in notitie Peel 6.1 ja/nee
A/S ja/nee
termijn A/S ja/nee
(incl. ICT aspecten)
1 Samenwerkings- overeenkomst
Nee Nee n.v.t. De huidige samenwerkingsovereenkomst wordt ontbonden bij raadsbesluiten in juni en voor de resterende samenwerking wordt een nieuwe raamovereenkomst gesloten. Over deze raamovereenkomst vragen de colleges wensen en bedenkingen aan de Raden en wordt de raamovereenkomst vastgesteld door de colleges op 1 juli 2013.
Per 1 juli 2013 wordt dan ook de bestaande samenwerkingsovereenkomst ontbonden.
2 juli 2013
2 Aansturingsvisie Nee Nee Nee Geen actie nodig. n.v.t.
3 Zaakgericht Werken (ZGW)
Nee Nee Nee ZGW oppakken in
combinatie met DMS en kennisportaal.
Inzichtelijk moet worden gemaakt wat het nog kost om het nu in te voeren en wat de consequentie is als het niet ingevoerd wordt.
Relatie naar E-projecten.
Invoeren zaakgericht werken is noodzakelijk voor beide gemeenten om doorontwikkeling dienstverlening te kunnen realiseren. De ambitie ten aanzien van Antwoord© is niet haalbaar als het zaakgericht werken niet wordt ingevoerd.
n.v.t.
4 Algemeen sociaal statuut
Nee Nee Nee Breed algemeen Sociaal Statuut voor én Asten én Someren blijft belangrijk.
Nagaan of het huidige sociaal statuut, wat gebaseerd is op de samenwerking A-S en specifiek voor bedrijfsvoering ook beëindigd moet worden dan wel andere consequenties aan verbonden zitten.
Asten:
1 juli 2013, Someren:
nader te bepalen.
5 BOR Nee Nee Nee Opheffen. Na ontvlechting
ontbinden.
Beëindiging gesloten convenanten.
Om praktische redenen voorlopig laten bestaan. WOR bestuurder Someren sluit aan bij overleg.
1 november 2013.
6 BGO Nee Nee Nee Opheffen. Na ontvlechting
ontbinden.
Beëindiging gesloten convenanten. 1 juli 2013.
7 Programma- Structuur
Nee Nee Ja Afbouwen
programmastructuur.
Beëindiging detachering programmamanager.
Aansturing gezamenlijke projecten overdragen aan lijnorganisatie.
1 november 2013.
8 Samenvoeging BAS Ja Nee Nee Ontvlechten. 1 juli 2013
9 Samenvoeging team I&A
Ja Nee Ja Eerst goed uitzoeken hoe de relatie met de Peel zit; probleem is dat we mogelijk verschillende standpunten hierover hebben.
In Peelverband snel duidelijk krijgen wat er onder I&A wordt verstaan.
Medewerkers blijven in Asten onder aansturing van Theo Koolen.
Er wordt gewerkt met een raamovereenkomst en Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s).
Bepalen in hoeverre harmonisatie van processen en beleid met betrekking tot I&A gerelateerde onderwerpen
noodzakelijk of gewenst is.
1 juli 2013
ja/nee ja/nee 10 Samenvoeging team
Belastingen
Ja Nee Ja Z.s.m. onderbrengen in
peelsamenwerking.
Medewerkers blijven in Someren en worden vanuit Asten
aangestuurd door Theo Koolen.
Vacatures zijn tijdelijk ingevuld om de periode tot peelland
samenwerking te overbruggen.
Er wordt gewerkt met een raamovereenkomst en DVO’s.
Bepalen in hoeverre
harmonisatie van processen en beleid met betrekking tot belastingen gerelateerde onderwerpen noodzakelijk of gewenst is.
Z.S.M.
11 Samenvoeging team FBA
Ja Nee Nee Ontvlechten. Nagaan of gezamenlijk gesloten
contracten in stand kunnen blijven.
1 juli 2013
12 Samenvoeging team FA
Ja Nee Nee Ontvlechten. 1 juli 2013
13 Samenvoeging team P&O
Ja Nee Nee Ontvlechten. 1 juli 2013
14 Harmonisatie
arbeidsvoorwaarden/
functiewaardering (HR21)
Nee Nee Nee Apart voor Asten en Someren i.r.t. de werkkostenregeling en PGB.
Aparte voorstellen naar directies Asten en Someren.
juli 2013
15 Samenvoeging FD/DIV
Nee Nee Nee In Someren bepalen
onder welke afdeling het team FD ondergebracht wordt.
1 juli 2013
16 Samenvoeging P&C en TKC
Nee Nee Nee Onderzoeken of juridisch control gedetacheerd kan worden naar
Someren.
Maximale samenwerking zoeken.
1 januari 2014
17 Samenvoeging buitendiensten
Nee Ja n.v.t. Samenwerking wordt conform collegebesluit Someren 19-02-13 en collegebesluit Asten 5- 02-2013 voortgezet.
Er wordt gewerkt met een raamovereenkomst en DVO’s.
Overname van personeel heeft bezien vanuit bedrijfsvoerende kant de voorkeur, op voorwaarde dat organisatorische, personele en financiële consequenties en risico's goed geregeld kunnen worden. Ook de vorm van detachering personeel is mogelijk, met een afbouw constructie.
Bepalen in hoeverre
harmonisatie van processen en beleid
noodzakelijk is.
DVO uiterlijk per 1-10- 2013 en realisatie tussen 1 okt.
2013 en 1
ja/nee ja/nee 18 Samenvoeging
gebouwenbeheer
Nee Ja n.v.t. Uitgangspunt is
gebouwenbeheer onder regie van Someren.
Er is geen taakstelling afgesproken.
Afhankelijk van verdere besluitvorming.
Er wordt gewerkt met een raamovereenkomst en DVO’s.
Bepalen in hoeverre
harmonisatie van processen en beleid
noodzakelijk is.
2014
19 Samenvoeging beheer sport- accommodaties
Nee Nee n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Colleges hebben
inmiddels besloten dat dit project stopt.
n.v.t.
20 Samenwerking teams Welzijn/MO
Transities Ja n.v.t. Samenwerking wordt conform collegebesluit 7-3-’13 voortgezet.
Na afronding van het transitietraject situatie opnieuw beoordelen.
Structureel
€ 75.000,- (1 tot 1½ fte) per gemeente indien we huidige samenwerking geen voortzetting kunnen geven.
Afhankelijk van verdere besluitvorming.
Nu stoppen betekent 1 tot 1½ fte extra
benodigd per gemeente.
Daar waar dat om juridische reden noodzakelijk is, werken we met detachering. Wordt per
case/medewerker beoordeeld door de afdelingshoofden die dan een voorstel doen aan het Kernteam.
Nader onderzoeken of een DVO ook een goed middel is voor deze samenwerking.
n.v.t. n.v.t.
21 Samenvoeging openbare orde
& veiligheid
APV/ bijzondere wetten
Ja
Nee
Ja
Nee
n.v.t.
Nee
Huidige samenwerking voortzetten in
afwachting van de ontwikkelingen in de Peel.
Basis blijft projectplan, minus het onderdeel APV/bijzondere wetten.
Dit blijft gedurende de projectperiode tot 1 oktober 2014 van kracht. Dus ook inclusief brandweer en externe veiligheid.
Verrekening vindt tot 1-10-2014 (projectperiode) plaats op basis van afspraken directies bij brief dd. 21 en 23 juli 2012.
Conform projectplan.
Medewerkers detacheren aan Someren.
Er wordt gewerkt met een raamovereenkomst en DVO’s.
1 oktober 2014
ja/nee ja/nee 22 Gedeelde
Ambtenaren
Nee Ja n.v.t. Verrekening op
een eenduidige manier regelen.
Een overzicht samenstellen van:
1. medewerkers die nu gedetacheerd zijn;
2. medewerkers waarvoor verzoeken liggen om te detacheren.
1 november 2013 of zoveel eerder als mogelijk.
23 E-projecten Algemeen
Nee Ja Ja Voor de E-projecten nog
nadere besluiten nemen over wat mee te doen, ook i.r.t. Peelland.
Mogelijk budgetten herzien. Er zijn nog keuzes te maken ook i.r.t.
Peelland.
Bevoegdheden voor opdrachtgevers en projectleiders van projecten die wel samen verder gaan regelen.
Mogelijk projectleiders detacheren aan andere gemeente.
Gevolgen realisatie Programma Antwoord© per 1 januari 2015 in beeld brengen.
Relatie naar zaakgericht werken.
1 januari 2014
24 O.8 mGBA (modernisering Gemeentelijke Basis Administartie)
Nee Nee Ja Het projectplan loopt
door en gedurende de projectperiode (medio 2015) blijft de
samenwerking van kracht.
De uren van de projectleider en
projectmedewerker zullen op basis van reële uren tegen uurtarief worden gefactureerd vanaf datum die Kernteam afspreekt.
Projectleider moet bevoegdheden krijgen om project voor beide gemeenten te leiden.
4e Q 2014
25 O.12 RIS
(Raads Informatie Systeem)
Nee Nee Nee Asten wil hieraan beginnen door digitalisering van de volledige bestuurlijke besluitvorming, dus inclusief raad. Someren is hierin al verder gevorderd.
Samen optrekken lijkt zinloos, wel maximaal gebruik maken van kennis Someren.
n.v.t.
26 D.1 websites Nee n.v.t. n.v.t. Het project is afgerond. Geen gezamenlijke beheerorganisatie.
Het technisch beheer blijft wel gezamenlijk onder I&A.
In beide gemeenten is één vastgestelde eensluidende visie die in principe gehanteerd blijft worden. Contentbeheer is volgens die visie op eenzelfde manier, maar afzonderlijk belegd.
n.v.t.
27 D.11 KCC
(Klanten Contact Centrum;
samenvoeging)
Nee ?? ?? Onderzoek over mogelijke verdere samenwerking loopt nog. 2de helft 2013
28 D.16
Klachtenmeldingsysteem
Nee ?? ?? Afhankelijk van de herschikking E-projecten en het besluit
over het KCC.
??
29 B.12 Kennisportaal Nee ?? ?? Afhankelijk van de herschikking E-projecten en het besluit
over het KCC.
??
ja/nee ja/nee
30 B.1 Basisregistraties Nee Ja Ja Wordt uitgevoerd vanuit
gezamenlijke team I&A, maar heeft betrekking op twee afzonderlijke organisaties.
Betreft voornamelijk de inzet van medewerkers
Het binnengemeentelijke gebruik van basisregistraties is wettelijk verplicht voor de publiekrechtelijke taken.
2013
31 B.4 BGT (Basisregistratie
Grootschalige Topografie)
Nee Ja Ja Project per gemeente
doorzetten / beheer samen (waar mogelijk).
Wettelijk verplicht. Gelijke keuze ICT aspecten voor A en S.
??
32 B.6 NHR
(Nieuw Handelsregister)
Nee ?? ?? Het handelsregister is ook een basisregistratie, die –
eenmaal ingevoerd – vanuit team I&A wordt beheerd.
2014
33 B.14 DMS
(Document Management Systeem)
Nee Nee Nee Project per gemeente
afronden.
In Asten ontstaat een capaciteitsprobleem door het niet samenvoegen van de DIV-teams.
Standpunt kernteam: keuze over DMS is afhankelijke van de insteek over zaakgericht werken.
Relatie naar zaakgericht werken.
??
34 B.15 GIVAS
(Geografische Informatie Voorziening Asten - Someren)
Nee Ja Ja Project per gemeente
doorzetten / beheer samen.
Dit ook meenemen op Peelland niveau bij I&A onderzoek.
Budget per gemeente onder mandaat projectleider /opdrachtgever. Budgetten zijn gebaseerd op gezamenlijke uitvoer, dit wijzigt misschien per gemeente apart.
Doorzetten volgens project.
2013
35 B.18 Midoffice Nee Ja Ja Project voor beide
gemeenten doorzetten vanuit team I&A.
Wordt uitgevoerd door team I&A; geen directe consequenties.
Relatie naar DMS, zaaksysteem, KCC, GIVAS.
2013
36 Informatiebeveiliging Nee Nee Ja Er wordt gezamenlijk een quick scan uitgevoerd. Augustus
2013.
