ONBETAALDE FACTUREN INNEN
VOOR ZZP’ERS
NIETS IS VERVELENDER DAN ONBETAALDE FACTUREN. JE HEBT HET WERK ERVOOR ZELF AL VERRICHT, OF DE PRODUCTEN OF DIENSTEN GELEVERD EN NU MOET JE OOK NOG EENS EXTRA WERK VERZETTEN EN KOSTEN MAKEN OM JE FACTUUR GEWOON BETAALD TE KRIJGEN. ALS HET STUREN VAN
HERINNERINGEN EN EEN INGEBREKESTELLING OOK NIET TOT RESULTAAT LEIDT, DAN IS DE VOLGENDE STAP OM JE VORDERING UIT HANDEN TE GEVEN.
ALS JE LID BENT VAN FNV ZELFSTANDIGEN DAN KUN JE JE VORDERING AAN ONS UIT HANDEN GEVEN. DAT DOET FNV ZELFSTANDIGEN IN DE MEESTE GEVALLEN KOSTELOOS, ZIE HIERVOOR DE ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR INDIVIDUELE RECHTSBIJSTAND FNV, DEEL B.
Als je (nog) geen lid bent, of je vordering is nog van voordat je lid werd, dan is het goed om te weten waar je het beste met je vordering terecht kunt en waar je dan op moet letten. In deze brochure leggen we je meer uit over de incassodiensten die je in de markt aantreft en waar je op moet letten. Om hierin een goede afweging te kunnen maken, helpt het om eerst wat meer achtergrondinformatie te hebben.
Daarom zetten we eerst een aantal belangrijke aspecten van vorderingen en de stappen die doorgaans (moeten) worden doorlopen op een rijtje.
Proces
Het proces van het innen van een onbetaalde factuur kun je onderverdelen in vier stappen.
De eerste stap regel je meestal zelf. De stappen 2 en 3 laat je (in principe) door een ander doen en stap 4 kan alleen door een gerechtsdeurwaarder worden uitgevoerd.
1) Herinneringen en een ingebrekestelling sturen;
2) Het buitengerechtelijk incassotraject;
3) De gerechtelijke procedure; en 4) Het executeren van het vonnis.
HET INNEN VAN
ONBETAALDE FACTUREN
Betwist of onbetwist
Vaak wordt verder onderscheid gemaakt tussen betwiste vorderingen en onbetwiste vorderingen.
Een betwiste vordering houdt in dat je klant heeft aangegeven dat hij/zij het met je factuur niet eens is, of dat je klant heeft aangegeven dat er een gegronde reden is om niet te betalen. De klant beroept zich bijvoorbeeld op een opschortings- of verrekeningsrecht.
Bij onbetwiste vorderingen kan onderscheid gemaakt worden tussen vorderingen waarvan de klant zegt dat hij/zij wel wil betalen, maar niet kan betalen, en vorderingen waarbij de klant niets van zich laat horen.
Kosten voor rekening debiteur
Het uitgangspunt is dat de kosten voor het innen van factuur voor rekening komen van de niet-betalende klant (de vervuiler betaalt). Dat wil echter niet zeggen dat alle kosten voor rekening van de niet-betalende klant komen. Het is zo dat een deel van de kosten van het innen van een onbetaalde factuur op de debiteur kunnen worden verhaald, maar niet altijd alle kosten.
De volgende kosten kunnen worden verhaald op de debiteur:
- Vertragingsrente (wettelijke of contractuele);
- Incassokosten (wettelijke of contractuele);
- Proceskosten (betekening dagvaarding, griffierechten, forfaitair salaris gemachtigde, nakosten); en
- Kosten executie (betekening vonnis en overige deurwaarderskosten).
De volgende kosten kunnen (in beginsel) niet worden verhaald op de debiteur:
- De vergoeding van de jurist of advocaat die het forfaitaire salaris gemachtigde te boven gaat; en
- Kosten voor toezicht en tucht van gerechtsdeurwaarders (kleine bedragen).
Met name bij gerechtelijke procedures over een betwiste vordering kunnen de kosten oplopen. De kosten van een jurist of advocaat, die per uur wordt betaald, kan snel het forfaitaire bedrag te boven gaan. Omdat je deze kosten niet kunt verhalen op je klant, loop je het risico dat dit ten koste gaat van de opbrengst of dat je zelfs meer moet betalen dan de procedure kan opleveren in financiële zin.
Een goede jurist of advocaat zal je hier ook op wijzen en zoeken naar een goede balans tussen de beste vertegenwoordiging en de in redelijkheid daarvoor te maken kosten.
Haalbaarheid en verhaalbaarheid
De hiervoor genoemde kosten die je wel op de klant kunt verhalen, kun je alleen verhalen als je in het gelijk wordt gesteld en als de klant vervolgens ook echt kan betalen. Voordat je je vordering uit handen geeft, is het belangrijk een inschatting te maken van de juridische en praktische kansen.
Juridisch moet worden beoordeeld of de vordering voldoende kans van slagen heeft. Wat is de onderbouwing van de vordering (is er een overeenkomst, is de schuld erkend)? Is de vordering betwist of heeft de debiteur (mogelijk) een tegenvordering en zo ja, wat is de kans van slagen van die betwisting of tegenvordering?
Ook moet worden beoordeeld of het gerechtvaardigd is om bepaalde kosten te maken in het licht van de verhaalbaarheid. Een brief schrijven kost niet zoveel, maar procederen en het laten uitvoeren van executiemaatregelen kan flink in de papieren lopen. Als de debiteur een kale kip blijkt te zijn, dan blijf je zelf met die kosten zitten. Als de debiteur een rechtspersoon is en failliet gaat, dan sta je als ondernemer (bijna altijd) achteraan in de rij. Er blijft dan meestal niks over voor jou en de andere concurrente schuldeisers.
Het hele proces in stapjes
Als een klant niet vrijwillig tot betaling overgaat, dan wil je op een gegeven moment betaling kunnen afdwingen. Zelf kun je niet meer doen dan vriendelijk vragen of iemand zich aan zijn verplichtingen wil houden. Om gebruik te kunnen maken van verdergaande bevoegdheden, kun je gebruikmaken van de diensten van een gerechtsdeurwaarder. De gerechtsdeurwaarder is een openbaar ambtenaar die specifieke taken kan uitvoeren (zoals het betekenen van dagvaardingen, het leggen van beslag, etc.).
Voor de executiemiddelen die de deurwaarder kan uitvoeren is een zogenaamde titel nodig. Een veroordelend vonnis is zo’n titel, maar ook een notariële akte kan een titel geven (bijvoorbeeld de hypotheekakte die de bank het recht geeft de woning executoriaal te verkopen als je niet betaalt). De deurwaarder is daarbij gebonden aan strikte regels. Elke handeling kost geld en handelingen mogen niet worden verricht als de opbrengsten naar verwachting lager zullen zijn dan de kosten.
Om bij de executie mogelijkheden van de deurwaarder te komen moeten de volgende stappen worden doorlopen.
Onderdeel 1: Zelf doen - Herinnering sturen; en - Ingebrekestelling sturen.
Onderdeel 2: Buitengerechtelijk incassotraject
- Aanzegging incassokosten indien je klant een consument is (14-dagen brief);
- Sommatie waarbij incassokosten in rekening worden gebracht; en
- Nog één of meerdere sommatie brieven, vaak met een steeds dwingender toon, steeds kortere betalingstermijn en onder dreiging van een gerechtelijke procedure.
Onderdeel 3: Gerechtelijke procedure - Dagvaarding opstellen;
- Dagvaarding door een gerechtsdeurwaarder laten betekenen;
- Gerechtsdeurwaarder of jurist brengt dagvaarding aan bij de rechtbank;
o Verstekvonnis als de debiteur niets van zich laat horen;
o Inhoudelijke procedure als de debiteur reageert;
- Vonnis rechter; en
- Brief aan debiteur met verzoek vrijwillig aan vonnis te voldoen binnen een aantal dagen.
Als de debiteur verstek laat gaan, is het dus snel voorbij en blijven de kosten beperkt. Als er wel inhoudelijk verweer wordt gevoerd dan kan nog een schriftelijke ronde volgen of volgt een mondelinge behandeling. Meestal is daarmee de
procedure wel afgerond en volgt de uitspraak. Het kan ook zijn dat (een van) partijen een bewijsopdracht krijg(t)(en). Als partijen de feiten die ter discussie staan niet kunnen bewijzen aan de hand van stukken, foto’s, opnamen,
deskundigenrapporten, e.d., dan rest nog het horen van getuigen onder ede. Met name getuigenverhoren kunnen veel tijd in beslag nemen en het inschakelen van deskundigen kan kostbaar zijn.
Onderdeel 4: Executie
- Een gerechtsdeurwaarder opdracht geven op het vonnis te betekenen; en - De gerechtsdeurwaarder opdracht geven om tot executie van het vonnis over te gaan.
Elke handeling die de deurwaarder uitvoert, kost geld. Deze kosten worden in rekening gebracht bij de debiteur, maar als uiteindelijk blijkt dat verhaal niet mogelijk is (debiteur onvindbaar of geen vermogensbestanddelen gevonden om verhaal op te halen), dan moet je die kosten zelf dragen.
Wie doet wat
Zoals gezegd, voer je onderdeel 1 meestal zelf uit. Alleen als er al een discussie ontstaat voordat je een herinnering of ingebrekestelling hebt gestuurd, kan het slim zijn om meteen een jurist in te schakelen. Hij of zij kan beoordelen of de betwisting (deels) gegrond is en je adviseren hoe je het beste kunt handelen. Als de
betwisting niet terecht is (of lijkt), dan kan de jurist een ingebrekestelling voor je opstellen en daarin meteen de betwisting van je klant weerleggen. In het beste scenario is de debiteur daardoor tot inzicht te brengen en snel tot betaling te bewegen.
Het buitengerechtelijk incassotraject
Onderdeel 2 kan worden uitgevoerd door een incassobureau en door de meeste juristen en advocaten. Ook veel deurwaarders kunnen een buitengerechtelijk incassotraject verzorgen. Bij onbetwiste vorderingen zijn er veel partijen in de markt die zogenaamde ‘no-cure-no-pay’ incassodiensten aanbieden. Als de debiteur niet betaalt, hoef jij niet te betalen. En als de debiteur wel betaalt, dan krijgt het incassobureau de incassokosten.
Bedenk ook dat iedereen in Nederland een incassobureau kan beginnen en dat partijen die onbetwiste incasso’s doen, niet veel meer doen dan een aantal standaard brieven schrijven en wellicht nog wat telefoontjes plegen om druk op je debiteur uit te oefenen. Als dat op is basis van ‘no-cure-no-pay’ zonder ‘strings attached’, dan is dat natuurlijk prima. Er zijn ook aanbieders waarbij je zelf de incassokosten moet betalen als er geen ‘cure’ is.
Afhankelijk van de hoogte van je vordering kan dat een aanzienlijk bedrag zijn, welke dan eigenlijk niet meer in redelijke verhouding staat tot de verrichte werkzaamheden. Sommige partijen vragen ook de vertragingsrente als onderdeel van hun vergoeding.
Het is dus belangrijk om je goed te verdiepen in je potentiële opdrachtnemer, in de afspraken die je met deze partij maakt en in diens voorwaarden. Daarbij is het goed om met name bij de volgende vragen stil te staan:
1) Wat als de vordering wordt betwist?
2) Wat als het buitengerechtelijk traject niet tot (volledige) betaling leidt?
Er zijn partijen die erg strenge voorwaarden (of ‘spelregels’) hanteren, waarbij je bijvoorbeeld niet zomaar weg kunt naar een ander als het buitengerechtelijk traject niets oplevert. Zij gebruiken dan het ‘no-cure-no-pay’ als een soort lokkertje.
De gerechtelijke procedure
Onderdeel 3 kan vaak ook worden uitgevoerd of verzorgd door de partij die het buitengerechtelijke traject heeft gedaan. Hier verschillen de voorwaarden in de markt meer dan bij onderdeel 2. Bij onbetwiste vorderingen zijn er partijen die een vaste prijs hanteren of bereid zijn een offerte te doen voor een vaste prijs. Het risico voor een betwisting en dus tegenvallen van de kosten van de procedure dragen zij dan. Kijk wel goed na of het aanbod geen addertje onder het gras heeft voor als de vordering toch betwist wordt. Bij betwiste vorderingen wordt meestal of een hoge vaste prijs gerekend (maatwerk) of moet je betalen voor de te maken kosten en een bepaald tarief per uur.
Bedenk daarbij dat het lang niet altijd nodig is om een advocaat in te schakelen.
Een advocaat is vaak duurder (in uurtarief) dan een jurist, terwijl bij kantonzaken een advocaat niet vereist is (kantonzaken zijn civiele handelszaken tot € 25.000 en alle zaken in huurrecht en arbeidsrecht).
Het executietraject
Zoals eerder genoemd, is de deurwaarder nodig voor de laatste stap. Afhankelijk van de afspraken die je maakt met de rechtsbijstandverlener die je hebt gebruikt bij onderdeel 2 en/of 3 kan het executietraject door je rechtsbijstandsverlener worden verzorgd of begeleid.
Tot slot
Hopelijk geeft deze brochure je meer zicht op het innen van onbetaalde facturen, wat daarbij kan komen kijken en waarop je kunt letten als je een ander wilt inschakelen om een onbetaalde factuur te innen.
Als je lid bent van FNV Zelfstandigen, dan kun je met je onbetaalde facturen bij FNV Zelfstandigen terecht. Als onderdeel van onze rechtshulp voeren wij de onderdelen 2, 3 en 4 uit (buitengerechelijk incassotraject, gerechtelijke procedure en executietraject). FNV Zelfstandigen neemt (in de meeste gevallen ) de hiermee gemoeide kosten voor haar rekening.
Ben je lid van FNV Zelfstandigen en heb je je vordering al ergens anders uit handen gegeven? Dan kunnen wij je vordering zelf niet in behandeling nemen. Wel kunnen wij rechtsbijstand verlenen als je in conflict komt met deze partij (bijvoorbeeld als meer in rekening is gebracht dan is afgesproken).
Kijk op FNVZZP.NL/CONTACT voor de actuele contactgegevens en
openingstijden voor juridisch advies, rechtsbijstand en onze incassoservice.
Aan de informatie uit deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. FNV Zelfstandigen heeft bij de samenstelling van deze brochure de grootst mogelijke zorgvuldigheid betracht, maar is niet verantwoordelijk en kan niet aansprakelijk gehouden worden voor directe of indirecte schade ten gevolge van eventuele fouten, omissies, onvolledigheden, onduidelijkheden, innerlijke tegenstrijdigheden of het niet meer actueel zijn van de in deze brochure opgenomen informatie’.
Aan de informatie uit deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. FNV Zelfstandigen heeft bij de samenstelling van deze brochure de grootst mogelijke zorgvuldigheid betracht, maar is niet verantwoordelijk en kan niet aansprakelijk gehouden worden voor directe, indirecte of gevolgschade ten gevolge van eventuele fouten, omissies, onvolledigheden, onduidelijkheden, innerlijke tegenstrijdigheden of het niet meer actueel zijn van de in deze brochure opgenomen informatie’.
Download en lees ook de Algemene Voorwaarden voor individuele rechtsbijstand van FNV. Bezoek de website van FNV Zelfstandigen en blijf goed geïnformeerd:
www.fnv.nl/zelfstandigen © FNV Zelfstandigen 2021
