M
M EE MM OO AAN : de leden van de Commissie Burgers VAN : College van Burgemeester en Wethouders DATUM : 28 april 2009
BETREFT : Informatie voortgang project De Schop
Geachte commissieleden, 1. Aanleiding
In de afgelopen maanden hebben wij u regelmatig geïnformeerd over de voortgang van het project renovatie sportcomplex De Schop. Laatstelijk is dat gebeurd in uw vergadering van maart waarbij u uitgebreid bent geïnformeerd over zaken m.b.t. aanbesteding van het project.
Inmiddels is er weer een aantal stappen gezet richting daadwerkelijke renovatie van de sporthal en het zwembad.
Via deze memo willen wij uw in het kort informeren over de actuele stand van zaken.
2. Uitwerking renovatieplan (bestekken en bestekstekeningen op basis van kostenraming Synarchis Adviesgroep/Bremen Bouwadviseurs
Op basis van het door de gemeente opgestelde voorlopige Programma van Eisen (januari 2009) is de externe adviseur aan de slag gegaan met de uitwerking van de
renovatieplannen voor De Schop. Op basis van de beschikbare informatie en nader
onderzoek heeft de Synarchis Adviesgroep i.s.m. Bremen Bouwadviseurs alle uit te voeren bouwkundige- en installatietechnische werken nader beschreven en geraamd.
Deze kostenraming bleek aanmerkelijk hoger uit te vallen dan het door de gemeenteraad beschikbaar gestelde krediet. Om een beter inzicht te krijgen in de oorzaak daarvan heeft de projectgroep besloten om de kostenraming op te splitsen in kosten voor:
a. Programma van Eisen b. Wet en Regelgeving c. Onderhoud
d. Wensen.
Met inachtneming van het door de gemeenteraad aangegeven kwaliteitsniveau en de beschikbare financiële middelen is besloten om de wensen (punt d.) w.o. een beweegbare vloer in instructiebad te schrappen en bij de verdere planvorming uit te gaan van de werken genoemd onder a, b en c.
De projectgroep heeft aangegeven het van groot belang te vinden dat het onderhoud (punt c.) wel wordt meegenomen. De externe adviseur heeft geadviseerd om deze
onderhoudswerkzaamheden tegelijk met de renovatie mee te nemen omdat uitvoering later (naar verwachting zeker binnen 5 jaar) extra kosten met zich mee zal brengen.
Er zullen extra kostbare fysieke maatregelen moeten worden getroffen en de bedrijfsvoering van De Schop komt opnieuw voor enige tijd stil te liggen.
Omdat het (aanstaande) onderhoud wordt meegenomen kunnen ook de daarvoor
gereserveerde middelen in de onderhoudsvoorziening van de Schop worden meegenomen.
-2-
De stand van de voorziening bedraagt (incl. storting 2009) € 503.097,32. De hoogte van de voorziening is veroorzaakt door het opschorten van onderhoudswerkzaamheden in
afwachting van definitieve besluitvorming over het voorbestaan van De Schop. De beschik- bare middelen in de voorziening kunnen geheel worden aangewend omdat de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden tot de start van de renovatie tot een minimum wordt beperkt.
Direct na de renovatie wordt – uitgaande van de nieuwe situatie - een nieuw meerjaren- OH-plan opgesteld en wordt de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening (m.i.v.
2010) bepaald.
Gelet op de voorgestelde aanpak (renovatie en onderhoud) zijn wij van oordeel dat het voortbestaan van de sporthal en het zwembad zeker voor de komende 15 jaar is gewaar- borgd. Pas daarna zullen weer forse investeringen t.b.v. instandhouding aan de orde zijn.
Totale kosten en beschikbare middelen
De totale kosten voor de uitvoering (a+b+c) bedragen € 3.105.776,32
De beschikbare middelen zijn:
- het door de raad beschikbaar gesteld krediet € 2.602.679,=
- onderhoudsvoorziening De Schop € 503.097,32
Totaal € 3.105.776,32
Binnen de totale kostenraming zijn ook de algemene kosten, de CAR-verzekering en de honoraria meegenomen. Bij de diverse onderdelen is rekening gehouden met mogelijk onvoorziene uitgaven.
De externe adviseur heeft realistische ramingen opgesteld. Uiteraard blijft de kans op financiële meevallers maar ook op financiële tegenvallers aanwezig.
Zodra de aanbesteding heeft plaatsgevonden zal er meer financiële duidelijkheid zijn.
In onze vergadering van 7 april 2009 hebben wij op basis van bovenstaande gegevens een
“go” gegeven voor de definitieve uitwerking van de plannen.
3. Aanbesteding van het werk
In uw vergadering van maart bent u uitgebreid bent geïnformeerd over de aanbesteding van het project. Kortheidshalve verwijzen wij u naar de betreffende memo.
In onze vergadering van 21 april 2009 hebben wij op basis van de uitgangspunten:
kwaliteit, concurrentie, transparantie en voortgang, definitief gekozen voor de eerder voorgestelde openbare aanbestedingsprocedure met voorselectie.
In genoemde vergadering hebben wij tevens ingestemd met de voorgestelde selectiecriteria.
Zonder tegenvallers ziet de planning van de aanbesteding en gunning er als volgt uit:
Fase 1 aanbesteding:
- Publicatie selectieleidraad op aanbestedingskalender 28 april 2009
- Sluiten indienen van vragen 11 mei 2009 voor 12.00 uur - Publicatie nota van inlichtingen 12 mei 2009
- Sluiting aanmeldingen 19 mei 2009 10.00 uur
- Beoordeling aanmeldingen 20 mei 2009
- Bij meer dan 6 gegadigden vindt loting plaats op 25 mei 2009
- Bezwarentermijn tot 10 juni 2009
Fase 2 aanbesteding:
- Verzenden bestekken 10 juni 2009
- Sluiten indienen van vragen 23 juni 2009 voor 12.00 uur - Versturen nota van inlichtingen 26 juni 2009
- Sluiting inschrijvingen 3 juli 2009 10.00 uur
- Voornemen tot gunning 7 juli 2009
- Bezwarentermijn tot 22 juli 2009
- Tekenen overeenkomst 22 juli 2009
-3- 4. Vervangend zwemwater
Conform toezegging zijn diverse mogelijkheden voor vervangend zwemwater in Asten, Someren en Deurne nagegaan. De mogelijkheden in genoemde gemeenten blijken zeer beperkt. Recreatiebad Prinsenmeer van de Oostappen/Groep biedt de beste mogelijkheden, zij het dat niet alle bestaande activiteiten van de Schop kunnen worden aangeboden.
Voor bepaalde activiteiten is het bad namelijk niet geschikt. Ook Zwemvereniging De
Punderman heeft zelf de mogelijkheden van Prinsenmeer bekeken en wil het bad graag voor een aantal activiteiten gebruiken.
Op basis van de bevindingen is enkele malen overleg gevoerd met de directie van de Oostappen/Groep over onze concrete wensen, de mogelijkheden bij Prinsenmeer, de randvoorwaarden en de financiële consequenties. Kortheidshalve:
De Schop kan als volgt gebruik maken van Prinsenmeer:
• Periode: 7-9-2009 tot 16-10-2009 (gecombineerd gebruik 6 weken á € 2.409,= pw)
• Periode: 16-1-2009 tot 2-11-2009 (geen gebruik i.v.m. herfstvakantie N+Z Nederland)
• Periode: 2-11-2009 tot 1-3-2010 (alleen gebruik 17 weken á € 4.950,= pw) (NB: als De Schop eerder in gebruik genomen wordt zijn de kosten dus lager).
Tegenover de kosten staan ook inkomsten. Uitgaande van bovengenoemde perioden zullen de kosten per saldo € 66.195,= bedragen. Deze kunnen bestreden worden t.l.v. de raming voor eenmalige kosten renovatie De Schop zoals opgenomen in het Rapport Project De Schop “Klaar voor de start”.
In onze vergadering van 7 mei aanstaande zullen wij over het inhuren van Prinsenmeer een definitief besluit nemen.
Daarna worden alle gebruikers van het zwembad De Schop (scholen, verenigingen, doelgroepen, en individuele bezoekers) rechtstreeks en via de gemeentepagina
geïnformeerd. De bedrijfsleidingen van De Schop en Prinsenmeer zullen afspraken gaan maken over een aantal praktische zaken zoals toegang, parkeren, faciliteiten en beheer.
5. Planning start en oplevering renovatiewerkzaamheden
Direct na ondertekening van de overeenkomst op 22 juli 2009 kan in principe met de uitvoering van het werk begonnen worden. De exacte startdatum is afhankelijk van de vestiging van het bouwbedrijf dat het werk gaat uitvoeren. In het bestek wordt vooralsnog niet uitgegaan van “werkbare dagen”. In het bestek zal worden opgenomen dat het werk 1-1-2010 gereed moet zijn. Voor de aannemer zal dat het uitgangspunt moeten zijn.
6. Communicatie
M.b.t. het vervangende zwemwater wordt verwezen naar punt 4. Daarnaast worden de gebruikers van de Schop mondeling (soms per mail) en via de gemeentepagina in het Peelbelang/Weekblad voor Deurne regelmatig geïnformeerd over de voortgang van het project.
Asten, 28-4-2009
Namens het College van
Burgemeester en Wethouders,
H. van den Burg (projectleider)
dict: h.vdburg@asten.nl DESCHOP/2248
