FAIRnumbers portal
Inhoudsopgave
Aanmelding ... 3
Toegang ... 3
Dossier delen ... 3
De portal algemeen ... 4
Omgevingen ... 5
Taken ... 5
Mijn gegevens ... 5
Digitale dossier ... 6
Facturen ... 6
Documenten ... 7
Aangiften ... 7
Btw aangifte ... 7
Aangifte IB/VPB ... 7
Conceptaangiften ... 7
Jaarstukken ... 8
Conceptjaarrekening ... 8
LOR ... 8
Jaarrekening + notulen ... 8
Documenten ter inzage ... 8
Digitale accordering ... 9
Ondertekening ... 11
Geen digitale ondertekening ... 14
Bericht versturen ... 16
Overig ... 18
Aanmelding
Zodra FAIRnumbers u toegang heeft gegeven ontvangt u een e-mail. U volgt de instructies voor het aanmaken van een wachtwoord.
Aan deze toegangsmail zit beperkte geldigheidsduur. Mocht het niet middels de link werken, kies dan bij het inloggen voor Wachtwoord opvragen.
Uw gebruikersnaam is uw e-mailadres.
Toegang
Uw gebruikersnaam is gelijk aan uw e-mailadres.
Uw wachtwoord heeft u bij aanmelding geregistreerd. Dit wachtwoord kunt u zelf wijzigen bij uw persoonlijke gegevens.
Uw mobiele nummer is nodig bij het ondertekenen van documenten t.b.v. de twee-factor- authenticatie.
U logt in op onze portal via https://portal.fairnumbers.nl of via de button PORTAL op onze website.
U heeft toegang tot uw persoonlijke dossier en/of de onderneming(en) waaraan u gekoppeld bent.
Dossier delen
Het dossier van de onderneming kan gedeeld worden met anderen.
U dient hiervoor FAIRnumbers toestemming te geven. Graag ontvangt FAIRnumbers een e-mail met uw verzoek met vermelding van de volledige naam van de contactpersoon, het e-mailadres en het mobiele telefoonnummer.
Let op! U geeft volledige toegang, wat betekent dat de persoon inzage heeft in alle stukken. Er is (nog) geen koppeling met beperkte inzage mogelijk. Een overige contactpersoon zal geen stukken kunnen ondertekenen.
Uw persoonlijke dossier kunt u niet delen met anderen.
De portal algemeen
Startpagina portal
De buttons onderaan de pagina komen overeen met het menu bovenaan de pagina.
U ontvangt een e-mail zodra wij een document in de portal hebben klaar gezet. Veelal worden documenten separaat aangeboden, dat wil zeggen dat er per document een automatische e-mail wordt verstrekt.
In de e-mail wordt een korte toelichting gegeven op het document.
In de betreffende e-mail treft u een link aan, waarmee u rechtstreeks het document kunt raadplegen.
Uiteraard kunt u alle documenten ook inzien in het digitale dossier. Documenten waarbij een actie vereist is, zullen ook komen te staan op de startpagina onder TAKEN.
Omgevingen
Let op! Iedere persoon/organisatie heeft een eigen dossieromgeving.
U heeft geen totaaloverzicht van al uw openstaande taken samen.
Indien u toegang heeft tot meerdere omgevingen (denk aan privé + onderneming(en)), dan kunt u rechtsboven bij uw inlognaam kiezen voor Organisatie kiezen.
Daar kiest u de gewenste omgeving.
Taken
Hieronder treft u de nog af te handelen taken aan, verdeeld in 3 mappen (IB, VPB en overige).
Na afhandeling kunt u de stukken altijd terug vinden in het digitale dossier.
Mijn gegevens
Onder mijn gegevens kunt u uw gegevens inzien, welke bij ons bekend zijn.
Onder organisatiegegevens ziet u uw NAW-gegevens.
Onder persoonsgegevens kunt u bijv. uw wachtwoord wijzigen.
En onder de contactpersonen ziet u de personen die aan het dossier gekoppeld zijn.
Gegevens van uw organisatie of u persoonsgegevens kunt u zelf niet wijzigen. Wijzigingen (adres ed.) graag doorgeven aan FAIRnumbers.
Digitale dossier
Hier treft u alle documenten aan, welke via de portal zijn aangeboden.
Het digitale dossier is verdeeld in 7 sub dossiers.
In het dossieroverzicht kunt u zelf de breedte van de kolommen aanpassen.
Ook kunt u filteren of documenten snel opzoeken door tekst in de kolommen Omschrijving of Betreft te typen.
Het fiscale dossier is opgedeeld in 3 mappen. De aangifte IB/VPB welke via de portal zijn verstrekt zullen onder de map Aangiften IB / Aangiften VPB te vinden zijn. Alle overige documenten staat onder Overige.
Ook het permanente dossier heeft een sub map Opdrachtbevestigingen. Alleen de
opdrachtbevestigingen welke verstrekt zijn via de portal vindt u hier terug. Alle overige documenten staat onder het Permanent dossier.
Facturen
Hier kunt u uw facturen van FAIRnumbers terug vinden.
Documenten
Hieronder zullen wij de voortgang van een aantal documenten omschrijven.
Voor de digitale accordering en ondertekening verwijzen wij u naar de betreffende hoofdstukken.
Aangiften
Btw aangifte
De aangifte Btw bieden wij u aan ter accordering.
Omdat de digitale verzending van de aangifte (nog) niet via de portal loopt zal FAIRnumbers na ontvangst van uw akkoord, zorgdragen voor de verzending naar de Belastingdienst.
De aangifte is terug te vinden in uw digitale dossier (administratie).
Aangifte IB/VPB
De aangifte inkomstenbelasting / vennootschapsbelasting bieden wij u aan ter accordering.
Let op! Nadat u uw akkoord hebt gegeven wordt de aangifte automatisch verzonden naar de Belastingdienst!
FAIRnumbers ontvangt automatisch bericht dat u uw aangifte heeft geaccordeerd en zal de verzending controleren.
Uw aangifte is terug te vinden in uw digitale dossier (fiscaal). Let op de verschillende tabbladen.
Alleen de aangiften welke verstrekt zijn via de portal komen onder Aangiften IB/VPB te staan. Andere stukken of aangiften van bijv. voorgaande jaren treft u aan onder Overige.
Conceptaangiften
Bij een conceptaangifte is geen actie nodig. U ontvangt een e-mail dat er een document voor u klaar staat en u deze kunt inzien.
Het document ziet u dus niet onder TAKEN op de startpagina. U treft deze alleen aan in het digitale dossier.
U of FAIRnumbers neemt contact op om het concept te bespreken.
Jaarstukken
Conceptjaarrekening
Bij een conceptjaarrekening is geen actie nodig. U ontvangt een e-mail dat er een document voor u klaar staat en u deze kunt inzien.
Het document ziet u dus niet onder TAKEN op de startpagina. U treft deze alleen aan in het digitale dossier (jaarrekening).
U of FAIRnumbers neemt contact op om het concept te bespreken.
LOR
De bevestiging bij de jaarrekening (LOR) wordt ter ondertekening aangeboden.
Na akkoord op de conceptjaarrekening verzoeken wij u de LOR (digitaal) te ondertekenen (zie hoofdstuk Ondertekening).
Veelal wordt de LOR tegelijk met de conceptjaarrekening verstrekt.
De LOR is terug te vinden in uw digitale dossier (jaarrekening).
Jaarrekening + notulen
De jaarrekening en notulen worden ter ondertekening aangeboden (zie hoofdstuk Ondertekening).
Na ontvangst van de getekende notulen zullen wij, indien nodig, zorgdragen voor publicatie van de jaarstukken bij de KvK.
Beide documenten zijn terug te vinden in uw digitale dossier (jaarrekening).
Documenten ter inzage
Ook kunnen wij u documenten ter inzage aanbieden. U ontvangt een e-mail dat er een document is klaar gezet.
Niet van alle documenten zult u een e-mail ontvangen. Sommige dossieritems zijn hiervoor afgesloten. Denkt u hierbij aan bijv. plaatsing van permanente dossierstukken. Indien nodig, zullen wij u dan per gewone e-mail informeren.
Digitale accordering
Sommige documenten vragen om een digitaal akkoord.
U ontvangt een e-mail waarin staat dat er een te accorderen document voor u klaar staat.
Via de link in de e-mail kunt u het document raadplegen. Het document ziet u ook op de startpagina onder TAKEN. Let hierbij op dat de taken m.b.t. de IB/VPB onder een apart tabblad staan.
Open de betreffende taak.
U kunt het document inzien.
Akkoord
Indien u akkoord bent kiest u aan de rechterkant onder ACTIES voor Akkoord. Hierbij kunt u een reactie meegeven, maar dit is niet verplicht. Vervolgens kiest u voor Bevestigen.
FAIRnumbers ontvangt altijd automatisch bericht van uw akkoord.
Bij de Btw-aangiften loopt de digitale verzending van de aangifte (nog) niet via de portal, daarom zal FAIRnumbers, na ontvangst van uw akkoord, zorgdragen voor de verzending naar de Belastingdienst.
Bij de aangifte IB/VPB verloopt de digitale verzending wel via de portal. D.w.z. dat na uw akkoord de aangifte gelijk wordt doorgezonden naar de Belastingdienst. FAIRnumbers controleert de verzending.
Niet akkoord
Als u niet akkoord gaat met het document dan kiest u onder ACTIES voor Niet akkoord en hierbij dient u wel een reactie mee te geven. Vervolgens kies u voor Bevestigen.
FAIRnumbers ontvangt uw reactie en zal dit zo spoedig mogelijk oppakken.
Na afwerking van de taak, verdwijnt deze onder TAKEN op de startpagina, maar het document blijft zichtbaar in uw digitale dossier.
FAIRnumbers heeft inzage in uw openstaande taken.
Ondertekening
Voor sommige documenten is een ondertekening nodig.
U ontvangt een e-mail waarin staat dat er een te ondertekenen document voor u klaar staat.
Via de link in de e-mail kunt u het document raadplegen. Het document ziet u ook op de startpagina onder TAKEN.
Open de betreffende taak.
U kunt het document inzien.
Ondertekening
Indien u akkoord bent kiest u aan de rechterkant onder ACTIES voor Bijlage(n) ondertekenen.
U ziet onderstaand scherm.
Als er meerdere documenten aan de taak gekoppeld zijn, kunt u kiezen welk document u wel/niet wilt ondertekenen. Standaard staan alle documenten op Wel ondertekenen.
Kies vervolgens voor Begin met ondertekenen.
U ziet onderstaand scherm.
U ontvangt een e-mail met daarin een bevestigingscode, welke u hier invult en kies voor Bevestigen.
De code is maximaal 15 minuten geldig. Als de code is verlopen, vraag dan om een nieuwe e-mail te versturen.
U ziet onderstaand scherm.
U ontvangt een SMS met daarin een bevestigingscode, welke u hier invult en kies voor Ondertekenen.
De SMS-code is maximaal 15 minuten geldig. Als de code is verlopen, vraag dan om een nieuwe SMS te versturen.
U ziet onderstaand scherm.
Uw document is ondertekend en niet meer zichtbaar onder TAKEN, maar wel terug te vinden in uw digitale dossier.
Het document is voorzien van een extra bijlage. Het logbestand (SignServiceLog) wordt na ondertekening als extra bijlage toegevoegd aan het item.
Het document krijgt een stempel.
FAIRnumbers ontvangt automatisch bericht over uw ondertekening en heeft inzage in het getekende document.
Geen digitale ondertekening
Soms is digitale ondertekening niet mogelijk. Denk aan documenten waarbij een handtekening op papier vereist is of waarbij een handtekening nodig is van iemand zonder toegang tot onze portal.
Maar ook als een document door meerdere personen ondertekend moet worden, is het (nog) niet mogelijk via de portal digitaal te ondertekenen.
In de begeleidende e-mail wordt ook gevraagd het document op papier te tekenen.
Ook zult u zien dat er bij de betreffende taak geen actie bestaat het document digitaal te ondertekenen. Wel kunt u het getekende document bijvoegen.
U kunt het document inzien. Wij verzoeken u het document te printen en te (laten) ondertekenen.
Na ondertekening kunt u de getekende versie bijvoegen in de openstaande taak.
VOORBEELD:
U dient notulen op papier (met originele handtekening) te ondertekenen.
Aan de rechterkant ziet u de actieknop ‘Getekende notulen bijvoegen’.
Onderstaand scherm wordt zichtbaar.
Voeg bij Bijlagen uw getekende document toe. Ook kunt u evt. een reactie toevoegen, maar dit is geen verplicht veld.
Als u klaar bent kiest u voor Bevestigen.
FAIRnumbers ontvangt automatisch bericht.
FAIRnumbers geeft voorkeur aan verstrekking via portal.
Mocht het document inmiddels zijn afgegeven (bijv. via e-mail) dan kunt u de taak afronden door alleen een reactie te geven. Hiermee is de taak afgehandeld en niet meer zichtbaar in uw
takenoverzicht.
Bericht versturen
Onder Stel je vraag kunt u te allen tijde een vraag of stukken insturen via de portal.
Vul het onderwerp in; dit is een verplicht veld.
FAIRnumbers ontvangt automatisch bericht. Zolang de actie bij FAIRnumbers ligt heeft u alleen inzage in de correspondentie.
Indien FAIRnumbers antwoord geeft op het bericht, ontvangt u een e-mail dat er een bericht klaar staat. U kunt het bericht raadplegen middels de link in de mail, of middels de takenlijst of u treft de correspondentie aan in het digitale dossier (correspondentie).
Onder Acties kunt u ervoor kiezen om de taak volledig af te handelen of hierop weer te reageren.
Let op! Zolang de actie niet door u of door FAIRnumbers wordt afgehandeld blijft er een taak zichtbaar in de takenlijst – Overige taken.
Let op! De takenlijst bestaat uit verschillende tabbladen.
Overig
Heeft u vragen over de portal? Wij horen het graag.
Natuurlijk staan wij open voor verbeteringen. Laat het ons weten als u een opmerking heeft.
Updates van deze handleiding zullen wij op onze website plaatsen!
T 085 049 2480 | E info@fairnumbers.nl Maanlander 10 | 3824 MP Amersfoort
