Planon Software Suite Version: L68. Facturen

Facturen

Table of Contents

Info over Factuurbeheer... 4

Informatie over Factuurbeheer... 4

Vereisten... 4

Concepten van Factuurbeheer... 6

Contract...6

Factuur... 7

Factuurregel... 7

Factuurstatus... 7

Factuursjabloon...8

Factuurbrief... 8

Factuurinstellingen... 8

Factuuradres... 9

Goedkeurder... 9

Historie... 9

Communicatielogs...9

Factuurnummer...10

Werken met factuurbeheer... 11

Een factuur toevoegen... 11

Facturen bekijken... 12

Een factuursjabloon maken en toewijzen aan een factuur... 12

Een door de gebruiker gedefinieerd communicatielog aan facturen toewijzen...13

Een factuurnummer definiëren... 14

Een factuur definitief maken... 15

Een factuur goedkeuren... 15

Een factuur afwijzen... 15

Een goedkeurder toewijzen...16

Factuurhistorie bijhouden... 19

Veldbeschrijvingen... 21

Factuurnummer definiëren...21

Masker velden... 21

E-mail bewerkingsvelden...22

Factuur statussen... 22

Factuurhistorie velden... 23

Index...24

Info over Factuurbeheer

Informatie over Factuurbeheer

Factuurbeheer wordt gebruikt voor het beheren en weergeven van verkoopfacturen die worden gegenereerd voor de huur- en servicecontracten.

Een contract wordt gedefinieerd, geactiveerd en in een financiële verplichting omgezet in

Contractenbeheer. Deze financiële verplichtingen worden vervolgens gefactureerd en naar klanten verzonden als facturen met Factuurbeheer.

Als u meer wilt weten, raadpleegt u Contracten factureerbaar maken en Een factuur toevoegen.

In het volgende diagram wordt getoond hoe facturen in Factuurbeheer worden gekoppeld aan Contracten en Cashflow.

Wilt u meer weten over het toevoegen en onderhouden van

contracten, raadpleeg dan de documentatie van Contractenbeheer.

Vereisten

U kunt facturen alleen maken in Contractenbeheer. Voordat u een factuur kunt maken, moet u eerst de volgende acties uitvoeren in Contractenbeheer:

aan dat de factuur een verkoopfactuur is als de optie is ingesteld op NEE of een inkoopfactuur als de optie is ingesteld op ^JA.

• Facturabel vanaf is een datumveld.In dit veld wordt de datum aangegeven waarop een contract begint met het genereren van facturen in Planon ProCenter. Stel daarom in dit veld de startdatum in voor het genereren van facturen.

• Factuuradres is een adresveld. Dit veld bevat het adres van een accepterende contractpartij voor wie de factuur wordt gegenereerd. Als er een adres is opgegeven voor een accepterende contractpartij in Planon ProCenter, wordt dit adres standaard in dit veld weergegeven. Als dit niet het geval is, kunt u het adres van de accepterende contractpartij handmatig selecteren.

• Het veld ^Bedragen voor een contractregel bevat de financiële gegevens van het contract. Voer het juiste bedrag in.

Concepten van Factuurbeheer

In dit gedeelte worden concepten beschreven die u een beter inzicht geven in factuurbeheer en wordt uitgelegd hoe deze belangrijke concepten zich tot elkaar verhouden.

Als u wilt weten wat de basisprincipes zijn bij het gebruiken van

Planon ProCenter, raadpleegt u Basisgegevens. Zie onderstaande links voor meer informatie:

• Contract

• Factuur

• Factuurregel

• Factuurstatus

• Factuursjabloon

• Factuurbrief

• Factuurinstellingen

• Factuuradres

• Goedkeurder

• Historie

• Communicatielogs

• Factuurnummer

Contract

Een overeenkomst tussen twee partijen om goederen of diensten te leveren. Contracten bevatten:

• Algemene overeenkomsten die betrekking hebben het contract als geheel.

• Overeenkomsten over te leveren items/services: het object, de verhuurbare eenheid, de ruimte, het bedrijfsartikel waarop het contract betrekking heeft.

• Prijsovereenkomsten voor de te leveren items/services. Deze prijsovereenkomsten kunnen per periode variëren.

Een contract is een hiërarchisch element en kan daarom subcontracten bevatten. In Planon ProCenter

kunt u diverse typen contracten toevoegen, bijvoorbeeld servicecontracten en huurcontracten.

Raadpleeg de documentatievan Contractenbeheer als u meer wilt weten over het toevoegen van contracten.

Factuur

Een document dat door een aanbiedende contractpartij wordt uitgegeven voor betaling waarin informatie wordt weergegeven over de goederen of diensten die aan de accepterende contractpartij zijn geleverd, de kosten en de BTW, indien van toepassing.

In Factuurbeheer kunt u een factuurdocument (verkoop of inkoop) voor een huurcontract of servicecontract goedkeuren met de factuurgegevens die zijn gemaakt in Contractenbeheer. Momenteel ondersteunt Planon ProCenter alleen verkoopfacturen.

Voorbeeld

Er wordt een verkoopfactuur gemaakt voor het servicecontract dat u voor de klant hebt uitgevoerd.

Zie ook

Een factuur toevoegen

Factuurregel

Aanvullende informatie van een factuur.

Factuurregels bevatten de informatie over de ^Bedragen van contracten die in de contractregels zijn opgegeven. Als de contractregels zijn gegroepeerd met behulp van contractregelgroepen, worden er factuurregels gemaakt op basis van de groepering van contractregels.

Factuurstatus

Geeft aan in welke mate een factuur is verwerkt in het systeem.

Facturen kunnen een van de volgende statussen hebben: ^Bewerken, ^{Wachten op}goedkeuring,

Goedgekeurd, ^Afgewezen, ^Definitief en Gefactureerd.

Een factuur is standaard ingesteld op de status Wachten op goedkeuring. Als u de status van een factuur handmatig wilt wijzigen in Planon ProCenter, raadpleeg dan Factuurstatussen handmatig toewijzen.

Het is niet mogelijk om een factuur of factuurregels te verwijderen die de volgende statussen hebben: Wachten op goedkeuring, Goedgekeurd, Definitief en Gefactureerd.

Zie ook

Handmatig factuurstatussen toewijzen

Factuursjabloon

Biedt een standaardindeling voor het maken van factuurbrieven voor klanten.

Een factuursjabloon is een mailmerge-rapport dat voor een factuur is gedefinieerd. Dit mailmerge- rapport is gemaakt in Factuurbeheer.

Zie ook

Een factuursjabloon maken en toewijzen aan een factuur

Factuurbrief

Een eenvoudige begeleidende brief die mee wordt gestuurd met de factuur aan het bedrijf dat een openstaande rekening heeft.

Een factuurbrief wordt aangemaakt in Factuurbeheer en wordt gestuurd aan klanten.

Zie ook

Een factuursjabloon maken en toewijzen aan een factuur

Factuurinstellingen

Standaardparameters die voor alle facturen in het systeem kunnen worden ingesteld.

In Planon ProCenter kunnen gebruikers factuurinstellingen configureren, namelijk Max. aantal dagen na vandaag,Max. aantal dagen voor vandaag, Communicatie log en Beveiligde documenten.

•  Met Max. aantal dagen na vandaag kunt u het aantal dagen na de huidige dag opgeven waarbinnen de factuurdatum moet worden ingesteld.

• Maximaal aantal dagen voor vandaag kunt u het aantal dagen vóór de huidige dag opgeven waarbinnen de factuurdatum moet worden ingesteld. 

•  Als u Beveiligde documenten instelt op Ja, kunt u factuurbrieven die u in Planon ProCenter hebt gemaakt, op een beveiligde locatie opslaan. Als u deze optie instelt op Nee, worden factuurbrieven opgeslagen op de locatie die voor facturen in Systeeminstellingen >

Bestandslocaties is gedefinieerd.

• ?Met Vervaldatum verplaatsen: X dagen na factuurdatum kunt u een toekomstige

vervaldatum instellen door de waarde die in dit veld wordt opgegeven op te tellen bij de huidige vervaldatum. Dit is handig als het u niet lukt de factuurbrief naar uw klant te sturen vóór de huidige vervaldatum.

• ?Met Communicatie log kunt u een door de gebruiker gedefinieerd communicatielog voor facturen instellen.

Als u meer wilt weten over het configureren van factuurinstellingen, raadpleegt u het gedeelte Velddefinitiebeheer van de

gebruikersdocumentatie van Planon ProCenter .

Factuuradres

Een adres waarnaartoe een factuur moet worden verzonden.

In Planon ProCenter geeft een factuuradres het adres aan van de accepterende contractpartij.

Goedkeurder

Een persoon die is geautoriseerd om een factuur goed te keuren.

In Planon ProCenter, kan een contractbeheerder worden toegewezen om een factuur goed te keuren.

De contractbeheerder is standaard niet geautoriseerd als een goedkeurder. Deze autorisatie moet in Planon ProCenter worden geconfigureerd.

Historie

Een record van alle wijzigingen die in specifieke velden van een factuur zijn aangebracht.

Met Planon ProCenter kunt u de historie van de wijzigingen weergeven die u in een factuur hebt aangebracht. In deze historie wordt de naam van de gebruiker weergegeven die de waarde in een veld heeft gewijzigd, worden de oude en nieuwe waarde van het veld weergegeven en worden de datum en de tijd weergegeven waarop de waarde is gewijzigd. U kunt bij uw voorkeuren instellen dat de historie van gegevensvelden van een actieve factuur of factuurregel moet worden bijgehouden.

Zie ook

Factuurhistorie bijhouden

Communicatielogs

Een register met notities over het type communicatie (telefonisch, schriftelijk, per e-mail of persoonlijk), de aard van de communicatie (reden voor communicatie, resultaat van de communicatie), persoon met wie contact is opgenomen en de datum waarop de communicatie plaatsvond.

In Planon ProCenter worden facturen die worden gemaakt en naar klanten verzonden, opgeslagen in communicatielogs. U kunt ook handmatig een communicatielog toevoegen.

Zie ook

Een door de gebruiker gedefinieerd communicatielog aan facturen toewijzen

Factuurnummer

Een uniek nummer dat aan een factuur is toegewezen.

In Planon ProCenter kunnen gebruikers een schema voor de nummering definiëren om een uniek factuurnummer voor elke factuur te genereren.

Wettelijk moet een factuurnummer een nummer in een opeenvolgende reeks zijn dat niet opnieuw kan worden gebruikt. Wanneer er een factuurnummer aan een factuur wordt toegewezen, kan dit factuurnummer dus niet meer uit het systeem worden verwijderd.

U kunt een factuurnummerdefinitie aan beheerders koppelen en de koppeling opheffen. Een beheerder kan echter slechts één factuurnummerdefinitie bevatten.

Een factuurnummerdefinitie bevat een masker en een startnummer.

Zie ook

Een factuurnummer definiëren

Werken met factuurbeheer

In dit gedeelte worden de processen en taken beschreven die u kunt uitvoeren in de TSI ^Invoice

Management.

Zie de onderstaande links voor meer informatie:

• Een factuur toevoegen

• Een factuursjabloon maken en toewijzen aan een factuur

• Een door de gebruiker gedefinieerd communicatielog aan facturen toewijzen

• Een factuurnummer definiëren

• Een factuur definitief maken

• Een factuur goedkeuren

• Een factuur afwijzen

• Een goedkeurder toewijzen

• Een factuurbrief maken

• Handmatig factuurstatussen toewijzen

• Factuurhistorie bijhouden

Een factuur toevoegen

Een factuur maken voor een contract.

Deze taak wordt uitgevoerd in Contractenbeheer, hoewel de gegenereerde facturen in Factuurbeheer worden weergegeven.

Als u meer wilt weten over het facturabel maken van

contracten, raadpleegt u Contracten facturabel maken in het

Contractenbeheer-document.

1. Ga naar de lijst Contracten en selecteer het contract waaraan u een factuur wilt toevoegen.

2. Klik in het actiemenu op Factureren.

3. Selecteer een datum voor Factuur tot om een factuur te maken. Planon ProCenter maakt een factuur die alle geprolongeerde bedragen bevat die nog niet zijn gefactureerd, met een

betalingsdag vóór de Factuur tot-datum en een vrijvaldatum na de datum voor Facturabel vanaf.

4. Klik op OK.

U hebt nu een factuur gemaakt en u kunt deze factuur in Factuurbeheer bekijken.

Facturen bekijken

Start Factuurbeheer > Facturen en ga naar ^Facturen om facturen weer te geven. Het verwijzingsveld voor de factuurregel wordt automatisch ingevuld.

Alle contractregels met dezelfde contractregelgroep worden in één factuurregel gegroepeerd als de BTW-percentages en de vervaldatums voor betalingen hetzelfde zijn.

Als een contract contractregels bevat met verschillende factuuradressen, worden de geprolongeerde bedragen voor deze contractregels afzonderlijk gefactureerd.

U kunt ook zien welke geprolongeerde bedragen zijn gefactureerd in de weergave met geprolongeerde bedragen.

Een factuursjabloon maken en toewijzen aan een factuur

Een indeling voor de factuurbrief maken.

Vereiste

• Voldoende kennis van het maken van sjablonen.

• Voldoende kennis van het genereren van mailmerge-rapporten.

• Maak eerst een factuursjabloon met de velden die relevant zijn voor facturen, in een van de indelingen die door Planon ProCenter worden ondersteund, zoals *.html, *.rtf, *.doc of *.docx, en sla de sjabloon op de door u gewenste locatie op.

Raadpleeg het onderwerp over het maken van definities voor samenvoegrapporten in de documentatie van Report Manager als u meer wilt weten over het maken van een sjabloon.

1. Ga naar ^Facturen.

2. Klik in het actiemenu op Rapporteren.

3. Klik in het venster ^Rapportage op ^Toevoegen in het actiemenu.

4. Stel in het venster Rapportdefinities en -instellingen het ^Type van het rapport in op ^Mailmerge.

5. Volg de stappen om uw samenvoegdefinitie en factuursjabloon te maken in Planon ProCenter.

Raadpleeg Definities voor samenvoegrapporten maken in de documentatie van Report Manager als u meer wilt weten over het maken van een samenvoegdefinitie en een sjabloon.

6. Klik in het venster Rapportagedefinities en -instellingen op ^OK om uw sjabloonbestand en de mailmerge-definitie op te slaan. U kunt deze sjabloon nu toewijzen aan een factuur.

7. Selecteer in Factuurbeheer > Facturen een factuur in de lijst.

venster Factuursjabloon.

Als uw factuur de status Definitief heeft, kunt u de factuur naar uw klanten sturen.

Als u een algemene factuursjabloon wilt gebruiken voor een

contractgroep in Planon ProCenter, kunt ude sjabloon toewijzen vanuit

Contractenbeheer > Onderdelen > Contractgroepen. Selecteer een contractgroep in de lijst en klik op het verwijzingspictogram in het veld Factuursjabloon. Selecteer in het venster Factuursjabloon de sjabloon in de lijst die u wilt toewijzen en klik op ^OK. Alle contracten die tot deze contractgroep behoren, maken gebruik van deze factuursjabloon voor het genereren van facturen.

Als u een standaardsjabloon voor alle facturen wilt instellen, kunt u

Velddefinitiebeheer of Layout-beheer gebruiken.

Zie ook

Een factuur goedkeuren Een factuurbrief maken

Handmatig factuurstatussen toewijzen

Een door de gebruiker gedefinieerd communicatielog aan facturen toewijzen

Facturen opslaan in een door de gebruiker gedefinieerd communicatielog.

In Planon ProCenter kunt u door de gebruiker gedefinieerde communicatielogs maken en deze aan facturen toewijzen. U kunt communicatielogs zo configureren dat ze voldoen aan uw vereisten betreffende autorisatie en het verwijderen van gegenereerde factuurbrieven.

Vereiste

• U moet beheerdersrechten hebben om instellingen voor bedrijfselementen te wijzigen in Planon ProCenter.

Maak eerst een door de gebruiker gedefinieerd communicatielog.

Raadpleeg Een door de gebruiker gedefinieerd bedrijfselement maken in het document Velddefinitiebeheer als u meer wilt weten over het maken van een door de gebruiker gedefinieerd communicatielog.

1. Ga naar Velddefinitiebeheer >Bedrijfselement.

2. Selecteer ^Facturen in de lijst.

3. Klik in het actiemenu op In bewerking en klik op Instellingen bedrijfselement.

4. Klik in het venster Factuurinstellingen in het veld Communicatielog op het verwijzingspictogram.

5. Selecteer in het pop-upvenster Communicatielog een door de gebruiker gedefinieerd communicatielog en klik op ^OK.

6. Klik in het venster Factuurinstellingen op ^Afsluiten.

7. Klik in het actiemenu op ^Voltooid om de instellingen voor facturen op te slaan.

Wanneer er nu een factuurbrief naar de klant wordt verzonden, wordt de brief in het Communicatie log opgenomen. Als u communicatielogs wilt weergeven, start u Factuurbeheer > ^Facturen en gaat u naar ^Details. Klik op Communicatie logs om alle factuurbrieven weer te geven die naar uw klanten zijn verzonden.

Zie ook

Een factuur goedkeuren Een factuurbrief maken

Een factuurnummer definiëren

Factuurnummers genereren volgens de gewenste nummering van de klant.

1. Ga naar Factuurbeheer>Factuurnummering.

2. Klik in het actiemenu op ^Toevoegen.

3. Vul in Factuurnummering in de verplichte velden van de datasectie de relevante gegevens in om een factuurnummerdefinitie te maken. Zie Factuurnummer definiëren voor een beschrijving van deze verplichte velden.

4. Raadpleeg de regels in Masker velden die voor het definiëren van een Masker moeten worden gebruikt.

5. Voer de Naam in van de factuurdefinitie en klik op Opslaan om de factuurnummerdefinitie op te slaan. U moet nu een beheerder koppelen aan deze factuurnummerdefinitie.

6. Klik in het actiemenu op Koppelen beheerders om dezelfde factuurnummerdefinitie aan een beheerder te koppelen.

7. Selecteer in het venster Koppelen beheerders een beheerder in de lijst Beschikbaar en voeg deze aan de lijst In gebruik toe.

8. Klik op ^OK.

Wanneer u nu een factuur genereert, wijst Planon ProCenter automatisch een factuurnummer toe dat identiek is aan uw nummerdefinitie.

Een factuurbrief maken

Een factuur definitief maken

Gebruikers de mogelijkheid geven een factuur in te stellen op de status Definitief.

U kunt een factuur instellen op de status ^Definitief als de factuur de status ^{Wachten op}

goedkeuring of Goedgekeurd heeft.

1. Ga naar ^Facturen.

2. Selecteer de factuur die u wilt bevriezen.

3. Klik in het actiemenu op ^Definitief om de status van de factuur te wijzigen.

De factuur heeft nu de status ^Definitief en er is automatisch een factuurnummer voor de factuur gemaakt. U kunt nu een factuurdocument maken die u naar de klant stuurt.

Zie ook

Een factuurbrief maken

Een factuur goedkeuren

Als u een factuur wilt goedkeuren, moet u controleren of de velden in de factuur de juiste gegevens bevatten.

1. Ga naar ^Facturen.

2. Selecteer de factuur die u moet goedkeuren en controleer of de velden de juiste gegevens bevatten.

3. Klik door naar de factuurregels en controleer of de velden voor de bedragen de juiste gegevens bevatten.

4. Klik in het actiemenu op Goedgekeurd om de factuur goed te keuren.

Uw factuur is nu goedgekeurd en kan worden ingesteld op de status ^Definitief om naar de klant te worden gestuurd.

Zie ook

Een factuur definitief maken

Een factuur afwijzen

In Planon ProCenter kan alleen een goedkeurder die voor het goedkeuren of afwijzen van de desbetreffende factuur is aangewezen, de factuur afwijzen.

U kunt facturen afwijzen als u merkt dat de volgende velden niet de juiste gegevens bevatten:

1. Factuuradres

2. Bedragen

3. Stuur een e-mail naar, als u de factuur via e-mail naar uw klant wilt sturen.

Procedure

1. Ga naar ^Facturen.

2. Selecteer de factuur en controleer of de desbetreffende velden de juiste gegevens bevatten.

3. Klik door naar de factuurregels en controleer of de velden voor de bedragen de juiste gegevens bevatten.

4. Voer in het veld Reden van afkeuren de reden in waarom u de factuur afwijst.

5. Klik in het actiemenu op ^Afgewezen om de factuur af te wijzen.

Uw factuur wordt nu afgewezen en kan worden bewerkt voordat de factuur weer wordt goedgekeurd.

Zie ook

Handmatig factuurstatussen toewijzen Een factuur definitief maken

Een goedkeurder toewijzen

Standaard wordt in Planon ProCenter, een contractbeheerder toegewezen om een factuur goed te keuren. Als uw organisatie meer dan een contractbeheerder in dienst heeft om facturen goed te keuren, selecteert u de gewenste contractbeheerder in de lijst. U kunt Planon ProCenter in

Velddefinitiebeheer ook zo configureren dat deze een contractbeheerder aanwijst om alle facturen goed te keuren.

1. Ga naar ^Facturen.

2. Selecteer de factuur waaraan u een goedkeurder moet toewijzen.

3. Klik in het veld Goedkeuring door op het verwijzingspictogram.

4. Selecteer in het venster Goedkeuring door de goedkeurder in de lijst en klik op ^OK. U hebt nu een goedkeurder toegewezen om een factuur goed te keuren.

U kunt ook tijdens het maken van contracten een goedkeurder toewijzen in Contractenbeheer. In het veld Contractbeheerder kunt u in de lijst een contractbeheerder in de lijst selecteren.

Een factuurbrief maken

Prerequisite

• Maak een factuursjabloon.

• Bevries een factuur als de factuur niet de status ^Definitief heeft.

• Als een factuur de status Gefactureerd heeft, geeft dit aan dat de factuur definitief is en er al een factuurbrief is gegenereerd.

• Als de factuurbrief eenmaal is aangemaakt, verandert de factuurstatus automatisch van Definitief in Gefactureerd.

Procedure

1. Ga naar ^Facturen.

2. Selecteer de factuur waarvoor u een factuurbrief wilt maken.

3. Klik in het actiemenu op Aanmaken factuurbrief.

4. Geef in het pop-upvenster Factuurbrief de Factuurdatum op. Ga in het actiemenu nu als volgt te werk:

Een voorbeeld van een factuurbrief weergeven

U kunt een voorbeeld van een factuurbrief weergeven via de volgende procedure:

1. Klik op ^Voorbeeld in het actiemenu. De factuurbrief wordt weergegeven op basis van de factuursjabloon die u hebt gedefinieerd.

2. Sluit het documentvoorbeeld en klik in het pop-upvenster Factuurbrieven op ^Afsluiten als u wilt terugkeren naar de facturen.

Factuurbrieven maken

U kunt factuurbrieven maken voor facturen en de brieven in de Communicatielogs opnemen via de volgende procedure:

1. Klik in het actiemenu op Alleen aanmaken. Er wordt een factuurbrief gemaakt en opgeslagen in

Communicatielogs.

2. Nadat de factuurbrief is gemaakt, kunt u deze terugvinden in Communicatielogs.

Factuurbrieven maken en afdrukken

U kunt factuurbrieven maken en direct afdrukken via de volgende procedure:

1. Klik op ^Afdrukken in het actiemenu. De factuurbrief wordt gemaakt en afgedrukt en het pop- upvenster Factuurbrieven wordt gesloten.

2. U vindt deze factuurbrieven terug in Communicatielogs.

Factuurbrieven maken en via e-mail verzenden

U kunt een factuurbrief via e-mail naar uw klant verzenden via de volgende procedure:

1. Klik op ^E-mail in het actiemenu. Er wordt een e-mail verzonden naar het e-mailadres waarin in het veld ^Adres in het veld Stuur mail naar wordt verwezen.

2. Nadat de e-mail is verzonden, wordt de factuurbrief in Communicatie logs opgenomen. Hier kunt u zien naar welk e-mailadres de factuurbrief is verzonden.

Factuurbrieven maken en de e-mails bewerken voordat ze worden verzonden

U kunt e-mails van factuurbrieven bewerken voordat u deze naar uw klanten verzendt via de volgende procedure:

1. Klik in het actiemenu op E-mail bewerken.

2. In het venster E-mailberichten wordt het e-mailadres vooraf ingevuld met de e-mailadressen die zijn gedefinieerd in de velden Stuur e-mail naar en Kopie naar van de factuur. U kunt deze e- mailadressen wijzigen of adressen toevoegen. Zie E-mail bewerkingsvelden voor een beschrijving van deze verplichte velden.

U kunt uw eigen tekst toevoegen in het veld Inhoud van dit pop-upvenster. Als u op ^OK klikt, wordt er een e-mailbericht verzonden en wordt het pop-upvenster gesloten. De factuurbrief wordt in de

Communicatielogs opgenomen.

Zie ook

Een door de gebruiker gedefinieerd communicatielog aan facturen toewijzen

Handmatig factuurstatussen toewijzen

Handmatig diverse factuurstatussen aan een factuur toewijzen.

In Planon ProCenter kunnen aan facturen diverse statussen worden toegewezen gebaseerd op het factuurbeheerproces in een organisatie. Welke statussen op een bepaald moment voor een factuur beschikbaar zijn, hangt af van de huidige status van de factuur.

Raadpleeg Factuur statussen voor een gedetailleerde beschrijving van de factuurstatussen in Planon ProCenter.

De onderstaande afbeelding toont de beschikbare statussen en de manier waarop facturen in Planon ProCenter het proces met de verschillende statussen doorlopen.

Legenda: 1-Bewerken, 2-Wachten op goedkeuring, 3-Goedgekeurd, 4-Afgewezen, 5-Definitief, 6- Gefactureerd

Procedure

1. Ga naar ^Facturen.

2. Selecteer de factuur waarvoor u de status wilt wijzigen.

3. Selecteer in het actiemenu de beschikbare status die u voor de factuur wil instellen.

4. Klik op ^Opslaan om de factuurstatus op te slaan.

U hebt nu handmatig een status aan een factuur toegewezen.

Zie ook

Een factuurbrief maken

Factuurhistorie bijhouden

Een record bijhouden van wijzigingen van bepaalde factuurvelden.

In ^Historie van facturen worden de wijzigingen bijgehouden die zijn aangebracht in waarden in de opgegeven velden die bij de factuur horen.

In Velddefinitiebeheer kunt u de automatische optie ^Historie inschakelen voor afzonderlijke velden die horen bij facturen en factuurregels. Zodra deze optie is ingeschakeld voor een veld, worden alle wijzigingen van de waarde van het veld automatisch opgeslagen. Deze wijzigingen kunt u in de

Historie van de factuur weergeven.

Raadpleeg het document Velddefinitiebeheer voor meer informatie over het wijzigen van veldeigenschappen.

In de selectiestap Historie worden de gegevens weergegeven. Voor meer informatie over deze gegevens zie Factuurhistorie velden.

Procedure

1. Ga naar ^Details.

2. Selecteer ^Historie en selecteer vervolgens in de lijst Factuurhistorie een item om de wijzigingen weer te geven.

3. Klik in het actiemenu op ^Toevoegen om handmatig historiegegevens aan een factuur toe te voegen.

4. Selecteer de factuur in de lijst en klik op Opslaan.

5. U hebt nu factuurvelden weergegeven waarvoor historie is ingesteld.

Veldbeschrijvingen

Factuurnummer definiëren

Veld Beschrijving

Code Voer een code in voor de

factuurnummerdefinitie.

Masker In de onderstaande tabel kunt u zien hoe u vooraf gedefinieerde tekens kunt gebruiken om een masker in Planon ProCenter te definiëren.

Start Voer een geldig nummer in voor de eerste factuur die u wilt genereren. Planon ProCenter verhoogt vervolgens dit nummer voor

opeenvolgende facturen.

Masker velden

Code Beschrijving

# Dit teken geeft het volgnummer in het factuurnummer aan. Het volgnummer wordt automatisch verhoogd wanneer een code wordt gegenereerd.

Voorbeeld: ###### met een Startwaarde 1 geeft de volgende code als resultaat: 000001.

YY De laatste twee cijfers van het huidige jaar voor het volgnummer plaatsen.

Voorbeeld: JJ##### met het Startwaarde 77 geeft in de jaren 2005 en 2006 de volgende codes als resultaat:

0500077 en 0600077.

letterteken Voeg een of meer lettertekens aan het volgnummer toe.

Deze tekens moeten altijd voor het volgnummer staan.

Alle tekens zijn toegestaan uitgezonderd komma's omdat de komma als scheidingsteken voor macroparameters wordt gebruikt.

Voorbeeld: OBJ###### met de Startwaarde 3 geeft de volgende code als resultaat: OBJ000003.

E-mail bewerkingsvelden

Veld Omschrijving

Aan Voer het e-mailadres of de e-mailadressen van uw klant in.

E-mail als bijlage Stel de optie in op Ja als u de factuurbrief als een bijlage wilt verzenden, Stel de optie in op Nee als u de factuurbrief in de hoofdtekst van het e- mailbericht wilt verzenden.

Deze optie werkt alleen voor mailmerge- rapporten in de HTML-indeling.

Factuur statussen

Status Beschrijving

Wachten op

goedkeuring Deze status wordt automatisch toegewezen aan elke nieuwe factuur die wordt toegevoegd. Als een factuur eerder is afgekeurd, wordt het veld Reden van afkeuren gewist. In deze status kunnen alleen bepaalde niet-financiële gegevens voor een factuur worden bewerkt.

Bewerken Een factuur kan worden ingesteld op de status Bewerken om de factuur te kunnen bewerken of verwijderen uit Planon ProCenter. In de status Bewerken kunnen alle velden worden bewerkt, behalve het veld Bedragen.

Goedgekeurd De status van een factuur moet handmatig worden gewijzigd in Goedgekeurd om aan te geven dat een factuur is goedgekeurd.

Afgewezen Een factuur kan worden Afgewezen vanwege onjuiste informatie. U kunt uw opmerkingen over het afwijzen van de factuur in het veld Reden van afkeuren invoeren. In de status Afgewezen kunnen alle velden worden bewerkt, behalve het veld Bedragen.

Definitief Als een factuur eenmaal is ingesteld op de status Definitief , wordt er een factuurnummer aan de factuur toegewezen. Daarom kan een factuur niet meer worden verwijderd en kunnen slechts enkele

van Definitief in Gefactureerd wanneer u een

factuurbrief voor de factuur hebt gemaakt. Voor meer informatie over het maken van factuurbrieven kunt u Een factuurbrief maken raadplegen. Deze status geeft aan dat de factuurbrief naar de accepterende contractpartij is verzonden.

Factuurhistorie velden

Veld Beschrijving

Factuur De factuur waarop de wijziging betrekking heeft.

Handmatig toegevoegd? Of de historieregel handmatig is toegevoegd via de knop Toevoegen in het menu Historie.

Planon-gebruiker De naam van de Planon ProCenter-gebruiker die de wijziging heeft aangebracht.

Beheerderscode Code van de beheerder die wordt gebruikt.

Systeemcode Een code die automatisch wordt gegenereerd door Planon ProCenter.

Type bedrijfselement Het desbetreffende type bedrijfselement.

Toelichting Een veld waarin opmerkingen kunnen worden ingevoerd voor de historie die wordt toegevoegd.

Naam van databaseveld Naam van het veld in de Planon ProCenter- database.

Gewijzigd op De datum en tijd waarop de wijziging is ingevoerd in Planon ProCenter.

Nieuwe waarde De inhoud van dit veld na de wijziging.

Oude waarde De inhoud van dit veld voorafgaand aan de wijziging.

Updatecount Waarde die wordt verhoogd en die aangeeft hoe vaak dit veld is bijgewerkt.

Gebruikersveldnaam De veldnaam van het gewijzigde veld zoals deze bekend is bij de gebruiker.

Index

A

Adding an Invoice 11, 11 Approver 9

Approving an Invoice 11, 15 Assigning an approver 11, 16

C

Communication logs 9 Contract 6

Creating an invoice letter 11, 17

F

Finalizing an invoice 11, 15

H

History 9, 11, 19

I

Invoice 7

Invoice address 9 Invoice line 7

Invoice number 10, 11, 14 Invoice settings 8

Invoice status 7

Invoice template 8, 11, 12

M

Manually assigning invoice statuses 11, 18

P

Prerequisites 4

R

Rejecting an Invoice 11, 15

U

user-defined communication log 11, 13