- uitzendkrachten die via een uitzendbureau bij u komen werken
- artiesten en beroepssporters die onder de artiesten- en beroepssportersregeling vallen - personen die van u alleen een pensioen of uitkering krijgen en niet bij u werken
- uw kinderen, als zij meewerken in uw onderneming en onder de vereenvoudigde regeling voor meewerkende kinderen vallen (zie paragraaf 16.11.1)
- werknemers die u onder een ander subnummer in de aangifte opneemt, zonder dat er sprake is van een nieuwe dienstbetrekking (u plaatst bijvoorbeeld een werknemer van vestiging A met subnummer L01 over naar vestiging B met subnummer L02)
- werknemers die binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselen
Let op!
Als u een samenhangende groep inhoudingsplichtigen wilt vormen samen met andere inhoudingsplichtigen, moet u dit bij ons aanvragen (zie paragraaf 3.6).
2.4.2 Wanneer eerstedagsmelding doen?
De eerstedagsmelding moet bij ons binnen zijn vóór de 1e werkdag van uw werknemer. U mag de melding alleen op de 1e werkdag doen, als u op deze dag ook uw werknemer aanneemt. U moet dit dan wel doen voordat uw werknemer begint met werken.
Boete
Wij kunnen bij een controle op de werkplek nagaan of u nieuwe werknemers hebt aangemeld. Hebt u dat niet of te laat gedaan, dan riskeert u een boete.
2.4.3 Welke gegevens geeft u door?
Met de eerstedagsmelding geeft u de volgende gegevens aan ons door:
- uw loonheffingennummer
- gegevens van de nieuwe werknemer:
- de naam
- de geboortedatum
- het burgerservicenummer
Als uw werknemer nog geen burgerservicenummer heeft, gebruikt u zijn personeelsnummer.
- de 1e werkdag
2.4.4 Hoe eerstedagsmelding doen?
Een eerstedagsmelding doet u digitaal. Dat kan via Inloggen voor ondernemers op belastingdienst.nl of met uw eigen aangifte- en administratiesoftware. Uw belastingconsulent of administratiekantoor kan de eerstedagsmelding ook doen.
Digitaal eerstedagsmelding doen is verplicht. Wij kunnen eerstedagsmeldingen 24 uur per dag, 7 dagen per week ontvangen.
2.4.5 Eerstedagsmelding wijzigen of intrekken
Bevat de eerstedagsmelding fouten, dan kunt u deze corrigeren door het doen van een nieuwe
eerstedagsmelding met de juiste gegevens. Was de eerstedagsmelding achteraf gezien niet nodig, dan hoeft u niets te doen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als een beoogde werknemer uiteindelijk toch niet bij u gaat werken.
Let op!
Beëindigt u het dienstverband van een werknemer, dan hoeft u de eerstedagsmelding niet in te
trekken. Het einde van een dienstbetrekking blijkt namelijk uit de aangifte loonheffingen. Gaat dezelfde werknemer later weer voor u werken, dan moet u wel opnieuw eerstedagsmelding voor hem doen.
2.5 Fusie of overname en dergelijke
Bij een fusie of overname van een onderneming en bij een splitsing of een verandering van de rechtsvorm van uw onderneming kan er sprake zijn van een verplichte, voortgezette dienstbetrekking. De oude en de nieuwe werkgever geven de verandering aan ons door met het formulier 'Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten'. U kunt dit formulier downloaden van onze internetsite.
Als de dienstbetrekking in deze situaties blijft bestaan, is er wel sprake van een nieuwe inkomstenverhouding (zie paragraaf 3.4.1). De werknemers zijn dan zonder onderbreking opgenomen in de aangifte loonheffingen:
tot de fusie, overname, splitsing of verandering van rechtsvorm in de aangifte van de oude werkgever en daarna in de aangifte van de nieuwe werkgever onder een nieuw nummer inkomstenverhouding.
Van deze werknemers hoeft u niet opnieuw de gegevens voor de loonheffingen te krijgen en de identiteit vast te stellen.
2.6 Anoniementarief
Het anoniementarief past u toe in de volgende situaties:
- U betaalt een werknemer loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (zie paragraaf 4.3). In dit geval past u het anoniementarief toe als u de gegevens voor de loonheffingen niet van uw werknemer krijgt vóór de 1e werkdag, of op de 1e werkdag als u op deze dag uw werknemer aanneemt. U past het anoniementarief ook toe als u de identiteit van uw werknemer niet kunt vaststellen of als u de gegevens niet op de juiste manier bij uw loonadministratie bewaart.
- U betaalt een uitkeringsgerechtigde loon uit vroegere dienstbetrekking (zie paragraaf 4.3). In dit geval past u het anoniementarief toe als u de gegevens voor de loonheffingen niet van de uitkeringsgerechtigde krijgt vóór de 1e betaaldag van de uitkering.
Als u het anoniementarief toepast, houdt u 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in. U houdt geen rekening met:
- de loonheffingskorting (zie ook paragraaf 23.1)
- het maximumpremieloon voor de premies werknemersverzekeringen (zie paragraaf 5.7.1) - het maximumbijdrageloon voor de werkgeversheffing Zvw (zie hoofdstuk 6)
- het maximumbijdrageloon voor de bijdrage Zvw (zie hoofdstuk 6)
Let op!
Voor anonieme werknemers geldt een aparte tabel voor de eindheffing (zie tabel 5, 6a en 6b achter in dit handboek).
Stap 3 Loonadministratie aanleggen
Als u 1 of meer werknemers in dienst neemt, moet u een loonadministratie gaan bijhouden. Deze
administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dat is onder meer nodig om ons de juiste gegevens te kunnen verstrekken.
Voor uw loonadministratie hebt u informatie van ons nodig (zie paragraaf 3.1). U hebt een aantal algemene (zie paragraaf 3.2) en bijzondere (zie paragraaf 3.3) administratieve verplichtingen. Daarnaast hebt u te maken met inkomstenverhoudingen (zie paragraaf 3.4). Verder stellen wij eisen aan de bewaarplaats en de bewaartermijnen van uw loonadministratie en kunnen wij een controle bij u instellen (zie paragraaf 3.5).
Bestaat uw bedrijf uit meerdere zelfstandige bedrijfsonderdelen en wilt u uw administratieve lasten verminderen? Vraag ons dan om u aan te wijzen als samenhangende groep inhoudingsplichtigen (zie paragraaf 3.6).
3.1 Informatie die u nodig hebt voor de loonadministratie
U hebt verschillende soorten informatie nodig voor uw loonadministratie. Een deel van die informatie krijgt u van ons. Wij zorgen ervoor dat u de informatie op tijd krijgt. Sommige informatie sturen wij per post (zie paragraaf 3.1.1), andere informatie vindt u op belastingdienst.nl (zie paragraaf 3.1.2). Hebt u een geautomatiseerde loonadministratie (zie paragraaf 3.1.3), dan is sommige informatie daar al in verwerkt. Bij een handmatige loonadministratie (zie paragraaf 3.1.4) moet u meer zelf doen.
Let op!
Wijzigt de rechtsvorm van uw onderneming? Dit heeft onder andere invloed op de informatie die u nodig hebt. Geef dit dus zo snel mogelijk door aan de Kamer van Koophandel. Ook moet u ons het formulier 'Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten' sturen. U kunt dit formulier downloaden van onze internetsite.
3.1.1 Informatie per post
Een deel van de informatie krijgt u van ons toegestuurd via de post. Het gaat bijvoorbeeld om:
- de 'Aangiftebrief loonheffingen', waarin staat wanneer u aangifte moet doen U krijgt deze elk jaar in november.
- de beschikking waarin staat bij welke sector u bent aangesloten, zodat u de juiste sectorpercentages gebruikt
U krijgt deze na uw aanmelding als werkgever en als u een wijziging doorgeeft.
- informatie over de premies werknemersverzekeringen, zoals de beschikking met het gedifferentieerde premiepercentage Werkhervattingskas (Whk)
U krijgt de beschikking elk jaar in december.
Let op!
Verhuist uw bedrijf? Geef dan uw nieuwe adres zo snel mogelijk door aan de Kamer van Koophandel. De Kamer van Koophandel geeft de adreswijziging aan ons door. Door het snel door te geven, voorkomt u dat wij uw post naar het oude adres sturen.
3.1.2 Digitale informatie
Het loonheffingennieuws vindt u op belastingdienst.nl/loonheffingen bij 'Nieuws'. U komt dan op
'Belastingdienst actueel', onze nieuwsbrief voor ondernemers. Door de rss-feed te gebruiken, blijft u op de
hoogte van het laatste nieuws. Een overzicht van alle veranderingen in 2017 vindt u op belastingdienst.nl/
loonheffingen onder 'Veranderingen loonheffingen in de loop van 2017'.
3.1.3 Geautomatiseerde loonadministratie
Maakt u gebruik van een salarissoftwarepakket? Dan heeft uw softwareleverancier vaak al jaarafhankelijke gegevens, zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften, in het pakket verwerkt. Dit betekent dat het pakket de loonheffingen voor u berekent.