L1781 Stichting Thuisvester Oosterhout NB

(1)

Pagina 1 van 4

> Retouradres Postbus 16191 2500 BD Den Haag

L1781

Stichting Thuisvester t.a.v. het bestuur Postbus 75

4900 AB OOSTERHOUT NB

Datum 29 juni 2020 Betreft Toezichtbrief 2020

Inspectie Leefomgeving en Transport

Autoriteit woningcorporaties Graadt van Roggenweg 500 Utrecht

Postbus 16191 2500 BD Den Haag www.ilent.nl Contactpersoon

Ons kenmerk H447272

Geacht bestuur,

Hierbij ontvangt u de toezichtbrief naar aanleiding van het door mij uitgevoerde onderzoek op basis van het ‘Gemeenschappelijk beoordelingskader Aw-WSW’¹ (inbegrepen de door mij verrichte Governance Inspectie (GI)).

Gezamenlijk beoordelingskader

Bij het onderzoek op basis van het gezamenlijk beoordelingskader focust de Autoriteit woningcorporaties (Aw) zich op de governance van uw organisatie. Bij het onderdeel bedrijfsmodel maakt de Aw gebruik van de inzichten van

Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). In afstemming met WSW beoordeelt de Aw de financiële continuïteit van uw corporatie.

Integraal toezicht

De Aw houdt integraal toezicht. Dit betekent dat verschillende risicogebieden in onderlinge samenhang worden onderzocht. Rechtmatigheid en integriteit zijn geen onderdeel van het ‘Gemeenschappelijk beoordelingskader Aw-WSW’, maar wel onderdeel van het integrale Aw toezicht. Als er bij uw corporatie sprake is van een risico in het kader van rechtmatigheid of integriteit, komt dit aan de orde in deze toezichtbrief.

In verband met de vereisten in de wet toetst de Aw daarnaast jaarlijks gericht op rechtmatigheid. Deze toets richt zich in ieder geval op de onderdelen passend toewijzen, staatssteun, huursom en WNT. Voor deze beoordeling wordt gebruik gemaakt van de gegevens van de verantwoordingsinformatie (dVi). De conclusies van deze rechtmatigheid beoordeling ontvangt u jaarlijks vóór 1 december in een aparte brief.

1 https://www.ilent.nl/documenten/publicaties/2018/11/12/gezamenlijk- beoordelingskader-aw-wsw

(2)

Autoriteit woningcorporaties

Datum 29 juni 2020 Ons kenmerk H447272

Pagina 2 van 4

Risicogerichte aanpak

De risico-inschatting is medebepalend bij de planning en uitvoering van het onderzoek. Daarbij is nadrukkelijk het streven om jaarlijks voor elke corporatie een onderzoek op basis van het gezamenlijk beoordelingskader uit te voeren.

Na afronding van het onderzoek ontvangt u een toezichtbrief. Als op basis van het onderzoek wordt ingeschat dat het risico laag is, zal de inhoud van de

toezichtbrief beknopt zijn; de brief vermeldt dan dat er geen aanleiding is tot het verrichten van nader onderzoek.

Als sprake is van een (mogelijk) verhoogd risico, beperkt de brief zich tot die onderdelen waar een verhoogd risico is ingeschat of is gesignaleerd. Op deze onderdelen benoemt de brief dan vervolgafspraken, actiepunten,

aandachtspunten en/of interventies.

Basisonderzoek 2020 en GI

Ik heb voor uw corporatie een onderzoek uitgevoerd. Daarbij heb ik – onder meer - gebruik gemaakt van de volgende informatie:

• dVi gegevens 2018 en jaarverslag 2018;

• dPi gegevens 2019;

• Management letter 2018;

• Accountantsverslag 2018;

• Uitkomst visitatie verricht door Pentascope: rapport d.d. 5 juli 2017, en de bestuurlijke reactie daarop;

• Onderzoeksresultaten WSW en de brief van het WSW van 29 juli 2019;

• Voorgaande oordelen Aw (voor zover daar monitoring uit voortvloeit).

Verder vond op 5 februari 2020 een GI plaats. Mijn collega, , en ik hebben in dat kader gesprekken gevoerd met

(directeur-bestuurder),

en vervolgens met (voorzitter van de Raad van Toezicht; RvT), (lid RvT, tevens voorzitter

Auditcommissie), (vice-voorzitter RvT) en

(lid RvT en lid Auditcommissie).

Conclusie

In het kader van het door mij uitgevoerde onderzoek heb ik u schriftelijk een aantal (financieel) inhoudelijke vragen – met betrekking tot datakwaliteit, de aan Thuisvester gelieerde verbindingen en het afscheid van de voormalig directeur bestuurder – voorgelegd die u adequaat heeft beantwoord.

Op basis van de aangereikte stukken en de gevoerde gesprekken tijdens de GI wordt voorts geconcludeerd dat de governance van uw corporatie overall voldoet aan de criteria voor ‘good’ governance. Er is sprake van een dynamische relatie tussen het bestuur en de RvT; men staat open voor verbetering en spreekt dit ook uit richting elkaar. Verder blijkt uit de gesprekken en de stukken dat men kritisch naar elkaar toe durft te zijn en tegenkracht durft te geven. Ik ga ervan uit dat deze lijn zich ook voortzet na een wisseling van de wacht binnen de RvT; nu

wegens het bereiken van de maximale zittingstermijn dit jaar zullen aftreden.

Op het onderdeel ‘Werking governance’ (uit het gemeenschappelijk

beoordelingskader) signaleer ik ten aanzien van de beoordelingsaspecten ‘Het

(3)

Pagina 3 van 4

functioneren van het bestuur’ en ‘Integriteit’ wel een verhoogd risico, dat ik kwalificeer op het niveau ‘midden’. Onder het kopje ‘Werking governance’

verderop in deze brief ga ik nader in op mijn bevindingen.

Dit maakt dat de risico inschatting voor uw corporatie op alle onderdelen van het

‘Gezamenlijk beoordelingskader Aw/WSW’, met uitzondering van het onderdeel

‘Werking governance’, laag is.

Voorts maak ik de volgende toezichtafspraken met u:

• Ik vraag uw blijvende aandacht voor de in acht te nemen formele

procedure(s) ten aanzien van het nemen van (investerings)beslissingen en wijs u erop dat u bij twijfel de RvT op voorhand (telefonisch) kunt

consulteren;

• Ik verzoek u om mij actief op de hoogte te houden van de wijze waarop u het onderwerp integriteit (inbegrepen de aanwijzingen van de accountant) (verder) incorporeert in- en actueel houdt binnen uw organisatie;

• Ik verzoek u de Integriteitscode (die is opgesteld in 2010) en de

Klokkenluidersregeling (die is opgesteld in 2009) te actualiseren, met mij te delen en te publiceren op uw website.

Governance

Governance omvat de activiteiten van sturen, beheersen, toezicht houden en verantwoorden in hun onderlinge samenhang. Centraal staat de vraag in hoeverre uw corporatie voldoende waarborgen heeft ingericht om de strategische

doelstellingen op een integere, rechtmatige en doelmatige wijze te realiseren binnen de financiële ratio’s.

Werking governance

Zoals hiervoor reeds is aangegeven heeft op 5 februari jl. een GI plaatsgevonden.

Aan de hand van de door u (op voorhand) aangeleverde stukken en de gevoerde gesprekken tijdens de GI, wordt geconcludeerd dat de governance van uw

corporatie overall voldoet aan de criteria voor ‘good’ governance. Er is sprake van een dynamische relatie tussen het bestuur en de RvT; men staat open voor verbetering en spreekt dit ook uit richting elkaar. Verder blijkt uit de gesprekken en de stukken dat men kritisch naar elkaar toe durft te zijn en tegenkracht durft te geven. Ik ga ervan uit dat deze lijn zich ook voortzet na een wisseling van de

wacht binnen de RvT; nu wegens het bereiken

van de maximale zittingstermijn dit jaar zullen aftreden.

Het functioneren van het bestuur

Sinds vrij recente datum vormt u het eenhoofdig bestuur van Thuisvester. Tijdens de GI is naar voren gekomen dat u zich hierin nog ontwikkelt. In dit verband heeft u aangegeven dat u het MT en de RvT uitdrukkelijk heeft verzocht om input en tegenkracht om u verder te kunnen bekwamen in deze rol. Uit de gevoerde gesprekken kwam naar voren dat gevolg wordt gegeven aan dit verzoek.

Bij de verstrekte toelichting over de gang van zaken binnen Thuisvester kwam het beeld naar voren dat u als laagdrempelig wordt ervaren door medewerkers van alle lagen binnen de organisatie. Tevens is naar voren gebracht dat Thuisvester zich pro actief opstelt in het maatschappelijk speelveld, zo is gesproken over de specifieke problematiek in de gemeenten Rucphen en Zundert en de wijze waarop Thuisvester (en u) daar(in) acteert.

Tijdens ons gesprek is verder duidelijk geworden dat u zorgvuldigheid en

transparantie hoog in het vaandel heeft staan. In een concreet geval is – wegens tijdsdruk en uit financieel oogpunt – echter de afweging gemaakt om een

(4)

Pagina 4 van 4

investeringsbeslissing, anders dan is voorgeschreven, niet eerst ter toetsing voor te leggen aan de RvT. Ondanks dat voor deze beslissing achteraf alsnog de benodigde toestemming is verleend door de RvT, werd de RvT door deze

handelwijze voor een voldongen feit geplaatst; hetgeen door mij als onwenselijk wordt aangemerkt. Ik vraag u daarom nadrukkelijk om in het vervolg bij het nemen van (investerings)beslissingen de daarvoor in acht te nemen procedures te volgen en bij twijfel de RvT op voorhand (telefonisch) te consulteren.

Integriteit

In dit kader zijn mij tijdens het uitvoeren van mijn onderzoek – met name – de volgende punten opgevallen:

- Naar aanleiding van de vorige GI – van 6 december 2017 – is u als

aandachtspunt meegegeven dat u, in het kader van het actueel houden van uw integriteitsbeleid, dilemma-trainingen zou kunnen organiseren waarin thema’s als woningtoewijzing, betalingsregelingen en dergelijke meer praktisch gericht aan het integriteitsbeleid worden gekoppeld;

- De op uw website gepubliceerde Integriteitscode en Klokkenluidersregeling dateren van respectievelijk 2010 en 2009;

- De accountant merkt in de managementletter 2018 op dat geen monitoring plaatsvindt op de ‘gedragscode integriteit’ en dat geen sprake is van een

‘gedragscode e-mail en internetverkeer’ die wordt gecommuniceerd aan de medewerkers.

Tijdens ons gesprek op 5 februari jl. heeft u – desgevraagd – aangegeven voornoemd aandachtspunt van de vorige GI niet te hebben opgepakt en dat het onderwerp Integriteit eerst door de casus ‘Klik voor wonen’ (op pregnante wijze) aan de orde is gekomen binnen uw organisatie. Dit heeft er volgens u in

geresulteerd dat dat eenieder zich is doordrongen van dit onderwerp en dat men u bij (het geringste vermoeden van) een integriteitsschending weet te vinden.

Het is duidelijk dat het onderwerp integriteit, ondanks de betreurenswaardige aanleiding daartoe, op dit moment leeft binnen de organisatie. Desondanks verzoek ik u, indachtig voormelde punten, de benodigde acties te ondernemen om dit onderwerp (verder) te incorporeren en ook actueel te houden binnen uw organisatie.

Tot slot

Ik verzoek u deze brief te delen met uw RvT. Tevens verzoek ik u de voor uw organisatie relevante stakeholders over de inhoud van deze toezichtbrief te informeren. Tot slot wijs ik u er nog op dat de Aw deze toezichtbrief publiceert op haar website.

Voor nadere informatie kunt u contact met mij opnemen.

Hoogachtend,

SENIOR INSPECTEUR ILT/AUTORITEIT WONINGCORPORATIES,