34 Gemeentelijke holding NV. Digitale algemene vergadering van 30.06.2021.
Het college,
Op woensdag 30.06.2021 om 14.00 u. vindt de digitale algemene vergadering van de Gemeentelijke Holding NV (in vereffening) plaats.
De dagorde ziet eruit als volgt:
1. De agenda van de algemene vergadering van aandeelhouders van Gemeentelijke Holding NV – in vereffening, die zal gehouden worden op 30.06.2021;
2. jaarrekening over het boekjaar 2020;
3. het jaarverslag van de vereffenaars over het boekjaar 2020 inclusief beschrijving van de vooruitgang van de vereffening en redenen waarom de vereffening nog niet kon worden afgesloten;
4. Het controleverslag van de commissaris van Gemeentelijke Holding NV – in vereffening, over het boekjaar 2020;
5. Volmachtsformulier.
Overeenkomstig de wettelijke regels worden alle agendapunten van de agenda louter ter kennisname meegedeeld aan de algemene vergadering. Zij worden dus niet ter stemming voorgelegd.
Bij de documenten zat net zoals voorgaande jaren een volmachtsformulier dat ingediend moet worden tegen 23.06.2021 aan avgh@quinz.be.
Schepen Kathleen Duchi, vertegenwoordiger van de stad, zal digitaal aanwezig zijn op deze vergadering.
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
Met unanimiteit;
BESLUIT:
Artikel 1:
Het college neemt kennis van de uitnodiging voor de digitale algemene vergadering van de Gemeentelijke Holding NV (in vereffening) op woensdag 30.06.2021.
Goedgekeurd
35 Mijn huis. Algemene vergadering van 15 juni 2021.
Het college,
Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:
De stad ontving op 31.05.2021 de uitnodiging tot de algemene vergadering van Mijn huis op 15.06.2021 om 19.30 in de feestzaal Vaernewijck, Hulstestraat 217 in Kuurne met volgende agenda:
1. Goedkeuring verslag van de vergadering van 07.07.2020 2. Verslag van de raad van bestuur aan de algemene vergadering 3. Bijzonder verslag omtrent het toezicht op het sociaal oogmerk 4. Verslag bedrijfsrevisor
5. Jaarrekening 2020
6. Kwijting aan bestuurders en commissaris
Het jaarverslag wordt op de avond van de vergadering meegegeven.
De 1ste vertegenwoordiger, burgemeester Alain Top, zal aanwezig zijn op deze vergadering.
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
Met unanimiteit;
BESLUIT:
Artikel 1:
Het college neemt kennis van de uitnodiging tot de algemene vergadering van Mijn Huis van 31.05.2021.
Goedgekeurd
36 (geschrapt)
37 (geschrapt)
38 (geschrapt)
39 Selectieprocedure beleidsmedewerker P&O nominatieve vaststelling selectiecommissie en vergoeding
Het college,
Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:
In zitting van de gemeenteraad van 08.03.2010 werd het besluit genomen met betrekking tot:
1. de vaststelling van het organogram, de samenstelling van het managementteam en de aanduiding ervan op het organogram, de vaststelling van de
personeelsformatie en de vaststelling van de overgangsformatie;
2. de aanpassing en wijziging van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel;
In zitting van de gemeenteraad 14.09.2015, 15.07.2019 en 15.06.2020 werden een aantal wijzigingen met betrekking tot het organogram en de personeelsformatie van de stad doorgevoerd.
Het college heeft in zitting van 18.05.2021 de selectieprocedure, de
selectievoorwaarden, het selectieprogramma en de selectiecommissie vastgesteld voor selectieprocedure van Beleidsmedewerker Personeel & Organisatie 5A1a-A3a), binnen het departement Management & Personeel.
Het behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen de selectiecommissie nominatief vast te stellen.
In zitting van de gemeenteraad van 19 maart 2012 werd de vergoeding aan de selectiejury vastgesteld.
Verwijzend naar volgende wettelijke, decretale of reglementaire bepalingen:
Decreet Lokaal Bestuur, inzonderheid art. 56 § 3,2°;
De lokale Rechtspositieregeling voor het Gemeentepersoneel, inzonderheid
hoofdstuk III de selectieprocedure, afdeling I algemene regels voor de selectie en afdeling II het verloop van de selectie.
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
Met unanimiteit;
BESLUIT:
Artikel 1:
De selectiecommissie voor de selectieprocedure van beleidsmedewerker Personeel &
Organisatie (A1a-A3a) binnen het departement management & Personeel wordt als volgt vastgesteld:
(geschrapt)
Artikel 2:
De vergoeding van de prestaties van de leden van de selectiejury wordt geregeld
overeenkomstig de raadsbeslissing van 19 maart 2012 houdende “aanpassing reglement vergoeding aan juryleden van selectieprocedures”.
Goedgekeurd Personeel
40 Selectieprocedure technisch medewerker grondgebiedszaken. Vaststellen kandidatenlijst.
Het college,
Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:
In zitting van de gemeenteraad van 08.03.2010 werd het besluit genomen met betrekking tot:
1. De vaststelling van het organogram, de samenstelling van het managementteam en de aanduiding ervan op het organogram, de vaststelling van de
personeelsformatie en de vaststelling van de overgangsformatie;
2. De aanpassing en wijziging van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel;
In zitting van de gemeenteraad 14.09.2015, 15.07.2019 en 15.06.2020 werden een aantal wijzigingen met betrekking tot het organogram en de personeelsformatie van de stad doorgevoerd.
Het college heeft in zitting van 16.03.2021 beslist een selectieprocedure op te starten voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de functie van:
- 1 VTE technisch medewerker grondgebiedszaken (C1-C3), binnen het departement grondgebiedszaken;
Het college besliste deze in te vullen via een aanwervingsprocedure.
De publicatie vond plaats vanaf 10.05.2021 tot en met 03.06.2021 en de vacature werd op volgende wijze, via het softwaresysteem octopus-talentlink, bekendgemaakt:
- Publicatie via Stepstone, de VDAB, Facebook, Twitter, Linkedin, - Publicatie op de website Stad/OCMW Harelbeke;
- De interne personeelsleden werden ingelicht via het intranet en zebrix (tv-scherm stadsdepot) en bij afwezigheid op de werkvloer per brief;
- Spontane sollicitanten werden op de hoogte gebracht.
Kandidaturen die uiterlijk op 03.06.2021 werden verstuurd, zijn rechtsgeldig ingediend.
Een overzicht van de ingediende kandidaturen:
(geschrapt)
In toepassing van de bepalingen van het artikel 14 § 1 tot en met 5 van de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel, dient het College van Burgemeester en Schepenen te oordelen over de geldigheid van de ingediende kandidaturen.
In toepassing van de bepalingen van het artikel 14§3 laatste alinea van de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel, dienen alle kandidaten waarvan hun ingediende kandidatuur niet geldig werd bevonden, schriftelijk in kennis gesteld te worden van de weigering van hun kandidatuur. De weigering moet formeel worden gemotiveerd.
In toepassing van de bepalingen van het artikel 23 van de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel, dienen alle kandidaten waarvan hun ingediende kandidatuur geldig werd bevonden, uitgenodigd te worden naar de eerste selectieproef binnen de hier bedoelde selectieprocedures.
Verwijzend naar volgende wettelijke, decretale of reglementaire bepalingen:
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
- Het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
- De lokale rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel, inzonderheid:
De diverse hoofdstukken met betrekking tot de aanwerving, de selectieprocedure en de bevordering;
“Bijlage I. Diplomavoorwaarden”;
“Bijlage II. Bijzondere benoemings- en bevorderingsvoorwaarden”;
“Bijlage III. Uitgewerkte salarisschalen voor het gemeentepersoneel”.
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
Met unanimiteit;
BESLUIT:
Artikel 1:
Volgende 3 kandidaten worden toegelaten tot de selectieproeven binnen de selectieprocedure voor technisch medewerker grondgebiedszaken (C1-C3):
(geschrapt) Goedgekeurd
Strategische planning
41 Aankoop licentie subsidiemanager voor 3 jaar - goedkeuring gunning.
Het college,
Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:
Het strategisch meerjarenplan toont aan dat er veel uitdagingen op de plank liggen voor ons als lokaal bestuur. Het is een ambitieus plan, waar veel mooie projecten in staan voor de volgende jaren. Om een gezonde financiële stad te zijn en te blijven, is het interessant om telkens af te wegen of we externe financiering kunnen krijgen voor de vooropgestelde projecten. We slagen hier op vandaag vrij goed in.
Maar de zoektocht naar subsidies is een intensieve bezigheid. Bovendien komen met het Vlaanderen Veerkrachtig programma en de nieuwe Europese subsidieprogramma’s voor de periode 2021 tot 2027 nog tal van calls voor projecten op ons af.
Op vandaag bekijkt iedereen de subsidieoproepen voor zijn eigen beleidsdomein. Maar het gebeurt vaak dat er raakvlakken zijn met andere diensten, of dat binnen
nieuwsbrieven oproepen voor verschillende beleidsterreinen worden aangekondigd. Een gezonde reflex bij de medewerkers zorgt er voor dat de informatie via mail wordt
doorgestuurd naar de betrokken dienst, die op zijn beurt opnieuw begint met het lezen van de oproep en beoordeelt of er projecten op de plank liggen die in aanmerking kunnen komen om in te dienen. Door krappe deadlines gebeurt het soms dat indiening op heel korte termijn moet gebeuren, of dat een mail pas gelezen/verwerkt wordt na het verstrijken van de deadline, wat dan helemaal inefficiënte inzet van middelen is.
Een paar maanden geleden werd door Uitgeverij Vandenbroele een tool ter beschikking gesteld waarbij alle subsidieoproepen zijn gebundeld op een digitaal platform. Het platform biedt ondersteuning bij het realiseren van de doelstellingen van het meerjarenplan door relevante subsidies te signaleren. Een medewerker kan zelf aangeven binnen welke thema’s hij of zij nieuws wil ontvangen. Of er kan ook op het platform gericht gezocht worden naar subsidies binnen een bepaald thema (bv armoede, klimaat, cultuur,…).
Als subsidies zijn gevonden binnen het thema, geeft een eerste productfiche al zicht of dit een subsidie is waarvoor je in aanmerking komt (bv stel dat de provincie West-Vlaanderen subsidieoproepen lanceert, dan krijgen enkel de West-Vlaamse gemeenten deze te zien).
Het platform biedt een meerwaarde omdat de subsidies binnen een organisatie
gecentraliseerd worden. Als een subsidie wordt open gesteld die bij nader inzien niet op onze organisatie van toepassing is, kan dit in een notitieveld genoteerd worden, en zijn collega’s hier ook van op de hoogte. Concreet voorbeeld: minister Somers lanceert oproep stadskernvernieuwing waarvoor enkel centrumsteden en steden met
centrumfunctie voor in aanmerking komen. Als hierover een mail circuleert, bekijken meerdere medewerkers dit om tot de vaststelling te komen dat Harelbeke hiervoor niet in aanmerking komt. Bij gebruik van de subsidiemanager kan onmiddellijk genoteerd worden dat dit niet voor ons van toepassing is.
Wanneer een dossier wordt ingediend voor subsidiëring, kan dit ook centraal bijgehouden worden. Als een subsidiedossier is goedgekeurd ook, waarbij de verwachte inkomst wordt genoteerd.
Op vandaag zitten die verwachte inkomsten heel decentraal verspreid en ontbreekt een centraal overzicht. Ook dit euvel wordt verholpen met de subsidiemanager. Een centraal overzichtelijk dashboard zorgt voor opvolging en correcte rapportering van het gevoerde subsidiebeleid.
En tenslotte worden soms thematische infosessies rond subsidiëring georganiseerd, waarbij enkel leden van de subsidiemanager toegang hebben. Zo was er eind april een webinar “Subsidies voor sport toegelicht”, wat voor ons ook interessant had kunnen zijn.
Maar enkel lidmaatschap geeft toegang tot deze thematische sessies.
Meer info en screenshots van het platform in de offerte die als bijlage werd toegevoegd.
Op zich zou een dergelijk systeem door eigen mensen kunnen gebouwd worden in de Office365-omgeving. Maar dit zou behoorlijk wat inzet van VTE vergen. Daarom wordt gevraagd om een licentie aan te kopen voor de subsidiemanager, voor een periode van drie jaar. Na drie jaar wordt het gebruik van het project geëvalueerd. Het budget is voorzien voor het realiseren van efficiëntiewinsten in de operationele werking van de organisatie. Het centraal platform zal voor verschillende medewerkers en financiën bijdragen aan het efficiënter beheren van subsidies.
We hopen ook dat deze tool ons zicht geeft op subsidies die minder voor de hand liggen, of waar we tot voor kort misschien geen weet van hadden. Het eenvoudiger kennis krijgen van die stromen, en het centraal beheren zal er misschien voor zorgen dat we ook die kleinere, snellere subsidiekanalen detecteren en de tool zich misschien zelf zal terug financieren. Al zal dit natuurlijk moeilijk zijn om zwart op wit aan te tonen.
In het kader van de opdracht “Aankoop licentie subsidiemanager voor 3 jaar” werd een technische beschrijving met nr. FCO-21.27 opgesteld door de heer Frank Colson, Departement Facility - Aankoop.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 16.528,93 excl. btw of € 20.000,00 incl. 21% btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht tot stand te brengen bij wijze van de aanvaarde factuur (overheidsopdracht van beperkte waarde).
Er werd 1 offerte ontvangen van Vanden Broele Uitgeverij nv, Stationslaan 23 te 8200 Sint-Andries (€ 16.900,00 excl. btw of € 20.449,00 incl. 21% btw). Dit is de prijs met de opstartkosten én de licentiekosten voor 3 jaar.
Andere offertes werden niet opgevraagd. Na marktonderzoek bleek dat Uitgeverij Vanden Broele de enige firma is die de subsidiemanager aanbiedt.
De heer Frank Colson, Departement Facility - Aankoop, stelde op 31 mei 2021 het verslag van nazicht van de offertes op.
De heer Frank Colson, Departement Facility - Aankoop stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de firma met de enige offerte, zijnde Vanden Broele Uitgeverij nv, KBO nr. BE 0451.355.351, Stationslaan 23 te 8200 Sint-Andries, tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van € 16.500,00 excl. btw of € 19.965,00 incl. 21% btw.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2021, op
budgetcode 615500/011400 (actieplan D16/AP02) (actie D16/AP02/03) en in dat van de volgende jaren.
Een aanvraag tot het verkrijgen van het vereiste visum werd ingediend op 31 mei 2021.
De financieel directeur verleende reeds visum.
Verwijzend naar volgende wettelijke, decretale of reglementaire bepalingen:
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 92 (de geraamde waarde excl. btw bereikt de drempel van € 30.000,00 niet).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 56, § 3, 5°, waarbij wordt bepaald dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.
Het besluit van de gemeenteraad van 13 juli 2020 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
Met unanimiteit;
BESLUIT:
Artikel 1:
De technische beschrijving met nr. FCO-21.27 en de raming voor de opdracht “Aankoop licentie subsidiemanager voor 3 jaar”, opgesteld door de heer Frank Colson, Departement Facility - Aankoop worden goedgekeurd. De raming bedraagt € 16.528,93 excl. btw of
€ 20.000,00 incl. 21% btw.
Artikel 2:
Bovengenoemde opdracht komt tot stand bij wijze van de aanvaarde factuur (overheidsopdracht van beperkte waarde).
Artikel 3:
Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van
31 mei 2021, opgesteld door de heer Frank Colson, Departement Facility - Aankoop.
Artikel 4:
Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
Artikel 5:
Deze opdracht wordt gegund aan de firma met de enige offerte, zijnde Vanden Broele Uitgeverij nv, geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 0451.355.351, Stationslaan 23 te 8200 Sint-Andries, tegen het nagerekende en
verbeterde offertebedrag van € 16.500,00 excl. btw of € 19.965,00 incl. 21% btw.
Artikel 6:
De betaling zal gebeuren overeenkomstig de bepalingen voorzien in de offerte en met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van 2021 en in dat van de volgende jaren, op budgetcode 615500/011400 (actieplan D16/AP02) (actie D16/AP02/03).
Goedgekeurd
DEPARTEMENT FINANCIËN