De hoofdtaak van de Agent van Buitenlandse betrekkingen was de behartiging van de buitenlandse zaken. Hij beheerde zowel zijn departement met het archief in Den Haag als de diplomatieke dienst in het buitenland. Volgens instructie diende zijn uit- gangspunt te zijn dat het Bataafse volk de wapenen alleen opneemt ter handhaving van de vrijheid en van het grondgebied of ter verdediging van bondgenoten. Ver- der moest stipte neutraliteit gehandhaafd en het volkenrecht geëerbiedigd worden. De samenstemming van de Franse en de Bataafse Republiek zou het beste resul- taat leveren. Daarom mochten geen verbintenissen worden aangegaan met volken die andere belangen hadden. De koophandel diende te worden bevorderd, zonder landbouw en fabrieken uit het oog te verliezen. De agent moest de neutrale vlag laten eerbiedigen en alle nuttige inlichtingen die hij ontving, snel ter kennis brengen van het Uitvoerend Bewind. Van alle ingekomen stukken die geen uitstel konden leiden, diende de agent de president van het Uitvoerend Bewind op de hoogte te stellen. Zijn ambtgenoten moest hij meedelen wat hem op hun vakgebied ter kennis zou komen. Verder diende hij uiteraard de ministers en consuls van de staat in het buitenland de noodzakelijke inlichtingen te geven en met de ministers van vreemde mogendheden in Den Haag goede contacten te onderhouden.
De agent werd aangesteld door het Uitvoerend Bewind en legde daaraan ver- antwoording af. Zijn instructie ontving hij van het Vertegenwoordigend Lichaam. Het was de agenten verboden gezamenlijk een raad te vormen.
In de beginfase, voordat een constitutie en overige regelingen waren vastgesteld, bestond de organisatie uit een vaste secretaris met adviserende taak, die met de ove- rige personeelsleden op de bureaus werkte op instructie en onder goedkeuring van het Uitvoerend Bewind. Bij besluit van het intermediair Uitvoerend Bewind van 13 juni 1798 nr. 2 werd vervolgens een nieuwe agent benoemd, die voorlopig drie com- miezen en zeven klerken mocht aanstellen, van wie hij de namen aan het Uitvoerend Bewind diende te melden.
Op 8 november 1800 werd door het Constitutionele Uitvoerend Bewind bepaald dat de organisatie zou bestaan uit twee eerste commiezen, een tweede commies voor de gewone en geheime expeditie, een tweede commies indexmaker die tevens de secrete stukken behandelde, en vijf klerken.
Wetgeving
1798 mei 1 Staatsregeling voor het Bataafse volk (Bannier, Grondwet- ten, p. 44-115).
1798 juni 13 nr. 2 Besluit van het Uitvoerend Bewind: ontbinding van het bureau van buitenlandse betrekkingen en vaststelling van een nieuwe organisatie van dat bureau (2.01.01.07 nr. 532 Groene Index 1798 p. 8, 17).
1798 september 10 Besluit van de Eerste Kamer van het Vertegenwoordigend Lichaam: vaststelling van de instructie voor de Agent van Buitenlandse betrekkingen (Besluiten der Eerste Kamer van het Vertegenwoordigend Lichaam des Bataafschen Volks. Sep- tember 1798. II-1 (Den Haag, 1799) p. 5-11 van de betref-
fende bijlage tot de besluiten van 10 september 1798; na bekrachtiging door de tweede Kamer, werd de instructie op 8 oktober 1798 geëxhibeerd bij het Uitvoerend Bewind (Groene Index 1798 nr 533 p. 8).
1800 april 5 Decreet van de Tweede Kamer van het Vertegenwoordi- gend Lichaam: afschaffing van de leges ter algemene se- cretarie van het Uitvoerend Bewind en op de bureaus van de Agentschappen (2.01.01.07 nr. 537 Groene Index 1800 p. 255).
1800 november 8 nr. 18 Besluit van het Uitvoerend Bewind: vaststelling van de in- structie van de secretaris van het Agentschap van Buiten- landse Betrekkingen en van het reglement voor employés (2.01.01.07 nr. 537 Groene Index 1800 p. 81; de volledige tekst van besluit, instructie en reglement in 2.01.01.04 nr. 88, ongefolieerd).
1801 oktober 17 nr. 3 Besluit van het Staatsbewind: Agenten blijven hun werk- zaamheden voorlopig waarnemen (2.01.01.07 nr. 541 Groene Index 1801 p. 1).
Archieven
1) Archieven van het Departement van Buitenlandse Zaken, 1796-1810. Nationaal Archief. Den Haag. 2.01.08. Digitaal raadpleegbaar.
Het archief is niet opgesplitst in de verschillende instellingen uit de betreffende peri- ode, maar doorlopend ingedeeld volgens soort archiefstuk. Om dit nadeel te onder- vangen zijn de beschrijvingen in deze gids ruwweg verdeeld over de verschillende instellingen. Sectie E, tractaten, is niet opgesplitst. Deze bevat stukken betreffende verdragen en ratificaties.
Bij besluit van 8 november 1800 nr. 18 kreeg de indexmaker opdracht nieuwe generale indices te maken op de registers van resolutiën van de gewezen commissie tot de Buitenlandse Zaken, op die van het vernietigd Uitvoerend Bewind, op het Departement van Buitenlandse Betrekkingen en op de verbalen van de Agent tot 31 december 1798.
2) Archieven van het Departement van Buitenlandse Zaken, 1796-1810 [onderdelen Agentschap van Buitenlandse betrekkingen, maart 1798 - december 1801]. Nationaal Archief. Den Haag. 2.01.08. Digitaal raadpleegbaar.
Zoekmiddelen: 366-369 indices juni 1798 -1801; 29-30A registers met korte inhoud van ingekomen stukken en besluiten van het intermediair en het constitutioneel uitvoe- rend bewind, juni - december 1798.
Besluiten: 4-6 minuut-verbaal; 31 verbaal van ingekomen besluiten van het Uitvoe- rend Bewind, juni - december 1798; 32-37 net registers (verbaal) van ingekomen stukken en besluiten 1799-1801.
Correspondentie: 69-76 minuten van alle uitgaande stukken; 104A-109 brievenboe- ken. De ingekomen stukken, 126-195, zijn verdeeld naar afzender, zowel instellingen (naar beleidsterrein) als diplomaten in het buitenland (per land). Enkele dossiers, 360-363, zijn ingericht naar onderhandelingen en congressen. Daarnaast zijn rekes- ten en memories afzonderlijk gearchiveerd in 196-204.
Geheim: 50-51, 399 minuut geheime notulen; 57 register (verbaal) van ingekomen geheime stukken, juni - december 1798; 58-60 net registers (verbaal) van ingekomen geheime stukken 1799-1801; 119-123 brievenboeken van geheime uitgaande stuk- ken.
Diversen: De Agent van Buitenlandse Betrekkingen werd op 7 januari 1800 gemach- tigd alle stukken die onderwerp van beraadslaging moesten worden bij het Uitvoe- rend Bewind in originali in te zenden, waarna de Algemene Secretaris deze zou terugsturen.
Literatuur
– Ditzhuyzen, R.E. van, A.E. Kersten, A.L.M. van Zeeland en A.C. van der Zwan, Tweehonderd jaar Ministerie van Buitenlandse Zaken. Den Haag, 1998.
– Beth, J.C., De departementen van algemeen bestuur gedurende het tijdvak 1795-1907. Groningen, 1907.