De beheersautonomie van de universiteiten gaat gepaard met een omstandige rap- portering toegespitst op de toelevering van administratieve gegevens volgens ge- detailleerde richtlijnen. De administratieve werklast voor de universiteiten neemt daardoor aanzienlijke proporties aan. De Vlaamse universiteiten onderschrijven de terechte vraag van de overheid naar een gedegen verslaggeving ter verantwoording van de bestede publieke middelen. Het is evenwel essentieel dat daartoe een dui- delijke, consistente en geïntegreerde regelgeving wordt uitgewerkt in samenspraak met de universiteiten. Die moet op eenduidige, en dus op vergelijkende wijze, alle voor de overheid noodzakelijke informatie beschikbaar stellen in één enkel jaarlijks document, waaruit de diverse belanghebbende administraties en diensten kunnen putten.
Daarenboven geven de universiteiten m.b.t. de verslaggeving de volgende voorkeu- ren te kennen:
− De verslaggeving moet doelgericht zijn. Ze dient rechtstreeks afgestemd te zijn op de gestelde doeleinden inzake onderzoeksinspanning (onderzoeksbeleids- plannen van de respectievelijke universiteiten), met aanduiding van positieve en eventuele negatieve punten. Voor zowel de onderzoeksbeleidsplannen als voor de rapportering dient dezelfde structuur te worden gebruikt, met hetzelfde, beperkte aantal parameters.
− De verslaggeving moet eenvoudig en transparant zijn. Het moet mogelijk zijn zich tot de hoofdlijnen te beperken zonder verlies van exactheid. Er moet ge- zocht worden naar één referentiedatum en één referentieperiode (kalenderjaar of academiejaar).
− Kwantitatieve gegevens die aan de overheid toegeleverd moeten worden in het kader van formulegebaseerde financiering (BOF- en IOF-verdeelsleutels) blijven het best beperkt tot een set representatieve cijfers voor wat het model beoogt te meten, belonen of stimuleren. Die gegevensset moet door elke instelling een- voudig kunnen worden geproduceerd, zonder enige twijfel aangaande interpre- tatie van de gegevens (transparantie en praktische uitvoerbaarheid).
− De door de overheid gegenereerde gegevens worden opnieuw ter beschikking gesteld van de universiteiten zodat nazicht van de gegevens mogelijk wordt en zodat ook inzicht kan worden verkregen in het eventuele gebruik van de gege- vens door de overheid.
− De door de overheid opgevraagde of gegenereerde gegevens moeten compatibel zijn met de vereiste datatoeleveringen aan internationale en multilaterale orga- nisaties (Europese Commissie, Eurostat, OESO, …).
Van hun kant, verbinden de universiteiten er zich toe om eenvoudig auditbare pro- cessen op te zetten voor het aanleveren van de nodige gegevens aan de overheid. Tijdens de Vlaamse legislatuur 2004-2009 werden reeds inspanningen geleverd om de voorschriften voor het opstellen van het jaarverslag te herzien. Dit leidde echter niet tot een effectieve wijziging van de reglementering. In de beleidsnota 2009-2014 staat dat er zal worden gewerkt aan de homogenisering en vereenvoudiging van de rapporteringverplichtingen van de kennisinstellingen. Intussen voert een interuni- versitaire werkgroep in opdracht van het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie een analyseopdracht uit van het kwantitatieve luik van de onderzoeksver- slaggeving van universiteiten en hogescholen. De universiteiten geven daarbij aan dat een nieuwe wijze van verslaggeving moet leiden tot een vermindering van de administratieve last, tot meer efficiëntie en tot een betere beleidsmonitoring dankzij onmiddellijk beschikbare, kwaliteitsvolle en vergelijkbare gegevens.
7.2. IWETO/FRIS
In het kader van de verplichtingen, opgelegd door de Vlaamse overheid inzake de IWETO-databanken (Inventaris van het Wetenschappelijk en Technologisch On- derzoek in Vlaanderen) rapporteren de universiteiten over de volgende gegevens aan het departement Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI):
− onderzoeksdomeinen en perspectieven van onderzoekseenheden (IWETO-TEAM); − lopend onderzoek (IWETO-PROJECT);
− wetenschappelijke dienstverlening (IWETO-EXPERT); − hoogtechnologische apparatuur (IWETO-EQUIP); − internationale samenwerking (IWETO-COOP).
De afgelopen jaren heeft EWI in overleg met de universiteiten de IWETO-databank in een nieuw kleedje gestoken. Bovendien is de info uit deze databanken voortaan raadpleegbaar via FRIS - http://www.researchportal.be (Flemish Research Infor- mation Space).
Informatie over wetenschappelijk onderzoek in Vlaanderen is reeds aanwezig, maar zit versnipperd over tal van systemen en bij verschillende actoren. FRIS wil een ar- chitectuur uitbouwen waarbinnen die informatie kan worden ingewonnen bij de informatie-eigenaars die deze informatie gebundeld ter beschikking stelt via het onderzoeksportaal. Bij de uitwerking van FRIS werd in eerste instantie aandacht besteed aan het moderniseren van de technologische omgeving. In overleg met de universiteiten wordt momenteel gewerkt aan de organisatorische omgeving met het oog op het bijeenbrengen van kwaliteitsvolle (correcte, volledige en actuele) infor- matie. Hierbij waken de universiteiten erover dat deze informatie zoveel mogelijk bij de bron opgehaald kan worden om de workload tot een minimum te beperken.
7.3. Stroomlijning van de opmaak van projectverslaggeving
Het is de vraag van de Vlaamse universiteiten om zowel de projectgebonden weten- schappelijke verslaggeving als de financiële rapportering die de verschillende over- heden opvragen tot de essentie te beperken, zonder dat ze daarbij de terechte vraag van de overheid naar verantwoording van de bestede publieke middelen in twijfel willen trekken. Een stroomlijning van de opmaak van de projectverslaggeving voor diverse financierende instanties, uitgewerkt in samenspraak met alle universiteiten, zou de administratieve vereenvoudiging in de hand werken.8| Kwaliteitsbeoordeling
De algemene aandacht bij de overheid en bij de universiteiten voor een kwaliteits- bewaking van het wetenschappelijke onderzoek en van de processen die ermee gepaard gaan, is gedurende het laatste decennium sterk toegenomen. De eis naar verantwoording van een goed gebruik van de publieke middelen is dan ook terecht. Daarenboven wordt een dominante rol toegekend aan onderzoeksparameters (in- en output, kwantitatief en kwalitatief) in het verdelen van onderzoeksfinanciering, zowel voor intra-universitair (via verdeelsleutels) als voor interuniversitair (via com- petitie) verdeelde middelen.