Projectproces onder de loep
Projectmatig werken bij GLTO Projecten
Bijlagen
Henk Lak Juni 2003 Faculteit Bedrijfskunde RU Groningen
Inhoudsopgave
BIJLAGE 1 PROJECTINITIATIEPROCES 3
BIJLAGE 2 INHOUDELIJKE ACTIVITEITEN PER PROJECTFASE 5
BIJLAGE 3 BEHEERSCYCLUS 8
BIJLAGE 4 PROJECTCONTRACT 9
BIJLAGE 5 PROJECTDEFINITIE GLTO PROJECTEN 12
Bijlage 1 Projectinitiatieproces
Onderneming GLTO Projecten B.V.
Bedrijfsproces Initiatie project
klant Secreta-
resse
Project- leider
Directeur projecten Project-
medewrk
Niet haalbaar Idee
C telefoon C
Doorschakelen juiste persoon
(Telefonisch) overleg
Toetsen haalbaarheid
Toetsing idee
D
Wel haalbaar Verwerken
idee
Af- of doorverwijzing per D
telefoon/brief
Accepteren antwoord
Telefonisch overleg
Projectgroep formeren Registreren
project
Projectdossier aanmaken
Projectgegevens Projectgegevens
Projectregi- stratie onge- daan maken
ja nee
klant Secreta-
resse
Project- leider
Directeur projecten Project-
medewrk
Financiers zoeken
Financiële check uitvoeren
Behandelen Projectverzoek Akkoord
Niet akkoord Telefonisch overleg D
D
Aanvraagnummer aanvragen
Projectregi- stratie aanpassen
Opstellen antwoord D
D Afwijzing per telefoon
Eventuele financiers informeren Team informeren
Schrijven projectplan
Accepteren antwoord
Bijlage 2 Inhoudelijke activiteiten per projectfase
In deze bijlage wordt, voor elke projectfase die geformuleerd is door Wijnen (2001), kort uit de doeken gedaan wat het doel van zo’n fase is, wat de start is, wat de activiteiten zijn en wanneer het project ten einde is.
Initiatiefase:
Doel Verkrijgen van een gelijk beeld (indicatie, orde
van grootte) bij iedereen die bij het project is betrokken. (Waarom dit project? Wat is het resultaat wel en wat niet?)
Start Het idee/initiatief
Activiteiten - Vaststellen stand van zaken.
- Onderzoeken (globale) probleem- of doelstelling.
- Formuleren gewenst resultaat.
- Onderzoeken principiële haalbaarheid en afdwingbaarheid kritische elementen.
- Voorlopig afbakenen project.
- Opstellen plan van aanpak; i.c.
omschrijven inhoudelijke activiteiten per fase in de juiste volgorde. Voor de definitiefase gedetailleerd en voor de overige fasen globaal.
- Opstellen projectopdracht.
Einde Goedgekeurde projectopdracht
Definitiefase:
Doel Verkrijgen van een compleet doel en concreet
eisenpakket van het beoogde projectresultaat in termen van randvoorwaarden, presentaties, eisen en wensen (Wat wordt van het beoogde resultaat verlangd?).
Start Goedgekeurde projectopdracht
Activiteiten - Verzamelen basismateriaal.
- Bepalen projecteisen in termen van randvoorwaarden, functionele eisen, operationele eisen en
ontwerpbeperkingen.
- Onderzoeken haalbaarheid.
- Elimineren strijdige eisen.
- Opstellen plan van aanpak; i.c. detailleren en aanpassen overzicht van de
inhoudelijke activiteiten per fase in de juiste volgorde. Voor de ontwerpfase gedetailleerd en voor de overige fasen globaler.
- Opzetten werkstructuur.
- Opstellen projectprogramma.
Einde Goedgekeurd projectprogramma.
Ontwerpfase:
Doel Verkrijgen van gedetailleerd uitgewerkt(e)
oplossing/ontwerp. (Hoe gaat het projectresultaat er in detail uitzien)
Start Goedgekeurd projectprogramma.
Activiteiten - Detailleren projectprogramma.
- Onderzoeken ‘make or buy’
mogelijkheden.
- Zoeken van oplossingen/ontwerpen per deelproject.
- Zoeken naar/ontwerpen van projecthulpmiddelen.
- Afstemmen deelprojecten en projecthulpmiddelen.
- Bijstellen na beproefde deelontwerpen.
- Opstellen definitieve projectontwerp tot laagste niveau: deelprojecten en
hulpmiddelen.
- Opstellen plan van aanpak; i.c. detailleren en aanpassen overzicht van de
inhoudelijke activiteiten per fase in de juiste volgorde. Voor de
voorbereidingsfase gedetailleerd, voor de overige fasen globaler.
Einde Goedgekeurde projectontwerp.
Voorbereidingsfase:
Doel Verkrijgen van een exacte beschrijving van het te
realiseren resultaat opdat de uitvoering/realisatie van het projectresultaat vlekkeloos kan en zal verlopen.
Start Goedgekeurde projectontwerp
Activiteiten - Uitwerken detailontwerpen tot
realisatieschema’s, productietekeningen, productiestuklijsten e.d.
- Opstellen realisatie/instructies e.d.
- Inkopen/aanmaken hulpmiddelen.
- Contact opnemen met te contracteren derden.
- Opleiden van degenen die de realisatiefase gaan uitvoeren.
- Opstellen plan van aanpak; i.c. detailleren en aanpassen overzicht van de
inhoudelijke activiteiten per fase in de juiste volgorde. Voor de realisatiefase gedetailleerd, voor de nazorg globaler.
- Opstellen realisatieprogramma.
Einde Goedgekeurd realisatieprogramma.
Realisatiefase:
Doel Het in één keer perfect maken van het resultaat.
(Realisatie van dat wat werd bedoeld, verwacht, afgesproken)
Start Goedgekeurd realisatieprogramma.
Activiteiten - Contracteren van derden.
- Uitvoeren van het programma.
- Opstellen van technische documentatie voor de nazorgfase.
- Opstellen van voorschriften voor transport en installatie.
- Trainen van de gebruikers, van de beheerders en van het
onderhoudspersoneel.
- Opstellen plan van aanpak; i.c. detailleren en aanpassen overzicht van de
inhoudelijke activiteiten in de nazorgfase tot en met ‘end of life’ van het
projectresultaat in de juiste volgorde;
indien nodig daarbij aangeven hoe de activiteiten aangepakt zullen worden.
- Opstellen nazorgprogramma.
Einde Goedgekeurd nazorgprogramma.
Nazorgfase:
Doel Het gebruik, beheer en onderhoud van het
projectresultaat verloopt zoals bedoeld. (De doelen worden nagestreefde en de problemen verminderen)
Start Goedgekeurde nazorgprogramma.
Activiteiten - Beheren projectresultaat.
- Gebruiken projectresultaat.
- Onderhouden projectresultaat.
- Onderhouden hulpmiddelen.
- Verbeteren en modificeren van het projectresultaat en van de hulpmiddelen.
- Optimaliseren van gebruik, beheer en onderhoud van het projectresultaat - Slopen, vernietigen of vervangen van het
projectresultaat.
Einde Vervanging/vernietig.
Bijlage 3 Beheerscyclus
Onderstaand model geeft de beheerscyclus weer, zoals besproken in het vierde hoofdstuk. Een plusteken staat voor een positief antwoord, een minteken voor een negatief antwoord.
Figuur bijlage 3.1 De beheerscyclus (Bos en Harting, 1998: 89)
Start beheerscyclus
Voer onderzoek uit / onderneem actie
Stel normen middelen vast
Stel marges vast
Project stoppen Voer project uit
Onderneem corrigerende acties
Planning haalbaar?
Binnen de marges?
Binnen de norm?
Bijlage 4 Projectcontract
Onderstaand contract is ter beëindiging van de definitiefase en is overgenomen uit Wijnen (2002) en aangevuld met het communicatieaspect.
A De projectinhoud
De resultaatomschrijving
• De probleem- of doelstellingen: het waarom van het project.
• Het ‘voorlopige’ resultaat: het ‘wat wel’ van het project in orde van grootte.
• De ‘globale’ grenzen: de projectafbakening, het ‘wat niet’ van het project.
De beschrijving van alle inhoudelijke activiteiten.
• Verzamelen basismateriaal.
• Bepalen projecteisen.
• Onderzoeken haalbaarheid.
• Opzetten werkstructuur (indien noodzakelijk).
• Plan van aanpak.
B De beheersplannen.
Het tijdsplan.
• Tijdseisen of –normen:
o Verwachte startdatum van het project en de geplande einddatum (met marges).
o De naar verwachting in de tijd in te zetten capaciteit, zowel kwalitatief als kwantitatief, en de benodigde middelen.
o Beschrijving van de te gebruiken voortgangssignaleringssystematiek met daarin aangegeven wie op welke wijze met welke frequentie is belast met de
voortgangssignalering en – bewaking van de doorlooptijd.
• Beheersactiviteiten, volgens de afspraken:
o Ophalen van de actuele stand van zaken.
o Vergelijken met het plan en de norm.
o Voorstellen doen voor bijsturen (binnen/buiten marges).
o Aangeven wie daadwerkelijk wat en hoe gaat bijsturen.
Het geldplan.
• Financiële eisen of normen:
o Kostenraming.
o Kosten/batenafspraken of –targets voor het hele project.
o Budgettering van de komende fasen.
o Beschrijving van de te gebruiken voortgangssignaleringssystematiek met daarin aangegeven wie op welke wijze met welke frequentie is belast met de financiële voortgangssignalering en – bewaking.
• Beheersactiviteiten, volgens de afspraken:
o Ophalen van de actuele stand van zaken.
o Vergelijken met het plan en de norm.
o Voorstellen doen voor bijsturen (binnen/buiten marges).
o Aangeven wie daadwerkelijk wat en hoe gaat bijsturen.
Het kwaliteitsplan.
• Kwaliteitseisen of –normen:
o Kwaliteitseisen met betrekking tot het projectresultaat (randvoorwaarden).
o Kwaliteitseisen met betrekking tot te gebruikte materiaal, mensen en middelen.
o Kwaliteitseisen met betrekking tot toe te passen werkprocessen en –methoden.
• Beheersactiviteiten:
o Toezien op het formuleren van het complete pakket van kwaliteitseisen.
o Toezien op de totstandkoming van een integraal en compleet kwaliteitsplan.
Het informatieplan.
• Informatie-eisen of –normen:
o Procedures voor de codering, indeling, autorisatie, wijziging en distributie van beslisdocumenten.
o Vrijgeven van de projectinhoud.
• Beheersactiviteiten:
o Toezien op naleving van gemaakte afspraken.
o Uitvoeren van de wijzingprocedures voor dit beslisdocument.
o Informeren betrokkene over beslisdocument.
o Zorgen voor bewaring beslisdocumenten.
Het organisatieplan.
• Organisatie-eisen of –normen:
o Opzet van de projectorganisatie (TVB’s opdrachtgever, projectleider en opdrachtmedewerkers).
o Opzet van de relatie tussen projectorganisatie en permanente organisatie (stuurgroepen, werkgroepen).
• Beheersactiviteiten:
o Toezien op naleving van de gemaakte afspraken.
o Opstarten en bijstellen van de projectorganisatie.
o Bemensing.
Het communicatieplan.
• Communicatie-eisen of –normen:
o Opzet van de communicatiestructuur.
o Procedures voor overleg, conflicten enz.
• Beheersactiviteiten:
o Toezien op naleving communicatiestructuur.
o Opstellen en bijstellen communicatiestructuur.
Bijlage 5 Projectdefinitie GLTO Projecten
Algemene gegevens
Naam project : [Definitieve projectnaam]
Projectleider : [Naam projectleider]
Opdrachtgever : [Naam opdrachtgever]
Projectindiener : [Naam initiatiefnemer.]
Doorlooptijd : van [00/00/0000] tot [11/11/1111]
Aanleiding/belang
[Beknopte beschrijving van de reden om het project te starten en het belang van het project voor de organisatie. Denk hierbij in het bijzonder aan de relatie met vastgestelde beleids- of businessplannen.]
Doelstelling
[Beschrijving van de doelstelling van het project. Let er op dat de doelstelling SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden) is. In de doelstelling wordt de doelgroep expliciet vermeld.]
Te bereiken eindresultaten
[Beschrijving van de eindresultaten die het bereiken van het geformuleerde doel verzekeren.]
Op te leveren producten
[Beschrijving van de op te leveren producten.]
Plaats binnen de organisatie
[Valt het project binnen de kaders van een jaarprogramma, of is het een project dat afdelingoverstijgend is?]
Reikwijdte
[De begrenzing van het project. Wat valt nog wel en wat niet meer binnen het project?]
Risico's
[Beschrijving van de meest cruciale risico's die een bedreiging vormen voor het slagen van het project.
Ook aangeven welke acties er worden ondernomen om de risico's te beperken?]
Bezetting en capaciteitsbeslag
[Vul onderstaande tabel volledig in. Geef aan wie er in het projectteam zitten en hoeveel dagen de projectmedewerkers (en eventueel ook anderen) beschikbaar zijn en in welke periode. Geef eventueel afwijkende perioden zo specifiek mogelijk aan.]
Projectteamlid aantal dagen totaal periode akkoord manager naam medewerker dagen t.b.v. project periode inzet medew. nee
naam medewerker dagen t.b.v. project periode inzet medew. nee naam medewerker dagen t.b.v. project periode inzet medew. nee naam medewerker dagen t.b.v. project periode inzet medew. nee naam medewerker dagen t.b.v. project periode inzet medew. nee naam medewerker dagen t.b.v. project periode inzet medew. nee
Kosten en financiering (zie bij externe projecten bijlage ‘Kostencalculatie’)
[Inschatting van de kosten van het project, inclusief de medewerkerskosten. Geef aan op welke wijze het project wordt gefinancierd. Geef een indicatie van het rendement van het project.]
Samenhang met andere projecten
[Project in breder kader plaatsen. Eventueel in samenhang met andere projecten.]
Bijlagen (optioneel)
• Kostencalculatie
• Ondersteuningsverklaring van betrokkenen, bijv. betrokken bedrijven
• Adressen van financiers en betrokkenen
