6.1 Regionalisering heeft impact op staande organisatie VRBZO
Het is evident dat het proces van regionaliseren van invloed is op de ambtelijke organisatie van VRBZO.
Door de komst van circa 850 vrijwilligers, het anders inrichten van het dienstverleningsconcept en de overheveling van kazernes, materieel en materiaal, zal zowel in het primaire als ondersteunde proces het nodige wijzigen rondom visie, taken, werkwijzen, opbouw en inrichting, ofwel de structuur van de organisatieonderdelen.
In dit hoofdstuk worden eerst de dominante ordeningsprincipes als basis voor de organisatie-inrichting van VRBZO uiteengezet, waarna een eerste grofmazig beeld wordt geschetst van de toekomstige visie op en inrichting van de afzonderlijke sectoren. Tot slot van dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij het principe van
‘integraal management’ en het huisvestingsvraagstuk.
Nadat politiek-bestuurlijke besluitvorming over dit organisatieplan heeft plaatsgevonden, worden de visie, de structuur en personele invulling van VRBZO, tenminste van de sector Bedrijfsvoering, fijnmazig uitgewerkt.
Deze ‘fijnstructuur’ zal medio 2013, inclusief advisering door de Ondernemingsraad VRBZO, de reguliere bestuurlijke route doorlopen.
6.2 Ordeningsprincipes voor herinrichting ambtelijke organisatie
VRBZO realiseert zich terdege dat het regionaliseringsproces impact zal hebben op haar eigen organisatie.
Het RMT van VRBZO kijkt dan ook tezamen met haar afdelingshoofden en medewerkers momenteel kritisch naar haar organisatie. Daarbij wordt gekeken naar het best passende en meest efficiënte dienstverleningsconcept en naar de inrichting van haar werkprocessen. Maar ook kijkt VRBZO intern kritisch naar de vraag welke taken zij zelf, samen met anderen of door anderen wil laten uitvoeren en welke consequenties dit alles heeft voor haar organisatievorm en de personele omvang.
Als basis voor deze discussies heeft het RMT de volgende ordeningsprincipes benoemd voor de verdere inrichting en aansturing van de ambtelijke organisatie van VRBZO. Deze principes zijn leidend in de nadere uitwerking c.q. (her)inrichting van de sectoren binnen VRBZO.
Ordeningsprincipes cultuur en werkwijzen:
- Slagvaardig en resultaatgericht;
- Intern en extern klantgericht;
- Procesmatig werken (sector overstijgend);
- Gebiedsgericht inrichten (voor wat betreft de repressieve brandweerzorg);
- Verbinding.
Organisatieplan VRBZO; regionalisering brandweerzorg
Ordeningsprincipes dienstverlening:
- Één herkenbaar aanspreekpunt voor interne en externe klanten;
- Productgericht werken op basis van basispakket;
- Flexibiliteit via pluspakket.
Ordeningsprincipes sturing:
- Integraal management;
- Verantwoordelijkheden laag in de organisatie;
- RMT in hoge mate collectief beleidsvormend en besluitvormend;
Ordeningsprincipes inrichting:
- Onderscheiden uitvoering en ondersteuning;
- Zo plat mogelijke organisatie;
- Zo groot mogelijke span of attention.
6.3 Huidige hoofdstructuur als basis
De ambtelijke organisatie van VRBZO is voorafgaand aan de regionalisering georganiseerd naar vijf sectoren. Elk van deze sectoren staat onder leiding van een strategisch leidinggevend sectorhoofd. De directeur vormt samen met de sectorhoofden het Regionaal Management Team (RMT). Dit team heeft de dagelijkse leiding over de ambtelijke organisatie van VRBZO. Het betreft de sectoren:
- GHOR/RAV;
- GMK;
- Risicobeheersing;
- Incidentbestrijding;
- Bedrijfsvoering.
Daarnaast is sprake van de onderdelen crisisbeheersing en bevolkingszorg, die rechtstreeks onder aansturing van de directeur VRBZO zijn gepositioneerd.
Organisatieplan VRBZO; regionalisering brandweerzorg
De bestuurlijke en ambtelijke hoofdstructuur van VRBZO ziet er anno 2013 als volgt uit:
Algemeen Bestuur VRBZO
Figuur 2: Organisatiestructuur VRBZO anno 2013, als basis voor toekomst.8
6.4 Visie en taken sector Incidentbestrijding
Visie
Landelijk is de afgelopen jaren gewerkt aan een andere kijk op brandveiligheid, vooruitkijkend naar het jaar 2040. Deze landelijke visie op brandveiligheid is vastgelegd in de zogenaamde ‘strategische reis’. Het leidend principe in deze ‘strategische reis’ is de ‘Brandweer over Morgen’, waarin de nadruk wordt gelegd op het voorkomen van brand en de zelfredzaamheid van de burger (proactie en preventie).
Het Algemeen Bestuur van VRBZO heeft tijdens de bestuursconferentie op 22 augustus 2012 in Tegelen in de slotverklaring herbevestigd dat de Brandweer over Morgen het leidend principe is bij de doorontwikkeling van de brandweerzorg binnen VRBZO. Het effect van het intensiever inzetten op proactie en preventie is dat er op lange termijn minder incidenten, minder slachtoffers en minder schade zal zijn. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat de incidentbestrijding op termijn ook anders kan worden ingericht. In de toekomst zal Incidentbestrijding meer gaan redeneren vanuit risico’s, zodat op maat gereageerd kan worden bij meldingen. Het inrichten van zogenaamd gedifferentieerd uitrukken en de innovatie van het vakgebied worden daarmee de speerpunten van het beleid in de komende jaren.
8 De sector GHOR/RAV en het onderdeel bevolkingszorg zijn organisatorisch ondergebracht bij VRBZO, maar de aansturing van deze taken is elders belegd.
Organisatieplan VRBZO; regionalisering brandweerzorg
Als gevolg van deze nieuwe koers zullen de ondersteunende afdelingen ten behoeve van de operationele voorbereiding (preparatie) ook moeten mee ontwikkelen. Als gevolg van de keuze voor het leidend principe van de Brandweer Over Morgen zal de sector Incidentbestrijding zich daarop aanpassen.
Taken
De taakvelden van de sector Incidentbestrijding bestaan uit de schakels preparatie, repressie en nazorg van de veiligheidsketen. Onder deze schakels kan het volgende worden verstaan:
• Preparatie. Dit bevat taken met als doel goed voorbereid te zijn op de daadwerkelijke incidentbestrijding. Het gaat dan bijvoorbeeld om het vakbekwaam blijven van de repressieve medewerkers en het onderhoud van het materieel.
• Repressie. Dit is het daadwerkelijk optreden bij incidenten zoals brand, hulpverlening, gevaarlijke stoffen en waterongevallen.
• Nazorg. Dit speelt vanaf het moment dat een incident gestabiliseerd is en kan nodig zijn voor zowel het eigen personeel als de burger.
Binnen de sector Incidentbestrijding zijn de hoofden Brandweerzorg als ‘integraal manager’ verantwoordelijk voor de totale brandweerzorg voor hun gemeenten. Sinds de reorganisatie van 1 januari 2011 kent de sector Incidentbestrijding ook een aantal domeinen die als geheel de werknaam ‘Operationele Voorbereiding’
hebben gekregen. Het gaat om Planvorming (‘basisbrandweerzorg’), Grootschalig en Bijzonder Optreden, Techniek & Logistiek, Informatiemanagement en Lerend vermogen.
Operationele Voorbereiding is te beschouwen als een ‘staf’ binnen de sector Incidentbestrijding. Zij heeft een faciliterende rol ten behoeve van de hoofden Brandweerzorg en een eigenstandige verantwoordelijkheid voor de ‘regionale’ wettelijke brandweertaken op het vlak van incidentbestrijding. Het gaat dan vooral om de organisatie van het grootschalig en bijzonder optreden. Hierbij behoren onder andere het SGBO-B, de OVD-en OVD-en de AGS-OVD-en.
6.5 Visie en taken sector Risicobeheersing
Visie
Zoals eerder gezegd wordt de komende jaren meer nadruk gelegd op het voorkomen van brand en de zelfredzaamheid van de burger. Hierin ligt een belangrijke opgave voor risicobeheersing. Het rendement en de waarde van de brandweer bestaat echter uit het leveren van een bijdrage aan een samenhangend proces van risicoreductie (preventie en repressie). Risicobeheersing en incidentbestrijding zijn binnen de brandweer nauw met elkaar verweven. De tactiek waarmee een brand bestreden wordt, wordt mede bepaald door het functioneren van de aanwezige preventieve voorzieningen en de interpretatie van het effect van deze voorzieningen bij aankomst ter plaatse. Wanneer een situatie ontstaat dat brandveiligheid niet betrokken wordt in het proces omtrent vergunningverlening, toezicht en handhaving, heeft dat mogelijk tot gevolg dat deze samenhang verbroken wordt. Ook is de wederzijdse informatie voorziening van groot belang.
Organisatieplan VRBZO; regionalisering brandweerzorg
Het wel of niet beschikbaar stellen en ontsluiten van informatie door derden bepaalt ook in hoge mate de slagvaardigheid bij het optreden. Door genoemde elementen kan VRBZO moeilijker inschatten waar de risico’s zich zullen openbaren en ontstaat een toename in het door het bevoegd gezag te aanvaarden en VRBZO (ook bij advisering en toezicht), waar mogelijk met certificering, noodzakelijk. De brandweer beschikt over specifieke kennis op het gebied van de brandveiligheid waardoor zij in staat is om het bevoegd gezag te voorzien van een, in verband met het publiek belang, hoogwaardig en integraal brandveiligheidadvies, gebaseerd op een risicobenadering. De rol en positie van de brandweer binnen de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) zijn echter niet hard omgeschreven. Het is evenwel noodzakelijk een verbinding te maken tussen de Wet veiligheidsregio’s en de Wabo/het omgevingsrecht om te voorkomen dat ten gevolge van regionalisering de samenhang binnen de veiligheidsketen verloren gaat omdat een slechts een deel brandweer gerelateerde (repressieve) werkzaamheden in geregionaliseerde vorm uitgevoerd zal worden.
Binnen het taakveld brandveiligheid is in dit verband sprake van een generiek deskundigheidsgebied en een specialistisch deskundigheidsgebied. De brandweer zal zich ten aanzien van de Wabo-taken met name begeven in het specialistisch deskundigheidsgebied. De toegevoegde waarde en rendement van specifieke brandweeradvisering over en brandweertoezicht op niet complexe objecten zoals woningen, et cetera is namelijk relatief laag. Daarom is het noodzakelijk dat dit terrein wordt afgebakend in de vorm van een basistakenpakket: Visie taakopvatting brandweer bij omgevingsrecht.
Goede zorg voor veiligheid bij complexe, hoge en ondergrondse bouwwerken in combinatie met mogelijk risicovol gebruik rechtvaardigen een integrale betrokkenheid van de brandweer bij het ontwerpen en bouwen in dit segment. Dit geldt ook voor de betrokkenheid van de brandweer bij de beoordeling van gelijkwaardigheden en niet alleen als daarbij een repressieve inzet wordt meegewogen.
De meerwaarde van de brandweer ligt in de samenwerking met het bevoegd gezag, al dan niet vertegenwoordigd door de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant of andere partijen. De omgevingsdiensten worden ingericht als organisaties met een integrale insteek. De adviestaak van de brandweer dient dan ook als zodanig inpasbaar te zijn. Dat houdt in dat binnen een omgevingsdiensten-gebied de brandweer haar taken uniform zal moeten uitvoeren omdat de brandweerprocessen zullen moeten worden ingebed in de processen van het bevoegd gezag c.q. de omgevingsdiensten-processen. VRBZO zal zorg dragen voor tijdige, kwalitatief goede uitvoering van een advies-, toezichts- of vergunningstaak. Bezien vanuit het toekomstig omgevingsdiensten-regime betekent dit dat de brandweer voldoet aan de kwaliteitscriteria en haar werkzaamheden inricht aan de hand van beheerste processen zodat de brandweer ingepast kan worden dan wel ingepast kan blijven binnen de integraliteit van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant, gemeente of provincie.
Organisatieplan VRBZO; regionalisering brandweerzorg
Taken
De taken van de sector Risicobeheersing zijn, behoudens het onderdeel vakbekwaamheid, beschreven in de
‘Visie taakopvatting brandweer bij omgevingsrecht’.
Het vakbekwaam maken en houden is eveneens een belangrijke taak van de sector Risicobeheersing. Ter bevordering en handhaving van de vakbekwaamheid, en dus kwaliteit, van de medewerkers worden mono- en multidisciplinaire programma’s en activiteiten ontwikkeld, georganiseerd, uitgevoerd en geëvalueerd. Over de invulling van deze programma’s vindt regelmatig overleg en afstemming plaats met de ketenpartners.
Uitvoeringsniveau
Het regionaliseringsproject is niet bedoeld voor de introductie van nieuw beleid, dus ook niet voor de aanpassing (zowel naar boven als naar beneden) van gebruikte normen. Dit betekent dat de normen of het beleid aan de hand waarvan werkzaamheden in 2013 conform de verschillende DVO’s worden uitgevoerd
• Omgevingsadvisering (Ruimtelijke ordening, externe veiligheid, milieu, voorlichting &
risicocommunicatie);
• Vakbekwaamheid.
Op dit moment bevat de formatie risicobeheersing binnen VRBZO circa 54 fte. Dit betreft deels regionale formatie en deels formatie die uitmaakt van de met de gemeenten afgesloten DVO’s. Na regionalisering is het de bedoeling dat iedere gemeente op termijn een gelijke basis brandweerzorg verzorgd krijgt door de gehele veiligheidsketen. Dus zowel voor repressieve- als risicobeheersingstaken. Dit betekent ten aanzien van risicobeheersing dat er twee zaken vastgesteld moeten worden:
a. Uit welke taken basis brandweerzorg bestaat in geval van risicobeheersing;
b. Wat het (voor elke gemeente gelijke) niveau van basis brandweerzorg is in geval van risicobeheersing.
Ad a. Basistakenpakket risicobeheersing
Het overzicht van deze taken is verwoord in de Visie taakopvatting brandweer bij omgevingsrecht. Deze visie is onder meer opgesteld naar aanleiding van de memorie van toelichting op de Wet veiligheidsregio’s waarin wordt geconstateerd dat in geval van de WABO de veiligheidsregio de brandweeradviestaken op de terreinen proactie en preventie (en dus ook toezicht) voor een groot deel op zich zal nemen. Deze adviestaken strekken zich uit over het gehele terrein van proactie, preventie en toezicht en dienen vooral ter ondersteuning van het bevoegde gezag op de terreinen milieubeheer, ruimtelijke ordening en verkeer en vervoer.
Organisatieplan VRBZO; regionalisering brandweerzorg
Het Algemeen Bestuur heeft de visie, en dus het concrete overzicht van de taken op 25 oktober 2012 nog niet formeel vastgesteld maar benoemd als startnotitie ten behoeve van verder overleg. De reden hiervoor is dat het Algemeen Bestuur wil voorkomen dat er een dubbeling in taakuitvoering door VRBZO en Omgevingsdienst. zal gaan plaatsvinden. Er is overleg met de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant. met als doel een mogelijke dubbeling in de uitvoering van taken door VRBZO en Omgevingsdienst te voorkomen.
Ad b. Het niveau van basis brandweerzorg risicobeheersing
Op dit moment worden risicobeheersingstaken op basis van DVO-contracten met gemeenten door VRBZO uitgevoerd. Deze DVO’s verschillen sterk tussen gemeenten, zowel in omvang van het takenpakket als het gemeentelijke beleidsniveau op basis waarvan uitvoering plaatsvindt. Er is in de regio nu dus geen sprake van een gelijk niveau van basis brandweerzorg ten aanzien van risicobeheersing. Het verschil tussen de DVO’s doet zich met name voor bij toezicht en handhaving en in mindere mate bij preventie en proactie. Op basis van de uitkomst van de bestuurlijke opdracht tot onderzoek naar de brandweerzorg in 2018 zal dit uitvoeringsniveau opnieuw worden vastgesteld en zal mogelijk leiden tot een herverdeling van capaciteit.
6.6 Visie en taken sector Bedrijfsvoering
Visie
De aanstaande regionalisering leidt ertoe dat er circa 850 vrijwilligers en beroepsondersteuning vanuit de gemeenten rechtspositioneel in dienst treden van VRBZO. VRBZO zal hierdoor in kwantitatieve zin geconfronteerd worden met onder andere een toenemend aantal te verwerken salarisbrieven, meer facturen, een groeiende poststroom, verhoging van het aantal personele ondersteuningsvragen en vragen op het terrein van financieel advies. Tevens zal het aantal communicatiewerkzaamheden en perscontacten uitbreiden en zal het aantal ICT-aansluitingen en –vraagstukken fors toenemen en complexer worden.
Bovendien zal door deze nieuwe schaalomvang eerder sprake zijn van de verplichting tot openbare aanbesteding van de inkoop van diensten en werken. Hierdoor zal meer aandacht nodig zijn voor inkoopbeleid en aanbestedingsrecht. Kortom, de ondersteuning op gebieden als P&O, I&A en communicatie, de bediening van de gemeenten op het terrein van managementinformatie en een sluitende P&C-cyclus en het aansluiten van de bestaande gebouwen/kazernes op de bestaande technische infrastructuur zijn belangrijke opgaven die als gevolg van de regionalisering vanuit de sector Bedrijfsvoering van VRBZO moeten worden opgevangen. Naast deze kwantitatieve consequenties is de sector Bedrijfsvoering zich ook terdege bewust van de noodzaak om meer klantgericht/dienstverlenend te moeten gaan opereren;
faciliterende bedrijfsvoering is het uitgangspunt.
Onder de noemer ‘bedrijfsvoering’ worden alle gecentraliseerde PIJOFAC-taken binnen VRBZO verstaan.
Wanneer we dit vertalen naar de organisatiestructuur binnen VRBZO betreft het de organisatieonderdelen P&O, I&A, Juridische Control, Bedrijfscontrol, Financieel Beleid en Beheer, Inkoop en Communicatie en Directieondersteuning. Derhalve bevat de bedrijfsvoering in dit geval niet het onderdeel Techniek & Logistiek (ondergebracht bij sector Incidentbestrijding). Ook heeft de bedrijfsvoering geen betrekking op de binnen enkele korpsen aanwezige ‘korpsondersteuning’ in de vorm van administratieve en/of secretariële ondersteuning, al dan niet formeel vastgelegd in de functieomschrijving en toebedeeld aan het onderdeel
Organisatieplan VRBZO; regionalisering brandweerzorg
brandweer. VRBZO en betreffende gemeenten maken over deze functionarissen separate afspraken in de dienstverleningsovereenkomst.
Op dit moment voert VRBZO haar bedrijfsvoeringstaken nog allemaal zelfstandig uit. Voor de toekomst bekijkt VRBZO samenwerkingskansen op het gebied van de bedrijfsvoering met Veiligheidsregio Brabant-Noord. Dit is een logisch keuze omdat het verzorgingsgebied van deze twee regio’s samenvalt met dat van de politieregio Oost-Brabant. Daarnaast wordt op specifieke gebieden, denk aan I&A, bezien of taken beter en/of goedkoper samen met of door derden kunnen worden uitgevoerd.
Taken
De volgende taken zullen worden uitgevoerd door de sector bedrijfsvoering:
• Financiën, waaronder financieel beleid en beheer en financiële administratie;
• Bedrijfscontrol, waaronder control, auditing, AO/IC, inkoop, planning & control en juridische control;
• P&O, waaronder werving en selectie, personeels- en salarisadministratie, toepassing arbeidsvoorwaarden, verzuimbegeleiding en functiewaardering;
• I&A, waaronder informatie- en procesmanagement, functioneel beheer en documentaire informatievoorziening;
• Communicatie en
• Directieondersteuning.
Omvang bedrijfsvoering
De omvang van de sector Bedrijfsvoering, ofwel de uitvoering van voornoemd takenpakket (de PIJOFAC-functies), van VRBZO wordt na regionalisering percentagegewijs gerelateerd (en derhalve gemaximeerd) aan de omvang van de totale begroting van VRBZO. Een dergelijke opgave past uitstekend in het geval de effectuering van het spreidingsplan wordt doorgezet. Hierbij moet wel in ogenschouw worden gehouden dat voor bepaalde taken een minimale omvang noodzakelijk is. De omvang van de sector Bedrijfsvoering (inclusief management en secretariaat) wordt daarom gemaximeerd op 15% van de totale begroting van brandweerzorg van VRBZO.
VRBZO heeft zich eerder al bereid verklaard om de gemeenten die – als gevolg van het onttrekken van taken in het kader van de regionalisering – frictiekosten zien ontstaan op hun overhead, tegemoet te willen komen. De sector Bedrijfsvoering van VRBZO zal – in het geval er vacatures voor externe plaatsing vrijkomen – de medewerkers van die gemeenten (indien geschikt) met voorrang plaatsen.
6.7 Uitgangspunt is integraal management
Zoals vastgesteld in de prospectieve foto van begin 2012 geeft het management leiding volgens het principe van integraal management. Elke sector staat onder leiding van een strategisch leidinggevend sectorhoofd.
Het begrip Integraal Management geeft uitdrukking aan de gedachte dat leidinggevenden niet slechts verantwoordelijk zijn voor de sturing op het eigen vakgebied in het eigen domein, maar ook mede verantwoordelijk zijn voor de totale leiding van de organisatie. Hiermee zijn zij dus mede verantwoordelijk
Organisatieplan VRBZO; regionalisering brandweerzorg
voor het uitvoeren en uitdragen van het gehele organisatiebeleid, voor de effecten die de eigen beslissingen hebben op de rest van de organisatie en voor de afdoening van de centrale taken (met name op het gebied van bedrijfsvoering) conform de daarvoor gestelde richtlijnen.
Om als organisatie als een samenhangend geheel te kunnen opereren worden visie, beleid, richtlijnen en afspraken vastgesteld op de wijze zoals opgenomen in het organisatiebesluit. Op de onderscheiden hiërarchische niveaus (bestuur, directeur, sectorhoofden) wordt de ruimte voor uitvoering aangegeven door middel van mandaten en uitvoeringsrichtlijnen waarbinnen dat mandaat moet worden gerealiseerd.
Door middel van de P&C-cyclus, het te voeren kwaliteitsbeleid en de interne dan wel externe (accountant) controle wordt de uitvoering van de richtlijnen en afspraken gevolgd en waar nodig bijgestuurd.
6.8 Huisvesting van het VRBZO personeel
Aangezien de bedrijfsvoering qua grootte flexibel meebeweegt met het primaire proces zal regionalisering een formatiestijging tot gevolg hebben. In het huidige concept van huisvesting en taakuitoefening is er onvoldoende ruimte beschikbaar voor deze formatie uitbreiding. In principe zijn er drie opties denkbaar:
1. op zoek naar een nieuwe locatie voor de gehele kantoororganisatie;
2. bijhuren van kantoorruimte;
3. toepassen van een nieuw huisvestingsconcept in combinatie met ‘het nieuwe werken’.
Met het oog op verdere toekomstige ontwikkelingen is het uitwerken van een nieuw huisvestingsconcept in combinatie met Het Nieuwe Werken een scenario waar in de komende jaren naartoe wordt gewerkt. Omdat de ontwikkeling naar Het Nieuwe Werken tijd vergt is optie 2 ‘bijhuren van kantoorruimte’ voor de eerste jaren de beste korte termijn oplossing. Op termijn kan Het Nieuwe Werken mede invulling geven aan het oplossen van het capaciteitsgebrek in de huisvesting.
Organisatieplan VRBZO; regionalisering brandweerzorg