Beschrijving Casus

Vastgoedmanagement

De gemeente Arnhem heeft een omvangrijke vastgoedportefeuille van ongeveer 2.000 objecten (zie tabel 7), met een geschatte ‘aanschafwaarde’ van ca. € 400 miljoen euro en een boekwaarde van ca. 310 miljoen (Arnhem 2012a, pag. 15). Het betreft hier de panden en terreinen voor zowel ‘permanent’ als voor ‘tijdelijk’ vastgoed. De eerste categorie betreft de panden voor de eigen ambtelijke

organisatie, maar bijvoorbeeld ook scholen en gymzalen, sportcomplexen en -terreinen, wijkcentra, een schouwburg, musea en concertzalen, kinderboerderijen en een busremise (maatschappelijk vastgoed). Ook wordt hier het eigendom en exploitatie van de vele erfpachtlocaties in de stad toe gerekend. In de tweede categorie zijn de panden en terreinen opgenomen die zijn aangekocht voor herontwikkeling in een beoogd gebiedsontwikkelingsproject. Deze worden in den lande ook wel aangeduid als ‘strategisch vastgoed’.

Adressen Terreinen Totaal

Permanent vastgoed 439 826 1.265

Tijdelijk vastgoed 606 145 751

Totaal 1.045 971 2.016

Tabel 7. Vastgoedbezit gemeente Arnhem (bron: vastgoedinformatiesysteem Planon, 10 februari 2012)

Tot voor enkele jaren was het beheer en de verantwoordelijkheid over het vastgoed verspreid over de verschillende gemeentelijke diensten. Na enkele incidenten en een gevoel van algehele onvrede bij politiek, directie en gebruikers inzake het beheer (wat hebben we eigenlijk in ons bezit?), onderhoud (slechte staat onderhoud van de panden) en financiën (voortdurende ad hoc vragen voor additionele middelen), besloten Burgemeester en Wethouders van de gemeente Arnhem in 2008, om het vastgoed te centraliseren. Per 1 januari 2010 is er een gecentraliseerd vastgoedbedrijf opgericht, het Vastgoed Bedrijf Arnhem (VBA), welke per 1 juli 2012 weer onderdeel is gaan uitmaken van een nieuw cluster Gebiedsrealisatie en Vastgoed (GenV). Binnen dit cluster is een afdeling

Vastgoedmanagement ingericht (22,0 fte’s), waarin naast een afdelingshoofd (1 fte), zowel vastgoedmanagers (12 fte’s) als technisch deskundigen (9 fte’s) werkzaam zijn. Deze afdeling is volgens het inrichtingsplan (Arnhem 2012a, pag. 6-9) verantwoordelijk voor:

• Het verhuren van vastgoed en gronden, inclusief het technisch, administratief-financieel,

commercieel en juridisch beheer van het vastgoed. Alleen als er opdrachtgevers voor zijn elders in de organisatie (of vanuit Beleid & Regie, of vanuit Openbare Ruimte, of vanuit Strategie & Ontwikkeling) en alleen als het bestemd is als middel om beleidsdoelen te realiseren, voor eigen huisvesting, of als de uniciteit van het bezit gewaarborgd moet blijven. Daarnaast beheert GenV/Vastgoedmanagement openbaar gebied, strategisch/tijdelijk bezit (voor

gebiedsontwikkeling).

• Het planmatig en reparatie onderhoud van het vastgoed.

• Het beheren van leegstand. Het zorg dragen voor een effectief gebruik van gemeentelijk vastgoed, om de leegstandskosten zo laag mogelijk te houden.

Afgezet tegen de taken, opgenomen in de afwegingsmatrix van tabel 5, is de afdeling

Vastgoedmanagement verantwoordelijk voor een deel van de taken, zijnde: Huisvestingsadvies, Administratie, Aan- en verhuur en het Planmatig en Dagelijks onderhoud.

Het Strategisch portefeuillemanagement (ingevuld door beleidsafdelingen), Projecten en ontwikkeling (opdrachtgeverschap bij beleidsafdelingen, uitvoering door Bureau Project Management, ondersteund door Gebieds- en Vastgoedrealisatie22), Investering en financiën (door beleidsafdelingen en concern control), Energiemanagement (door Interne Ondersteuning/Facilitaire zaken) en Dispositie (door Gebieds- en vastgoedrealisatie).

De begroting voor de vastgoedportefeuille liet in 2012 een last zien van € 49,0 miljoen (inclusief € 25,5 miljoen aan kapitaallasten), bij een bate van € 21,5 miljoen. De afdeling Vastgoedmanagement werkt 100% voor de gemeente Arnhem, of aan haar gelieerde instellingen, en haar ‘doelgroepen van beleid’. Er zijn geen andere, externe opdrachtgevers of klanten.

Vanaf 2008 is de vastgoedorganisatie van de gemeente Arnhem bezig met zich verder te professionaliseren, om de stap op de Joroff-ladder te zetten van Beheerder/Controller naar

Manager/Maatschappelijk Ondernemer (Arnhem 2010, pag. 7 en Arnhem 2012a, pag. 20). Daartoe heeft zij, onder meer, de volgende stappen gezet: Het gemeentelijk vastgoed is gecentraliseerd. Er is een vastgoedinformatiesysteem opgezet (Planon) met daarin de (basis)informatie per object (adres, type, verantwoordelijk vastgoedmanager, opdrachtgever, huurder, contract, enzovoorts). De informatie wordt de komende jaren nog aangevuld met vierkante meters, WOZ-waarden en meerjaren

onderhoudsplannen (de zogenaamde MJOP’s, op basis van NEN 2767). Er is een demarcatielijst opgesteld met de verantwoordelijkheden voor onderhoudsaanspraken (huurder of verhuurder)23. Er zijn accountmanagers aangesteld voor de grote opdrachtgeveraccounts. De door de

vastgoedorganisatie te gebruiken brieven, contracten, overeenkomsten en procedures zijn gestandaardiseerd. Voor de gehele portefeuille wordt in drie jaar (nu bijna gereed) een meerjaren onderhoudsplan opgesteld. De gemeente deed in 2012 verder voor het eerst mee, met een deel van haar portefeuille, met de IPD-benchmark. De komende jaren moet dit oplopen tot 100%. Er worden regelmatige managementrapportages opgesteld (nog niet alle gegevens aanwezig). Er is flink geïnvesteerd in kennisvergroting van het personeel en in kundig personeel van buiten.

Echter, een aantal grote stappen moeten nog worden gezet: het invoeren van kostprijsdekkende huur en (advisering ten aanzien van strategisch) portefeuillemanagement. Voor wat betreft dit laatste: de afdeling Vastgoedmanagement hoort bijvoorbeeld pas laat in het proces wanneer een object moet worden afgestoten of wordt (her)ontwikkeld. Zij hebben daar zelf nauwelijks een rol bij. Verder hebben objecten, na de recente reorganisatie, niet altijd meer één opdrachtgever. En overall, de

opdrachtgevers van Vastgoedmanagement (de zogenaamde PIP’s24) hebben geen onderlinge afstemming.

In 2010/2011 is er door de toenmalige directie gekeken naar de mogelijkheid van verzelfstandiging van de eigen vastgoedorganisatie. Destijds heeft het management van het VBA aangegeven hier nog niet klaar voor te zijn. Het vastgoed was immers pas sinds 2009 gecentraliseerd en men was nog bezig de basisgegevens van het vastgoed op orde te brengen en druk bezig met een

professionaliseringsslag met de medewerkers. Destijds heeft de directie het verzelfstandiging nog ‘aangehouden’. Hoewel er op dit moment geen onderzoek hiernaar toe loopt en er hiertoe ook geen beslissingen zijn genomen kan de discussie op ieder moment weer opkomen. Er liggen, zo blijkt ook uit de interviews met medewerkers, management en bestuur, geen (principiële) bezwaren tegen privatisering/verzelfstandiging van het vastgoedmanagement.

Sportvastgoed

Het sportvastgoed van de gemeente Arnhem wordt, in opdracht van de afdeling Samenlevingszaken, Sport en Opvoeding (van het cluster Beleid en Regie; de ‘ regisseur’), geëxploiteerd door Sportbedrijf Arnhem, nu nog een regulier onderdeel van de gemeente Arnhem. Het sportbedrijf exploiteert circa 60 (sport)accommodaties, variërend van grote sportcomplexen met zwembaden, sporthallen en

sportvelden tot gymnastiekzalen, Cruyff Courts en Krajicek Playgrounds.

22 _{Gebieds- en Vastgoedrealisatie is de collega-afdeling binnen het Cluster Gebiedsrealisatie en Vastgoed en bestaat naast} enkele vastgoedadviseurs uit vooral medewerkers met een grondzakenachtergrond: beleidsmedewerkers, planeconomen, erfpachtdeskundigen, juristen.

23 _{Hoewel de afspraken nu na enige tijd wel bijgesteld zouden moeten worden.} 24 _{Ongeveer te vertalen naar de senior beleidsadviseur voor een beleidsveld.}  

Sportbedrijf Arnhem ‘huurt ‘de objecten van Vastgoedmanagement en ‘verhuurt’ deze weer onder of geeft deze in gebruik aan circa 100 sportverenigingen, scholen en (incidentele, individuele)

gebruikers, zie figuur 10.

Figuur 10. ‘Zeggenschap’ sportaccommodaties in Arnhem; eigen bewerking.

Met de komst van het sportvastgoed naar het VBA in 2010 is er ook gestart met de Arnhemse ‘Operatie Schoenendoos’ waarbij flink geïnvesteerd is (en wordt) in het oplossen en standaardiseren van allerlei voorkomende (onduidelijke) verhuurconstructies, (ontbreken van) opstalovereenkomsten, (oneigenlijke) subsidiearrangementen en dergelijke, tussen de gemeente Arnhem, Sportbedrijf Arnhem, onderhuurders en Vastgoedmanagement.

Risico’s en vraagstukken

Het sportbedrijf zal, naar alle waarschijnlijkheid, per 1 januari 2016, opgaan in een nieuwe regionale organisatie (samen met de buurgemeenten Lingewaard, Rheden, Renkum en Overbetuwe) en verzelfstandigen. Het eigendom van het sportvastgoed blijft vooralsnog bij de deelnemende

gemeenten. Dit levert echter ook een aantal risico’s en vraagstukken op voor de gemeente als totaal, het Sportbedrijf Arnhem en Vastgoedmanagement:

• Een van de risico’s van een verzelfstandiging van het sportbedrijf voor (het vastgoedmanagement van) de gemeente Arnhem is er in gelegen dat voor de sportvastgoedobjecten de

(kostprijsdekkende) huur nog niet is vastgesteld en dat voor het Sportbedrijf Arnhem niet duidelijk is hoe (en in voldoende mate?) zij daar straks voor wordt gecompenseerd. Op dit moment zijn nog niet alle meerjaren onderhoudsplannen beschikbaar en is ook ‘Operatie Schoenendoos’ nog niet voltooid. Ook is het de vraag of de Arnhemse Accommodatienota (Arnhem 2013b) voldoende is afgestemd met de financiële polsstok van de gemeente.

Deze punten zullen ongetwijfeld later tot discussies tussen het sportbedrijf, beleidsdiensten Vastgoedmanagement en bijvoorbeeld Financiën gaan leiden. Discussies, die nu nog intern – binnen de gemeente – kunnen worden opgelost, maar straks in mogelijke ingewikkelde structuren met elkaar moet worden besproken. Een voorwaarde voor een succesvolle verzelfstandiging van het Sportbedrijf Arnhem lijkt dus een snelle aanpak door betrokkenen van deze punten.

• De verhoudingen tussen Vastgoedmanagement, Sportbedrijf Arnhem en Samenlevingszaken, Sport en Opvoeding zijn nog niet altijd even zakelijk. Behalve het ontbreken van

huurovereenkomsten (met de goede kostprijs) en een duidelijke opdracht (wat moet Vastgoedmanagement leveren aan het sportbedrijf) geldt dat ook voor vraagstukken als:

onderhuur en dienstverlening. Is het Sportbedrijf dadelijk vrij om dit zelf te regelen, of blijft dit toch voorbehouden aan (of met toestemming van) Vastgoedmanagement? En, kunnen de

• Van een andere orde, maar zeker ook goed om te bekijken, is de door het sportbedrijf gewenste ‘update’ van de demarcatie. Voor wiens verantwoordelijkheid en rekening komen

onderhoudswerkzaamheden te vallen. Het lijkt er op dat het sportbedrijf inzet op een grotere taak voor zichzelf in Arnhem, maar ook bij het te huren vastgoed van de buurgemeente. In dat geval zouden er voor het gemeentelijk vastgoedmanagement meerdere ‘onderhoudsregimes’ ontstaan. De risico’s zouden nog veel groter worden als de komende tijd ook het vastgoedmanagement wordt uitbesteed of geprivatiseerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vragen als:

• Wat van het vastgoedmanagement kan uitbesteed worden zonder dat de gemeente de regie verliest?

• Blijft de opdrachtgever van het Sportbedrijf Arnhem ook de opdrachtgever voor het sportvastgoedmanagement? Hoeveel opdrachtgevers binnen de gemeente krijgt het vastgoedmanagement dan? Moet de structuur hiervoor niet worden aangepast?

• Welke kwaliteiten moet een opdrachtgever hebben om met een uitbesteed vastgoedmanagement om te gaan?

• Waar blijft het eigendom van het (sport)vastgoed?

• Waaraan moet het sport-vastgoedmanagement voldoen? Wat zijn de prestatie-eisen? Hoe monitoren we dat?