Koppeling
Koppeling Yuki
Inhoudsopgave
Bestellen koppeling ... 3
Instellingen ... 4
Import opties ... 6
Export opties ... 7
Synchronisatie ... 8
Belangrijke punten ... 10
Vragen ... 12
Bestellen koppeling
De eerste stap om gebruik te maken van de koppeling met Yuki, is deze te bestellen. Dit kunt u doen via de Licentiemanager in uw backoffice account. Deze vindt u links in het menu onder het kopje Instellingen.
Klik binnen de Licentiemanager rechtsboven op de knop Bestellen (n.v.t. als u zich nog in de proefperiode bevindt). Op dit scherm kunt u vervolgens de koppeling kiezen die u wilt gebruiken. Kies hier uit de lijst voor de Yuki koppeling en bestel deze.
De kosten voor het gebruik van de Yuki koppeling zijn momenteel € 10,- per maand (€120,- per jaar). Wanneer uw account nog in de proefperiode zit, kunt u de koppeling bestellen zonder dat er kosten in rekening worden gebracht.
Instellingen
Om gegevens te kunnen synchroniseren vanuit uw Yuki administratie, heeft de koppeling een API-sleutel nodig uit uw account. Middels deze sleutel is de koppeling instaat om de data op te vragen, zonder dat u uw gebruikersnaam en wachtwoord met ons hoeft te delen.
Om een API-sleutel aan te maken, gaat u in uw Yuki administatie naar de instellingen pagina.
Hier staat onder het kopje Integraties de optie Webservices, klik hierop.
Klik hier bovenaan de pagina op het plusje om een nieuwe API-sleutel aan te maken.
Selecteer bij het aanmaken de administratie waarvan u de data wilt synchroniseren en sla de API-sleutel op. Kopieer hier de lange code die is aangemaakt als API-sleutel, deze heeft u nodig om de koppeling in te stellen.
Om de koppeling in te stellen vanuit Outsmart navigeert u in de backoffice omgeving onder het tabje Bedrijf naar de pagina Externe koppeling. Hier kunt u voor de Yuki koppeling, middels de blauwe Open instellingen knop, de instellingenpagina voor de koppeling openen.
De eerste keer dat de instellingenpagina wordt geopend, zal hier gevraagd worden om de API-sleutel voor de verbinding. Hier geeft u de API-sleutel op vanuit Yuki.
Deze sleutel hoef u maar één keer op te geven. Hierna zal deze onthouden worden voor elke volgende synchronisatie.
Om de juiste data te synchroniseren is het nodig om bovenaan de pagina een administratie te selecteren waarmee gekoppeld wordt. Het is momenteel enkel mogelijk om één
administratie te koppelen aan een Outsmart account.
Import opties
Relaties
Middels deze functie is het mogelijk om relaties te synchroniseren vanuit Yuki naar Outsmart.
Hierbij is om een relatie in Outsmart aan te maken noodzakelijk dat de adresgegevens van een relatie volledig zijn (adres, plaats en postcode).
Het synchroniseren kan handmatig worden gestart, maar zal na het instellen ook
automatisch elk kwartier worden uitgevoerd. Bij het importeren zullen alleen relaties worden geïmporteerd die zijn gewijzigd na de opgegeven synchroniseer datum. De synchroniseer datum wordt na elke synchronisatie aangepast, deze is daarmee altijd gelijk aan de tijd van de laatste synchronisatie.
Wanneer het de bedoeling is om alle relaties te importeren in plaats van enkel de gewijzigde, maak het synchronisatie datum veld dan helemaal leeg voor het synchroniseren.
Export opties
Factuur
Deze export optie geeft de mogelijkheid facturen aan te laten maken in de Yuki
administratie. De instellingen hieronder bepalen hoe en wanneer deze worden aangemaakt.
Factureren vanuit een:
De koppeling bied twee opties om te factureren. Dit kan middels een compleet gemelde werkbon of vanuit een openstaande factuur in Outsmart. Om een werkbon door te voeren dient deze compleet te zijn gemeld en op de status “Naar Yuki” zijn gezet. Voor het doorvoeren van een factuur wordt er automatisch gezocht naar openstaande facturen die zijn gewijzigd na de ingestelde synchroniseer datum.
Betalingstermijn in dagen:
Hiermee kan bij het aanmaken van de factuur de vervaldatum direct worden bepaald. Deze optie is alleen beschikbaar bij het factureren vanuit een complete werkbon.
Inclusief of exclusief BTW:
Hiermee kunt u aangeven of de prijzen zoals gebruikt in Outsmart inclusief of exclusief BTW zijn. Deze optie is alleen beschikbaar bij het factureren van uit een complete werkbon
Verwerking factuur:
Hierbij zijn er de volgende twee opties voor het aanmaken van de factuur: te verzenden (concept) of direct verwerken. Bij de optie te verzenden, wordt deze als concept aangemaakt en dient deze eerst nog goedgekeurd te worden binnen Yuki. De optie direct verwerken zorgt ervoor dat deze direct in de boekhouding wordt verwerkt.
Factuur mailen naar klant:
Wanneer er bij de verwerking van de factuur is gekozen voor direct verwerken, is er ook de optie om de aangemaakte factuur direct te mailen aan de klant. Dit gebeurd direct van uit uw Yuki administratie.
Uren afronden:
Hiermee heeft u de optie of de gewerkte uren moeten worden afgerond. Hierbij worden de gewerkte uren altijd omhoog afgerond tot het ingestelde hoeveelheid minuten.
Synchronisatie
Binnen de koppeling zijn er meerdere synchronisatie mogelijkheden. Om ervoor te zorgen dat u goed op de hoogte bent van de werking van de koppeling, raden wij u aan dit gedeelte van de koppeling handleiding goed door te lezen.
Automatische synchronisatie
Zodra u de instellingen voor de koppeling heeft opgeslagen, zal er elke 15 minuten een automatische synchronisatie plaats vinden. Deze synchronisatie gebeurt op de achtergrond, en hier zult u verder niet naar om hoeven te kijken. Afhankelijk van de gekozen opties bij het instellen van de koppeling zullen zowel de import als de export opties doorlopen worden.
Bij deze synchronisatie worden enkel wijzigingen en nieuwe gegevens geïmporteerd vvanuit Yuki. Werkbonnen die compleet zijn gemeld zullen bij deze synchronisatie geëxporteerd worden richting Yuki. Indien u wenst in te zien wat er tijdens de vorige automatische synchronisatie is uitgevoerd, kunt u dit terug vinden in de log op de koppelingspagina.
Volledige synchronisatie
Bij een volledige synchronisatie zullen alle geselecteerde imports en exports worden uitgevoerd. Het starten hiervan is enkel handmatig mogelijk vanaf de
koppelingspagina. Houd er rekening mee dat hiermee de volledige gegevens uit uw Yuki administratie worden opgevraagd. Deze synchronisatie kan dus enkele minuten duren.
Om het aantal aanroepen aan onze server beperkt te houden, willen wij u verzoeken het gebruik van deze optie beperkt te houden. Bij normaal gebruik zult u deze optie enkel nodig hebben bij een eerste synchronisatie.
Losse data importeren
Achter elke import optie vindt u een ronde synchronisatie knop waarmee u een
specifieke synchronisatie kunt starten. Bij het klikken op deze knop haalt u enkel deze data op. Mocht u bijvoorbeeld wijzigingen aan klantgegevens sneller binnen willen hebben dan via de automatische synchronisatie, kunt u deze optie gebruiken om de synchronisatie direct te starten.
Exporteren werkbonnen
Onderaan de pagina vindt u deze optie waarmee u het exporteren van complete werkbonnen naar verkooporders in Yuki direct kunt starten. Hiermee wordt
enkel het exporteren van de werkbonnen uitgevoerd en worden alle import functies
overgeslagen. Gebruik deze optie wanneer u een complete werkbon, buiten de automatische synchronisatie, direct wenst te exporteren.
Vereisten voor exporteren werkbon
Er zijn een aantal eisen waar een werkbon aan moet voldoen voordat deze wordt verwerkt door de koppeling. De eerste vereiste is dat de werkbon Compleet is gemeld. Het compleet melden van een werkbon gebeurt zodra een werkbon vanuit de app wordt verzonden.
Daarnaast moet de werkbon op werkbonstatus 1 – Naar Yuki komen te staan. Hiermee geeft u aan dat deze werkbon verwerkt mag worden door de koppeling.
Belangrijke punten
• Bij het exporteren naar een factuur controleert Yuki direct of de opgegeven relatie en materialen bekend zijn in de administratie. Wanneer deze niet bekend zijn, zullen deze eerst worden aangemaakt voor de factuur wordt gecreëerd.
• De geselecteerde administratie waarmee u koppelt moet ook geselecteerd zijn bij het aanmaken van de API-sleutel in Yuki. Indien de koppeling meld dat de sleutel niet geldig is, controleer deze instelling dan bij de API-sleutel in Yuki.
Vragen
Mocht u nog vragen hebben over de werking van de Yuki koppeling of problemen ervaren bij het synchroniseren, dan kunt u direct contact opnemen met onze support. Ook indien er wensen zijn voor uitbreiding/aanpassing van de functionaliteiten van de koppeling, kunt u contact opnemen met onze support om de mogelijkheden te bespreken.
U kunt onze support bereiken via Telefoon: 020 22 98 144
E-mail: support@out-smart.com
