De gemeente Smallingerland is bezig met de ontwikkeling van een nieuwe woonwijk in het dorp Opeinde. Normaal gesproken maakt een stedenbouwkundig bureau een plan dat daarna ter inspraak wordt voorgelegd aan burgers. Bij deze wijk gaat het heel anders. Via de website wijbouweneenwijk.nl kunnen inwoners, studenten, specialisten of andere geïnteresseerden vanaf het begin meedenken over het ontwerpen en inrichten van de nieuwe woonwijk. De gemeente heeft slechts twee randvoorwaarden verbonden aan het ontwerp en de inrichting van de nieuwe wijk: het gebied omvat circa 17 ha en moet een wijk voor 'overmorgen' worden, d.w.z. op zoveel mogelijk fronten revolutionair of visionair.
3.5.1 De bestuurlijke opdracht en probleemstelling voor de projectgroep
De verantwoordelijke wethouder voor volkshuisvestiging heeft opdracht gegeven voor het ontwikkelen van een woonwijk. De gemeentesecretaris en het hoofd communicatie deden een procesvoorstel voor co-creatie via ‘crowdsourcing’, gebruikmaken van een grote groep niet vooraf gespecificeerde individuen voor consultancy, innovatie, beleidsvorming en onderzoek. Het college en vervolgens de raad stelden middelen en capaciteit beschikbaar. In het proces, door bestuurder een experiment genoemd, van ‘crowdsourcing’ mocht iedereen binnen de twee
vastgestelde voorwaarden meedenken over de ontwikkeling. Vooraf was overleg met andere overheden over het weglaten van bijvoorbeeld ruimtelijke randvoorwaarden. Er is gekozen om het proces op een digitaal platform op internet in gemeenschap, in een ‘community’ te laten plaats vinden.
3.5.2 De chronologische gebeurtenissen
In 2008 is gestart met het bouwen van de website ’Wij bouwen een wijk’. De achterliggende gedachte was dat kansrijke ideeën door de ‘community’ verder zouden worden ontwikkeld en dat op deze manier het gehele gebied werd ontwikkeld. Aan het einde van 2008 zou de projectgroep volgens de planning de ontwikkelde ideeën samenvatten en omzetten in een visie voor het gebied. Op dat moment waren ca 100 ideeën ingebracht, vooral door potentiële toekomstige bewoners en studenten. Deze ideeën moesten beoordeeld worden op het vlak van technische uitvoerbaarheid. Het projectteam besloot het proces van ‘crowdsourcing’ en inbreng van ideeën via de ‘internetcommunity’ te verlengen met een halfjaar. Dit leverde 200 aanvullende ideeën op die ook verder moesten worden ontwikkeld. Om de ideeën verder te ontwikkelen was meer technische informatie nodig vanuit de ‘community’, echter leden die deze informatie konden leveren waren niet aanwezig. Om deze reden probeerde het projectteam actief potentiële
C asu s b es ch rijv in g en an aly se
50
deelnemers uit het werkveld van architecten en ingenieurs en dergelijke te interesseren voor een rol als co-creator. De betreffende groep wilde echter alleen betaald meedenken aan de verdere uitvoering. In deze eerste fase tot 2009 is veel aandacht in de media en andere sites geweest voor het project. Tijdens deze fase is er veelvuldig overleg geweest met de bestuurder.
Aan het begin van 2010 bundelde een extern bureau alle ideeën in 8 thema’s zoals vervoer, groen en woningen. Binnen de thema’s werden vier keuzemogelijkheden voorgelegd aan de
‘community’. Deze keuzes leidden tot een vlekkenplan voor het gebied, maar kon vanwege de economische situatie en het ontbreken van middelen op dat moment niet verder worden
ontwikkeld. Voor het inhuren van het externe bureau waren aanvullende middelen, en capaciteit nodig. Intern leverde dit weerstand op waardoor de projectleider de gemeentesecretaris en verantwoordelijke bestuurder inschakelde, zodat deze middelen op korte termijn beschikbaar waren.
In 2011 deed een ander extern bureau een voorstel om de 8 thema’s in te brengen in een door hun ontwikkelde visie op gebiedsontwikkeling. De visie van het bureau behelst
gemeenschappelijk eigendom en beheer van een 90 hectare groot gebied, waarvan maximaal 5% bebouwd is, waarbij de marktprijs voor een kavel marktconform is. De ‘community’ werd geïnformeerd over dit plan, omdat op dat moment het voorstel de enige manier leek om het gebied te ontwikkelen. In de periode erna werd het plan verder ontwikkeld en in de eerste helft van 2012 voorgelegd aan het gemeente bestuur. Het college stelde de raad voor om op de ontwikkelde manier het terrein aan te leggen. Hierover wordt in het najaar van 2012 een besluit genomen. Voor de mogelijke 40 woningen zijn 12 geïnteresseerden en drie bewonersgroepen hebben belangstelling getoond, aangetrokken door de communicatie vanuit de ‘community’. De projectleider verwacht dat het voorstel door de raad wordt aangenomen en het plan wordt uitgevoerd.
3.5.3 De succes- en faalfactoren
Volgens de projectleider zijn de succesfactoren het vertrouwen en de steun door bestuurders en directie in het proces. Daarnaast zorgde de aandacht in media en sociale media voor aandacht van allerlei betrokkenen voor het project.
De faalfactoren zijn volgens de projectleider het ontbreken van co-creatoren die de ideeën op basis van hun technische kennis verder kunnen ontwikkelen. Daarnaast zijn meer kaders nodig
C asu s b esch rijv in g en an aly se
51
voor het geven van richting aan ideeën naar een bruikbaar resultaat passend binnen wet en regelgeving.
3.5.4 Het resultaat
Het doel is bereikt binnen de beschikbare middelen en capaciteit. De additionele aanvraag voor middelen en capaciteit was nodig omdat gepland was tot de eerste fase. Het project is buiten de oorspronkelijke planning gerealiseerd. Gegeven het aantal ingebrachte ideeën en de externe belangstelling voor het project wordt de draagvlak door bestuurder, projectleider en projectteam als groot ervaren. Dit wordt bevestigd door de belangstelling van potentiële geïnteresseerden, zeker gegeven de huidige woningmarkt.
3.5.5 Analyse
In het doorlopen proces zijn de vier fases van een ontwikkeling te herkennen, 1) idee generatie via ‘crowdsourcing’, 2) idee selectie door een ‘community’ op basis van de 8 thema’s, 3) ontwikkelen van een plan door een extern bureau met als basis de gekozen ideeën en 4) als testfase een positief besluit door het college om het plan uit te voeren. De verantwoordelijke bestuurder heeft het plan afgekaderd door een proces via ‘crowdsourcing’ vast te stellen en door het stellen van twee voorwaarden.
De co-creatoren zijn niet geselecteerd, “Iedereen mag meedoen en wij gingen er vanuit dat de ideeën uit zich zelf wel verder werden vormgegeven door de ‘community’”. Aanvankelijk bestonden de groep co-creatoren vooral uit toekomstige gebruikers die kennis met betrekking tot ‘Need’ informatie konden bijdragen. Door het ontbreken van kennis van ‘Solution’ informatie werden de ideeën niet verder ontwikkeld. Blijkbaar hadden professionals, zoals architecten en ingenieurs, geen interesse in het proces, wat ook blijkt uit: “Ik werd wel gebeld door architecten om mee te doen, maar ze wilden dan gelijk weten of er ook een betaalde vervolgopdracht aan vast zat”. Later in het proces meldden zich wel mensen met kennis over ‘Solution’ informatie. Dit gebeurde volgends de projectleider omdat professionals alsnog hoopten op een opdracht, al dan niet ingegeven door de veranderende economische situatie. Uit een gesprek tussen de projectleider en studenten bleek dat zij meededen om hun kennis en vaardigheden te toetsen aan de praktijk. Hieruit blijkt het gevoel van betrokkenen dat zij verwachten geen profijt hebben van deelname aan het proces. In het begin van het proces was er aandacht van de pers. Later in het proces, na 2010, verloopt de communicatie vooral via sociale media waarmee de co-creatoren communiceren met hun netwerk. Hierdoor kan worden gesteld dat er co-creatoren met
C asu s b esch rijv in g en an aly se
52
neemt de projectleider aan dat de ‘community’ bestaat uit leden met een hogere opleiding. De projectleider weet niets over het inkomensniveau, een leidinggevende positie of de grootte van het sociale netwerk van de co-creatoren.
Tabel 13: Analyse eerste blok deelvragen casus ‘Wij bouwen een wijk’.
Deelvraag Operationele kenmerken Score
1) Betrekken van co-creatoren die veel profijt hebben van een oplossing voor de bevrediging van hun eigen behoeftes
Co-creatoren met ‘Need’ informatie aanwezig +
2) Betrekken van co-creatoren die voorop lopen, of veel kennis hebben van, de laatste belangrijke trends
Co-creatoren met ‘Solution’ informatie aanwezig -/-
3) Co-creatoren met de eigenschappen van een ambassadeur aanwezig
Bovengemiddeld sociaaleconomische status op individueel niveau
- Hoger opleidingsniveau - Leidinggevende positieve - Hoger inkomen
Grote sociale participatie
- Lid van een maatschappelijke organisatie
- Maakt gebruik van zichtbare communicatiemiddelen + 0 0
0 ++ Legenda: ++ volledig aanwezig, + in mindere mate aanwezig, -/+ deels afwezig, -/- nadrukkelijk afwezig, 0 niet meetbaar
C asu s b esch rijv in g en an aly se
53
Het college heeft de raad voorgesteld het plan uit te voeren. Dit besluit heeft niet geleid tot bezwaar of weerstand in de ‘Community’. Ook de adviesraden, zoals Plaatselijk Belang Opeinde, hebben positief geadviseerd. Hieruit blijkt dat er geen weerstand is. Dat stakeholders tevreden zijn wordt daarnaast bevestigd door de circa 20 geïnteresseerden en drie
bewonersgroepen die kavels willen kopen. Daarnaast staan de huidige grondeigenaren in het plangebied positief tegenover grondruil, zodat het plan kan worden gerealiseerd. Er kan worden verondersteld dat stakeholders tevreden zijn. Het proces is niet binnen de beschikbare capaciteit, middelen en tijd uitgevoerd. Redenen hiervoor zijn de verlengde termijn van ideegeneratie en de tijd, die het externe bureau nodig had om ideeën te ontwikkelen tot een plan vanwege het
ontbreken van co-creatoren met ‘Solution’ informatie. Daarnaast zijn andere externe factoren aan te wijzen zoals de veranderende economische situatie waardoor het plan financieel niet te
realiseren was.
Tabel 14: Analyse tweede blok deelvragen casus ‘Wij bouwen een wijk’.
Deelvraag Operationele kenmerken Score
4) Tevreden stakeholders Geen beroeps- en bezwaarprocedures ++
5) Vermeden kosten Realisatie van het proces binnen de beschikbare:
- Middelen - Capaciteit - Planning -/- -/- -/-
C asu s b esch rijv in g en an aly se
54
Bij de start van het project zijn tijd, geld en middelen beschikbaar gesteld door het bestuur aan de projectleider. Tijdens het proces bleek dat aanvullende middelen nodig waren. Vanwege de interne weerstand in de organisatie heeft de projectleider succesvol gelobbyd bij de bestuurder en de gemeentesecretaris. Hierna zijn de benodigde middelen beschikbaar gesteld, waaruit de ondersteuning van het bestuur aan het proces blijkt. Het projectteam bestond uit een multifunctioneel team uit alle geledingen van de organisatie die functioneerden in een matrixorganisatie. In het begin van het proces was de gemeentesecretaris projectlid. “De
gemeentesecretaris had zeker invloed op de andere projectleden. . . zij waren vaak stil tijdens de vergadering en kwamen na afloop naar mij toe met ideeën”. Uit dit citaat blijkt dat het
seniormanagement invloed heeft op het functioneren van het projectteam. Nadat de gemeentesecretaris is gestopt als projectgroeplid, onder andere op aandringen van de
projectleider, is deze situatie veranderd. Er is veel overleg geweest tussen de verantwoordelijke bestuurder en de projectleider: “Ik (de bestuurders) wilde veel overleg, vooral de eerste twee jaar, om te sturen op het proces”.
Tabel 15: Analyse derde blok deelvragen casus ‘Wij bouwen een wijk’.
Deelvraag Operationele kenmerken Score
6) Projectteam Samengesteld uit verschillende functionele geledingen
Vanuit de eigen organisatie Gebruiken zelfde (vak)taal
++ ++ 0
7) Projectleider Krijgt middelen, capaciteit en tijd beschikbaar gesteld,
al dan niet door een lobby
Communiceert (in)formeel met bestuurders Stuurt op planning, capaciteit en middelen
++
++ ++
8) Support van het senior management
Besteden van capaciteit, middelen en tijd gedelegeerd aan de projectleider.
Organisatiestructuur is vergelijkbaar met adhocratie
++
++
C asu s b esch rijv in g en an aly se
55
Uit de gegenereerde onuitvoerbare ideeën en de vragen aan de projectleider blijkt dat voor co-creatoren onduidelijk is geweest wat van hen gevraagd werd. Hierdoor kan worden gesteld dat de bestuurlijke opdracht onvoldoende duidelijk is geweest. De opdracht is bewust op deze manier gedefinieerd: ”Om vrij te kunnen denken hebben we de regels eerst in de ijskast gezet. Daarna pas regels en kaders inzetten om het mogelijk te maken”.
Tabel 16: Analyse vierde blok deelvragen casus ‘Wij bouwen een wijk’.
Deelvraag Operationele kenmerken Score
9) Een heldere op de context afgestemde opdracht.
Opdracht is op wet- en regelgeving afgestemd Opdracht is helder voor co-creatoren
Door bestuurder
-/- -/- ++
Co n clu sie
56
4 Conclusie
De resultaten van de casussen zijn gebundeld in één overzicht. Dit is gedaan om inzichtelijk te maken wat de totale uitkomsten zijn, zodat een gemiddelde kan worden bepaald. Vanuit deze conclusies zijn de deelvragen beantwoord en geconcludeerd in welke mate de claim van reproduceerbaarheid van de theorie wordt ondersteund. De onderzoeksvraag kan beantwoord worden op basis van de antwoorden van de deelvragen.
Uit de analyse blijkt dat in alle vier casussen het ontwikkelingsproces langs de vier fases
verloopt. De laatste fase, testen van een ontwikkeld idee, wordt in drie casussen gedaan door de bevolking of co-creatoren een besluit te laten nemen over de uitvoering van het ontwikkelde plan. Er wordt bij het testen van een ontwikkeld plan nauwelijks gebruik gemaakt van moderne technologie die tegenwoordig voor handen is om bijvoorbeeld via testpanels een oordeel te vormen. Hier lijkt een kans te liggen voor de overheid om burgers verder te betrekken bij het ontwikkelen van nieuwe plannen.
Tabel 17: Conclusie eerste blok deelvragen.
Deelvraag Score Mi jn B or ne 2030 Visi e Zor g & W elzijn C it yBatt le W ij bouwe n ee n wijk 1) ‘Need’ informatie ++ + + + 2) ‘Solution’ informatie ++ + + -/- 3) Ambassadeur ++ + + ++
Legenda: ++ volledig aanwezig, + in mindere mate aanwezig, -/+ deels afwezig, -/- nadrukkelijk afwezig, 0 niet meetbaar
Co-creatoren worden in drie casussen vanuit het netwerk van bestuurders geselecteerd. Er wordt daarbij niet bewust gekozen voor co-creatoren die kunnen bijdragen in de vorm van ‘Need’ of ‘Solution’ informatie. Bestuurders selecteerden op basis van ‘anders denkenden’ of
‘revolutionaire denkers’, in één casus is hiervoor een expliciete lijst van selectiecriteria gebruikt waaruit blijkt dat vooral sprake is van indirecte selectie. In een andere casus is het hele werkveld
C o n clu sie
57
uitgenodigd, waardoor verwacht wordt dat er ‘Solution’ en ‘Need’ informatie wordt ingebracht door de co-creatoren. Een kritische succesfactor van co-creatie blijkt de beschikbaarheid van ‘Need’ en ‘Solution’ informatie. Het ontbreken van ‘Solution’ informatie zorgde in één casus voor vertraging en leidde tot extra kosten. De oorzaak van het ontbreken hiervan is te vinden in het gevoel van het gemis van een oplossing. Door de tijd voor ideegeneratie te verlengen werd het proces niet binnen de planning afgerond. Daarnaast was extra capaciteit nodig voor het benaderen van mensen die wel konden bijdragen aan ‘Solution’ informatie. Hieruit kan geconcludeerd worden dat het selecteren van co-creatoren op basis van ‘Need’ en ‘Solution’ informatie leidt tot betere prestaties in de vorm van vermeden kosten. Selectie van betrokkenen is daarmee een voorwaarde voor succesvolle co-creatie bij gemeenten. Co-creatoren lijken mee te willen denken als zijn profiteren van de oplossing.
Bestuurders zoeken naar betrokkenen die een bijdrage kunnen leveren als ambassadeur. In interviews werden deze mensen ‘sleutelfiguren’, ‘ambassadeurs’ of ‘lieden met een grote achterban’ genoemd. Als onderzoeker kreeg ik het gevoel dat zij hiervoor een tweede natuur hebben ontwikkeld, wat logisch is gezien de politieke omgeving waarin zij opereren. De ambassadeurs communiceerden op allerlei manieren met hun achterban waardoor bekendheid met de inhoud en het proces ontstond. De communicatie werd vergemakkelijkt door de huidige beschikbare sociale media. In één casus had de pers, in de eerste fase van het proces, de rol van ambassadeur doordat artikelen over de co-creatie werden gepubliceerd. Het effect hiervan was merkbaar door toenemende belangstelling voor het creatieproces. In deze casussen zijn co-creatoren niet geselecteerd waardoor het ontbrak aan ‘Solution’ informatie. Ambassadeurs hadden een bovengemiddeld sociaaleconomische status op individueel niveau, zichtbaar door een hoger dan gemiddeld opleidingsniveau, werkzaam in een (on)bezoldigde leidinggevende positie en een bovengemiddeld inkomen. Bovendien is er sprake van grote sociale participatie, door betrokkenheid bij maatschappelijke organisaties. Deze ambassadeurs communiceerden door sociale media of andere technische massacommunicatiemiddelen. Dit zorgde voor bekendheid bij de achterban en in de maatschappij en leidde tot tevreden stakeholders
Op basis van bovenstaande conclusies kunnen de eerste drie deelvragen worden beantwoord. 1. Het betrekken van co-creatoren, die veel profijt hebben van een oplossing voor de
C o n clu sie
58
Het betrekken van co-creatoren die kunnen bijdragen in de vorm van ‘Need’ informatie zorgt voor het succesvol ontwikkelen van plannen, dit zijn veelal stakeholders die een direct belang hebben bij een oplossing.
2. Het betrekken van co-creatoren, die voorop lopen, of veel kennis hebben van, de laatste belangrijke trends en verwachten hiervan voordeel te hebben, die anderen later ervaren, leidt tot een succesvol ontwikkelingsproces.
Het betrekken van co-creatoren die kunnen bijdragen in de vorm van ‘Solution’ informatie zorgt voor het succesvol ontwikkelen van plannen Bij het ontbreken van co-creatoren met dergelijke kennis leidt dit tot vertraging in de ontwikkeling en is de inzet van aanvullende middelen en capaciteit noodzakelijk om te komen tot een plan.
3. Co-creatoren met de eigenschappen van een ambassadeur vergroten draagvlak wat uiteindelijk zou kunnen leiden tot minder bezwaar, en beroepsprocedures na
besluitvorming over de invoering van nieuw beleid.
Uit alle geanalyseerde casussen blijkt dat co-creatoren met de karakteristieken van ambassadeurs veel communiceren met hun netwerk via allerlei media waardoor kennis wordt vergroot met betrekking tot de inhoud en het proces van de ontwikkelende plannen. In alle casussen zijn geen bezwaar- en beroepsprocedures gestart waaruit, zoals vermeld, geconcludeerd wordt dat
stakeholders tevreden zijn met de ontwikkelde plannen. Er wordt daarom geconcludeerd dat ambassadeurs het draagvlak vergroten.
C o n clu sie
59
Tabel 18: Conclusie tweede blok deelvragen.
Deelvraag Score Mi jn B or ne 2030 Visi e Zor g & W elzijn C it yBatt le W ij bouwe n ee n wijk 4) Tevreden stakeholders ++ ++ 0 ++ 5) Vermeden kosten ++ ++ 0 -/-
Legenda: ++ volledig aanwezig, + in mindere mate aanwezig, -/+ deels afwezig, -/- nadrukkelijk afwezig, 0 niet meetbaar
Uit de onderzochte casussen blijkt dat co-creatie leidt tot tevreden stakeholders. In één casus was sprake van extra kosten als gevolg van het ontbreken van ‘Solution’ informatie en een niet heldere, niet op de context afgebakende opdracht. In alle andere casussen zijn kosten vermeden. De conclusies van deelvragen vier en vijf zijn;
4. Een plan dat ontwikkeld is langs een co-creatieproces leidt minder snel tot weerstand bij stakeholders in de vorm van bezwaar- en beroepsprocedures.
In alle geanalyseerde casussen blijkt dat de ontwikkelde plannen worden uitgevoerd en dat er geen bezwaar- of beroepsprocedures zijn gestart. Hiermee kan worden geconcludeerd dat er draagvlak is voor de ontwikkelde plannen door tevreden stakeholders.
5. Een plan dat ontwikkeld is langs een co-creatieproces leidt tot vermeden kosten in de
vorm van capaciteit, tijd en middelen.
Uit de analyse blijkt dat, indien co-creatoren betrokken zijn die kunnen bijdragen in de vorm van ‘Need’ en ‘Solution’ informatie, er in de geanalyseerde casussen sprake is van vermeden kosten. In één casus is in de eerste fase sprake van meerkosten. Er kan daarom worden geconcludeerd dat een co-creatieproces waarin co-creatoren bijdragen in de vorm van ‘Need’ en ‘Solution’ informatie, en waarin co-creatoren participeren met de kenmerken van een ambassadeur, leidt tot