In dit hoofdstuk worden per deelvraag de conclusies nog eens benoemd. Daarna wordt de hoofdvraag ‘’Welke maatregelen moet Voortman Steel Group nemen om OHSAS 18001:2007 op het gewenste ambitie niveau te kunnen implementeren?’’ beantwoord. Aan de hand van de conclusies en de beantwoording van de hoofdvraag worden aanbevelingen gedaan in de vorm van een actieplan.
§10.1 Conclusie per onderzoeksvraag
1. ‘’Wat houdt OHSAS 18001:2007 in en wat zijn de verschillen en overeenkomsten met VCA** en de bestaande managementsystemen?’’
OHSAS 18001:2007 is goed te integreren met de ISO 9001 (kwaliteitsmanagementsysteem) en ISO 4001 (milieumanagementsysteem) die al zijn geïmplementeerd binnen VSG (zie bijlage VI). Het is dan ook een logische stap voor VSG om na implementatie van OHSAS 18001:2007 over te gaan op een integraal KAM- managementsysteem. In bijlage I zijn de verschillende certificaten uitwerkt in een model en kan duidelijk gezien worden waarom de certificaten zo goed met elkaar te integreren zijn. Voorbeelden hiervan zijn:
Continue verbetering worden door alle drie de certificaten geborgd.
Bij alle managementsystemen moet een beleid worden opgesteld, wat uiteindelijk het integrale KAM- beleid wordt genoemd
Er is duidelijk te zien dat alle drie de managementsystemen de PDCA- cyclus hanteren 2. ‘’Wat is de huidige situatie met betrekking tot OHSAS 18001:2007?’’ en ‘’Wat is het
ambitieniveau met betrekking tot OHSAS 18001:2007?’’
Deze paragraaf heeft antwoord gegeven op de volgende onderzoeksvragen: Wat is de huidige situatie met betrekking tot OHSAS 18001:2007? Wat is het ambitieniveau met betrekking tot OHSAS 18001:2007?
Het is duidelijk dat de huidige situatie nog niet voldoet aan de OHSAS- norm. De scores zjin namelijk zo verdeeld:
10 van de 34 eisen uit de OHSAS- norm scoren een <5.5
7 van de 34 eisen uit de OHSAS- norm scoren een 5.5
6 van de 34 eisen uit de OHSAS- norm scoren een 7.5
11 van de 34 eisen uit de OHSAS- norm scoren een >7.5
Eisen die het cijfer <5.5 hebben gekregen moeten worden aangepast en verbeterd en hebben de hoogste prioriteit. In het interview met de heer Leus (zie bijlage III) die als directielid KAM in zijn portefeuille heeft, is naar voren gekomen dat het gewenste
44
ambitieniveau in elk geval op 7.5 moet zitten waar dat mogelijk is. De directie vindt een 5.5 niet genoeg, omdat een laag cijfer niet rendabel is voor een grote organisatie als VSG. Dit betekent dat minstens de helft van de eisen uit de OHSAS- norm moeten worden aangepast en verbeterd. Wanneer alle cijfers die een <5.5 en een 5.5 hebben gekregen zijn verbeterd naar een 7.5, kan een contract worden getekend met een certificatie-instelling om een eerste audit uit te komen voeren.
4. ‘’Wat zijn de fases van het certificeringproces van OHSAS 18001:2007?’’
Concluderend kan gezegd worden dat een OHSAS 18001:2007 certificaat drie jaar geldig is. Drie jaar na de certificering wordt een herbeoordeling gepland. Tijdens de drie jaar dat het certificaat geldig is, komt de certificatie-indeling twee keer controleren of VSG aan de eisen blijft voldoen en dat VSG daarnaast continu verbeterd op het gebied van
arbeidsomstandigheden. Het certificatieproces is belangrijk om de investering te kunnen berekenen. De investering is namelijk gebaseerd op alle activiteiten voorvloeiend uit het certificeren van het Arbomanagementsysteem. VSG moet hierbij de certificatie-instelling LRQA – Lloyd’s Register Nederland B.V. benaderen, omdat deze instelling ook de ISO- certificaten heeft uitgegeven aan VSG. ISO- certificaten zijn, zoals eerder genoemd, goed te integreren met OHSAS 18001:2007. Deze instelling heeft dus al eens een
documentenonderzoek uitgevoerd bij VSG, wat kan leiden tot lagere kosten. Volgens KAM- manager Roy de Witte (2014), heeft deze certificatie-instelling de beste referenties en heeft VSG goede ervaringen met deze certificatie-instelling.
5. ‘’Wat zijn de kosten voor Voortman Steel Group om OHSAS 18001:2007 te kunnen implementeren op het gewenste ambitieniveau?’’
Wanneer alle kosten bij elkaar worden opgeteld die in dit hoofdstuk zijn berekend, komen de kosten van een OHSAS 18001:2007- implementatie ongeveer uit op €42.225.-. Deze kosten zijn gebaseerd op het behalen van een OHSAS 18001:2007- certificaat met een geldigheidsduur van 3 jaar. Daarnaast zijn de extra kosten hierin meegenomen, zoals auditkosten, personeelkosten KAM- manager, arbeidskosten certificatie instelling, een veiligheidscampagne voor werknemers en indien nodig opleidingskosten. De kosten die niet worden meegenomen zijn de niet- concrete schade kosten en de verzekeringskosten.
6. ‘’In hoeverre zullen de nieuwe normen worden geaccepteerd door de werknemers?’’ De belangrijkste conclusie van de acceptatie van de werknemers is dat de kennis van de veiligheidsrisico’s redelijk is, maar dat het bewustzijn van veiligheid laag is. Ook is het creëren van draagvlak een belangrijke opgave voor VSG, omdat werknemers de drijvende
45
kracht zijn voor een implementatie van OHSAS 18001:2007.Werknemers beseffen nog niet goed wat de gevolgen kunnen zijn van het niet houden aan beheersmaatregelen en
procedures op het gebied van arbeidsomstandigheden. Aangezien de kennis er wel is, is de conclusie dat het veiligheidsbewustzijn moet worden verhoogd om implementatie van OHSAS 18001:2007 makkelijker te maken.
§10.2 Beantwoording hoofdvraag
De conclusie van de hoofdvraag ‘’Welke maatregelen moet Voortman Steel Group nemen om OHSAS 18001:2007 op het gewenste ambitie niveau te kunnen implementeren?’’is dat VSG nog niet voldoet aan de eisen voor implementatie van OHSAS 18001:2007. Namelijk 17 van de 34 eisen zijn nog niet voldaan binnen het huidige systeem van VSG. VSG is nog niet klaar voor een eerste audit. Het belangrijkste wat nog moet gebeuren is om alle onvoldoende gescoorde eisen van de OHSAS- norm op te werken naar een 7.5 en daarnaast het veiligheidsbewustzijn van werknemers naar een hoger niveau te krijgen. In de volgende paragraaf worden aanbevelingen gedaan in de vorm van een actieplan. Met dit actieplan kan de hoofdvraag uiteindelijk beantwoord worden.
§10.3 Aanbevelingen
In deze paragraaf worden aanbevelingen gedaan in de vorm van een actieplan. Bij het opvolgen van dit actieplan zal VSG een grote kans hebben op een geslaagde eerste audit. Alle eisen van de OHSAS- norm waaraan nog niet wordt voldaan in het huidige systeem van VSG worden hier benoemd. Daarnaast wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de actie die moet worden uitgevoerd. Het tijdpad geeft aan hoeveel tijd de uitvoering van de actie gaat kosten. In dit actieplan staat de actie met de hoogte prioriteit bovenaan en de actie met de laagste prioriteit onderaan.
Actie Verantwoordelijk? Uitvoering en doelstelling Tijdpad
1. Definiëren van een Arbobeleid, Arbomeerjarenbeleidsplan verwoorden van en toepassingsgebied
Directie en KAM- manager
Er moet een Arbobeleid worden opgesteld die rekening houdt met de OHSAS- norm. Alle werknemers van VSG moeten op de hoogte worden gebracht van het arbobeleid en het ook snappen. Het Arbobeleidsplan bevat een omschrijving van het beleid waarmee de hoofddoelstelling wordt verwezenlijkt en van de hieruit voortvloeiende taken voor de komende vijf jaar
(arbomeerjarenbeleidsplan). Het toepassingsgebied moet hier tevens duidelijk worden weergegeven. Het KAM- beleid dat al bestaat binnen VSG kan als uitgangspunt worden
genomen. Het Arbobeleid moet
+- 2 weken
46
worden opgesteld voor kantoor, werkplaats en montage. 2. VSG moet een algemene RI&E
opstellen conform het jaar 2014. Hieraan verbonden zit een plan van aanpak over de hoe de risico’s het beste kunnen worden geëlimineerd of terug gedrongen.
KAM- coördinator In het hoofdstuk over de kosten is het maken van een nieuwe RI&E al meegenomen. Er moet contact worden gezocht met een instelling die een complete en actuele RI&E kan opstellen.
+- 2 weken
3. VSG moet de procedure voor het identificeren van en toegang hebben tot wettelijke en andere Arbo-eisen die op haar van toepassing zijn verbeteren.
KAM- coördinator Het implementeren van ‘’Compliance Management’’. Zie toelichting paragraaf 10.4. +- 2 weken 4. Vaststellen, implementeren en bijhouden van gedocumenteerde Arbodoelstellingen voor de relevantie functies en niveaus. Daarbij aangesloten het vaststellen van programma’s om deze doelstellingen te kunnen realiseren.
Directie en KAM- coördinator
De Arbodoelstellingen moeten worden opgezet. De doelstellingen van het Arbobeleid worden in samenhang met de
organisatiedoelstellingen
geformuleerd (Voion, 2013). Hierbij kan het KAM- actieplan dat is opgesteld binnen VSG als
uitgangspunt worden genomen. Hierin wordt een beeld gecreëerd van de Arbodoelstellingen. Hoe deze
doelstellingen worden ingevuld is nog nergens duidelijk. De programma’s moeten hierop aansluitend worden verwoord.
+- 3 weken
5. Het opstellen van een procedure om personen die onder het gezag van VSG werken bewust te maken van de gevolgen van
arbeidsomstandigheden van hun werkzaamheden en gedrag en de arbogerelateerde voordelen van verbeterde persoonlijke prestaties.
KAM- manager Het belangrijkste bij het opzetten van een procedure is om na te gaan of het proces in de prakrijk al bestaat. Is dit het geval, dan is het zinvol om de procedure op te zetten met de mensen van de werkvloer en de proceseigenaar zelf. Wanneer dit niet het geval is, is het van belang om eerst het proces in de praktijk te brengen. Uit het interview met de heer Leus is naar voren gekomen dat deze procedure aanwezig is binnen de organisatie. Werknemers worden bewust gemaakt van het gevolg van het niet naleven van procedures tijdens de maandelijkse toolbox bijeenkomsten. Deze procedure moet dus worden samengesteld met de werknemers die deze toolbox krijgen, de leidinggevende die deze toolbox geeft en de KAM- manager als proceseigenaar. Deze procedure wordt in Visio opgezet en hier wordt stap voor stap beschreven hoe de
+- 2 weken
47
werknemers in de praktijk bewust worden gemaakt
arbeidsomstandigheden van hun werkzaamheden en gedrag etc. 6. VSG moet een procedure
vaststellen, implementeren en bijhouden voor participatie van werknemers en overleg met aannemers bij wijzigingen die invloed hebben op hun arbeidsomstandigheden.
KAM- manager Tijdens het interview met de heer Leus is naar voren gekomen dat deze procedure zoals beschreven in de OHSAS- norm van toepassing is bij VSG. Van belang is nu dat deze procedure wordt beschreven in Visio, zodat werknemers op de hoogte zijn van hun participatieregelingen en het overleg met de aannemers bij wijzigingen op
arbeidsomstandigheden.
+- 2 weken
7. Er moet een taakverdeling worden vastgesteld, verantwoordelijkheden en toerekenbaarheden moeten worden toegewezen en bevoegdheden moeten worden gedelegeerd.
KAM- coördinator Veel functies zijn omschreven in het managementsysteem van VSG. Niet alle werknemers (vooral
werkplaats/productie) lezen dit door. Ze hebben de taakomschrijving hoogstens een keer gezien. De functies moeten meer bekend worden gemaakt aan het personeel. Hier moet de taakverdeling,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden ook duidelijker in worden weergegeven. Zoals werknemers in de enquête ook aangeven, is hier over het algemeen onduidelijkheid over.
+- 2 weken
8. Documentatie KAM- manager Hieronder wordt beschreven welke documenten nog moeten worden toegevoegd aan het systeem van VSG: D0.1.0100 KAM Actieplan VSB
2014
Arbobeleid a.d.h.v. de OHSAS- norm
KAM- beleid kantoor, werkplaats en montage 2014. (a.d.h.v. de OHSAS- norm) Resultaten van gevarenidentificatie, risicobeoordelingen en vastgestelde beheersmaatregelen Omschrijving van de
hoofdonderdelen van het Arbomanagementsysteem en de interacties daartussen en verwijzingen naar ermee samenhangende documenten. Resultaten van onderzoeken van
incidenten
+- 4 weken
9. VSG moet een procedure vaststellen, implementeren en
KAM- manager De laatste procedure die nog niet is beschreven is het regelmatig
+- 2 weken
48
Tabel 7: actieplan
§10.4 Toelichting actieplan
In deze paragraaf volgt een korte toelichting op het actieplan. Een aantal onderwerpen die in het voorgaande actieplan benoemd zijn behoeven meer aandacht.
Ten eerste wordt het aanbevolen om dit actieplan op te volgen. Wanneer dit actieplan wordt opgevolgd heeft VSG een grote kans dat de eerste audit een succes wordt. Het opvolgen van dit actieplan duurt ongeveer 27 weken. Een managementsysteem moet drie maanden werken voordat het getoetst kan worden. Wanneer aangehouden wordt dat een maand vier
bijhouden voor het regelmatig monitoren en meten van Arboprestaties.
monitoren en meten van Arboprestaties. Omdat OHSAS 18001:2007 nog niet is
geïmplementeerd is deze procedure nog niet aanwezig. Op het gebied van kwaliteit en milieu bestaat dit proces al wel in de praktijk, dus na
implementatie van OHSAS 18001:2007 zal dit proces zich vanzelf oppakken, omdat dit managementsysteem ook constant moet worden gemeten. Ook deze procedure moet in Visio worden vastgelegd.
10. Registraties KAM- manager Hieronder wordt beschreven welke registraties nog moeten worden toegevoegd aan het systeem van VSG: D0.4.2000 KAM- aspectenregister
(bestand: Arbo- aspectenregister + milieu aspectenregister) Wijzigingen 2014 Registraties 2014 D12.1000 Jaarplanning interne audits 2014 Audits 2014
Registraties wanneer werknemers bekwaam zijn op basis van geschikte opleiding, training of ervaring.
Registratie identificatie trainingsbehoefte
Registraties van de resultaten van periodieke beoordeling
(beoordeling van de naleving van de van toepassing zijnde
wettelijke eisen)
+- 4 weken
11. Input van directiebeoordeling Directie en KAM- coördinator
Nog niet alles wordt besproken in het directieoverleg. In de OHSAS- norm staat dat alles wat in de norm staat moet worden besproken. Hier ligt ook een verantwoordelijkheid voor KAM, want hij moet alle benodigde input leveren.
+- 2 weken
49
weken bevat, duurt het 39 weken voordat een eerste audit met succes kan worden
uitgevoerd. Het advies is dan ook om dit op te volgen, omdat de kosten anders hoog kunnen oplopen. Hieronder worden nog een aantal begrippen uitgelegd die in het actieplan naar voren zijn gekomen.
Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)
De kern van een Arbomanagementsysteem is de inventarisatie en evaluatie van arbo aspecten. Dit onderdeel is cruciaal, omdat deze stap bepaalt of alle punten die voor
arbeidsveiligheid relevant zijn ook daadwerkelijk zichtbaar zijn. Wanneer een organisatie een RI&E heeft opgesteld die helemaal naar de ‘geest’ van de wet is uitgevoerd, voldoet dit meestal ook aan de eisen die de OHSAS- norm aan dit onderdeel stelt (Stuyt, 2010). De praktijk van OHSAS- certificatie laat zien dat de RI&E meestal te kort schiet en moeten worden verbeterd voor het ARBOMANAGEMENTSYSTEEM kan worden gebruikt. De RI&E moet ook elk jaar weer worden getoetst op volledigheid. Aandachtpunten zijn:
Alle activiteiten of delen van de organisatie moeten volledig afgedekt zijn
De werkwijze moet voldoende vastgesteld zijn waardoor het mogelijk is de beoordeling te ‘reproduceren’ (duidelijkheid hoe de beoordeling en weging van risico’s heeft
plaatsgevonden
Er moet onderscheid gemaakt worden tussen kans en effect Er moeten verdiepende inventarisaties plaatsvinden
Omdat binnen VSG gebruik gemaakt wordt van algemene RI&E’s bestaat een groot risico dat de bijzonderheden van de organisatie onvoldoende aan het licht komen. Het is dus een aanbeveling om de bestaande RI&E opnieuw te toetsen. Eerst intern, om kosten te besparen en zelf een goed beeld te krijgen. Aan de hand van deze bevindingen moet VSG een externe partij de officiële RI&E laten opstellen, waardoor weer aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving wordt voldaan.
Compliance management
Compliance management maakt deel uit van de OHSAS- norm. Compliance management is het toezien op de naleving van wet- en regelgeving. Compliance gaat over de vertaling van wetten en (interne) regels naar gewenst (normconform) organisatiegedrag (Eerhart, 2011). De OHSAS- norm legt de nadruk steeds weer op het voldoen aan de wettelijke eisen en – regels. Compliance management kan een middel zijn om hier aan te voldoen. Door ISO wordt een richtlijn voor compliance management ontwikkeld. Hiermee wordt bedrijven een handvat geboden om de naleving van interne en externe eisen goed te organiseren
(Hortensius, 2014). De verwachting is dat deze ISO- norm eind 2015 wordt ingezet. Deze ISO- norm, ISO 19600, is bedoeld om organisaties te helpen hun bestaande aanpak van
compliance management te verdiepen en te verbreden. Daarbij is het handig dat ISO 19600 is opgezet volgens de ‘high level structure’ voor managementsysteemnormen. Daardoor kan
50
de richtlijn straks als een ‘plug-in’ dienen om het managementsysteem van een organisatie te programmeren voor compliance management. Er kan binnen VSG een overweging worden gemaakt om dit certificaat te behalen als aanvulling op het KAM-
51
Literatuurlijst
Internetbronnen
HR Kiosk (2014) ‘’arbeidsrecht’’ http://www.hr
kiosk.nl/hoofdstuk/arbeidsrecht/arbeidsomstandighedenwet [5-04-2014] Arbo Risk Management (2013) ‘’PDCA Cirkel’’
http://www.arboriskmanagement.nl/expertise/certificering/ohsas_18001 [06-04-2014] SCCM (2014) ‘’startpagina’’ http://www.sccm.nl/ [12-02-2014]
Amerlior (2014) ‘’alles over OHSAS’’
http://www.amelior.be/ndl/artikels/artikel.asp?c=1&sc=45&a=69&tc=1 [13-02-2014] Squirist (2014) ‘’GAP- analyse’’
http://www.squerist.nl/nl/procesmanagement/processen-verbeteren/gap-analyse.html [13-02-2014]
Arbo Portaal (2013) ‘’Arbowet- en regelgeving’’
http://www.arboportaal.nl/onderwerpen/arbowet--en-- regelgeving/arbowet/arbowetgeving.html [06-04-2014] Veilig en Gezond Werken
‘’Arbobeleidsregels’’http://www.veiligengezondwerken.nl/werk-en- regelgeving/arbowetgeving/arbobeleidsregels/ [06-04-2014] SCCM ‘’OHSAS 18001 versterkt de arbeidsveiligheid’’
http://www.sccm.nl/sites/default/files/M12-
ArtikelNVVKVersterkingarbeidsveiligheidmetOHSAS18001-certificatie-februari2010.pdf [07-04-2014]
Hulp bij Onderzoek ‘’Exploratief Onderzoek’’
http://www.hulpbijonderzoek.nl/exploratief-onderzoek/ [10-04-2014] Alles over marktonderzoek ‘’Diepte Interview’’
http://www.allesovermarktonderzoek.nl/onderzoeksmethoden/diepte-interview [10-04- 2014]
De Compliance Officer ‘’Taken en verantwoordelijkheden’’
http://www.decomplianceofficer.nl/content/2011/11/Taken-bevoegdheden-en- verantwoordelijkheden-van-de-Compliance-Officer [15-04-2014]
NEN ‘’ISO norm voor compliance management’’ http://www.nen.nl/NEN-
Shop/Vakgebieden/Managementsystemen/Nieuwsberichten-KAM-MVO/ISOnorm-voor- compliance-management-1.htm [15-04-2014]
Voion ‘’Arbobeleidsplan’’ http://www.voion.nl/programmalijnen/veilig-gezond-en-vitaal- werken/beleid/arbobeleid/arbobeleidsplan-voorbeeld [20-04-2014]
Survey Monkey ‘Likert Scale’ https://nl.surveymonkey.com/mp/likert-scale/ [21-04-2014] Wetenschap ‘Betrouwbaarheid van een onderzoek’
http://wetenschap.infonu.nl/onderzoek/106529-betrouwbaarheid-van-een- onderzoek.html [21-04-2014]
Dagaz Coaching ‘Tijd is Geld’ http://www.dagaz-coaching.nl/verspil-jouw-kostbare-tijd-niet- tijd-is-geld/ [28-04-2014]
52
Advies Bureacu van Wees ‘’offerte’’
http://www.adviesbureauvanwees.nl/index.php?option=com_content&view=article&id= 9&Itemid=10 [25-04-2014]
Heuvel Marketing ‘‘Case Study’’http://www.heuvelmarketing.com/inbound-marketing- blog/bid/86511/de-case-study-als-effectief-marketinginstrument [13-05-2014]
Boeken
Gerritsen, R., & Van den Berg, O. (2009). KAM-management in de praktijk – Invulling geven aan de eisen en richtlijnen (2e druk). Kluwer: Deventer
Aarts, W. (2006). Werken met ISO9001:2000 (2e
druk). Kluwer: Deventer
Bergenhenegouwen, L., & de Jong, A., & Koenders, A., & de Vries, H. (2008). De 100 meest gestelde vragen over de ISO 9000-serie (3e druk). Nederlands Normalisatie Instituut: Delft
Verhoeven, N. (2011) Wat is onderzoek (3e
druk). Kluwer: Deventer
Interne literatuur
Ohsas norm, november 2007 Ohsas interpretatie, januari 2013 Beleidsverklaring, maart 2014 KAM- actieplan, juli 2013
VGWM beleidsplan, januari 2014 Organisatiehandboek, januari 2013
Integraal KAM- managementsysteem Timberland, april 2014
Scripties
Weikamp, L. (2009, 2 juni). Onderzoek implementatie OHSAS 18001 (afstudeeropdracht) [HBO Kennisbank]. Personeel & Arbeid, Saxion Hogeschool Enschede. Gedownload op 20 februari 2014, van http://www.hbo-
kennisbank.nl/nl/page/hborecord.view/?uploadId=saxionhogeschool%3AD221748E26C3 DDADC12576510068796A
Geïnterviewden
Norbert Leus Roy de Witte
53