De werknemer kan op uwv.nl, op werk.nl en op mijn.overheid.nl zijn digitaal verzekeringsbericht inzien. In dit bericht staan gegevens die van belang zijn voor de hoogte en duur van een uitkering, bijvoorbeeld het loon voor de werknemersverzekeringen (SV-loon) en het aantal verloonde uren. Als u deze gegevens op de loonstrook vermeldt, kan de werknemer het digitaal verzekeringsbericht controleren aan de hand van zijn loonstrook.
De gegevens van uw aangifte loonheffingen gaan naar de polisadministratie van UWV. De gegevens van het digitaal verzekeringsbericht komen uit de polisadministratie. Zorg er dus voor dat u aangifte doet of hebt gedaan op het moment dat u de loonstrook geeft. Anders is het digitaal verzekeringsbericht niet actueel op het moment dat de werknemer het bericht aan de hand van de laatste loonstrook controleert.
Stap 11 Loonheffingen aangeven en betalen
Als u aangifte loonheffingen moet doen, moet u dat op tijd doen en de loonheffingen ook op tijd betalen.
De aangifte loonheffingen bestaat uit een collectief deel en een werknemersdeel. Als u aangifte doet, levert u ons de volgende gegevens:
- werknemersgegevens
Dit zijn de gedetailleerde gegevens per inkomstenverhouding. Zie paragraaf 3.4 voor meer informatie over het begrip 'inkomstenverhouding'.
- collectieve gegevens Dit zijn:
- uw algemene gegevens, zoals uw naam en adres
- de totalen van de loon- en loonheffingengegevens van alle werknemers
- de bedragen van de premiekortingen, eindheffingen en afdrachtverminderingen
De werknemersgegevens van uw aangifte gaan naar de polisadministratie van UWV. Verschillende organisaties, zoals UWV, de Belastingdienst, het CBS en gemeenten, gebruiken de gegevens uit de polisadministratie. UWV gebruikt de gegevens om uitkeringen vast te stellen, zoals een WW-uitkering. Ook komen enkele gegevens in het digitaal verzekeringsbericht, dat elke werknemer of
uitkeringsgerechtigde (hierna: werknemer) kan inzien op uwv.nl, werk.nl en mijnoverheid.nl (zie hoofdstuk 10). Wij gebruiken de gegevens onder andere voor het toekennen van toeslagen en de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting. Het is dus erg belangrijk dat de gegevens actueel, juist en volledig zijn. Daarom moet u fouten of onvolledigheden in een aangifte loonheffingen altijd verbeteren of aanvullen (zie hoofdstuk 12). Aangiften en correcties over 2016 die na 31 januari 2017 binnenkomen, kunnen wij niet meer verwerken in de vooraf ingevulde aangiften inkomstenbelasting over 2016.
In dit hoofdstuk vindt u informatie over de volgende onderwerpen:
- aangiftetijdvak (zie paragraaf 11.1) - aangifte doen (zie paragraaf 11.2)
- controle van de aangifte na verzenden (zie paragraaf 11.3) - betalen (zie paragraaf 11.4)
- boetes (zie paragraaf 11.5)
- aansprakelijkheid (zie paragraaf 11.6)
- aangifte pseudo-eindheffing voor excessieve vertrekvergoedingen (zie paragraaf 11.7)
11.1 Aangiftetijdvak
Het aangiftetijdvak is het tijdvak waarover u de aangifte loonheffingen moet doen. Dit is meestal een periode van een kalendermaand of van 4 weken. Bij een aangiftetijdvak van 4 weken begint het 1e aangiftetijdvak altijd op 1 januari en eindigt het laatste aangiftetijdvak altijd op 31 december. De 1e en 13e aangifteperiode lopen dus niet gelijk met de 1e en 13e loonperiode.
Let op!
Een ander aangiftetijdvak dan de gebruikelijke maand of 4 weken geldt voor:
- personeel van zelfstandige binnenschippers die aan boord van het schip wonen (aangiftetijdvak is een halfjaar)
- personeel aan huis, waaronder personeel in het kader van een persoonsgebonden budget voor zorg (aangiftetijdvak is een jaar) (zie paragraaf 16.13)
- meewerkende kinderen (aangiftetijdvak is een jaar) (zie paragraaf 16.11)
Aangiftebrief
Als u aangifte moet doen, krijgt u van ons in november de 'Aangiftebrief loonheffingen' voor het komende jaar. Als u zich in de loop van het jaar aanmeldt als werkgever, krijgt u de aangiftebrief na aanmelding. In de aangiftebrief staan de aangiftetijdvakken waarover u het komende jaar aangifte moet doen en de bijbehorende uiterste aangifte- en betaaldatums. U kunt deze datums ook downloaden van belastingdienst.nl. Op de achterkant van de 'Aangiftebrief loonheffingen' staan de betalingskenmerken van de aangiftetijdvakken.
E-mail over de aangifte
Als u op het beveiligde deel van belastingdienst.nl hebt aangegeven dat u een e-mail wilt ontvangen, sturen wij u aan het eind van elk aangiftetijdvak een e-mail als herinnering dat u aangifte moet doen.
Ander aangiftetijdvak dan het loontijdvak
Het loontijdvak (het tijdvak waarover een werknemer loon geniet) kan afwijken van het aangiftetijdvak. Het is handig als het aangiftetijdvak aansluit bij het loontijdvak van uw werknemers. Als het loontijdvak niet gelijk is aan het aangiftetijdvak, houd dan rekening met het volgende:
- U moet per aangiftetijdvak aangifte doen voor het bedrag dat u in het aangiftetijdvak hebt uitbetaald als loon. Hanteert u het loon-oversysteem, dan rekent u nabetalingen toe aan de tijdvakken waarop de nabetaling betrekking heeft. Dit mag alleen als de nabetaling betrekking heeft op een eerder tijdvak van hetzelfde kalenderjaar (zie paragraaf 7.2.1).
- U mag bij de datum aanvang inkomstenperiode geen datum invullen die buiten het aangiftetijdvak ligt.
Ligt die datum buiten het aangiftetijdvak, dan moet u de 1e datum van het aangiftetijdvak invullen.
Alleen bij uitkeringen van UWV, de SVB en bijstandsuitkeringen mag de datum aanvang inkomstenperiode eenmalig wel buiten het aangiftetijdvak liggen als deze uitkeringen met terugwerkende kracht worden uitbetaald (zogenoemde aanlooptermijnen). Ook bij code aard arbeidsverhouding (code dienstbetrekking) 11 mag de datum aanvang inkomstenperiode vóór het aangiftetijdvak liggen. Voorwaarde daarbij is wel dat geen andere gegevens, bijvoorbeeld verloonde uren, uit de voorgaande aangifte wijzigen. Als er wel gegevens wijzigen, moet u de voorgaande aangifte corrigeren (zie hoofdstuk 12).
Let op!
In de aangiften van 2017 geeft u geen loondagen (SV-dagen) meer op. Moet u nog correcties doen voor aangiften van 2016 en ouder? Dan neemt u in die correcties nog wel de loondagen (SV-dagen) op. Voor die loondagen (SV-dagen) geldt dan het volgende:
- U vult per correctietijdvak het aantal loondagen (SV-dagen) in waarover uw werknemer loon van u heeft gekregen. Het maakt niet uit of u het loon in dat correctietijdvak of in een ander aangifte- of correctietijdvak hebt uitbetaald.
Voorbeeld
U hebt een loontijdvak van 4 weken en een aangiftetijdvak van een kalendermaand. Stel dat de 1e vierwekenperiode eindigt op 27 januari. Over januari geeft u het loon en de loonheffingen van de 1e vierwekenperiode aan. Over februari geeft u het loon en de loonheffingen van de 2e vierwekenperiode aan. Bij de aangifte over februari moet u als datum aanvang inkomstenperiode een datum in februari invullen. U vult dus niet 28 januari in, maar 1 februari. In de aangifte over december geeft u meestal het loon en de loonheffingen aan van de 12e en 13e vierwekenperiode.
Als datum aanvang inkomstenperiode vult u in deze aangifte 1 december in.
Voor de loondagen (SV-dagen) geldt dat u (tot en met aangiftetijdvakken van 2016) in elke
correctie het aantal dagen aangeeft waarover de werknemer loon van u heeft gekregen. Het maakt daarbij niet uit of u dat loon in een ander aangiftetijdvak hebt uitbetaald.