Handleiding afhandeling facturen
Inloggen
Gebruikersnaam - Hier je gebruikersnaam invullen, deze is gelijk aan de inlog op het netwerk.
Administratie - Hier altijd 10 invullen.
Wachtwoord - Hier hetzelfde wachtwoord invullen als je al gebruikte voor Agresso.
Je komt in het volgende scherm. Rechts bovenin vind je de knop om bij de taken te komen.
Je klikt op deze knop waardoor een scherm ontstaat met daarin de openstaande taken.
Het goedkeuren van facturen
Als je op de eerste taak klikt kom je in het volgende scherm. Aan de linkerkant van het scherm vind je de taken en aan de rechterkant vind je de factuur waarvoor goedkeuring wordt gevraagd.
Om de factuur te kunnen openen gebruik je de volgende knop
Door hierna te klikken op open je de factuur op een groot scherm.
De knoppen die je nu nodig hebt vind je links onderin:
Goedkeuren: Je keurt een factuur goed als de kostenplaats goed is, en de levering correct is.
Informeren: Factuur doorsturen ter inzage (je blijft wel zelf verantwoordelijk voor de taak!).
Afkeuren: Afkeuren van de factuur, graag duidelijk de reden vermelden.
Wachtstand: Mocht er nog een discussie met de leverancier lopen over deze factuur dan graag in de wacht zetten, zodat de financiële administratie ook weet dat er iets speelt.
Geavanceerde modus: Knop niet gebruiken.
Het afkeuren van de factuur heeft als gevolg dat de factuur altijd terug gaat naar degene die ervoor gezorgd heeft dat de factuur bij jou terecht is gekomen, de vorige accordeerder in de route.
Als de administratieve kracht afkeurt komt de factuur terug bij degene die de factuur heeft ingevoerd op de crediteurenadministratie. Als de locatiemanager de factuur afkeurt gaat deze terug naar de administratieve kracht van de locatie. Als de regiodirecteur de factuur afkeurt gaat hij terug naar de locatiemanager.
LET OP:
Bij het goedkeuren van de factuur is het ook belangrijk te kijken naar het bedrag dat staat bij ‘Te fiatteren’.
Een factuur kan namelijk verdeeld zijn over meerdere kostenplaatsen en hierdoor keur je alleen jouw deel van de factuur goed.
Mijn goedgekeurde facturen
Links bovenin vind je de volgende knop Als je hierop klikt kom je terug in het beginscherm.
Als je op ‘Rapporten’ klikt opent het volgende scherm.
Onder ‘workflow’ vind je een rapport ‘goedgekeurde rapporten’. Als je hierop klikt kom je in het scherm waarin de facturen staan die in het verleden door jou (of je vervanger) goedgekeurd zijn.
Je kunt de factuur weer oproepen door te klikken op het nummer onder kolom ‘Trans.nr.’
Een vervanger instellen
Links bovenin vind je de volgende knop Als je hierop klikt kom je terug in het beginscherm.
Als je op ‘Uw dienstverband’ klikt opent het volgende scherm.
Klik op ‘Uw vervangingen activeren’. Je komt in het volgende scherm.
Vul je absentiestatus in (rood).
Vul in vanaf welke datum je absent bent (geel), en vul in wanneer je weer beschikbaar bent (groen).
Als je nu klikt op krijg je het volgende scherm te zien.
In het nu verschenen vak kun je de vervanger toevoegen. Klik nu op ‘Opslaan’.
LET OP:
Het is mogelijk om meerdere vervangers toe te voegen. Je kunt bijvoorbeeld voor de eerste week een andere vervanger kiezen dan voor de tweede week.
De lijst van vervangers waaruit je kunt kiezen wordt bewaakt door de financiële administratie, het mag namelijk nooit zo zijn dat een locatiehoofd zijn administratieve kracht als vervanger heeft. (of vice versa).
Dit zorgt ervoor dat er niet maar 1 persoon de volledige workflow kan aansturen.
Wil je tijdens je afwezigheid door iemand laten vervangen die niet in de lijst staat:
Stuur dan even een mail naar crediteurenadministratie@gemiva-svg.nl. Zij bepalen dan of het akkoord is en voegen deze persoon aan de lijst toe.
