat zien dat het discontinue (radicale) proces van verandering de meeste impact heeft voor een organisatie. Dit proces wordt ook wel beschreven als ‘punctuated equilibrium’. Bij een radicale verandering volgt een totale transformatie in een korte tijd. Hierbij zal het procesverloop niet-lineair zijn en “gekenmerkt worden door improvisatie, trial and error, experiment en zoekprocessen” (Ten Have et al., 2011; 19). Ten Have et al. (2011) stellen dan ook dat het startpunt voor

organisatieverandering het overzichtelijk en inzichtelijk maken is van de contingenties en de condities voor verandering. Door ruimte te bieden aan flexibiliteit door middel van

67

improvisatie, experimenten en bottum-up initiatieven kan tegenwicht worden geboden aan hiërarchisch management en sturing. Zo kan worden ingespeeld op de complexiteit en niet-lineairiteit als gevolg van externe dynamiek (naar het werk van Henk Volberda ook vaak aangeduid met omgevingsturbulentie).

In de literatuur over verandermanagement zijn verschillende concepten bedacht voor organisatieverandering. Toch blijkt er een gebrek aan een integraal concept dat om kan gaan met de toenemende complexiteit en dynamiek en rekening houdt met een multi-level

perspectief op verandering (het niveau van het individu, de organisatie en de dynamische context). Hierbij dient een goede balans gevonden te worden tussen inhoud & proces, korte termijn & lange termijn en dient rekening gehouden te worden met betekenisgeving op meerdere niveaus (Probst, 2011).