Vraag nr. 47
van 14 oktober 1996
van de heer MARC OLIVIER
E l e k t r o n i s ch personeelsdossier Onderwijs – Evalu-atie
In 1995 voerde het departement Onderwijs het elektronische personeelsdossier in. In het jaarver-slag van de Vlaamse administratie staat vermeld dat in het schooljaar 1995-1996 tachtig basisscholen en tachtig secundaire scholen hun gegevens elek-tronisch doorgaven aan het departement Onder-wijs.
1. Voor het schooljaar 1996-1997 werd als doelstel-ling vooropgesteld dat een derde van alle dos-siers volledig elektronisch zou worden behan-d e l behan-d . Werbehan-d behan-dit behan-doel bereikt ? Hoeveel scholen geven hun gegevens reeds elektronisch door ? Hoeveel procent van de personeelsdossiers wordt reeds elektronisch behandeld ?
2. Binnen welke termijn wenst de minister alle scholen op dit elektronisch netwerk aan te slui-ten ?
3. Vermits alle gegevens nu elektronisch worden v e r w e r k t , moeten de ambtenaren zich minder inlaten met routineklussen en klasseerwerk. Zal de elektronische verwerking leiden tot een her-structurering van de taken binnen het departe-ment Onderwijs en zo ja, hoe ziet de minister deze herstructurering ?
Antwoord
1. Vanaf het schooljaar 1996-1997 worden de per-soneelsgegevens van 306 secundaire scholen en 326 basisscholen op elektronische wijze aan het departement Onderwijs overgemaakt en op een computerondersteunde manier verwerkt. De 306 secundaire scholen vertegenwoordigen zo’n 26.000 personeelsdossiers, dit is 35 % van het totaal ; de 326 basisscholen vertegenwoordi-gen ongeveer 8.200 personeelsdossiers, dit is 16 % van het totaal. Alles samen genomen betekent dit dat momenteel 28 % van alle personeelsdos-siers van het basis- en secundair onderwijs, waartoe het project zich in eerste instantie richt, elektronische dossiers zijn.
Grosso modo betekent dit dat de doelstelling van uitbreiding tot een derde van de dossiers werd gehaald. In het secundair onderwijs is dit vlotter gegaan wegens de schoolgrootte en de administratieve ondersteuning.
2. Voor de verdere uitbouw van het elektronisch communiceren van personeelsgegevens gelden volgende doelstellingen.
– Voor het secundair onderwijs gaat de uit-breiding op hetzelfde ritme verder ; in het schooljaar 1997-1998 moet dus 66 % van de dossiers elektronisch zijn ; voor het school-jaar 1998-1999 wordt gestreefd naar 100 %. Vanaf dat schooljaar zal papieren communi-catie alleen nog uitzonderlijk mogelijk zijn. – Ook voor het basisonderwijs blijft het
depar-tement Onderwijs verder streven naar een aansluiting van alle scholen. Het departe-ment zal verder promotie voeren voor het elektronisch communiceren, maar heeft begrip voor de specifieke situatie van kleine-re basisscholen. Hierdoor zal een geleidelij-ker uitbreidingsritme worden gehanteerd. 3. Tijdens het eerste schooljaar waarin een school
de personeelsgegevens elektronisch doorstuurt, brengt deze fundamentele wijziging in de admi-nistratieve praktijk heel wat extra werk mee. Zowel de schoolsecretariaten als de ambtenaren van het departement Onderwijs moeten immers een leerfase doormaken. Bij de behandeling van de dossiers van de 160 scholen die reeds het tweede schooljaar gebruik maken van elektroni-sche communicatie wordt pas echt duidelijk wat het effect op de werkbelasting is. Bovendien is een laatste belangrijke schakel van het automa-tiseringsproces nog maar vanaf 1 september 1996 voor een beperkt aantal scholen in gebruik g e n o m e n . Het betreft hier een automatische koppeling tussen het administratieve elektroni-sche dossier en het weddeberekeningssysteem. Deze factoren zijn er de oorzaak van dat het effect op de werkbelasting slechts vanaf het schooljaar 1996-1997 kan worden vastgesteld. Vanaf dit schooljaar wordt de impact van de nieuwe werkwijze onderzocht. Dit gebeurt aan de hand van panelgesprekken met personeelsle-den die nog op de "oude" manier werken ener-z i j d s, en met personeelsleden die elektronische dossiers behandelen anderzijds. De resultaten van deze gesprekken worden getoetst met een systeem van tijdsregistratie.
Daarnaast wordt ook onderzocht wat de gevol-gen kunnen zijn voor de diverse ondersteunen-de diensten op het ondersteunen-departement. In een aantal gevallen zal het werkvolume sterk afnemen (bv. postverdeling) ; er ontstaat echter ook een
aan-tal nieuwe taken (bv. onderhoud diplomadata-bank).
Zodra beide onderzoeken zijn beëindigd – de eerste resultaten worden verwacht tegen het einde van dit schooljaar en verder verfijnd in het schooljaar 1997-1998 – wordt nagegaan wat de weerslag is op het personeelsplan van het departement.
