Bekijk uw factuur eens kritisch.
Graydon Learning
Krediet is de benzine die de motor van de economie doet draaien. Door krediet te verlenen kan een leverancier groeien. Een betalingstermijn toestaan is bovendien een sterke commerciële troef.
Klanten houden niet van vooraf- of contante betaling. Tenzij ze er korting voor krijgen. Maar dat tast de winstmarge van de leverancier aan.
Wanneer een klant niet onmiddellijk moet betalen voor de ontvangen goederen of diensten, dan kan hij het geld gebruiken voor de ontwikkeling van zijn eigen activiteiten. En dat komt uiteindelijk de leverancier ten goede. Wie een uitstel van betaling toekent, ondersteunt dus zijn eigen marktontwikkeling. Er is alleen een onzekere factor bij verkopen op krediet: zal de klant (correct) betalen?
Hebt u klanten die te laat betalen? Zijn er misschien klanten bij die slechts enkele dagen te laat zijn? Hebt u zich dan al eens afgevraagd waarom dit steeds opnieuw gebeurt? Het ligt vaak aan kleine dingen die verwarring of onduidelijkheid scheppen. Is uw factuur voldoende duidelijk?
Vraagt u onder- of bovenaan de factuur te betalen en valt dit op? Welke formulering gebruikt u?
Dikwijls kunt u al met één kleine aanpassing ervoor zorgen dat facturen correcter worden betaald.
In deze learning geven we u hiervoor een aantal tips.
Inleiding
Kent u uw eigen factuur?
U zal met ons eens zijn dat een factuur een belangrijk document is. Wat er op een factuur staat, waar en hoe het erop vermeld staat, zal mee bepalen wanneer de klant zal betalen. Kent u de inhoud en lay-out van de factuur? Kijkt u zelf nog naar de formuleringen op de factuur? Weet u hoe u uw klanten vraagt om te betalen? Weten uw boekhouder en uw verkoper het? Het zijn allemaal betrokken partijen die ervoor kunnen zorgen dat betalingen correct verlopen.
Het is natuurlijk niet zo abnormaal dat heel wat mensen hier onvoldoende over weten.
Standaardzinnen springen na een tijdje niet meer in het oog. En automatisering zorgt er vaak voor dat de factuur naar de klant verzonden wordt zonder dat iemand de effectieve afdruk op papier of de pdf-versie nog bekijkt. En daar kan heel wat tijd over gaan.
Een eerste stap in een correct betaalproces is dan ook : ken uw eigen facturen. Bekijk ze op geregelde tijdstippen eens grondig. Vindt u de factuur duidelijk, ordelijk en overzichtelijk? Stel u in de plaats van uw klant. Hoe zou u reageren wanneer u zo’n factuur ontvangt? Oogt ze correct? Is ze klantvriendelijk én eenduidig te interpreteren?
Dit is geen evidente oefening, maar het is wel belangrijk om het vertrouwen van klanten te winnen en te behouden. Het heeft namelijk alles te maken met duidelijke communicatie.
“Standaardzinnen
springen na een
tijdje niet meer in
het oog.”
Vermijd verwarring.
Gebruik heldere formuleringen die geen aanleiding kunnen geven tot verwarring.
Dus bijvoorbeeld NIET:
“Gelieve te betalen binnen 14 dagen”
Deze zin vindt u vaak onderaan facturen terug. Hier is toch niets mis mee, zult u denken. Maar uit de praktijk blijkt dat dit niet de meest gelukkige formulering is. Er is namelijk verwarring mogelijk.
Er is ruimte voor interpretatie. Vanaf wanneer lopen die 14 dagen? Beginnen we te tellen op de facturatie-, de verzend- of de ontvangstdatum?
“Vervaldag: 3 maart 2014”
Het woord ‘vervaldag’ lijkt duidelijk en toch is het dat niet. Voor veel klanten is het de dag dat betaald moet worden. Voor leveranciers is het de dag dat betaald moet zijn. De wet over betalingsachterstanden geeft de leveranciers gelijk. In de wet staat duidelijk geformuleerd dat de leverancier vanaf vervaldag +1 interest mag aanrekenen.
Maakt dat dan zo veel verschil? Ja, toch wel. Wanneer gebeurt de betaling van een factuur met
‘vervaldag’ 30 april ? Ten vroegste op 2 mei. Maar wanneer er een brugdag en of weekend tussen zit kan het zelfs op 5 mei zijn. Terwijl de betaling eigenlijk op 30 april op de rekening moet staan.
Er bestaan veel misverstanden over.
“Gebruik heldere
formuleringen die
geen aanleiding
kunnen geven tot
verwarring.”
Kies de beste formulering.
Hou het simpel en kies voor eenduidigheid, zodat er geen discussie mogelijk is.
“Gelieve te betalen voor ...”
Dit is de beste formulering. Uw facturatieprogramma vult automatisch de datum in. Er is geen discussie mogelijk. De factuur moet voor de vermelde datum betaald zijn.
Denk goed na over de betaaltermijn.
Eén en dezelfde betaaltermijn voor alle klanten werkt niet. Sommigen verdienen 30 dagen krediet, anderen 60 dagen. Klanten met een slechte financiële gezondheid krijgen geen krediet.
Betaaltermijnen zijn niet standaard of voor alle klanten geldig. De ideale betalingscondities zijn op maat van de klant. Zo kan een korting–contant soms toch nog nuttig zijn.
Wanbetaling blijft een groot probleem in de B2B-sector. Sommige van die late betalers zijn zich echter van geen kwaad bewust. Vaak omdat de leverancier onduidelijke en dubbelzinnige formuleringen gebruikt. In bovenstaande learning hebben we aangetoond dat er enkele eenvoudige ingrepen zijn om betalingsachterstand met bijbehorende cashflowproblemen te vermijden.
Zo is het vaak al een goed begin om eens uw eigen factuur grondig onder de loep te nemen.
Wat vindt u er zelf van? Zou u zelf aangezet worden tot een snelle betaling?
Daarnaast is het belangrijk om te kijken hoe u de vraag tot betaling formuleert. De enige juiste manier om iemand te vragen te betalen is: “Gelieve te betalen voor ...”
Tot slot hebben we ingezoomd op de betaaltermijn. Daaruit bleek dat je klant uitstel geven van betaling in sommige gevallen eerder positief dan negatief is.
Conclusie
“Wat vindt u
zelf van uw
factuur? Zou u
snel overgaan tot
betaling als u de
klant was? ”
Nog vragen?
Graydon Belgium nv Uitbreidingstraat 84/b1 2600 Berchem Telefoon: 03 280 88 00 E-mail: info@graydon.be
